Järjestelmien kokonais­kustannukset (TCO) näkyviin!

Ihmiset ja järjestelmät – niistä muodostuu organisaatioiden HR-osaston kokonaiskustannus. Käytännössä tilanne on hiukan mutkikkaampi: järjestelmäkustannukset koostuvat muustakin kuin ohjelmiston hankintahinnasta tai pilvipalvelun käyttäjälisensseistä. Päälle tulevat mahdolliset lisälaitehankinnat, hosting- tai datakeskuspalvelun kulut, käyttöönottoon, ylläpitoon, päivityksiin liittyvät maksut sekä järjestelmän käytössä opastavan konsultin palkkiot.  

Ihmisiin puolestaan liittyy muitakin kuin palkkakuluja, kuten rekrytointi, poissaolot ja sairaslomat, sekä irtisanoutumiset. Myös syystä tai toisesta täyttämättä jääneet avoimet työpaikat tai vääriin tehtäviin päätyneet työntekijät kasvattavat kuluja. 

HR:ään kannattaa kuitenkin satsata, sillä toimivan henkilöstöhallinnon edut ovat merkittäviä: onnistuneet rekrytoinnit, henkilöstön aktiivisesta kehittämisestä seuraava tehokkuuden kasvu, vähäiset poissaolo- ja sairaslomapäivät sekä työssään viihtyvät työntekijät. Hyvin toimiva HR on ketterää, mukautuvaa ja uusia toimintatapoja aktiivisesti kehittävää.  

Koska moni yritys tänä päivänä tavoittelee sekä kustannussäästöjä, yhdenmukaisempia prosesseja sekä joustavampia IT-järjestelmiä, myös HR-toimintojen kokonaiskustannus (Total Cost of Ownership, tai TCO) on syytä selvittää, jotta voidaan vertailla eri vaihtoehtoja.  

Mutta TCO on vasta lähtöpiste, sillä toimintoja ja järjestelmiä sekä koko HR-toiminnon roolia tulee arvioida liiketoiminnan tavoitteista käsin.

Arviointiprosessin voi jakaa kuuteen vaiheeseen:   

• Selkeytä liiketoiminnan tavoitteesi (B) – Kasvu kotimaan markkinoilla, kansainvälistyminen, laajentuminen yritysostoilla vai keskittäminen ja kulukuri? Tärkeimmän tavoitteen määriteltyäsi olet jo hyvässä vauhdissa. 

• Määrittele tämänhetkinen tilannekuva (A) – Kuinka realistiselta tavoitteesi näyttää? Onko teillä tarvittavat resurssit, työkalut, verkostot ja tukijärjestelmät? Olennainen kysymys henkilöstön näkökulmasta: onko teillä oikeat ihmiset oikeassa paikassa? 

• Suunnittele polku A:sta B:hen – Mitä matka vaatii? Lisää ihmisiä? Uusia työkaluja?  

• Valitse parhaat työkalut – Tähän ei ole yksiselitteistä ohjetta, valinta riippuu niin suunnitelmasta, tavoitteista, kuin HR-strategiastakin. Mutta parhaimmillaan uudet työkalut avaavat mahdollisuuksia ja jouduttavat uusia ajatuksia.  

• Varmista suunnitelman toteutuminen – Sitouta. Kerro suunnitelmasta ja tavoitteista kollegoille, kerää palautetta ja korjaa suuntaa tarvittaessa palautteen mukaisesti. 

• Tekemistä vaille valmista! 

Henkilöstötoimintoja arvioidessa kannattaa tietysti hyödyntää myös HR-asiantuntijoita, hehän tuntevat omat prosessinsa parhaiten. 

Ja lopuksi: haasta HR-järjestelmätoimittajaasi. Heidän tulisi vähintäänkin osata vastata kysymyksiisi ja tarjota sinulle uutta tietoa. Parhaassa tapauksessa he osaavat auttaa sinua laskemaan oman organisaatiosi HR-järjestelmien kokonaiskustannukset hyvinkin tarkasti.