Eksepsjonelle omstendigheter er ofte preget av usikkerhet og behov for mer informasjon - også når det gjelder håndtering av HR-data. Dagens strukturer og prosesser revurderes når organisasjoner prøver å tilpasse seg til den nye normale hverdagen. Dette kan føre til nye og pressende krav om at HR også må omjustere sine prosesser. Hvis et selskap ikke har tatt i bruk et HR-system, vil de allerede være sent ute når de reagerer på krisesituasjoner.

Mange organisasjoner har nylig rapportert om permitteringer på grunn av pandemien COVID-19. HR er en av de viktigste funksjonene i en organisasjon, og situasjonen har ført til at mange selskaper innser hvor viktig det er å ha et bra HR-system i løpet av vanskelige tider.

Min erfaring har lært meg at et HR-system styrker organisasjonens HR-administrasjon gjennom hele arbeidsforholdet – enten gjennom vekst eller nedskalering – og at fordelene med et godt HR-system blir enda mer synlige under ekstraordinære omstendigheter.

Når det skjer raske og ofte ukontrollerbare endringer i en virksomhet eller dens omgivelser, blir det ekstra tydelig å se verdien av å ha oppdatert informasjon om ansatte, salg, produksjon og ressurser i selskapet.

Hvis et selskap ikke har tatt i bruk et HR-system, vil de allerede være sent ute når de reagerer på krisesituasjoner.

Uten et HR-system å stole på midt i krisetider eller ekstraordinære omstendigheter, kan selv de mest grunnleggende HR-spørsmålene være vanskelige å svare på. Hvor mange ansatte har vi, hva slags arbeidskontrakter har de, og hvilken kompetanse og ferdigheter har våre ansatte? Har vi nok ressurser til å håndtere økt etterspørsel? Hvor raskt kan vi rekruttere nye ansatte? Hva gjør vi hvis etterspørselen faller? Hvordan kan vi håndtere fagforeningsforhandlinger eller permitteringer? Hvordan kan vi forsikre oss om at vi er forberedt på en rask gjenoppbygging etter krisen? Dette er noen av de mange spørsmålene.

En evne til å svare på disse grunnleggende spørsmålene er en forutsetning for å sikre kontinuitet i enhver virksomhet. Et HR-system lar bedrifter følge endringer ved å skape målbar merverdi som støtter organisasjoners evne til å skalere og gjør dem i stand til å tilpasse virksomhetene sine ved raske endringer i makromiljøet.

Fleksibilitet og tilpasningsevne i HR-prosesser

I skiftende tider er et system som støtter raske beslutninger og fleksible prosesser nøkkelen til å lage nye modeller for ekstraordinære situasjoner. Når alle HR-prosesser er arrangert i ett system som alle har tilgang til, kan man reagere på endringer mye mer effektivt og smidig, uansett hvor dine ansatte befinner seg.

  • Håndtering av fagforeningsforhandlinger og permitteringer trygt og effektivt: Selv de mest ubehagelige ansattendringene kan oppnås med prosesser som er så empatiske som mulig. For eksempel kan brukervennlige maler og elektroniske bekreftelser være til hjelp.
  • Enklere håndtering av rekrutteringer: Både stillingsannonser og avslutning av ledige stillinger kan gjøres umiddelbart. Søkere kan også varsles om endringer direkte fra systemet.
  • Automatiserte prosesser opprettet for å samle inn og administrere ansattdata i samsvar med GDPR, personvern og arbeidsrettslige krav, vil gi deg de riktige svarene og hjelpe deg med å spare tid, penger og potensielle fremtidige juridiske kostnader.

Beslutninger basert på data i sanntid

Vellykkede beslutninger krever nøyaktige data. Når du går gjennom endringer eller trenger å ta vanskelige personalbeslutninger, vil du alltid ha tilgang til oppdaterte og korrekte ansattdata som kan støtte deg til å ta de riktige avgjørelsene.

  • I tillegg gir viktige ansattdata verdifull informasjon for å støtte driften av andre forretningsenheter.
  • For eksempel er lønn en stor kostnad, og derfor er det viktig å håndtere tallene på en god måte når du går gjennom driftskostnadene.

Lett tilgjengelig rapportering dekker det voksende behovet for økende mengde data

I raskt skiftende tider er det viktig å kunne rapportere data og ha det tilgjengelig 24/7 – uansett hvor dine ansatte befinner seg. Med et HR-system kan enhver brukergruppe få tilgang til viktig informasjon.

  • I uvanlige situasjoner vil sannsynligvis både styret og salgsavdelingen trenge betydelig mer informasjon i et raskere tempo sammenlignet med normale situasjoner.
  • Omfattende rapporteringsfunksjoner øker driftseffektiviteten: Med et HR-system kan du til enhver tid lage rapporter med viktig informasjon for virksomheten din. For eksempel er det viktig å ha tilgang til all lønnsinformasjon for å sammenligne inntekter og potensielle besparelser med kostnader og kontantstrøm i sanntid.

Verktøy for å støtte HR og håndteringen av fjernarbeid

Verktøy for fjernarbeid gjør hverdagen enklere og sikrer at alle team og ansatte fra alle land blir ivaretatt.

  • Med et HR-system er fjernarbeid “business as usual” for alle HR-funksjoner. Ledere og ansatte har alltid all nødvendig informasjon tilgjengelig. Du trenger ikke å besøke kontoret for å hente dokumenter eller data bak VPN-veggene. Du leste riktig: Ikke en eneste grunn.
  • Håndtering av sykefravær og annet fravær er sentralt for HR-avdelingens arbeid. Med et HR-system er det enkelt å ha oversikt over fravær og beregne deres innvirkning på samfunnets aktiviteter. Det er en enorm fordel for en organisasjon når informasjon som sykefravær eller annet fravær automatisk rapporteres til lønnsavdelingen.

Kompetansestyring gjør det mulig å omorganisere arbeidet når situasjoner endres

Kompetansestyring hjelper organisasjonen din med å omorganisere arbeidet når det er nødvendig, i tillegg til å opprettholde kompetansenivået – også i fremtiden. Ved å ha oversikt over kompetanser, arbeidserfaring, tillatelser og attester, kan forretningskontinuiteten sikres når organisasjonen går gjennom tilfeller av erstatninger eller permitteringer.

  • Lederens direkte tilgang til nødvendige ansattdata gjør den praktiske planleggingen av arbeidet enklere.
  • Kartlegging av dine ansattes ferdigheter og nødvendige sertifikater garanterer en rask tilpasning av personalplanleggingen under ekstraordinære omstendigheter. Du kan også raskt få på plass dyktige stedfortredere ved fravær og sikre kontinuitet i virksomheten din.

Uten et HR-system å stole på midt i krisetider eller ekstraordinære omstendigheter, kan selv de mest grunnleggende HR-spørsmålene være vanskelige å svare på.

Alle disse forskjellige funksjonalitetene har samme formål: Det riktige HR-system støtter ikke bare vekst, men sikrer også forretningskontinuitet – selv i vanskelige tider.

Er du klar for å håndtere dine HR-data?

Lurer du på hvordan et HR-system kan hjelpe organisasjonen din? Sympa støtter deg både i krisetider og i tider med vekst. Kontakt oss for å høre mer!