Det finns inget allt-i-ett-system för HR

Alla leverantörer av HR-system – även vi – berättar gärna hur mycket deras plattformar täcker: lön, rekrytering, lärande, förmåner, personalplanering, lönelikhet, visselblåsning. Säljbudskapet är alltid någon variant av ”allt ni behöver på ett ställe”. Vi har själva sagt motsatsen – högt, i vår egen podd: det finns inget allt-i-ett-system för HR. Att bygga ett är tekniskt möjligt. Misstaget är att ens försöka.

Varje leverantör drar sin gräns för ”allt-i-ett” någonstans. Ingår lön i varje land? Rekrytering? Lärande? Regelefterlevnad? Det som faktiskt spelar roll är hur väl helheten fungerar i praktiken och var luckorna visar sig när systemet används varje dag.

Det viktigaste

Ett allt-i-ett-system för HR innehåller inte riktigt allt: varje leverantör drar gränsen någonstans, och modulerna längst från kärnan har oftast de mest begränsade funktionerna.
Den verkliga kostnaden visar sig senare: halvfärdiga moduler räcker ofta inte till just när er organisation behöver anpassa dem till specifika behov.
Verktyg som är bäst i klassen och kopplas ihop på rätt sätt ger tillgång till välutvecklade specialistfunktioner – alla kopplade till en gemensam datakälla.
Sympas ekosystem (över 300 connectors, över 10 000 integrationer och stöd för lön i över 40 länder) bygger på den principen.

Fällan med halvfärdiga moduler

Varje allt-i-ett-plattform för HR har några kärnfunktioner, medan resten läggs till i efterhand. Kärnan är det plattformen ursprungligen byggdes för att hantera väl: grundläggande medarbetardata, organisationshantering, automatiserade arbetsflöden, tidshantering och rapportering. Övriga funktioner tillkommer för att fylla ut funktionslistan: en lärandemodul, en rekryteringsmodul, ett verktyg för engagemang. Allt får samsas med kärnan i samma utvecklingsplan och byggs på samma underliggande arkitektur, oavsett om arkitekturen ursprungligen utformades för det.

Inget av detta syns i en demo. En funktionslista ser likadan ut oavsett om en modul har välutvecklade funktioner eller bara har byggts för att bocka av en ruta. Skillnaden visar sig efter ungefär två månader, när er organisation behöver att modulen klarar något specifikt (ett anpassat godkännandeflöde, ett lokalt krav på regelefterlevnad eller en integration med ett verktyg ni redan använder). Då visar det sig att det inte går, eftersom modulen aldrig byggdes för den typen av anpassning. Då sitter ni fast. Det enda ni kan göra är att invänta leverantörens planerade utveckling och hoppas att just era behov står näst på tur.

Varför allt-i-ett till slut kostar mer

Den verkliga kostnaden visar sig i det som händer sedan: ni betalar en konsult för att ta fram en nödlösning, fortsätter arbeta i ett separat kalkylark vid sidan av ”lösningen” som skulle ersätta det eller betalar till slut för det specialiserade verktyg ni behövde från början. De flesta organisationer som börjar med en allt-i-ett-lösning för HR skaffar inom ett par år licens för minst ett extra specialiserat verktyg för att täcka det lösningen inte klarar. Billigare i början, dyrare senare.

Enkelt uttryckt: ett system som är färdigt att använda direkt fungerar bra ända tills er organisation behöver mer av det. Ta en medarbetarundersökning: en modul som lagts till i efterhand kan skicka ut den och samla in svar, så funktionen verkar göra sitt jobb. Det den oftast inte kan är att omvandla svaren till rekommenderade åtgärder. Om undersökningen aldrig leder någonstans blir den ännu en uppgift att bocka av snarare än något som skapar engagemang – och engagemanget börjar sjunka. Det är den verkliga risken med en halvfärdig modul: det blir snabbt mer arbete än nytta att använda den.

Vad bäst i klassen innebär i praktiken

Så vad är alternativet till ett allt-i-ett-system? Ett kärnsystem för den data som måste stämma överens i alla system: vilka medarbetarna är, vilken lön de har, vem de rapporterar till och vad de har rätt till. Kärnsystemet kopplas till specialiserade verktyg för de processer som kräver mer välutvecklade funktioner. Med rätt upplägg behöver ni bara hantera relationen med Sympa, i stället för fem separata leverantörsrelationer.

Det är modellen Sympa har byggts kring från dag ett. Över 300 connectors och över 10 000 integrationer levererade i Europa och på andra marknader, stöd för lön i över 40 länder och mer än 20 års erfarenhet av just detta i Finland, Sverige, Danmark och Norge. Det har alltid varit möjligt att bygga allt internt. Men det hade inte gett ett bättre rekryteringsverktyg än Teamtailor eller en lärplattform med mer välutvecklade funktioner än 360Learning.

Några av verktygen som gör specialistarbetet

Att koppla specialiserade verktyg till Sympa ger chefer användbara insikter och ett tydligt sätt att agera på dem, i stället för att värdefull data blir liggande i en översiktsvy som ingen har tid att gå igenom.

Teamtailor håller till exempel kandidat- och medarbetardata synkroniserade från ansökan till anställning, medan 360Learning kopplar kompetens- och utvecklingsdata till medarbetarprofilen i kärnsystemet. Båda för automatiskt tillbaka uppgifter till Sympa – oavsett om det gäller en nyanställd eller en genomförd kurs – så inget behöver registreras två gånger.

Samma princip gäller i hela ekosystemet: Pihr för lönelikhet, Quinyx för bemanningsplanering och schemaläggning, Winningtemp för engagemang och Power BI för business intelligence. Varje verktyg är helt inriktat på att lösa just sin specifika uppgift.

Viktigare än själva kopplingen är vilken skillnad den gör för verksamheten. En Winningtemp-kund såg sitt eNPS stiga från 20 till 73 under tre år, samtidigt som personalomsättningen sjönk från 18 % till 12 %. Det ligger i linje med forskningen om engagemang i stort: Gallups metaanalys av fler än 183 000 team visade att de mest engagerade teamen har 18 % högre produktivitet inom försäljning än de minst engagerade.

Resultaten är lika konkreta inom lärande. Med 360Learning kortade en kund tiden det tog för nyanställda att bli produktiva från 13 veckor till åtta. En annan kortade tiden för att skapa en ny utbildning från en till två månader till bara en till två veckor.

Koppla ihop systemen på ert sätt

Varje organisation har sitt eget upplägg. Sympas API ger tre praktiska möjligheter:

Sympa bygger integrationen. Sympa utvecklar den från början till slut, i samarbete med organisationen och tredjepartsleverantören.
En partner bygger integrationen. En partner ni väljer utvecklar den med hjälp av Sympas API, med vägledning och support från Sympa.
Organisationen bygger integrationen. Ni utvecklar den internt med hjälp av Sympas API, med stöd från Sympa vid behov.

Inget av alternativen kräver att ni väntar på att en enskild leverantör ska prioritera det er verksamhet faktiskt behöver i sin utvecklingsplan.

Att välja allt-i-ett är en chansning

Att välja en allt-i-ett-plattform är en chansning: ni räknar med att leverantörens utvecklingsplan, resurser och prioriteringar alltid kommer att stämma överens med er organisations behov. Det är en chansning som sällan lönar sig.

Verktyg som är bäst i klassen är det säkrare valet. Varje verktyg är bra på sin uppgift, medan Sympa samlar medarbetardatan som binder ihop allt. Ni får välutvecklade specialistfunktioner och en gemensam datakälla.

Verktyg som är bäst i klassen är det säkrare valet. De ger er friheten att välja, byta och uppdatera i takt med att er organisation utvecklas. Byt ut ett specialiserat verktyg eller lägg till ett nytt när verksamhetens behov förändras, utan att ändra i kärnsystemet som håller ihop allt. Det är fördelen med Sympas anpassningsbara upplägg.