Vanskelighetene med å administrere organisasjoner bygget som siloer med utilstrekkelige data er et problem som har vokst eksponentielt i den nåværende globale pandemien COVID-19.

Hvis et problem er for stort, kan det være en fordel å dele det opp i mindre deler. Derfor ble forretningsenheter opprettet. Ved å ha forskjellige avdelinger kan selskaper bygge spesialiserte team som er eksperter på å utføre spesifikke funksjoner, noe som bidrar til å fremme selskapets vekst. Men de fleste vet at det dessverre ofte ender opp i organisasjonssiloer, som kan føre til informasjonshull eller gjøre det vanskelig å se hele bildet.

Et selskap og dets forretningsenheter kan i utgangspunktet betraktes som menneskene som jobber der, og en velfungerende HR-avdeling kan forbedre prestasjoner ved å gi individuell støtte og sikre en oversikt på høyt nivå av behovene, kompetansen og strukturen til organisasjonens arbeidsstyrke. Viktigheten av å samkjøre disse oppgavene fremheves under kriser eller plutselige organisatoriske endringer. For å navigere gjennom usikre tider – og sikre forretningskontinuitet – må HR-avdelinger ha et solid grunnlag å bygge videre på. Dette grunnlaget er HR-masterdata.

HR kan hjelpe deg med å opprettholde en god oversikt over bedriftens viktigste styrke; dine ansatte.

Ansatte, lønn og planlegging

I skiftende tider er det viktig for selskaper å håndtere endringer trygt og effektivt – enten om det handler om vekst, organisatorisk omstilling eller nedbemanning.

Når det gjelder tiltredelser eller oppsigelser, har HR-avdelinger med solide masterdata et sterkt faktagrunnlag som kan hjelpe deg med å forstå hvordan en vellykket ansattreise ser ut og hvordan HCM-prosesser bør organiseres. De vil være i stand til å rekruttere smartere gjennom digitale kanaler, bygge suksessplaner for å sikre at avdelinger ikke plutselig mangler nødvendige ansatte og gi verdifull veiledning dersom omstrukturering eller permittering er nødvendig.

Viktige ansattdata gir også verdifull informasjon som støtter andre forretningsenheter. For eksempel er lønn en stor utgift for selskaper, og det er nødvendig å følge med på tallene når man vurderer selskapets kostnader.

Ved å forstå hva som ligger bak tallene, er det lettere å ta riktige beslutninger når det kommer til planlegging og organisering av dine ansatte.

I en situasjon som den nåværende globale pandemien COVID-19, er det viktig å få tilgang til ansattdata i sanntid. Fravær, ferie og fjernarbeid er viktige faktorer å måle for å ha oversikt over hva som skjer. I tillegg til å oppnå bedre kompetanseanalyse og ressursplanlegging, blir det også lettere å tolke trender og lage bedre prognoser med stabile HR-masterdata.

Støtt dine ansatte gjennom usikre tider

I den nåværende ekstremt ustabile situasjonen er det viktigere enn noen gang før at HR lager nye digitale prosesser for å styrke kontakten med sine ansatte. En rask overgang til digitale kanaler er avgjørende for å opprettholde en nøyaktig oversikt. En åpenbar fordel med digitale HR-verktøy og nøyaktige HR-masterdata er at de støtter kontinuiteten i forretningsdriften din. En annen viktig fordel er at de også hjelper deg med å støtte dine ansatte gjennom usikre tider.

I tider hvor strategier endrer seg raskt og du må skifte retning, hjelper digitale verktøy deg med å finne de riktige dataene for å kommunisere og implementere endringer og veilede dine ansatte i den nye retningen – samtidig som du holder styr på fremdriften og foretar justeringer fortløpende. Digitale HR-prosesser som e-signeringsverktøy eller online utviklingssamtaler gjør oss ikke bare mer effektive, men de gjør også fjernarbeidet lettere – noe som er viktigere nå enn noen gang. Det er organisasjoner med denne type motstandsdyktighet som har størst mulighet for suksess.

Fra et praktisk perspektiv kan du bare ta informerte beslutninger og anbefalinger relatert til HR hvis du har et fullstendig bilde av dine ansatte og klare strategiske mål.

Masterdata bør gi deg et innblikk i hele virksomheten. HR-masterdata basert på riktige KPI-er inneholder informasjon som gir en bedre kollektiv forståelse av områder som påvirker personalet som en helhet, men også områder som personlig utvikling og individuell motivasjon. Hvis du er sterk når det kommer til kompetansekartlegging, men svak når det gjelder å sette individuelle mål, kan du risikere å redusere dine ansattes motivasjon ved å lede dem på en utviklingsvei som støtter bedriftens strategi, men ikke engasjerer dem på et personlig nivå.

Riktig strukturerte HR-masterdata kan også fungere som et innblikk i selskapets kultur – også på et globalt nivå. Det kan være vanskelig å vite om forskjellige forretningsenheter og arbeidsplasser har omfavnet bedriftskulturen eller om HR-initiativene har hatt ønsket effekt. En standardisert og automatisert prosess for datainnsamling kan gi et detaljert bilde av team og arbeidsplasser, og en forståelse av hvor mye fremgang som virkelig gjøres på både lands- og bedriftsnivå.

Med riktig HR-data og KPI-er kan du bevare og ta vare på det som gjør organisasjonen din unik - din kultur.

Mål avkastningen av HR-investeringer

Slike innsikter hjelper HR-avdelinger til å måle avkastningen av deres HR-initiativer. Å ha tilgang til HR-masterdata er også med på å sikre at beslutningene er godt informert og basert på riktige data.

I en situasjon som den nåværende pandemien COVID-19, er de første spørsmålene mange selskaper stiller veldig grunnleggende: Hvor mange ansatte jobber for oss? Hvor finner vi kontaktinformasjonen deres? Hvor mange er sykemeldte og hvor mange jobber hjemmefra? Hvordan håndterer vi en potensiell organisatorisk omstilling? Automatiserte prosesser opprettet for å samle inn og administrere ansattdata i samsvar med GDPR, personvern og arbeidsrettslige krav, vil gi deg de riktige svarene og hjelpe deg med å spare tid, penger og potensielle fremtidige juridiske kostnader.

For eksempel har HR-avdelinger som kun bruker digitale prosesser for å administrere ansettelseskontrakter, oppnådd en total effektivitetsbesparelse på 50-75%. Digitale HR-verktøy sparer organisasjoner betydelig mengder med tid – en viktig ressurs når krisen er rundt hjørnet og det kreves raske HR-handlinger.

Til slutt

Det er ikke noe slikt som det perfekte settet med HR-masterdata, og data endrer seg raskere nå enn noen gang før. Mitt forslag til deg er dette: Bygg videre på et stabilt, automatisert og administrativt grunnlag. Velg hva du skal måle ved å definere KPI-er som hjelper deg med å opprettholde en god oversikt over bedriftens viktigste styrke; dine ansatte. Mål effekten av initiativene dine og fortsett å lære alt du kan om organisasjonen din når du navigerer deg gjennom den nye normale hverdagen.

Er du klar for å håndtere dine HR-data?

Les mer nedenfor eller ta kontakt med oss - vi hjelper deg gjerne med dine nåværende og fremtidige utfordringer.