Jungle Juice Bar werd in 2010 opgericht door twee enthousiaste Finse ondernemers en is vanaf dag één waardegedreven. De eenvoudige, recht-toe-recht-aan waarden van FUN & TRIBE beschrijven perfect de familiaire werkomgeving waar wordt gefocust op peer-support. De waarde FRESH is een zeer zichtbare waarde, die wordt aangetoond door de toewijding van de keten aan verse producten die alleen rauwe en gezonde ingrediënten bevatten.
De basis voor een betere HR leggen
In januari 2020 maakte Jungle Juice-tribelid Ella Holappa promotie en werd CEO van de groep. Hoewel het bedrijf gedurende een succesvolle periode van 10 jaar is uitgebreid, naderde het nu snel het punt waarop een belangrijke uitdaging moest worden opgelost. Er moest een gecentraliseerd HR-proces worden opgezet, zodat de groei van het bedrijf niet zou worden beïnvloed door de inefficiëntie van het beheer van grote aantallen personeelsleden die parttime in flexibele diensten willen draaien, die ook nog eens maandelijks veranderden.
“We hadden een soort HR-systeem, maar het was niet in staat om aan onze behoeften te voldoen. We zochten een manier om snel arbeidsovereenkomsten te kunnen bijwerken, omdat we elke maand veel deeltijdcontracten moeten hanteren. We dachten dat het goed zou zijn om onze medewerkers hun beschikbare uren maandelijks te laten bijwerken in nieuwe contracten op basis van hun huidige wensen.”
“Vroeger betekende dat veel handmatig werk. Gelukkig bracht Sympa daar verandering in. Tegenwoordig is Sympa geïntegreerd met ons personeelsplanningssysteem (WFM) en alle werknemers kunnen hun maandelijkse beschikbaarheid wijzigen. Daarnaast hebben zij toegang tot alle relevante werknemersgegevens op één centrale locatie, inclusief contractgegevens, vakantiebonussen, ziekteverlofstatus, beoordelingsgesprekken en dergelijke. Sympa is voor ons het enige cruciale gegevenspunt.”
Aanpassen aan plotselinge veranderingen
2020 had een feestjaar moeten worden voor Jungle Juice Bar en het bedrijf trof de voorbereidingen voor hun 10-jarig jubileum. Toen COVID-19 in het vroege voorjaar de kop opstak, moest het bedrijf – net als talloze andere – de plannen staken en werd ze gedwongen om enkele radicale veranderingen aan te brengen.
Jungle Juice Bar-locaties liggen meestal in of bij winkelcentra en woon-werkknooppunten, zodat ze passerende shoppers, voetgangers en forenzen kunnen bedienen die graag een verse, gezonde energieboost willen. Door de lockdown stortten de bezoekersaantallen in en was er snel actie nodig voordat het bedrijf ernstig in de gevarenzone zou komen.
“Na maart 2020 moesten we al onze oorspronkelijke plannen voor het jaar uit het raam gooien. We stonden voor plotselinge, nieuwe uitdagingen en moesten daadkrachtig zijn. Een crisisteam en een kostenbesparingsplan behoorden tot de eerste dingen die we opzetten toen we ons door de verandering begonnen te begeven. Gelukkig hadden we het HR-systeem, dat ons cruciale gegevens kon geven die veel van de moeilijke beslissingen die we moesten nemen ondersteunden.”
Een snelle ommezwaai – met behulp van Sympa
Holappa was net nieuw in haar functie en stond voor de dubbele uitdaging om door te groeien in haar rol als CEO en tegelijkertijd ondersteuning te bieden aan meer dan 450 werknemers die het ontslagproces in moesten.
Ze legt uit: “Aangezien het bedrijf voornamelijk jonge studenten in dienst heeft, die hun eerste stappen in het werkende leven zetten, waren velen niet bekend met de vakbondsonderhandelingen.” Het was aan het managementteam om de ondersteuning te bieden die de werknemers hielp om succesvol de procedure te doorlopen.
“Het Sympa-team heeft ons geholpen om binnen 24 uur nadat we om hun hulp hadden gevraagd, via ons HR-systeem een digitaal ontslagformulier te delen met de medewerkers. Hun uitstekende systeemsupport en het begrip van de moeilijke tijden waarmee onze medewerkers zich geconfronteerd zagen, betekenden dat we met een minimale vertraging duidelijk en uitvoerbaar advies konden geven. Zonder Sympa zou dit toch al onaangename proces een complete nachtmerrie zijn geworden.”
Anderen helpen door te handelen volgens onze cultuur
Hoewel de tijden moeilijk waren, wilde het Jungle Juice Bar-team zich wel houden aan de waarden en cultuur waardoor ze zo ver waren gekomen. Vrijwel alle bedrijven werden tijdelijk gesloten en Jungle Juice Bar wilde niet dat hun voorraad vers fruit verloren zou gaan.
“We zaten in een lastig parket en besloten dat het het beste was om anderen te helpen op alle mogelijke manieren. Onze geweldige medewerkers waren het daarmee eens, en uiteindelijk doneerden we meer dan 2500 smoothies aan ziekenhuispersoneel in Finland en Zweden. Het is de verdienste van onze bedrijfscultuur dat onze tribe er, zelfs in tijden van persoonlijke uitdagingen, voor koos om het beste te maken van onze middelen en anderen te helpen.
Een blik in de toekomst
Om de personeelswerkzaamheden van het bedrijf nog verder te versterken – zelfs in tijden van verstoring – zal Jungle Juice Bar zich sterk richten op het koesteren van de sterke band die zij met haar werknemers heeft opgebouwd door middel van open dialoog, gecentraliseerde processen en een gedegen grip op de HR-gegevens.
“Sympa heeft een sleutelrol gespeeld in het opbouwen en onderhouden van onze levende cultuur. Het staat ook centraal voor de manier waarop Jungle Juice Bar zich in de toekomst zal ontwikkelen. We kunnen nu al onze HR-processen snel afwerken, en dat geeft ons meer tijd om contact te onderhouden met onze medewerkers en te begrijpen wat ze nodig hebben. Deze open dialoog heeft ons geholpen nieuwe en creatieve ideeën te ontwikkelen die de groei en innovatie van het bedrijf in de toekomst zullen ondersteunen.”
Ella’s belangrijkste lessen uit een crisisjaar
- Wees altijd voorbereid. Ons leiderschapsteam werd gedwongen om een gedurfd risicobeoordelingsproces te doorlopen en snel op Plan B over te gaan.
- Aarzel niet – durf. Durf brutaler te handelen dan je oorspronkelijk had gepland.
- Communicatie is de sleutel. Communiceer duidelijk, snel en beknopt. Zorg dat mensen je beslissingen begrijpen en ook de redenen waarom je ze neemt.
- Sterke cultuur voert bedrijven door moeilijke tijden. De tribe was alles en de crisis zorgde ervoor dat snel sterke banden werden gesmeed binnen het leiderschapsteam.
- Test en faal snel! We hebben heel veel dingen geprobeerd (zoals thuis bezorgen) die zijn mislukt. We hebben ook digitale cadeaubonnen gemaakt, die nu verkrijgbaar zijn via onze webshop.