.svg)
Haaste
G&O Maritime on kansainvälinen konserni, johon kuuluu kahdeksan yritystä. Konserni toimittaa erikoistuneita komponentteja, järjestelmiä ja palveluita meriteollisuudelle, turvallisuus ja kestävä kehitys edellä. Yritysostojen myötä kasvanut organisaatio toi mukanaan kasvavan tarpeen selkeämmälle rakenteelle HR:n näkökulmasta.
Konsernin yritykset toimivat Tanskassa, Dubaissa, Singaporessa, Kiinassa ja Koreassa, jokainen omilla toimintatavoillaan. Yhtenäisten prosessien ylläpitäminen oli haastavaa. Henkilöstödata oli hajallaan, sitä hallittiin pitkälti taulukoissa, eikä sen hyödyntäminen ollut tehokasta.
Samaan aikaan kasvu asetti uusia vaatimuksia rakenteille. Se, mikä toimi pienemmissä paikallisissa tiimeissä, ei enää skaalaantunut koko konsernin tasolle. Palkkakierrokset, raportointi ja henkilötietojen hallinta kaipasivat yhtenäisempää ja hallitumpaa lähestymistapaa.
Ratkaisu
Sympa toi G&O Maritimen HR:ään selkeyttä ja yhtenäisyyttä. Henkilöstödata on nyt keskitetty, helposti saavutettavissa ja luotettavaa. HR:llä on vihdoin selkeä kokonaiskuva koko organisaatiosta. Mia Rindum Kvesel, Head of Group HR, kuvaa muutosta näin: "Täydellinen kokonaiskuva työntekijän profiilista on meille iso harppaus eteenpäin. Tiedon löytäminen on niin helppoa."
Räätälöity monimutkaisille moniyritysrakenteille
Sympan konfigurointi on tehty juuri G&O Maritimen tarpeisiin, ja hallitsee useiden eri yksiköiden ja maiden välisen toiminnan monimutkaisuuden vaivattomasti. Prosessit toimivat sekä konsernin tasolla että paikallisesti ilman turhaa manuaalista työtä.
Tämä on erityisen arvokasta vaativammissa käyttötapauksissa. G&O Maritimen monimutkainen bonusmalli on rakennettu suoraan järjestelmään, ja laskelmat hoituvat automaattisesti useiden muuttujien perusteella. Se, mitä ennen hallittiin taulukoissa, on nyt yhtenäistä, tarkkaa ja huomattavasti vähemmän aikaa vievää.
Manuaalinen työ poistuu ja työnkulut astuvat tilalle
Aiemmin monet HR- ja taloushallinnon prosessit perustuivat pitkälti Exceliin. Sympa-käyttöönoton jälkeen keskeiset työnkulut, kuten palkkakierrokset, raportointi ja sopimusten hallinta, hoituvat suoraan HR-järjestelmässä.
Esimerkiksi palkkakierros otettiin käyttöön pian go-liven jälkeen, ja sitä hallinnoidaan nyt keskitetysti. Tämä vähentää manuaalista työtä sekä HR:ltä että taloushallinnolta ja varmistaa yhtenäisyyden koko organisaatiossa.
Pernille Beck Hansen, HR Manager, tiivistää muutoksen osuvasti: "Ennen taloushallinto loi paljon Excel-taulukoita esihenkilöille. Nyt hoidamme tämän Sympassa, mikä säästää aikaa tiimeiltä."
Nopeampi ja joustavampi raportointi
Raportointi on tehostunut merkittävästi. HR voi nyt luoda räätälöityjä raportteja nopeasti suodattimien ja reaaliaikaisen datan avulla sekä operatiivisiin tarpeisiin että päätöksenteon tueksi.
"Raportointityökalu on upea," Mia kertoo. "Viidessä minuutissa saan raportin, jossa on kaikki tarvitsemani tieto. Ennen se olisi vienyt kokonaisen päivän."
Muutos näkyy myös pienemmissä arjen tehtävissä. Pernille kertoo esimerkin: ennen pelkkä henkilöstölahjojen organisointi eri toimipisteisiin oli manuaalinen palapeli. Nyt se hoituu minuuteissa suodattamalla henkilöstö sijainnin mukaan Sympassa varmistaen, että jokainen saa sen, mitä kuuluu.
Tulokset
Sympa on tänä päivänä keskeinen osa G&O Maritimen HR-toimintaa. Järjestelmä tarjoaa joustavuuden, jota monimutkainen ja jatkuvasti kehittyvä organisaatio tarvitsee – mahdollistaen kasvun ilman, että kontrolli katoaa.
HR:llä on käytössään luotettava data, prosessit ovat yhtenäisiä koko konsernissa, ja sekä HR- että taloushallinnon tiimit käyttävät vähemmän aikaa manuaaliseen työhön.
Tulevaisuuden kannalta G&O Maritime näkee Sympa-yhteistyössä paljon lisäpotentiaalia. Järjestelmää kehitetään edelleen organisaation kasvavien tarpeiden mukaan askel askeleelta.
.svg)
