.svg)
Är jobbtitlar värdelösa? En titel talar trots allt om vad någon anställdes för att göra för tre år sedan. Kompetenser talar om vad de klarar av i dag.
Det är en av de hetaste åsikterna från det första avsnittet av podcasten HR Coffee Break – ett avslappnat samtal över en kopp kaffe om allt som rör HR. I det första avsnittet satte Kush Linfield sig ner med tre experter från Sympa för att diskutera vad som gör att ett HR-system faktiskt fungerar. Möt Aino (Product Training Manager), Toni (Head of Partnerships) och Wendel (Senior Full Stack Developer).
Tillsammans landade de i tre ord för att sammanfatta det ideala HR-systemet: enkelt, flexibelt och framtidssäkert. På vägen delade de med sig av åsikter som kan uppfattas som kontroversiella – och några som inte ens kom med i slutversionen. Här är de, ofiltrerade.
Hot take #1: HR är enkelt
"HR är enkelt – om du har ett HR-system som passar hur du arbetar. Det blir komplicerat om du försöker anpassa arbetet efter systemet."
För att HR ska vara enkelt behöver ditt HR-system hantera komplexiteten bakom kulisserna. Då slipper du svettas över småsaker. Allt börjar med att ha en tillförlitlig plats för all din medarbetardata. I samma stund som människor börjar fråga "är det här kalkylbladet uppdaterat?" blir allt svårare.
En av Sympas kunder – en grupp av åtta företag som vuxit genom förvärv – hade en så komplicerad bonusberäkning att den enbart levde i kalkylblad. När den konfigurerades direkt i Sympa tog en rapport som brukade ta en hel dag bara cirka fem minuter. Uppgiften var densamma. Den slutade bara ta upp någons hela arbetsdag.
Hot take #2: Ingen bryr sig om ditt HR-system
"Ingen bryr sig om ditt HR-system. Och det är okej. Bra HR-teknik ska hjälpa människor att få saker gjorda på några sekunder och sedan lämna systemet. Tid som spenderas i HR-systemet är tid som inte spenderas på det som faktiskt spelar roll."
Engagemang handlar aldrig om tid spenderad i systemet. Om någon kan uppdatera sina uppgifter, ansöka om semester eller slutföra en onboardinguppgift på 30 sekunder, är det en mycket bättre upplevelse än timmar av klickande. Det gäller särskilt chefer, som ofta godkänner eller uppdaterar saker för sitt teams räkning – så varje extra klick multipliceras.
Ibland är den bästa upplevelsen att helt ta bort interaktionen: om en automatisering kan starta nästa steg på egen hand, varför ska någon behöva logga in bara för att klicka på en knapp? Den bästa designen är ofta den du aldrig behöver se.
Hot take #3: FTE-rapportering är kul
"FTE-rapportering är kul. Det kan den verkligen vara! Om du har rätt verktyg och din data finns på en plats ska det bara ta några minuter. Om den inte gör det blir det en veckolång diskussion mellan HR, ekonomi och lön om vad 'anställd' ens betyder."
"Hur många heltidsekvivalenter har vi?" låter som en enkel fråga – tills du tar hänsyn till olika arbetstider, kontraktstyper, arbetsplatser och data som är utspridda över olika system. Svaret leder tillbaka till samma lösning som överallt annars på den här listan: en plats du litar på för datan. Sympas FTE-rapporter ger dig en överblick över hur personalstyrkan är fördelad över kontraktstyper, platser och tid – byggd för personalplanering och budgetsäsong snarare än en engångsövning i ett kalkylblad.
Hot take #4: Allt-i-ett-HR-system är överskattade
"Alla företag behöver något olika. Sluta leta efter ett system som gör allt och börja få era system att fungera tillsammans."
Finns det ens ett verkligt allt-i-ett-system? En komplett HR-plattform skulle behöva hantera lön i varje land, rekrytering, lärande, förmåner och allt däremellan. Men många delar av HR är mycket komplexa. Specialiserade leverantörer ägnar år åt att lösa utmaningar som att spåra kandidater eller bygga omfattande utbildningsbibliotek.
När ett HRIS försöker klämma in allt detta i inbyggda moduler blir resultatet en halvfärdig modul som inte täcker de verkliga behoven. Därför kopplar Sympa samman ett brett utbud av branschledande lösningar i stället för att försöka bygga om funktionaliteten från grunden. Rekrytering kan hanteras via Teamtailor och lärande via 360Learning – båda kopplade till Sympa – så att medarbetare får en smidig upplevelse oavsett hur många system som faktiskt arbetar bakom kulisserna.
Hot take #5: Excel är fortfarande världens mest populära HR-system
"Excel är fortfarande världens mest populära HR-system. Vilket säger en del. Om HR fortfarande förlitar sig på kalkylblad för allt, gör inte deras HR-system jobbet tillräckligt enkelt."
Tro det eller ej, men kalkylblad är fortfarande förstahandsvalet för mycket HR-arbete – även i organisationer som redan betalar för ett HR-system. Många av dessa system levereras med dussintals funktioner och missar ändå den enda beräkningen, rapporten eller processen som verksamheten faktiskt bygger på. Det är fällan: ett system som är färdigt att använda direkt fungerar bra – tills organisationen behöver något som inte passar in i boxen, och du blir kvar med halvfärdiga funktioner som inte löser verkliga problem.
Sympa är byggt för konfiguration snarare än att stapla på fler generiska funktioner. Bonusberäkningsexemplet ovan visar hur det ser ut i praktiken: en beräkning med flera variabler byggdes direkt in i Sympa för att matcha hur verksamheten faktiskt fungerar, i stället för att pressas in i ett stelt HR-system. När systemet täckte det verkliga fallet behövdes inte längre några kalkylblad.
Hot take #6: Global HR är en myt
"Global HR är en myt. Du kan ha en global strategi, men lön, lagstiftning och arbetssätt är alltid lokala."
Hur fint det än låter är det omöjligt att tvinga en enda process på alla länder. Ett internationellt företag kan köra ett HR-system globalt, men med flera olika löneleverantörer under det – eftersom varje land har sin egen lagstiftning, skatteregler och kollektivavtal. Nyckeln är att hålla medarbetardata centraliserad i HR-systemet samtidigt som rätt information skickas till rätt lokalt löneverktyg. Personalstyrkan stöter på samma problem: ett tillverkningsföretag kan ha fabriksanställda i ett land och kontorsanställda i ett annat, med helt olika kontraktstyper och processer – allt inom samma organisation.
Hot take #7: Jobbtitlar är värdelösa
"Jobbtitlar är värdelösa. En titel talar om vad någon anställdes för att göra för tre år sedan. Kompetenser talar om vad de klarar av i dag."
Jobb förändras snabbt. Ny teknik formar om befintliga roller och skapar helt nya, vilket innebär att de kompetenser någon behöver i dag kanske inte är desamma om några år. För att hålla koll behöver HR en mycket tydligare bild av de kompetenser som redan finns i organisationen. Det är tanken bakom Kompetenser i Sympa. Definiera de kompetenser som spelar roll, bedöm var människor står i förhållande till dem och se luckorna mellan team. Det förändrar den första frågan när ett nytt team byggs – från "vem behöver vi anställa?" till "har vi redan det här?"
HR som helt enkelt fungerar
Enkelt. Flexibelt. Framtidssäkert. Tre ord, sju hot takes – och att döma av reaktionerna i rummet håller inte alla på Sympa med om allt. Men det är liksom poängen. Lyssna på det första avsnittet av HR Coffee Break och berätta vilken av de här åsikterna du skulle argumentera mest emot.
.svg)
