.svg)
Utfordringen
G&O Maritime er et internasjonalt konsern bestående av åtte selskaper som leverer spesialiserte komponenter, systemer og tjenester til den maritime næringen – med sikkerhet og bærekraft i fokus. Etter hvert som konsernet har vokst gjennom oppkjøp, økte også behovet for tydeligere struktur på HR-siden.
Med selskaper i Danmark, Dubai, Singapore, Kina og Korea – hvert med sine egne måter å jobbe på – var det krevende å opprettholde felles prosesser på tvers. Personopplysninger var spredt, ofte håndtert i regneark, og vanskelig å bruke effektivt.
Samtidig skapte veksten nye krav til struktur. Det som fungerte i mindre, lokale team, lot seg ikke lenger skalere til konsernnivå. Prosesser som lønnsgjennomganger, rapportering og håndtering av ansattdata krevde en mer enhetlig og kontrollert tilnærming.
Løsningen
Med Sympa fikk G&O Maritime en mer strukturert og samkjørt måte å drive HR på tvers av hele konsernet. Personopplysninger er nå sentralisert, lett tilgjengelig og pålitelig – HR har endelig en klar oversikt over hele organisasjonen. Mia Rindum Kvesel, Head of Group HR, beskriver det slik: «Å ha full oversikt i en ansatts profil er et stort steg fremover for oss. Det er så enkelt å finne data.»
Tilpasset komplekse flerselskapsprosesser
Med et oppsett skreddersydd til G&O Maritimes behov håndterer Sympa kompleksiteten ved å operere på tvers av flere selskaper og land. Prosessene er strukturert på en måte som fungerer både på konsernnivå og lokalt – uten å skape unødvendig manuelt arbeid.
Dette er særlig verdifullt i mer avanserte situasjoner. G&O Maritimes komplekse bonusmodell er for eksempel bygget direkte inn i systemet, med beregninger som håndteres automatisk basert på flere variabler. Det som tidligere ble styrt i regneark, er nå konsistent, nøyaktig og langt mindre tidkrevende.
Manuelt arbeid erstattes av strukturerte HR-arbeidsflyter
Tidligere var mange av deres HR- og økonomiprosesser i stor grad avhengige av Excel. Etter at Sympa ble tatt i bruk, håndteres sentrale arbeidsflyter – som lønnsgjennomganger, rapportering og kontraktshåndtering – direkte i HR-systemet.
Lønnsgjennomgangen ble for eksempel implementert kort tid etter go-live og administreres nå sentralt. Det reduserer manuelt arbeid for både HR og økonomiavdelingen, og sikrer en enhetlig prosess i hele organisasjonen.
Pernille Beck Hansen, HR Manager, oppsummerer endringen treffende: «Tidligere laget økonomiavdelingen mange Excel-ark til lederne. Nå håndterer vi det i Sympa, noe som sparer tid for alle team.»
Raskere og mer fleksibel rapportering
Rapporteringen har blitt betydelig mer effektiv. HR kan nå raskt generere skreddersydde rapporter ved hjelp av filtre og sanntidsdata – til støtte for både operative behov og beslutningsgrunnlag.
«Rapporteringsverktøyet er fantastisk,» forteller Mia. «På fem minutter kan jeg få en rapport med alle dataene jeg trenger. Før ville det tatt en hel dag.»
Endringen merkes selv i mindre, daglige oppgaver. Pernille trekker frem et eksempel: noe så enkelt som å organisere ansattgaver på tvers av lokasjoner var tidligere et manuelt puslespill. Nå filtreres de ansatte etter sted i Sympa, og alt er klart på noen minutter, med riktig gave til riktig person.
Resultatet
I dag spiller Sympa en sentral rolle i hvordan HR fungerer i hele G&O Maritime. Systemet gir den fleksibiliteten som en kompleks og stadig utviklende organisasjon trenger, og gjør det mulig for G&O Maritime å vokse uten å miste kontrollen.
HR har tilgang til pålitelige data, prosessene er samkjørt på tvers av konsernet, og både HR- og økonomiavdelingen bruker mindre tid på manuelt arbeid.
Med blikket fremover ser G&O Maritime stort potensial i å fortsette å utvikle systemet i samarbeid med Sympa, og forme det ytterligere etter organisasjonens behov i takt med at den vokser.
.svg)
