Hvorfor HR, data og analyse er dine venner

HR er kanskje ikke det første som slår deg når du tenker på data. Det er likevel slik at dataanalyse er avgjørende for å forstå de ansatte i en organisasjon bedre, og dermed få innsikt i hvordan de kan få virksomheten til å blomstre og utvikle seg.

Det er ingen tvil om at mennesker er enhver organisasjons viktigste ressurs. Derfor er det viktig å finne ut hvordan det står til med de ansatte – ikke bare hvor produktive de er, men også hvordan atferden deres er.

Vet du hvordan det står til med dine ansatte?

De to siste tiårene har avdelinger i forskjellige organisasjoner benyttet data i stadig større grad for å utvikle virksomheten:

  • Markedsføringsteam har i større omfang brukt data for å forstå sitt publikum og lage effektive kampanjer.
  • De mest fremgangsrike salgsteamene har vokst ved å optimalisere databruken for å nå ut til relevante personer på riktig tidspunkt.
  • Produktteam har sett nytten av å overvåke bruksområder for å identifisere smertepunkter og muligheter.

Hva med HR? Ettersom det er en avdeling som håndterer uvurderlige ressurser – mennesker – er det avgjørende at også HR begynner å optimalisere databruken for å oppnå endringer i organisasjonen. Ved hjelp av nøyaktige, kontrollerbare data kan HR-avdelingen ta smartere, mer informerte beslutninger når det gjelder rekruttering og administrasjon, og dermed beholde kompetanse.

Generelt vil dette også forbedre avkastningen, optimalisere produktiviteten og skape et bedre arbeidsmiljø.

Ikke minst gjør HR-analyse det mulig å ta databaserte beslutninger, og det blir dermed lite rom for gjetninger eller magefølelse.

Hva er HR-analyse?

HR-analyse kalles også medarbeideranalyse, personalanalyse eller kompetanseanalyse, og er en metode for å samle inn, sammenstille og måle viktige HR-indikatorer som påvirker virksomhetens generelle prestasjoner.

Det er et spesialisert område innen dataanalyse som bruker statistikk på organisasjonens ‘menneskelige kapital’ for å beholde ansatte og øke prestasjonene og motivasjonen deres, noe som gir bedre resultater og avkastning.

I korte trekk er det en praksis som bruker ansattdata for å ta bedre beslutninger.

Personalanalyse er en datastyrt løsning for å administrere ansatte.

– Uri Gal, Jensen and Stein, 2017

HR-analyse er ikke noe nytt, men har blitt vanlig av følgende grunner:

  • Teknologi har gjort HR-data lettere tilgjengelig.
  • Både maskiner og mennesker har fått bedre analytiske evner (bedre datamaskiner og datakompetanse).
  • Stordataanalyse blir stadig mer utbredt.
  • Sammenhengen mellom bruk av dataanalyse og økt avkastning er tydeligere.
  • HR-team blir oftere bedt om å legge frem resultater og begrunne HR-relaterte investeringer.
  • Ledere begynner å innse hvor viktig den menneskelige kapitalen er for å holde organisasjonen flytende.

HR-analyse er likevel et forholdsvis nytt og uutforsket område sammenlignet med bruk av analyse innen salg, produksjon og markedsføring. Det er et nytt, intuitivt og nyttig verktøy for HR-avdelingen.

Ikke minst gjør HR-analyse det mulig å ta databaserte beslutninger, og det blir dermed lite rom for gjetninger eller magefølelse.

Litt om terminologi

HR-eksperter diskuterer hvorvidt man i det hele tatt skal bruke begrepet HR-analyse. Det kan nemlig sende ut feil budskap. Det blir for fjernt.

Mange mener at begrepet personalanalyse er å foretrekke fremfor HR-analyse, og grunnen er enkel: HR handler om mennesker.

Og vi kunne ikke vært mer enige.

Derfor bruker vi fra nå av begrepet personalanalyse. Det er i tråd med en mer menneskesentrert kommunikasjon.

Hvorfor er HR-data viktige?

Ifølge en studie fra Deloitte investerer over 70 % av organisasjonene i løsninger knyttet til personalanalyse for å ta bedre og mer databaserte beslutninger. Likevel mener bare 26 % av respondentene i Deloittes undersøkelse ‘2021 Global Human Capital Trends’ at de bruker teknologi og analyse på en effektiv måte for å oppnå bedre team.

Personalanalyse er i hovedsak basert på data. Det gjør at HR-avdelingen kan bruke data til å administrere, rekruttere, motivere og beholde den beste kompetansen i organisasjonen. Dermed gir også pålitelige ansattdata bedre beslutningstaking på disse områdene.

Statistikken fra Deloittes undersøkelse viser at selv om det ikke er vanskelig å få organisasjoner til å anskaffe verktøy for dataanalyse, er det stor forskjell på hvordan innsamlede data tolkes og utnyttes.

Samtidig som HR-avdelinger daglig samler inn store datamengder ved hjelp av programvare og verktøy, er altså hovedproblemet hvordan disse dataene brukes for å få verdifull innsikt.

En rask øvelse: Se om du klarer å svare på følgende spørsmål på under ett minutt:

  • Hvor stor er din organisasjons årlige gjennomtrekk av ansatte?
  • Hvor mye av gjennomtrekken består av uønskede oppsigelser?
  • Vet du hvilke ansatte som har størst sannsynlighet for å slutte innen ett år?

Riktig bruk av personalanalyse gir nyttig innsikt i ovennevnte og mye mer. Her er noen av fordelene med optimalisert personalanalyse:

  • Bedre HR-prestasjoner: Personalanalyse kan gi vesentlig bedre beslutningstaking.
  • Bruke HR som strategisk partner ved beslutningstaking: Personalanalyse gir HR-avdelingen en strategisk posisjon til å påvirke personalsaker. Ansattdata er en verdifull ressurs som gir HR-avdelingen myndighet og anerkjennelse som viktig beslutningstaker i organisasjonen.
  • Identifisere årsaker til slitasje: Dette kan være vanskelig fastslå nøyaktig uten kontrollerbar informasjon. Derfor kan ansattdata hjelpe HR å forstå hvilke avdelinger som er rammet av slitasje, hvilke mønstre som trer frem, og hva som er de viktigste årsakene.
  • Identifisere den beste kompetansen: Personalanalyse kan gi HR verdifull informasjon om organisasjonens ansatte, og blant annet identifisere den beste kompetansen.
  • Kartlegge kompetanse og stillinger organisasjonen har behov for: Data fra personalanalyse kan hjelpe HR-avdelingen å kartlegge kompetanse og stillinger organisasjonen har behov for.

Personalanalyse kan hjelpe HR-avdelingen å finne ut hvilke programmer og kurs som fungerer best for ansatte og kolleger.

Slik kan personalanalyse støtte HR-avdelingen

Personalanalyse er en avgjørende faktor for at organisasjonen skal gå fra å være middelmådig til førsteklasses. Hva er de konkrete fordelene med personalanalyse? Det er blant annet følgende:

  • Personalutvikling
  • Bedre personalplanlegging
  • Bedre medarbeideropplevelse
  • Bedre prosesser
  • Teknologidrevne oppgaver
  • Økt medarbeiderengasjement
  • Mer effektive ansatte
  • Større sannsynlighet for å beholde ansatte

La oss se nærmere på de viktigste fordelene med personalanalyse:

Knytte rekrutteringsbeslutninger til organisasjonens behov

Ved hjelp av personalanalyse kan HR-avdelingen i stor grad bidra til organisasjonens fremgang ved å ta informerte rekrutteringsbeslutninger basert på virksomhetens konkrete behov. Bruk av ansattdata gir bedre personalplanlegging, slik at HR kan forutse rekrutteringsbehov før situasjonen blir kritisk, og dermed unngå å overbelaste nåværende ansatte.

Det kan dessuten gjøre rekrutteringen mer effektiv ved å gi innsikt i kompetanse og stillinger som organisasjonen har behov for på det aktuelle tidspunktet. Dermed støtter rekrutteringen organisasjonens mål til enhver tid.

Redusere gjennomtrekk

En av de største fordelene med å bruke ansattdata på en smart måte er mindre gjennomtrekk. Det reduserer risikoen for gjennomtrekk ved å fange opp tidlige signaler som kan føre til at ansatte slutter.

Det kan for eksempel dreie seg om lønn, fraværsmønstre, redusert produktivitet eller manglende opplærings- og utviklingsmuligheter.

Satse på mangfold og inkludering

Moderne arbeidsplasser har fokus på et mangfoldig og inkluderende miljø. Å anerkjenne og fremme mangfold og inkludering på arbeidsplassen er viktig, fordi det viser ansatte og interessenter at organisasjonen verdsetter enkeltmenneskets styrke og potensial.

Et inkluderende miljø skaper også trygghet og gir en bedre medarbeideropplevelse. Ansattdata kan gi verdifull innsikt i mangfold når det gjelder rekrutteringsprosess, nåværende personale og intern mobilitet.

Støtte organisasjonens strategi for kompetansestyring

Personalanalyse kan hjelpe HR-avdelingen å finne ut hvilke programmer og kurs som fungerer best for ansatte og kolleger. Dette skaper bedre relasjoner, bedre medarbeideropplevelse og bedre prestasjoner.

HR-avdelingen kan også bruke ansattdata til å utvikle effektive strategier for kompetansestyring som hjelper personalet med å utnytte sine konkurransefortrinn.

Få avanserte rapporter fra personalanalyse

Avanserte rapporter fra personalanalyse er skreddersydd for å gi HR-avdelingen tilgang til verdifulle statistikker og data, for å kunne analysere trender i egen organisasjon.

Prediktiv personalanalyse

Prediktiv personalanalyse er en form for avansert analytisk rapportering som i hovedsak går ut på å bruke data, algoritmer og maskinlæringsteknikker for å avdekke eller ‘forutse’ fremtidige resultater basert på historiske data. Ved hjelp av prediktiv analyse kan HR-avdelingen ta informerte beslutninger og forutse behov basert på mønstre avdekket gjennom avansert rapportering.

Måle dine ansattes motivasjon og engasjement

En annen faktor som HR kan måle ved hjelp av ansattdata, er de ansattes motivasjon og engasjement. HR-avdelingen må opprettholde de ansattes motivasjon og engasjement for å øke produktiviteten, unngå gjennomtrekk og forbedre avkastningen.

Leter du etter et HR-system?

Forresten, hvis du er på utkikk etter et HR-system, er det bare å ta kontakt med oss!

Slik kommer du i gang med personalanalyse

Her er noen spørsmål som kan hjelpe deg å komme i gang med personalanalyse:

Hva er vanlige datakilder for personalanalyse?

Vanlige datakilder er blant annet:

  • Demografiske ansattdata
  • Lønnsdata
  • Data om ansattes prestasjoner (f.eks. 360-gradersvurderinger og etterfølgerprogrammer)
  • Data om medarbeiderengasjement (f.eks. deltakelse i opplæring, personlig utvikling, prosjektresultater, osv.)
  • Prosjektspesifikke data
  • Eksterne kilder som arbeidsmarkedsdata, befolkningsdata og LinkedIn-data

Hva kreves for å gjennomføre personalanalyse?

Dette er relevant for personalanalyse:

  • Rådgivning for å kartlegge kritiske områder
  • Analytiske evner for å kunne tolke data riktig
  • En samlet ledelse som støtter personalanalyseprosjektet
  • Evne til historiefortelling og visualisering for å kommunisere effektivt med organisasjonen og dele konkrete resultater

Skap en kultur for databasert beslutningstaking

Å skape en databasert kultur innen HR kan virke fremmed for enkelte, men som vi allerede har nevnt, kan data være utrolig nyttige i beslutningsprosesser, særlig i større omfang.

Det er viktig å dyrke frem en kultur for databasert beslutningstaking – ikke bare hos bedriftens ledelse, men også hos nyansatte. Jo før man innser hvilken fantastisk ressurs analyse er, ikke bare et diffust, abstrakt konsept, desto raskere vil man oppleve reell endring og smidige prosesser i arbeidsmiljøet.

Nøkkelen ligger i å gjøre data allment tilgjengelige for alle gjennom opplæring og anskaffelse av relevante verktøy for datainnsamling, tolkning og rapportering.

Det må også være vilje til endring og et velfungerende system for tilbakemeldinger hos ledelsen og de ansatte. Ansattdata er et fantastisk strategisk verktøy, men ikke for organisasjoner som henger fast ved gamle vaner ‘fordi det er slik vi alltid har gjort det.’

Data kan endre på ting, noe som er gode nyheter hvis du vil forbedre bedriftens arbeidsflyt, beslutningstaking og prosedyrer. En databasert kultur er i bunn og grunn en kultur med høy datakompetanse hos ledelsen og de ansatte, og en fast tro på at data er et strategisk verktøy som hjelper alle å prestere bedre.

Lesetips: Topp HR-trender på 2020-tallet

 

 

Innen HR er KPI-er målbare verdier som HR-avdelingen bruker til å spore konkrete forretningsmål eller vurdere fremdrift.

 

Viktige KPI-er som personalanalyse gir innsikt i

En av grunnene til at dataanalyse virker så avskrekkende på mange, er den enorme datamengden som samles inn.

Ved første øyekast kan alt virke relevant, og du føler kanskje at alle dataene må gi mening. Men dette er ikke realistisk – det kan føre til at du blir utbrent og overveldet av all informasjonen. For å kunne bruke og tolke data på en god måte må du konsentrere deg om KPI-ene.

KPI-er er det stikk motsatte av informasjonsoverbelastning: de hjelper deg å visualisere data og gjøre dem mer forståelige, slik at du kan fokusere på det som er mest relevant for din avdeling.

Innen HR er KPI-er målbare verdier som HR-avdelingen bruker til å spore konkrete forretningsmål eller vurdere fremdrift.

Her er noen av de viktigste KPI-ene du bør ha oversikt over:

  • Ulegitimert fravær: Fraværsprosenten i en organisasjon beregnes ved å dele antall arbeidsdager hvor en ansatt er fraværende på vedkommendes totale antall arbeidsdager. Dette gir HR en pekepinn på hvor mye arbeidstid og produktivitet som går tapt regelmessig på grunn av sykdom og/eller uplanlagt fravær.
  • Fraværskostnad: Dette kan måles ved å legge til den ansattes lønn, kostnader knyttet til administrasjon av fraværet og vikarkostnader. Fraværskostnad er relevant for europeiske land som har sterke fagforeninger og rettigheter for sine ansatte.
  • Gjennomtrekk: Gjennomtrekk av ansatte er en viktig KPI, ettersom høy gjennomtrekk kan være svært kostbart. Her er andre relevante KPI-er knyttet til gjennomtrekk:
    • Frivillig oppsigelse: Antall oppsigelser initiert av ansatte i prosent av totale oppsigelser.
    • Ufrivillig oppsigelse: Antall oppsigelser initiert av arbeidsgiver i prosent av totale oppsigelser.
    • Uønsket oppsigelse: Antall høytpresterende ansatte som forlater organisasjonen, i prosent av alle høytpresterende ansatte.
  • Tilfredshet med goder: Denne KPI-en måles som regel gjennom medarbeiderundersøkelser. Ved å finne ut om de ansatte er fornøyde med godene sine kan HR redusere gjennomtrekken betydelig.
  • Produktivitetsgrad: Dette er litt vanskelig å beregne, men kan gjøres ved å fokusere på arbeidshastighet eller nøyaktighet. Ved å se på de ansattes produktivitet får HR innsikt i vekstpotensial knyttet til produktivitetsgrad.
  • Medarbeidertilfredshet: Dette kan måles gjennom medarbeiderundersøkelser. Det er viktig å måle dette, fordi misnøye er en vanlig årsak til gjennomtrekk.
  • Medarbeiderengasjement: Engasjement måles også gjennom medarbeiderundersøkelser. Høyt medarbeiderengasjement betyr høyere produktivitet og lavere gjennomtrekk, samt mange andre positive resultater for organisasjonen.
  • Rekrutteringskvalitet: Dette er andelen av nyansatte som scorer høyt i gjennomgang av prestasjoner. Denne KPI-en viser hvor effektiv rekrutterings- og utvelgelsesprosessen er, og kan bidra til at HR forbedrer sine rekrutteringsstandarder og -prosedyrer.
  • Effektiv opplæring: Avhengig av fokusområde eller type opplæring som gjennomføres, kan HR måle relaterte KPI-er som produktivitet, engasjement, kommunikasjon og lignende for å vurdere hvor effektiv opplæringen er.
  • 90–360-dagers oppsigelsesrate: Dette viser til antall ansatte som slutter innen tre til tolv måneder etter at de ble ansatt. Det er viktig å måle denne KPI-en, fordi en høy oppsigelsesrate (tosifret) tyder på at noe er galt med rekrutteringsprosedyren.
  • Grad av internt opprykk: Dette måles ved å dele antall lederstillinger eller -roller som ble besatt gjennom internt opprykk, på totalt antall lederstillinger som ble besatt. Ideelt sett bør interne ansettelser prioriteres, fordi disse medarbeiderne allerede kjenner organisasjonen og arbeidsflyten, og det dermed er større sannsynlighet for å beholde dem lenger.
  • Personalkostnader: Dette måles ved å dele totale personalkostnader på organisasjonens totale kostnader. Denne KPI-en er nyttig ved behov for kostnadskutt, eller når du skal vurdere behovet for automatisering eller bruk av robotteknologi på visse områder.

 

Velg riktig HR-teknologi

Som nevnt kan personalanalyse ha stor innvirkning på organisasjonens vekst. Det finnes massevis av utmerkede verktøy, men husk – nøkkelen til god datautnyttelse er riktig tolkning av dataene.

Verktøy er bare gode når du bruker dem riktig. De fleste verktøy for personalanalyse gir mulighet til å:

  • Samle inn data
  • Sammenstille data
  • Tolke resultater og iverksette tiltak

Store datamengder er bare nyttige for organisasjonen din hvis de er nøyaktige og tilgjengelige for sluttbrukerne på en forståelig og strukturert måte. Slike data fremmer en databasert kultur og kan forbedre virksomheten generelt.

Heldigvis trenger du ikke være dataekspert for å utnytte ansattdata maksimalt. Hvis du vil ha mer innsikt i personalanalyse, finnes det mange ressurser du kan ta i bruk for å nå bedriftens mål.

Du kan for eksempel sjekke ut vårt on-demand webinar om hvordan du lykkes med HR-analyse. Webinaret forklarer de viktigste KPI-ene og gir en innføring i effektiv datarapportering.

 

Integrer dataene dine i et HR-system

Ved å integrere dataene dine i ditt eksisterende HR-system, gjør du det lettere for alle i teamet.

Selv om det kan kreve en del tid og ressurser, og kanskje litt hjelp fra IT-avdelingen, vil det uten tvil lønne seg å integrere dataene i ditt nåværende system. Det vil blant annet:

  • Generere nyttig personalanalyse
  • Være en verdifull ressurs for ledere med hensyn til databasert beslutningstaking
  • Gi teammedlemmer og andre brukere en mer sømløs opplevelse
  • Forbedre HR-arbeidsflyten generelt ved å gjøre data mer tilgjengelige og intuitive
  • Skape mer effektive, datastyrte systemer (eksempel: data om kompetanse og stillinger som organisasjonen har behov for, kan kobles til varsler om nåværende ansatte som er tilgjengelige for stillingen eller internt opprykk)

Litt om personvern og etterlevelse av GDPR

The General Data Protection Regulation (GDPR) er EUs nye lov om behandling av personopplysninger som trådte i kraft 25. mai 2018.

Ettersom ansatte genererer store mengder personopplysninger som HR samler inn, behandler og lagrer, har GDPR en direkte innvirkning på HR-avdelingens funksjon. Excel-filer med kontaktinformasjon betraktes for eksempel som personopplysninger, og reguleres derfor av GDPR.

Hensikten med GDPR er å beskytte personopplysninger gjennom personvern og sikkerhetskrav. GDPR erstatter EUs personverndirektiv fra 1995. I tråd med endringene i den digitale tidsalderen skal den nye forordningen gi enkeltpersoner større kontroll over egne data.

Her er noen av endringene som har betydning for arbeidsgivere og HR-avdelinger:

  • GDPR gjelder for alle arbeidsgivere som har ansatte med base i EU. Også virksomheter som ikke har base i EU, må i noen tilfeller etterleve forordningen. Arbeidsgivere med base utenfor EU må etterleve forordningen hvis de er involvert i håndtering, lagring, administrasjon eller behandling av EU-borgeres personopplysninger.
  • Personopplysninger defineres som ‘enhver informasjon knyttet til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.’
  • GDPR regulerer databehandlere direkte, også eventuelle leverandører som benyttes for å behandle ansattes personopplysninger.
  • Arbeidsgiver skal umiddelbart rapportere databrudd til myndighetene innen 72 timer og varsle berørte ansatte.
  • Hvis en virksomhet regelmessig overvåker de ansattes personopplysninger, må den utnevne et personvernombud. Dette er et nytt krav utenfor Tyskland.
  • GDPR gir arbeidstakere større kontroll over egne data og hvordan de brukes. Arbeidstakere har rett til innsyn i, retting og sletting av personopplysningene sine. De har også rett til informasjon om hvordan personopplysningene blir brukt, samt rett til å trekke tilbake samtykke til behandling.

Data kan være et kraftfullt strategisk verktøy, men det er viktig at organisasjonen gjør dataene tilgjengelige for sine ansatte.

Konklusjon

Det er ingen tvil om at HR-analyse eller personalanalyse er en verdifull ressurs for HR-avdelinger i alle bransjer.

Med riktig verktøy og god opplæring kan både ledelsen og ansatte bruke ansattdata til å ta smartere beslutninger, øke produktiviteten, forbedre rekrutteringen og lage en strategi for personalrelaterte aktiviteter.

Målet er å skape en databasert kultur hos ledelsen og ansatte, en kultur som er åpen for nye ideer, verdifull innsikt og nye måter å gjøre ting på.

Data kan være et kraftfullt strategisk verktøy, men det er viktig at organisasjonen gjør dataene tilgjengelige for sine ansatte. Dette er avgjørende for å skape en kultur som ser verdien av dataanalyse, og utvikle en arbeidsplass preget av trivsel og samhold.

Psst!

Ta kontakt med oss hvis du planlegger å digitalisere HR-prosessene dine, eller om du ønsker å vite mer om Sympa!