Sympa asiakastarina: Kirkon ulkomaanapu

Yksi globaali HR-pohja humanitaarisen työn tueksi

Kirkon Ulkomaanapu (Finn Church Aid) on Suomen suurin kansainvälinen avustusjärjestö, joka toimii maailmanlaajuisesti sekä kehitysyhteistyön että humanitaarisen avun parissa. Järjestö tukee köyhyydestä, konflikteista ja kriiseistä kärsiviä ihmisiä useilla mantereilla, usein vaativissa ja monimutkaisissa toimintaympäristöissä. Kansainvälisen toiminnan kasvaessa HR-data ja -prosessit alkoivat hajautua. 

Suomen tiimi käytti paikallista HR-järjestelmää, mutta se ei vastannut kansainvälisen toiminnan tarpeisiin. Muissa maissa HR-järjestelmää ei ollut lainkaan. HR Advisor Anne Pirinen kuvaa tilannetta näin: ”Halusimme yhteisen HR-järjestelmän koko organisaation henkilöstödatalle. Sitä ennen meillä ei yksinkertaisesti ollut ratkaisua, joka olisi tukenut globaaleja tarpeitamme.” 

Tämä vaikeutti henkilöstön kokonaiskuvan hahmottamista eri maiden välillä, HR-prosessien yhdenmukaistamista ja luotettavaa raportointia. Samalla uuden järjestelmän piti toimia laajalle käyttäjäkunnalle , myös monille, jotka eivät olleet koskaan aiemmin käyttäneet HR-järjestelmää. Sen täytyi olla intuitiivinen ja helppo ottaa käyttöön. 

Mitä Kirkon Ulkomaan apu tarvitsi 

Kun Kirkon Ulkomaanapu alkoi kartoittaa tarpeitaan järjestelmällisemmin vuonna 2021, mukaan otettiin myös maakohtaiset toimistot ja vaatimukset selvitettiin yhdessä. Tärkeimmät prioriteetit olivat: 

• Yksi globaali HR-järjestelmä, joka kattaa kaikki maat  

• Parempi näkyvyys ja raportointi kansainvälisestä toiminnasta 

• Yhtenäisemmät HR-prosessit sijainnista riippumatta 

• Riittävän yksinkertainen järjestelmä myös ensikertalaisille 

• Vahva tuki vaatimustenmukaisuudelle, auditoinneille ja hallinnollisille prosesseille 

Yhtä tärkeää oli löytää kumppani, joka osaisi ohjata läpi monitasoisen, useaan maahan ulottuvan käyttöönoton. 

Jäsennelty ja hyvin tuettu käyttöönotto 

Sympan käyttöönotto oli mittava projekti. Vaikka Sympa on valmis järjestelmä, sen sisältö rakentuu organisaation omalle datalle, mikä vaati tarkkuutta ja huolellista suunnittelua. 

Erityisesti mieleen jäi projektin selkeä rakenne. Vaiheet määriteltiin selkeästi, aikataulut olivat läpinäkyviä ja odotukset olivat molemmin puolin yhtenevät. ”Erityisesti projektinhallinta jäi mieleen vahvuutena”, Anne kertoo. ”Tuntui, että olimme hyvissä käsissä.” 

Myös jatkuvuus Sympan puolelta oli tärkeässä roolissa. Kirkon Ulkomaanapu työskenteli samojen nimettyjen konsulttien kanssa koko projektin ajan ilman henkilövaihdoksia. Sisäisesti resursointi varmistettiin nimeämällä oma projektipäällikkö, mikä auttoi pitämään projektin liikkeessä myös silloin, kun HR-tiimin käytettävyys vaihteli. 

Yksi järjestelmä monenlaisiin toimintaympäristöihin 

Nykyään Sympa toimii Kirkon Ulkomaanavun globaalina HR-järjestelmänä hyvin erilaisissa toimintaympäristöissä. Joissain maakohtaisissa toimistoissa on noin 20 työntekijää, kun taas esimerkiksi Keniassa sadat työntekijät työskentelevät useissa pakolaisleirityyppisissä toimipisteissä. 

Myös HR-vastuut vaihtelevat: pienemmissä toimistoissa HR kulkee usein käsi kädessä taloushallinnon kanssa, suuremmissa taas on omat HR-tiimit, jotka hallinnoivat suuria sopimus-, poissaolo- ja palkanlaskentavolyymejä. Sympa tarjoaa yhteisen toimintakehyksen kaikkiin näihin tilanteisiin. "Meillä on nyt yksi järjestelmä, jossa kaikki data on tallessa," Anne selittää. "Sitä ei tarvitse tallentaa enää muualle." 

Vahvempi vaatimustenmukaisuus ja vastuullinen varojen käyttö 

Auditoinnit ja lahjoittajaraportointi ovat kiinteä osa sekä kehitysyhteistyötä että humanitaarista työtä. Kirkon Ulkomaanavun täytyy pystyä osoittamaan, kuinka varoja käytetään ja kuinka tehokkaasti organisaatio toimii. 

Sympan ansiosta HR-tiedot, asiakirjat ja hyväksynnät tallennetaan keskitetysti, mikä helpottaa vaatimustenmukaisuuden osoittamista sekä sisäisten prosessien että ulkoisten vaatimusten näkökulmasta. Sopimukset, palkat, toimintaohjeet ja GDPR-dokumentaatio ovat kaikki jäljitettävissä ja todennettavissa järjestelmässä. 

Luotettavat ja helposti saatavilla olevat HR-prosessit tukevat myös järjestön laajempaa tehtävää. Kun HR toimii johdonmukaisesti eri maissa, ohjelmatyön tiimit voivat keskittyä avun toimittamiseen tehokkaasti hahmottaen samalla, kuinka resursseja jaetaan ja käytetään. 

Tämä tehokkuus tukee suoraan järjestön missiota. "Kun HR toimii johdonmukaisesti eri maissa, tiimimme voivat keskittyä avun toimittamiseen luottaen, että resursseja käytetään oikealla tavalla." 

Vaikutukset näkyvät HR:n ja työntekijöiden arjessa 

Hallinnan ja raportoinnin lisäksi Sympa on tuonut selkeitä hyötyjä päivittäiseen työhön. Itsepalvelu ja etäkäyttö vähentävät riippuvuutta fyysisestä sijainnista ja manuaalisesta koordinoinnista, mikä on erityisen tärkeää kansainvälisessä ja liikkuvassa työssä. "Ihmiset voivat tehdä työnsä mistä tahansa," Anne kertoo. "Ei tarvitse olla samassa paikassa tai odottaa, että joku muu hoitaa asiat." 

Sympan kanssa työskentely on myös kannustanut järjestöä tarkastelemaan olemassa olevia HR-prosessejaan uudelleen ja pohtimaan, voisiko joitakin toimintatapoja yksinkertaistaa tai parantaa. 

Vakaa pohja tulevaisuudelle 

Kirkon Ulkomaanapu jatkaa edelleen roolien ja käyttöoikeuksien kehittämistä Sympan käytön laajentuessa, mutta perusta on jo vahvasti paikallaan. Järjestöllä on nyt globaali HR-järjestelmä, joka tuo selkeyttä, yhdenmukaisuutta ja luottamusta koko organisaatioon. 

Kun Sympa luo rakenteen taustalle, Kirkon Ulkomaanapu pystyy entistä paremmin toteuttamaan työtään kehitysyhteistyön ja humanitaarisen avun parissa ympäri maailmaa.