Bij de aanschaf van een nieuw HR-systeem zijn er veel dingen om te overwegen en over te beslissen. Ik moedig mensen echter altijd aan om na te denken over hoe andere afdelingen in de organisatie kunnen profiteren van het beoogde HR-systeem.

Het aankoopproces voor een HR-systeem moet correct worden gepland en getimed, zowel vanuit gebruikers- als vanuit technisch oogpunt. Het is bij een nieuw HR-systeem ook belangrijk dat het voor een langere periode aan de behoeften van de hele organisatie voldoet. Daarom adviseer ik HR- en IT-medewerkers om elkaar vanaf het begin van het koopproces al op te zoeken. In mijn ervaring loont het om nauw samen te werken, daarvoor zijn dit de 5 belangrijkste redenen:

Brain icon

1. Door expertise te combineren, zie je het totaalplaatje

Nu IT-ecosystemen en integraties steeds meer beschikbaar zijn, zijn technische silo’s al grotendeels ontmanteld in de softwarewereld. Dezelfde stap is ook nodig in de interactie van specialisten die werkzaam zijn op verschillende gebieden.

HR-personeel zou bijvoorbeeld gebruik moeten maken van het inkoopexpertise van de IT-afdeling en hun inzicht in de huidige stand van HR-technologie, systeemlevensverwachting en integratiemogelijkheden. HR kent daarentegen de behoeften en wensen van het personeel en het bouwen van een goed functionerend HR-systeem vereist dat de IT-afdeling dit inzicht overneemt.

Daarnaast is het goed om na te denken over wat er gebeurt nadat je een nieuw HR-systeem hebt geïntroduceerd. IT-personeel moet de implicaties van systeemwijzigingen en verschillende functies voor HR-processen begrijpen, en vice versa. Wanneer deskundigen in hun vakgebied informatie en ervaringen uitwisselen, is het resultaat meer dan de som der delen.

2. Automatisering van handmatige taken

Doorgaans kan de hele organisatie inloggen op het HR-systeem en worden er direct wijzigingen aangebracht in het systeem. Wanneer dit soort real-time HR master data rechtstreeks vanuit het HR-systeem kan worden gedeeld met andere systemen in de organisatie, is extra handmatige gegevensinvoer en datamining vaak overbodig. Het voordeel? Enorme tijdsbesparing.

De beschikbaarheid van HR-gegevens in verschillende systemen opent ook vele andere mogelijkheden, bijvoorbeeld het definiëren van toegangsrechten voor andere systemen rechtstreeks via het HR-systeem, of de mogelijkheid voor het management om continu belangrijke bedrijfsstatistieken te monitoren en real-time rapporten op basis van HR-gegevens te gebruiken. Het benutten van deze mogelijkheden vereist gezamenlijke reflectie over processen, gebruikersgroepen en toegangsrechten vanuit het perspectief van zowel HR als IT.

Aim with a red dot icon

3. Betere communicatie

Als IT-vertegenwoordiging ontbreekt in de aankoopfase van het HR-systeem, krijgt de IT-afdeling niet de kans zich bewust te worden van de API’s die al beschikbaar zijn in het systeem. In dat geval blijft hun potentieel onbenut, omdat de mogelijke beschikbare integraties niet worden onderzocht of gecreëerd om een nog beter HR-ecosysteem te creëren.

Gezamenlijke reflectie maakt ook realistische inkoopplanning mogelijk, rekening houdend met de planning van andere systeemprojecten in de rest van de organisatie. Met een betere planning is het mogelijk om beter functionerende systemen voor de eindgebruiker te realiseren: wanneer oude legacy-systemen worden vervangen door nieuwere systemen die met elkaar verbonden zijn, worden moderne interfaces geïntroduceerd en kunnen veel workflows worden geautomatiseerd – wat uiteindelijk resulteert in efficiëntere HR-processen en meer tevreden en productieve werknemers.

En trouwens – wanneer HR en IT met elkaar praten tijdens de systeemacquisitiefase, is er een aanzienlijk risico dat de interactie ook na het implementatieproject doorgaat! 😉

4. Gemeenschappelijke belangen en selfservice-activiteiten

Een andere goede reden voor HR en IT om nauw samen te werken is om ervoor te zorgen dat het HR-systeem kan worden gebruikt voor een breed scala aan activiteiten die ook voor de IT-afdeling van belang zijn.

Een van de beste voorbeelden van hoe een HR-systeem kan inspelen op de behoeften van zowel HR als IT is employee identity management (IdM / IAM). Zodra persoonsgegevens van een werknemer in het HR-systeem zijn ingevoerd, kunnen deze ook dienen als gegevensbron voor gecentraliseerd identiteitsbeheer. Een voorbeeld van een praktische implementatie is het opzetten van een e-mail account voor een nieuwe medewerker direct nadat deze in het HR-systeem is ingevoerd. Het resultaat is een soepeler proces voor zowel IT als HR.

Andere voorbeelden van processen die van belang zijn voor zowel HR als IT zijn diverse selfservice-functies, zoals het bestellen van bedrijfsuitrusting of het beheren van toegangsrechten. Het gebruik van gegevens uit het HR-systeem als onderdeel van datawarehousing of het overdragen van HR-gegevens naar BI-tools draagt ook bij aan het groeiende vermogen van IT om de HR-gegevens op een efficiënte manier te benutten. Het in kaart brengen van de gemeenschappelijke processen en medewerkers een naadloze manier bieden om deze via selfservice te behandelen, kan voor alle betrokken partijen een enorm voordeel zijn.

5. Samen de eindgebruiker helpen

Zodra een slim HR-ecosysteem met succes is geïmplementeerd, hoeft de eindgebruiker zich niet eens bewust te zijn van alle verschillende systemen. Als er bijvoorbeeld gebruik wordt gemaakt van HR master data voor toegangscontrole, wordt deze onzichtbaar voor de eindgebruiker, omdat er geen behoefte is aan meerdere wachtwoorden of afzonderlijke aanmeldingen voor verschillende systemen.

Wanneer systemen met elkaar praten en informatie zich soepel laat uitwisselen, zijn HR-processen en HR-gegevens eenvoudiger te beheren, te onderhouden en waar nodig ook snel en flexibel aan te passen. Het is in het belang van de gehele organisatie en het management dat er aandacht wordt besteed aan de ervaring van de medewerkers en dat HR-processen gedurende de gehele duur van de arbeidscyclus soepel verlopen.

Op zoek naar meer HR inzichten?

Lees dan onze HR-systeem aankoopgids waarin we de ervaringen met je delen die we het afgelopen decennium hebben opgedaan door middel van meer dan 800 HR-systeem implementaties.