Sympan ominaisuudet

Kaikki HR-ohjelmistosta prosesseihin on suunniteltu siten, että tietosi pysyvät turvassa. Sympan ratkaisut ovat täysin GDPR-asetuksen mukaiset, yksityisesti salatut ja ISO-yhteensopivat.

Työntekijöiden tärkeimmät tiedot, kuten henkilötiedot, asetukset, osoitteet, muistiinpanot, pankkitilit, työntekijän tiedot, tehtävänkuvat ja paljon muuta tallennettuna ja helposti räätälöitävissä.

Työntekijöiden tarvitsemien työvälineiden seuranta on kiinteä osa Sympaa. Et enää joudu murehtimaan, onko kaikilla työssään tarvitsemansa välineet!

Sympa tukee työntekijöiden pidempiaikaisen poissaolon jälkeistä töihin paluun suunnittelua. Tämä suunnittelu voi vaatia erilaisia ratkaisuja maittain lainsäädännöllisistä eroavaisuuksista johtuen. Sympa tarjoaa automaattiset seurantailmoitukset ja tarvittaessa rekisteröinnin viranomaisjärjestelmiin. Työhön paluu järjestyy helposti Sympan avulla.

Sympaan saat tallennettua työntekijöiden tärkeimmät tiedot, kuten henkilötiedot, asetukset, osoitteet, henkilöstöhallinnan tai esihenkilöiden muistiinpanot, pankkitilit, työntekijän tiedot, tehtävänkuvat ja paljon muuta.

Sympan voi myös yhdistää hyvinvointiratkaisujen, kuten mielenterveyspalvelujen, tarjoajiin. Lisäksi se voi toimia esimerkiksi yrityksen kuntosalijäsenyyksien tiedonlähteenä.

Esihenkilöt voivat pyytää uusien paikkojen avaamista käyttäen kattavaa hyväksyntämenettelyä. Näin pysyt aina ajan tasalla avoimista työpaikoista.

Rekrytoinnin integrointi Sympaan on helppoa, käytätpä Sympan ATS:ää tai ulkopuolista palvelua. Onnekkaat hakijat siirretään suoraan onboarding-vaiheeseen.

Kattavien eSign-ominaisuuksien ansiosta sopimusten lähettäminen ja hyväksyttäminen kaikilla osapuolilla sujuu nopeasti. Joustavat mallipohjat tukevat myös sijaistamista ja ehdollista allekirjoittamista.

Toiminnot-ominaisuudella täytät helposti uuden työntekijän onboardingin edellyttämät tiedot. Voit räätälöidä tiedot osaston ja paikallisten prosessien tarpeiden mukaan.

Kun työntekijä irtisanoutuu, voit luottaa siihen, että jokainen noudattaa oikeita prosesseja. Voit helposti luoda tarkistuslistoja työntekijälle, esihenkilölle, HR-osastolle, palkanlaskennalle jne. Työvälineiden seurannan ansiosta myös niiden seuranta hoituu helposti.

Jäsennelty lähtöhaastattelu on tärkeä apuväline vaihtuvuuden syiden ymmärtämiseen. Voit helposti laatia omia haastatteluita, joista saat käytännönläheistä dataa vaihtuvuuden hillitsemiseen. 

Tarvitsetpa yksinkertaisen ja muodollisen lausunnon tai syvällisemmän suosituskirjeen, Sympan mallipohjilla laadit lähtevien työntekijöiden työtodistukset helposti.

Seuraa eri työsuhdetyyppien peruspalkan muutoksia. Lisää eri työntekijäryhmille tarvittavia luontoisetuja, kertaluontoisten palkkioita, bonuksia ja eläkejärjestelmiä.

Palkankorotuskierroksen työkaluilla palkan vuosimuutokset onnistuvat helposti. Valmiiksi määritetyt kiinteät summat ja tuloskorotukset välitetään automaattisesti jokaiselle esihenkilölle. Saat kokonaisvaikutukset ja hyväksynnän joka tasolla, sekä ohitusmahdollisuuden tarvittaessa.

Sympa tukee kaikkia tavallisia palkanlaskentajärjestelmiä Pohjoismaissa ja monissa muissa maissa. Paikallisia erikoisjärjestelmiä varten tarjoamme yleisiä tai mukautettuja integraatioita ja jopa vakiomuotoisen Data Change Export -viennin, jotta palkanlaskenta toimii saumattomasti joka kuukausi.

• Uusi näkökulma organisaatiorakenteeseen.
• Näet koko yrityksen rakenteen kerralla.
• Halutessasi voit tarkastella lähemmin omaa tiimiäsi tai alaisiasi.
• Vieritys-, zoomaus- ja keskitystoimintojen avulla löydät etsimäsi.
• Hakutoiminnolla voit korostaa henkilöt, joihin aiot ottaa yhteyttä tai joiden kanssa työskentelet.
• Siirtymällä suoraan taulukkonäkymään saat käyttöösi lisätietoja ja suodattimia tiedon käsittelyä varten.

Paranna HR-prosesseja kehittämällä läpinäkyvyyttä ja sujuvoittamalla organisaation muutosten suunnittelua yhteistyössä esihenkilöiden ja johtoryhmän kanssa.

• Voit luoda osaamisalueita, kuten ”markkinointi” tai ”hitsaus”.
• Voit myös lisätä tarkempia taitoja, kuten ”copywriting” tai ”plasmahitsaus”.
• Voit määrittää yleisluontoisia taitoja, jotka koskevat kaikkia ja vastaavat esimerkiksi yrityksen arvoja, kuten ”yhteistyökyky” tai ”innovointi”.
• Taitojen tavoitetason voi määrittää joko kaikille yhteisesti tai työntekijäkohtaisesti.
• Työntekijät voivat pisteyttää taitonsa itse, tai hallinto voi hoitaa sen puolen.
• Näin tunnistat osaamisaukot sekä koulutustarpeet.

• Koulutukset-ominaisuudella järjestät helposti paikan päällä pidettäviä sisäisiä ja ulkoisia koulutuksia esimerkiksi havaittujen osaamispuutteiden perusteella.
• Voit seurata osallistumista ja vahvistaa suorituksen, ja lisäksi pidät automaattisesti kirjaa kunkin työntekijän koulutushistoriasta.
• Voit määrätä työntekijöitä suljettuihin tai yksityisiin koulutuksiin.
• Halutessasi työntekijät voivat itse ilmoittautua laajempiin tai avoimiin koulutuksiin.

• Aidosti yhteistyöpohjainen, tekoälyä hyödyntävä oppimisenhallinta-alusta voidaan synkronoida Sympan kanssa.
• Alan johtava 360Learning on erinomainen valinta online-opiskeluun omassa tahdissa.
• Se tukee koko organisaatiota onboardingista ja vaatimustenmukaisuuskoulutuksista myyntityöhön ja etulinjan henkilöstön koulutukseen.
• Tehokkailla tekoälytyökaluilla luot helposti omaa oppimissisältöä.
• Voit myös ostaa sisältöä kattavasta sisältöpankista.
• Saatavilla suoraan Sympalta.

Sympa tekee yhteistyötä Sessionin kanssa tarjotakseen coaching-palveluita ja pohjoismaisen johtamisen huippuosaamista. Sessionin toimitusjohtaja ja kirjailija Pernille Brunin pyrkimyksenä on luoda maailma, jossa johtaminen on huipputasokasta ja organisaatiot kestäviä. Niinpä olemmekin innoissamme voidessamme tarjota Sessionin coaching-alustan Sympan asiakkaiden käyttöön. Sujuvoita HR:n ja johdon oppimispolkuja ottamalla oppia asiantuntijoista, jotka ovat jo olleet siellä, minne organisaatiosi on matkalla. 

• Asiantuntijatason coachausta objektiivisesta näkökulmasta.
• Vastuullisuus kehityksessä ja toteutuksessa.
• Turvallinen paikka vaikeuksista kertomiseen ja ratkaisujen löytämiseen.

Voit tehdä valmistelut niin esihenkilön kuin työntekijänkin osalta. Näin teet kehityskeskusteluista tehokkaita ja voit luoda parannussuunnitelmia.

Pitämällä säännöllisiä kahdenkeskisiä keskusteluja esihenkilöt voivat pitää yhteyttä alaisiinsa ja edistää tiimihenkeä.

Voit asettaa kausikohtaisia yksilötavoitteita ja arvioida aiemmin asetettujen avainlukujen tuloksia.

Keräämällä tietoa työntekijöiden tulevista urahaaveista annat esihenkilöille mahdollisuuden arvioida työntekijöiden potentiaalia, lähtöriskiä ja heidän roolinsa tärkeyttä. Näiden tietojen yhdistäminen helpottaa ja nopeuttaa lähteneiden työntekijöiden korvaamista ja stimuloi urakehitystä.

Monilla aloilla työntekijän virkaikä (palvelusvuodet) vaikuttaa merkittävästi palkkaukseen ja urakehitykseen. Sympalla voit räätälöidä näitä tietoja ja seurata niitä, jotta olet valmiina työntekijän seuraavaan vuosimerkkipaaluun.

Tilanteisiin, jotka edellyttävät muodollisia toimenpiteitä, Sympa voi tallentaa sekä sanalliset että kirjalliset varoitukset. Näin pidät aina kirjaa siitä, mistä on puhuttu ja kenen kanssa.

Sympa on räätälöity maakohtaisesti, joten sillä käsittelet kaikenlaiset poissaolot lyhyistä vilustumisista tai lastenhoitovapaista pidempiin poissaoloihin. 

Erilaisten lomien hallinta on vaivatonta. Työntekijöiden lepääminen ja palautuminen on tärkeää!

Sympa tukee pitkiä poissaoloja ja työhön paluuta seurantakeskustelujen, toimien määrittämisen, muistutuksien ja muiden ominaisuuksien avulla.

• Käyttäjät voivat kirjata tekemänsä työtunnit ja pitämänsä tauot. 
• Tämä on tärkeää EU:n uuden työaikadirektiivin vuoksi. 
• Tavoitteena on tehdä työajan kirjaaminen helpoksi toimistotyöntekijöille.
• Projektinhallinnan työajanseuranta voi olla monimutkainen ja hankala käyttää silloin, kun vain yksinkertainen ajan kirjaus on tarpeen.
• Järjestelmä täyttää koko viikon työtunnit valmiiksi kirjaamisen nopeuttamiseksi. 
• Voit viedä tiedot käytettäväksi yleisraportoinnissa tai muualla.

Sympa muuttaa valitsemasi mittarit hyödyllisiksi raporteiksi kattaen kaiken työsuhdetiedoista palkkaukseen sekä ura- ja seuraajasuunnitteluun. Käytätpä valmiita mallipohjiamme tai luotpa omia raporttejasi, voit lisätä lempiraporttisi yrityksesi etusivulle ja jakaa reaaliaikaisia raportteja esihenkilöiden kanssa – mitä tahansa tarvitsetkin voidaksesi tarjota kaikille heidän tarvitsemansa tiedot. 

• Saat laajan yleiskatsauksen kaikista organisaatiosi tapahtumista.
• Voit luoda ja räätälöidä visuaalisia raportteja järjestelmään tallennetuista reaaliaikaisista tiedoista jopa minuutin tarkkuudella.
• Näin voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.

Jos tarvitset syvällisempiä analyyseja tai haluat yhdistää HR-mittareita muihin yrityksen tietoihin, voit kytkeä Sympan valitsemaasi Business Intelligence -työkaluun.
Esimerkiksi DearLucy ja PowerBI ovat omiaan yhdistettyjen tietojoukkojen, kuten Sympan HR-datan sekä liiketoiminta-, talous-, myynti- ja tuotantotietojen, syväanalysointiin. PowerBI tukee Sympan tietomuotoa sellaisenaan, joten määrittäminen käy helposti.

Sympan tietueisiin tallentuu kattava historia muutoksista sekä niiden ajankohdasta ja tekijästä. Kaikki tiedot ovat vain yhden napsautuksen päällä. Myös kaikissa taulukoissa säilytetään historialliset tietueet tarkastamisen helpottamiseksi.

Tiedot kirjautumisista, sivukatseluista, tietojen ja määritysten muutoksista jne. kaikkialla Sympa-järjestelmässä on helppo viedä tarkastusta varten. Pystyt helposti tarkastelemaan eri ajanjaksoja tarkastusten ja tietoturvatiedustelujen yhteydessä.

Työnkulut tehostavat HR-prosesseja kokoamalla kaiken tarvittavan tiedon yhteen, selkeään työnkulkuun – ilman, että tarvitsee siirtyä sivulta toiselle. Kun HR on määrittänyt työnkulun, sen käyttäminen on helppoa sekä esimiehille että työntekijöille.

Työnkulut-ominaisuus:

• Automatisoida ja yhdenmukaistaa keskeisiä prosesseja, kuten perehdytyksen.

• Säästää aikaa ja vähentää manuaalista työtä ohjattujen tietovirtojen avulla.

• Parantaa tarkkuutta ja vaatimustenmukaisuutta selkeästi määriteltyjen vaiheiden ja hyväksyntien kautta.

• Räätälöidä työnkulut organisaatiosi tarpeisiin sopiviksi.

• Seurata etenemistä reaaliajassa sisäänrakennettujen hyväksyntöjen ja ilmoitusten avulla.

• Pysy ajan tasalla uusista työntekijöistä, lähtijöistä ja koeajoista.
• Työkavereiden tai tiiminjäsenten syntymä- tai vuosipäivät eivät enää pääse unohtumaan.

Voit ylläpitää työntekijöiden profiilitilaa automaattisesti, ovatpa he uusia, nykyisiä tai lähteviä.

Voit määrittää oman kynnyksen automaattisille seurantaviesteille, joita lähetetään työntekijöiden poissaolo- ja hyvinvointiasioissa ja muissa tärkeissä asioissa.

• Sympa tarjoaa hienojakoisen käyttäjäroolien ja oikeuksien hallinnan. 
• Tämä helpottaa tietojen ja toimintojen käyttöoikeuksien hallintaa suurilla käyttäjäryhmillä.
• Käytettävissä on suodattimia sekä tarkkoja tietojen ja toimintojen käyttöoikeussäätimiä.
• Voit jopa määrittää ajankohdat, joina käyttäjällä on oikeus käyttää roolia.
• Jokainen muutos tietenkin kirjataan ja voidaan tarkistaa milloin vain.

Pääkäyttäjän asetukset -valikko on vain pääkäyttäjille tarkoitettu keskus, jossa he voivat määrittää ja hallita Sympa-järjestelmää.