Kaiken kattavaa HR-järjestelmää ei ole olemassa

HR-järjestelmien toimittajat – me mukaan lukien – kertovat mielellään, kuinka paljon yhdellä alustalla voi hoitaa: palkanlaskennan, rekrytoinnin, oppimisen, edut, henkilöstösuunnittelun, palkkatasa-arvon ja ilmoituskanavat. Lupaus on yleensä jokin versio samasta ajatuksesta: kaikki tarvitsemasi yhdestä paikasta.

Me olemme sanoneet omassa podcastissamme ääneen myös päinvastaisen näkemyksen: kaiken kattavaa HR-järjestelmää ei ole olemassa. Sellaisen rakentaminen olisi teknisesti mahdollista. Mutta kannattaako kaikkea edes yrittää rakentaa samaan järjestelmään?

Jokainen toimittaja vetää "kaiken kattavan" rajansa johonkin kohtaan. Hoitaako se palkanlaskennan kaikissa maissa? Entä rekrytoinnin, oppimisen tai vaatimustenmukaisuuden? Ratkaisevaa on se, miten kokonaisuus kestää käytännössä ja missä puutteet paljastuvat, kun järjestelmää käytetään joka päivä.

Keskeiset huomiot

Kaiken kattavallakin HR-järjestelmällä on rajansa. Järjestelmän ydinominaisuudet ovat yleensä vahvimpia, kun taas niiden ympärille myöhemmin rakennetut moduulit voivat jäädä kevyemmiksi.
Todelliset kustannukset voivat tulla esiin vasta myöhemmin. Puutteet paljastuvat usein siinä vaiheessa, kun organisaatio tarvitsee jotain omiin tarpeisiinsa mukautettua.
Erikoistuneiden ratkaisujen ei tarvitse tarkoittaa hajanaista kokonaisuutta. Kun parhaat ratkaisut yhdistetään samaan keskitettyyn tietolähteeseen, jokainen työkalu voi tehdä sen, minkä se osaa parhaiten.
Sympan ekosysteemi (yli 300 liittymää ja palkanlaskennan kattavuus yli 40 maassa) rakentuu tälle periaatteelle.

Puolivillaisten moduulien ansa

Jokaisella kaiken kattavalla HR-alustalla on oma ytimensä: ne ominaisuudet, joita varten järjestelmä alun perin rakennettiin ja joissa se on vahvimmillaan. Näitä voivat olla esimerkiksi keskeiset työntekijätiedot, organisaation hallinta, automatisoidut työnkulut, työajanhallinta ja raportointi. Niiden ympärille lisätään ajan mittaan uusia ominaisuuksia: oppimismoduuli, rekrytointimoduuli, sitoutumistyökalu ja niin edelleen. Ne toimivat samalla alustalla ja saman tuotekehityksen varassa, vaikka järjestelmää ei alun perin olisi suunniteltu näihin käyttötarkoituksiin.

Mikään tästä ei näy demossa. Ominaisuuslistalla kaikki näyttää hyvältä riippumatta siitä, kuinka pitkälle moduulin toiminnallisuudet todellisuudessa ulottuvat. Ero alkaa näkyä parin kuukauden käytön jälkeen. Organisaatiosi tarvitsee moduulilta jotain tiettyä – tavallisuudesta poikkeavan hyväksyntätyönkulun, paikalliseen vaatimustenmukaisuuteen liittyvän toiminnon tai integraation jo käytössä olevaan työkaluun – eikä moduuli siihen pysty. Sitä ei yksinkertaisesti ole suunniteltu näin pitkälle mukautettavaksi. Siinä vaiheessa vaihtoehdot ovat vähissä. Jäljelle jää lähinnä toimittajan tuotekehityksen odottaminen ja toivominen, että juuri sinun käyttötapauksesi olisi seuraavana vuorossa.

Miksi kaiken kattava ratkaisu tulee lopulta kalliimmaksi

Todelliset kustannukset syntyvät siitä, mitä tapahtuu seuraavaksi. Maksat konsultille kiertotien rakentamisesta. Pyörität järjestelmän rinnalla omaa Excel-prosessia, vaikka uuden ”ratkaisun” piti nimenomaan korvata se. Tai päädyt lopulta maksamaan erikoistuneesta työkalusta, jota tarvitsit alun perinkin. Monet kaiken kattavasta HR-järjestelmästä aloittavat organisaatiot päätyvät parin vuoden sisällä hankkimaan vähintään yhden erikoistuneen työkalun paikkaamaan sitä, mihin kokonaisratkaisu ei pystynyt.

Yksinkertaisesti sanottuna: käyttövalmis järjestelmä toimii hyvin juuri niin kauan, kunnes organisaatiosi tarvitsee siltä jotain enemmän. Otetaan esimerkiksi henkilöstökysely. Jälkikäteen lisätty moduuli voi lähettää kyselyn ja kerätä vastaukset, joten päällisin puolin ominaisuus näyttää toimivan. Se, mihin moduuli ei yleensä pysty, on vastausten muuttaminen suositelluiksi toimenpiteiksi. Jos kysely ei johda mihinkään, siitä tulee helposti vain yksi tehtävä lisää suoritettavaksi sen sijaan, että se kannustaisi osallistumaan ja sitoutumaan. Silloin myös sitoutuminen alkaa vähitellen heiketä. Siinä piilee puolivillaisen moduulin todellinen riski: melko pian sen käyttäminen ei enää tunnu vaivan arvoiselta.

Miltä parhaat ratkaisut oikeasti näyttävät

Mikä sitten on vaihtoehto kaiken kattavalle järjestelmälle?

Yksi ydinjärjestelmä tiedoille, joiden täytyy pysyä yhtenäisinä kaikkialla: kuka työntekijä on, mitä hänelle maksetaan, kenelle hän raportoi ja mihin hän on oikeutettu. Ydinjärjestelmään yhdistetään erikoistuneet työkalut niitä prosesseja varten, joissa tarvitaan enemmän syvyyttä. Hyvin toteutettuna tämä tarkoittaa yhtä suhdetta Sympaan – ei viittä erillistä toimittajasuhdetta, joita pitäisi hallita.

Tälle mallille Sympa on rakentunut alusta asti. Yli 300 liittymää ja yli 10 000 toteutettua integraatiota eri puolilla Eurooppaa ja sen ulkopuolella. Palkanlaskennan kattavuus yli 40 maassa. Ja yli 20 vuotta juuri tämän työn parissa Suomessa, Ruotsissa, Tanskassa ja Norjassa. Olisimme aina voineet rakentaa kaiken itse. Mutta sillä tavalla emme olisi rakentaneet Teamtailoria parempaa rekrytointityökalua tai 360Learningia kattavampaa oppimisalustaa.

Muutama esimerkki erikoistuneista työkaluista

Teamtailor esimerkiksi pitää hakija- ja työntekijätiedot yhtenäisinä hakemuksesta palkkaukseen asti. 360Learning puolestaan yhdistää osaamis- ja kehitystiedot keskeisiin työntekijätietoihin. Molemmat välittävät tiedot automaattisesti takaisin Sympaan – olipa kyseessä uusi työntekijä tai suoritettu kurssi – joten mitään ei tarvitse syöttää kahteen kertaan.

Sama periaate toimii koko ekosysteemissä: Pihr palkkatasa-arvoon, Quinyx työvuorosuunnitteluun, Winningtemp sitoutumiseen ja Power BI liiketoimintatiedon hallintaan (BI). Jokainen niistä on olemassa siksi, että juuri kyseisen ongelman ratkaiseminen on sen ydinosaamista.

Itse yhteyttä tärkeämpää on kuitenkin se, mitä se saa liiketoiminnassa aikaan. Erään Winningtemp-asiakkaan eNPS nousi kolmessa vuodessa 20ä 73 samalla, kun henkilöstön vaihtuvuus laski 18 prosentista 12 prosenttiin. Tämä on linjassa laajemman sitoutumistutkimuksen kanssa: Gallupin yli 183 000 tiimiä kattavassa meta-analyysissa parhaiten sitoutuneet tiimit saavuttivat 18 prosenttia paremman myynnin tuottavuuden kuin heikoimmin sitoutuneet tiimit.

Tulokset ovat yhtä konkreettisia oppimisessa. 360Learningin avulla yksi asiakas lyhensi uuden työntekijän tuottavaksi pääsemiseen kuluvan ajan 13 viikosta kahdeksaan. Toinen lyhensi uuden koulutuskurssin luomiseen kuluvan ajan yhdestä tai kahdesta kuukaudesta vain yhteen tai kahteen viikkoon.

Yhdistä omalla tavallasi

Jokaisen organisaation kokonaisuus on erilainen. Sympan API tarjoaa kolme käytännöllistä tapaa rakentaa integraatio:

Sympa rakentaa sen. Sympa toteuttaa integraation alusta loppuun yhteistyössä organisaation ja kolmannen osapuolen kanssa.
Kumppani rakentaa sen. Valittu kumppani toteuttaa integraation Sympan API avulla sekä Sympan ohjauksella ja tuella.
Organisaatio rakentaa sen. Organisaatio toteuttaa integraation itse Sympan API avulla ja saa Sympalta tarvittaessa ohjausta.

Yhdessäkään näistä vaihtoehdoista ei tarvitse odottaa, että yhden toimittajan tuotekehitys ehtii liiketoiminnan todellisten tarpeiden tasolle.

Jokainen kaiken kattava lupaus on vedonlyönti

Kaiken kattavan alustan valitseminen on vedonlyöntiä sen puolesta, että toimittajan tuotekehitys, resurssit ja prioriteetit vastaavat aina organisaatiosi tarpeita. Se on vedonlyönti, joka harvoin kannattaa.

Parhaat ratkaisut ovat turvallisempi veto. Jokainen työkalu tekee yhden asian hyvin, ja Sympa ylläpitää työntekijätietoja, jotka sitovat kokonaisuuden yhteen. Saat erikoistuneiden työkalujen kattavat ominaisuudet ja yhden keskitetyn tietolähteen.

Samalla saat vapauden valita, vaihtaa ja päivittää työkaluja organisaatiosi kehittyessä. Kun liiketoiminnan tarpeet muuttuvat, voit vaihtaa erikoistuneen työkalun tai lisätä uuden ilman, että kokonaisuuden koossa pitävään ydinjärjestelmään tarvitsee koskea.

Siinä on Sympan mukautettavan kokonaisuuden kauneus.