.svg)
Utmaningen
G&O Maritime är en internationell koncern bestående av åtta bolag som levererar specialiserade komponenter, system och tjänster till den maritima industrin, med fokus på säkerhet och hållbarhet. I takt med att koncernen fortsatte att växa genom företagsförvärv ökade HR-teamets behov av struktur.
Med bolag verksamma i Danmark, Dubai, Singapore, Kina och Korea, alla med sina egna arbetssätt, blev det en utmaning att upprätthålla enhetliga processer. Personuppgifter var ofta utspridda i olika kalkylark, och svåra att använda på ett effektivt sätt.
Tillväxten ställde också nya krav på struktur. Det som fungerade i mindre, lokala team var inte längre hållbart på koncernnivå. Processer som lönerevisioner, rapportering och hantering av personuppgifter krävde ett mer enhetligt och kontrollerat arbetssätt.
Lösningen
Genom att implementera Sympa fick G&O Maritime ett mer strukturerat och sammanhållet sätt att hantera HR i hela koncernen. Personuppgifter är nu samlade på ett ställe, lättillgängliga och tillförlitliga, vilket ger HR en tydlig överblick över organisationen. Mia Rindum Kvesel, Head of Group HR, beskriver förändringen så här: "Att ha en fullständig överblick över en medarbetares profil är ett stort steg framåt för oss. Det är så enkelt att hitta data."
Konfigurerat för komplexa processer i organisationer med flera bolag
Med en lösning anpassad efter G&O Maritimes behov hjälper Sympa företaget att hantera komplexiteten i en verksamhet som sträcker sig över flera bolag och länder. Processerna är strukturerade på ett sätt som fungerar både på koncernnivå och lokalt, utan att skapa onödigt manuellt arbete.
Det är särskilt värdefullt i mer avancerade sammanhang. G&O Maritimes komplexa bonusmodell är till exempel inbyggd direkt i systemet, med beräkningar som hanteras automatiskt utifrån flera variabler. Det som tidigare hanterades i kalkylark är nu enhetligt, korrekt och betydligt mindre tidskrävande.
Strukturerade arbetsflöden ersätter manuellt arbete
Tidigare var många av deras HR- och ekonomiprocesser starkt beroende av Excel. Sedan implementeringen av Sympa hanteras centrala arbetsflöden, som lönerevisioner, rapportering och kontrakt, direkt i HR-systemet.
Processen för lönerevision implementerades till exempel kort efter go-live och hanteras nu centralt. Det minskar det manuella arbetet för både HR och ekonomiavdelningen, och säkerställer en enhetlig process i hela organisationen.
Pernille Beck Hansen, HR Manager, sammanfattar det träffsäkert: "Tidigare skapade ekonomiavdelningen en mängd Excel-ark till cheferna. Nu hanterar vi det i Sympa, vilket sparar tid för alla team."
Snabbare och mer flexibel rapportering
Rapporteringen har blivit betydligt mer effektiv. HR kan nu snabbt ta fram anpassade rapporter med hjälp av filter och realtidsdata, vilket stödjer både operativa behov och beslutsfattande.
"Rapporteringsverktyget är fantastiskt", berättar Mia. "På fem minuter kan jag få fram en rapport med all data jag behöver. Tidigare hade det tagit en hel dag."
Effekten märks även i mindre, vardagliga uppgifter. Pernille lyfter fram ett exempel: något så enkelt som att organisera medarbetargåvor till olika kontor var tidigare ett manuellt pussel. Nu filtreras medarbetare efter plats i Sympa och allt är klart på några minuter, med rätt gåva till rätt person.
Resultatet
I dag spelar Sympa en central roll i hur HR arbetar inom hela G&O Maritime. Systemet ger den flexibilitet som en komplex och föränderlig organisation behöver och gör det möjligt för G&O Maritime att växa med bibehållen kontroll.
HR har tillgång till tillförlitlig data, processerna är samordnade i hela koncernen, och både HR- och ekonomiteamen lägger mindre tid på manuellt arbete.
Framöver ser G&O Maritime stor potential i att fortsätta utveckla systemet tillsammans med Sympa och anpassa det ännu mer efter organisationens föränderliga behov i takt med att verksamheten växer.
.svg)
