Hoe koopt u een HR-systeem? Kies het beste voor uw bedrijf

HR-Systeem aankoopgids

Voorwoord van onze CEO

Hoofdstuk 1: 10 redenen waarom u een HR-Systeem nodig heeft

Hoofdstuk 2: Stappen in het koopproces

Hoofdstuk 3: Hoe kiest u het juiste HR-systeem en de beste leverancier?

Hoofdstuk 4: Is Sympa de perfecte keuze voor u?

Conclusie: Wat is de volgende stap?

Voorwoord van onze CEO

Het belang en de complexiteit van HR nemen toe. Daarom zoeken HR-managers steeds vaker technologische oplossingen om routinetaken te automatiseren zodat zij meer tijd overhouden om hun collega’s te ondersteunen, daar waar hun kennis echt waarde toevoegt.

Om optimaal gebruik te maken van technologie in de HR-sector, zult u het juiste HR-systeem moeten kiezen – en de juiste leverancier. Om u een handje te helpen, hebben we deze slimme gids samengesteld. Het is een samenvatting van de ervaring die we in de afgelopen tien jaar hebben opgedaan met het leveren van slimme HR-technologie aan onze klanten.

In deze gids analyseren we waarom hedendaagse HR een slim HR-systeem nodig heeft, adviseren we hoe u het beste systeem voor uw bedrijf kunt kiezen en laten we zien wat u gedurende het eerste jaar van uw nieuwe systeem kunt verwachten.

Wij geloven dat HR een lokale grondslag heeft en dat geen twee organisaties hetzelfde zijn. Daarom zal een goede leverancier u nooit een systeem verkopen dat niet bij u past. Wij hopen dat u voor Sympa HR zult kiezen omdat het aansluit bij uw behoeften. En zo niet, dan weten we zeker dat deze gids alsnog goed van pas komt.

Het allerbeste met uw toekomstige succes,
Keijo Karjalainen
CEO en oprichter, Sympa

Hoofdstuk 1:
10 redenen waarom u een HR-systeem nodig heeft

Laten we beginnen! Nu u deze gids leest, zijn we ervan overtuigd dat u snapt dat het digitaliseren van uw HR met het juiste systeem enorme voordelen biedt voor uw organisatie. Maar heeft u zicht op wat een modern HR-systeem echt voor u kan doen?

Het implementeren van een HR-systeem gaat niet alleen over het omzetten en digitaliseren van huidige processen. Het zou u moeten inspireren om uw manier van werken te analyseren en te herstructureren.

Wanneer u besluit om een HR-systeem te kopen is het slim om een stap terug te nemen en de voordelen van een moderne HR-oplossing te beoordelen. Hoe zou het uw organisatie kunnen ondersteunen?

Hieronder bespreken we tien redenen die u kunnen helpen om de juiste keuze te maken. De meesten komen uit ons onderzoek HR in the Nordics survey (2018).

1. Technologie ondersteunt grote veranderingen in HR

De rol van HR-professionals is de afgelopen tientallen jaren steeds veranderd en dat zal ze voorlopig blijven doen. Technologie vormt de basis van de volgende transitie in HR, waarbij HR zich binnen organisaties onmisbaar maakt.

De rol van HR richt zich steeds meer op het bijdragen aan zakelijk succes. HR-professionals worden niet langer gezien als ‘mensen-mensen’ maar nemen deel aan belangrijke vergaderingen. Deze verandering wordt vaak onderbouwd door de resultaten van HR; zowel onderaan de streep als in het rendement van de organisatie.

En daarom veranderen HR-systemen mee. Een modern HR-systeem is niet zomaar een simpele applicatie om de lasten van routinetaken te verlichten. Het is een geavanceerde technologische oplossing die het hele spectrum aan HR-werkzaamheden ondersteunt.

Als HR-professional heeft u nu betere tools in handen dan ooit. Deze helpen om uw kennis optimaal te benutten en uiteindelijk bij te dragen aan het succes van uw organisatie.

2. Een slim systeem maakt tijd vrij om te doen waar u goed in bent

Volgens een onderzoek door het ‘Center for Effective Organizations’ aan de Universiteit van California, besteden HR-professionals slechts een kwart van hun tijd aan waardevolle zaken zoals het ontwikkelen van kennis en carrière en hun rol als strategisch partner binnen hun bedrijf.

Zonder een slim HR-systeem kunnen lopende processen kostbare tijd opeisen die ook aan specialistisch werk kan worden besteed – het werk waarin HR-professionals echt hun meerwaarde kunnen tonen.

3. Wees een pionier – nog niet iedereen is zover

Sommige HR-afdelingen gebruiken minimale technologie. Misschien hebben zij verschillende soorten software ter ondersteuning van specifieke taken, zoals payroll of recruitment. Maar deze softwaresystemen communiceren niet met elkaar, waardoor er haperingen ontstaan in de voortgang, het beheer en de datakwaliteit.

Een onderzoek uit 2018 toont aan dat meer dan 74% van de deelnemende organisaties in Scandinavië gebruik maakten van een uitgebreide HR-oplossing. Of deze oplossingen toekomstbestendig zijn is nog maar de vraag, omdat twee derde van de ondervraagden aangaf plannen te hebben om binnen twee jaar hun HR-datamanagement te automatiseren.

4. Om data-gedreven keuzes te maken, heeft u de juiste tools nodig

Er is tegenwoordig een overvloed aan data. Om van instinctieve naar datagedreven besluitvorming over te stappen, hebben HR-professionals kennis, ervaring en technologie nodig. Dit stelt hen in staat om hun data te analyseren. Zonder deze dingen groeit de hooiberg aan data alleen maar verder waardoor die speld uiteindelijk nooit meer zal worden gevonden.

De overvloed aan data brengt ook andere kwesties met zich mee. Nu er van alles en iedereen data beschikbaar is, wordt de roep om transparantie en privacy steeds luider. Een datastrategie die voldoet aan alle moderne privacyregels, biedt HR-professionals de middelen om hun data optimaal te gebruiken. Het is een van de meest fundamentele argumenten om een goedwerkend HR-systeem te implementeren.

5. Analytics – niet zomaar cijfers

Wanneer u uw data netjes op orde heeft, is de volgende stap het stroomlijnen van uw HR-analytics. Volgens ons onderzoek betekent ‘HR-analytics’ voor de meeste HR-professionals nog vaak ‘rapportages’. Een gebied waar zelfvertrouwen niet alom aanwezig is (1.93). En dit vertrouwen wordt nog minder als het om voorspellende analytics gaat (1.59). Het is duidelijk dat er over beide soorten analytics meer wordt gepraat dan dat ze daadwerkelijk worden gebruikt. Maar, zonder data geen analytics. Werknemersgegevens verzamelen in een HR-systeem is de eerste stap in het ontwikkelen van vaardigheden in HR-analytics en het profiteren van alles wat het systeem te bieden heeft.

6. Met voorspellende analytics kunt u kansen grijpen

Nog maar weinig organisaties profiteren optimaal van HR-analytics en nog minder van voorspellende analytics. Wanneer zij uitgaan van de juiste data en het juiste gebruik, kunnen voorspellende analytics causale verbanden aanwijzen tussen verschillende gebeurtenissen, zoals verandering van werkplek en verzuim.

Door oorzaken aan te wijzen die zorgen voor ontevreden personeel, kan worden voorkomen dat men vertrekt, waardoor het verloop vermindert. Dit zorgt uiteindelijk voor een kostenbesparing in de hele organisatie.

7. Het juiste HR-systeem ondersteunt ontwikkelingsinitiatieven zoals competentiemanagement

De paradigmaverschuiving van HR betekent dat moderne technologie verschillende ontwikkelingsinitiatieven en processen moet ondersteunen. Ons onderzoek wees competentiemanagement aan als een van de hoofdpijnpunten van HR-professionals in Scandinavië. Competentiemanagement is een hot topic en staat centraal bij de GAP-analyse van vaardigheden, opvolgingsmanagement, competentieanalyse en profilering.

In het beheren van competentieoverzichten – het koppelen van competenties aan functies en zakelijke strategieën – is de gemiddelde beoordeling twee of minder. Dit geeft aan dat de meerderheid van de ondervraagden moeite heeft om hier mee om te gaan, afgezien van het feit dat het een van de meest veelvoorkomende aandachtsgebieden betreft.

8. Tools voor verandermanagement en overzicht

Een ander gebied dat ons onderzoek als problematisch aanwees voor veel HR-professionals, is het behouden van overzicht en het gebrek aan bijbehorende tools. 95% van de ondervraagden zag ruimte voor verbetering als het gaat om procesmanagement en transparantie.

Ook processen en tools voor teamleiders kunnen worden verbeterd, met name die voor verandermanagement. Verandermanagement is in veel organisaties van cruciaal belang en HR wordt steeds vaker geacht daar een actieve rol in te spelen.

9. Ga voor mobiel

Mobiele apparaten beheersen ons leven. Maar slechts een op de drie ondervraagden in ons onderzoek ‘HR in Scandinavië’ gaf aan HR-tools te gebruiken via mobiele middelen. Gezien de status van technologie en de manier waarop we leven en werken, is de optie om HR-tools waar en wanneer dan ook te kunnen gebruiken echt noodzakelijk. Daarom zou elke moderne HR-software uitstekende mobiele tools moeten bieden.

10. Met de juiste technologie kunt u de juiste keuzes maken

Samenvattend; het beheren en ontwikkelen van HR-processen vraagt om de juiste technologie. Mensen kunnen simpelweg niet zoveel data verwerken. Maar, met de informatie en analyses die een goed systeem biedt, krijgen HR-professionals de kans om iets te doen wat computers niet kunnen: het maken van weloverwogen keuzes.

Toch is er vaak twijfel over het kiezen van het juiste systeem. Het implementeren van een HR-systeem is geen makkelijk of snel klusje. Zowel de aanschaf als de implementatie en het daaruit voortvloeiende verandermanagement moeten met een flinke dosis zekerheid worden uitgevoerd.

Daarom bespreken we hieronder de vragen die u leveranciers kunt stellen om er zeker van te zijn dat u de tools krijgt die aansluiten bij uw behoeften.

Stappen in het koopproces

Denk na over uw organisatie en uw behoeften. Enkele dingen die u kunt analyseren zijn:

• De grootte van de organisatie
• De kenmerken van de HR-werkzaamheden
• Wat zijn de essentiële onderdelen van een HR-systeem?
• Wat zijn de directe voordelen van een nieuw systeem? En wat is er minder urgent?

Het is goed om klein te beginnen omdat de implementatie van een HR-systeem een veelomvattend project is.

Maak een lijst met vereisten voor een technisch systeem

Het is verstandig om alle vereisten voor een HR-systeem onder elkaar te zetten. We hebben het iets makkelijker gemaakt door korte opdrachtjes aan deze gids toe te voegen. Deze helpen u om een plan uiteen te zetten met betrekking tot uw systeemvereisten.

Doe onderzoek en weet uit welke verschillende opties u kunt kiezen

Online: lees handleidingen en andere nuttige informatie.
Offline: praat met uw netwerk, vraag om advies en bezoek evenementen.

Neem contact op met de leverancier en maak een demo-afspraak

Wanneer u een helder beeld heeft van hetgeen u nodig heeft, is het tijd om de verschillende systemen beter te bekijken. Een demoversie testen is altijd slim, maar zorg wel dat u vooraf uw huiswerk – lees, onderzoek – heeft gedaan.

Bespreek uw behoeften met de leverancier

• Zorg dat u ruim van tevoren contact legt met de leverancier en blijf gedurende alle stadia van het proces met elkaar praten.
• Het vooraf bepaalde einddoel en uiteindelijke einddoel kunnen van elkaar verschillen. Misschien moet u tijdens het proces uw plannen iets aanpassen. Sta altijd open voor nieuwe ideeën van de leverancier.
• Voor een grote organisatie met weinig kennis van implementatieprojecten kan het inhuren van een externe consultant handig zijn om u te ondersteunen in het verandermanagement.

Vraag de juiste interne personen om input

Wie maakt de beslissingen? Als dit meerdere mensen zijn, betrek dan iedereen in een vroeg stadium en bespreek de argumenten met betrekking tot uw aankoop.

• Zorg dat u weet waar u zich budget-technisch bevindt.
• Wie zijn de stakeholders? Ga in gesprek met IT, de CEO, CFO en alle andere stakeholders.
• Betrek managers en andere gebruikers van het HR-systeem bij uw afwegingen. Dit helpt de implementatie en het verandermanagement zodra het systeem is gekocht.

Hoofdstuk 3:
Hoe kiest u het juiste HR-systeem en de beste leverancier?

Niemand wil opgescheept zitten met het verkeerde systeem of met de verkeerde leverancier. Uw uiteindelijk keuze wordt beïnvloed door twee dingen:

1. Uw vereisten voor het HR-systeem
2. Uw relatie met de leverancier.

Laten we eerst kijken naar de systeemvereisten. De belangrijkste taken van een HR-systeem zijn het opslaan, valideren en updaten van uw data.

Met andere woorden; voor het uitvoeren van belangrijke processen die worden ondersteund door technologie, moet uw masterdata op orde zijn. En u moet ervan op aan kunnen dat uw data altijd veilig en up-to-date blijft.

Houd uw prioriteiten in het vizier en raak niet afgeleid door alle spannende – maar irrelevante – opties die een nieuw HR-systeem kan bieden. Zorg dat het systeem de juiste tools levert die uw belangrijkste processen kunnen ondersteunen. Behoudt uw focus.

Houd ook rekening met de toekomst. Kies een systeem dat niet alleen oplossingen biedt voor huidige vragen, maar ook in de komende jaren. Het systeem moet kunnen meegroeien met uw organisatie; zowel qua personeelsaantallen als qua ontwikkelingen in uw HR-processen.

Beantwoord de volgende 5 vragen in uw keuze voor een HR-systeem:

1. Hoe zorgt het systeem ervoor dat belangrijke data altijd beschikbaar is voor de juiste mensen op het juiste moment?
   Uw systeem moet de principes van analytics in vrijwel alle aspecten van HR ondersteunen. Data moet worden verzameld, verwerkt en op een praktische manier in real-time beschikbaar zijn. Het presenteren van data in een dashboard is een handige optie, zodat de juiste mensen direct inzicht hebben in de belangrijkste data.
2. Ondersteunt het systeem HR-processen rondom werknemers?
   Bedrijven richten zich steeds vaker op werknemerservaring. In de race om het beste talent binnen te halen is het bieden van een hoog salaris niet voldoende. Organisaties moeten vanuit de werknemer naar hun werkzaamheden kijken en uw HR-systeem moet dat kunnen ondersteunen.
3. Ondersteunt het systeem een flexibele werkcultuur?
   Jaren geleden begonnen werkgevers met het stimuleren van meer flexibiliteit en nu verwachten werknemers dit ook. Mensen komen en gaan, doen seizoenswerk, werken op afstand of als ZZP’er. En dat alles moet goed zijn geregeld binnen het systeem.
4. Kan het systeem met uw bedrijf meegroeien?
   Een HR-systeem moet de veranderende behoeften van uw bedrijf ondersteunen. Daarom is het flexibel kunnen monitoren en ontwikkelen van competenties belangrijk in een goed HR-systeem. U wilt toch bovenaan de competentiecurve zitten in plaats van onderaan?
5. Blijft het systeem continu in ontwikkeling, door flexibele methoden?
   Zoek naar oplossingen die zich continu ontwikkelen. Een HR-systeem moet snel en makkelijk zijn aan te passen, zodra omstandigheden en regels veranderen en technologieën verder evolueren. Flexibiliteit is het toverwoord. Als elke kleine aanpassing en verandering om een leger aan consultants en technici vraagt, zoek dan naar een andere oplossing.

Als koper moet u alles weten over systeemvereisten. Maar het is ook belangrijk om het karakter en de betrouwbaarheid van de leverancier mee te nemen in uw besluit:

1. De leverancier handelt transparant
   

   Een leverancier moet altijd transparant handelen. Uitgaande van uw bedrijf, moet uw leverancier zowel de financiële voordelen als de toegevoegde waarde van het systeem kunnen presenteren.

2. De leverancier begrijpt uw budget
   

   Met het oog op uw budget en andere restricties, moet de leverancier u de meest effectieve oplossing bieden. Mocht u een selectie moeten maken uit verschillende opties, dan kunt u samen met de leverancier bepalen welke u het meest rendement bieden.

3. De leverancier begrijpt uw bedrijf
   

   Een leverancier moet zich kunnen verplaatsen in uw bedrijf, prioriteiten en behoeften.

4. De leverancier kan op een strategische manier naar uw toekomst kijken
   

   Een leverancier moet zijn kennis en technologie met u willen delen. Samen zoekt u naar efficiënte manieren van werken, betere HR-processen en nieuwe kansen om uw doelen te bereiken.

5. De leverancier heeft het beste met u voor
   

   Een leverancier moet ook aangeven wanneer een systeem niet bij uw bedrijf past. Er bestaat immers geen ‘one-size-fits-all-systeem’.

Goede softwareontwikkelaars kunnen niet zonder de aanbevelingen van tevreden klanten. Niemand heeft baat bij de verkoop van een systeem dat niet zou passen. Als koper moet u voldoende onderzoek doen naar HR-systemen om de betrouwbaarheid van de argumenten van leveranciers te kunnen beoordelen.

Een leverancier kan ervoor kiezen om het gebrek aan kennis van de klant uit te buiten. Maar hij kan de zaak ook bekijken vanuit de positie van de klant. Alles valt of staat met vertrouwen en het vermogen van een leverancier om passende oplossing te bieden die aansluiten bij de behoeften van de klant.

Hoofdstuk 3:
Is Sympa de perfecte keuze voor u?

Vanaf dag een had Sympa als doel om de werkzaamheden van HR-professionals soepeler te laten verlopen. Sympa HR ondersteunt de dagelijkse werkzaamheden en stimuleert professionals om hun kennis te gebruiken, daar waar het echt waarde toevoegt; tijdens het ondersteunen van collega’s of uw organisatie dichter bij haar doelen te brengen.

Sympa HR is ontworpen om zich makkelijk aan te passen. Tijdens de implementatie werken we nauw met u samen om onze oplossingen en uw processen te stroomlijnen. Wanneer we uw nieuwe oplossing bespreken, houden we alle opties open. Het proces zorgt er vaak voor dat klanten hun werkzaamheden opnieuw onder de loep nemen en deze aanpassen om met behulp van nieuwe technologie effectiever te kunnen werken.

Na de implementatie zijn klanten over het algemeen erg tevreden over hun HR-processen. Opeens kunnen zij extra uren of zelfs dagen aan waardevolle taken besteden.

Bent u benieuwd welke resultaten wij boeken? Lees dan verder.

Wat gebeurt na de implementatie van Sympa HR?

We zijn er trots op hoe gelukkig Sympa HR onze klanten maakt.

Een onderzoek van Gartner wijst uit dat in bijna elk gebied dat door Sympa HR wordt behandeld, de tevredenheidscurve omhoogschiet. Ook een jaar na de implementatie zijn er nog steeds verbeteringen zichtbaar.

Sympa HR bespaart heel veel tijd. Vooral managers hebben er baat bij – zij besparen zo’n twee uur per week tot zelfs twee volle werkdagen per maand aan routinetaken. Voor HR-managers steeg de tevredenheid over het afhandelen van persoonsgegevens met 26% en de positieve feedback over het monitoren van competentie met 17%.

Cijfers uit ons onderzoek uitgevoerd door Gartner in 2014/2015

Hoofdstuk 4:
Wat is de volgende stap?

Een moderne HR-oplossing is altijd een goed idee – en niet alleen omdat de return on investment (ROI) direct zichtbaar is. Toch is er een vaak een punt van twijfel: de implementatie. Wat als het allemaal verkeerd gaat?

Ja, implementaties brengen soms risico’s, hoge kosten en tijdsinvesteringen met zich mee. Bij minder flexibele systemen is er vaak een leger aan consultants en technici nodig – vooral bij oudere systemen – want wanneer een implementatie fout gaat, dan zijn de rapen gaar.

Toch kunnen zulke scenario’s voorkomen worden; door u bewust te zijn van de valkuilen en een goede planning te maken. Met de juiste partner kunnen onvoorziene zaken bijna altijd netjes worden afgehandeld. Een succesvolle implementatie vraagt om uitstekend teamwork, goede communicatie en enorme toewijding. Met als doel: een tevreden klant.

Sleutels tot een efficiënter implementatieproces:

• Duidelijke verantwoordelijkheid met betrekking tot het project
• Transparante doelen
• Bepalen van de benodigde middelen
• Heldere communicatie en samenwerking met de leverancier

Heeft u twijfels of vragen? Dan zijn wij er om u te helpen. En wanneer u klaar bent om transformerende HR-technologie te introduceren, kunnen we samen bekijken wat Sympa met uw data kan doen – we geven een sneak preview van hoe alles straks in zijn werk gaat.