Zorg voor functionele beoordelingen

Geen tijd om het ebook nu te lezen?




Delen

Een handboek voor HR professionals

Beoordelingen handboek

Introductie:
Word een expert op het gebied van beoordelingen door het lezen van dit boek

Bedrijven slagen of falen door de werknemers – de belangrijkste hulpbron die een bedrijf tot haar beschikking heeft. Zodra je de juiste mensen gevonden en aangenomen hebt wil je er natuurlijk ook voor zorgen dat zij zo succesvol mogelijk zullen zijn.

De relatie tussen de werknemer en de manager is een van de belangrijkste factoren als het gaat om welzijn op het werk. Volgens de regelmatig gequote Gallup study is het zelfs zo dat 75% van de werknemers die zelf ontslag hebben genomen als mogelijke reden hun manager benoemden.

Beoordelingen zouden de werknemer en de manager tijd moeten bieden om een constructief gesprek te voeren. De benutte tijd is goed besteed zolang beide partijen de waarde hiervan inzien en oprecht geïnteresseerd zijn in het ontwikkelen van zichzelf en van de werkrelatie tussen beiden.

In 75% van de gevallen gaven respondenten aan dat hun manager invloed kan hebben gehad op de reden van vertrek.

Hoe is de situatie in uw bedrijf?

Heeft u er een idee van hoe beoordelingen binnen uw bedrijf uitgevoerd worden? Indien u er alle vertrouwen in heeft dat alles goed gaat – goed bezig! Mocht u er toch niet helemaal zeker van zijn hoe beoordelingen binnen uw bedrijf worden uitgevoerd en of de resultaten op de juiste manier gerapporteerd worden, dan zal dit boek absoluut nuttig zijn.

Wij hebben dit eboek geschreven als handleiding voor HR personeel dat op zoek is naar goede manieren om hun managers te ondersteunen in het houden van kwalitatief betere beoordelingen. Aangezien wij het belang van goed leiderschap ook erkennen, hebben we aan dit boek tevens tips toegevoegd voor managers om hen te ondersteunen in het houden van kwalitatief goede beoordelingen. Het boek voorziet u van handige adviezen over het organiseren van beoordelingsgesprekken op zowel individueel als bedrijfsniveau. Het uiteindelijke doel is het verbeteren van het welzijn en de productiviteit van uw werknemers. Daarom zijn beoordelingengesprekken zo van belang.

Ebook-Chapter1

Hoofdstuk 1:
Beoordelingen als tool om motivatie te creëren en zowel werknemers als managers te binden

Elk modern bedrijf heeft interesse in de prestaties van haar medewerkers. Vaak worden beoordelingen uitgevoerd om deze prestaties te ondersteunen en verder te ontwikkelen. Helaas is het zo dat deze boordelingen vaak maar zelden plaatsvinden. Volgens een enquête die door ‘the Society for Human Resource Management’ is uitgevoerd, worden in 72% van de gevallen beoordelingen slechts éénmaal per jaar uitgevoerd.

Uit diezelfde enquête kwam naar voren dat slechts 2% van alle werknemers het bedrijf waarbij zij werkzaam zijn de hoogst mogelijke waardering gaf als het gaat om prestatiemanagement. Over het algemeen zijn werknemers niet tevreden met de manier waarop bedrijven beoordelingen en prestatieontwikkeling uitvoeren.

Gelukkig kan die ontevredenheid aangepakt worden. Een alternatieve studie bracht namelijk aan het licht dat werknemers van wie de managers regelmatig meetings organiseerden, tot drie keer meer tevreden zijn met hun baan.

Coaching als HR tool

Om meer te leren over inspiratie, motivatie en hoe je het team samen kunt brengen, lees eens een ander ebook van ons: Coaching as an HR Tool (beschikbaar in het Engels).

Lees verder (in het Engels)

Beoordelingen helpen bij het behouden van een gezonde werknemer-manager relatie

De voorwaarde voor het kunnen uitvoeren van een kwalitatief goed beoorde-lingsgesprek is een manager die interesse toont in het welzijn van zijn/haar teamleden, in andere woorden een betrokken en vooruitblikkende manager.

Kwalitatief goede beoordelingsgesprekken helpen bij het verbeteren van de relaties tussen teamleden en managers. Zoals met alle tools is er wat tijd en oefening nodig om beoordelingen goed uit te kunnen voeren.

Het doel van een beoordeling is het houden van een open discussie tussen teamlid en manager. Beide partijen moeten zich zeker en comfortabel voelen bij het delen en in ontvangst nemen van feedback.

Appraisals ebook 1.1

Het doel voor elke beoordeling is dat werknemers zich positief moeten voelen over hun ontwikkeling, bekend zijn met de gebieden waarin zij verder kunnen ontwikkelen en over genoeg duidelijkheid te beschikken om te weten welke stappen zij moeten zetten om verder te groeien in hun carrière – mochten zij dat willen.

In de praktijk zoeken veel managers naar een structuur in de discussies. Gestructureerde vragen en formulieren – die we later in meer detail zullen bespreken – kunnen bedrijven ook ondersteunen, aangezien zij veel nuttige data bevatten die nodig is om beslissingen te nemen in gebieden als strategie, training, recruitment en investeringen. Een goed HR systeem maakt het u mogelijk om gemakkelijk tussen idividueel, team- en bedrijfsniveau te schuiven om bijvoorbeeld vergelijkingen te maken van vaardigheden en ontwikkelingen tussen de verschillende teams. Daarnaast kan een goed HR systeem zelfs voorspellende analytics en strategische planning mogelijk maken.

Het verzamelen van data zou echter altijd een secundair doel moeten zijn. Het primaire doel is het creëren van een bloeiende en productieve organisatie. Dit kan worden bereikt door de relatie tussen teamleden en managers te verbeteren.

Welke positieve impact kunt u nog meer verwachten naar aanleiding van systematische beoordelingen?

Verhoogde motivatie

Door vooruitblikkende beoordelingen te organiseren kunnen managers hun teamleden helpen zowel een carrièrepad op te stellen als vaardigheden en krachten te ontwikkelen om de volgende stap in hun carrière te kunnen zetten.

Gevoel van vooruitgang

Het stellen van doelen en het op de lange termijn monitoren daarvan biedt structuur en zichtbaarheid in de carrière. De mogelijkheid om de eigen voortgang en vaardigheidsontwikkeling te volgen helpt werknemers gemotiveerd te blijven.

Organisatorische inzichten

Beoordelingen kunnen worden gebruikt om te identificeren waarom sommige teams beter presteren dan andere teams. Heeft dit bijvoorbeeld iets te maken met het gedrag of de manier waarop er wordt gewerkt en kunnen andere teams hiervan leren? Beoordelingen helpen ook bij het oordelen of uw bedrijf over de juiste vaardigheden beschikt om de gekozen zakelijke stategie tot uitvoering te brengen.

Richten op strategie

Beoordelingen zijn een fantastische kans om ervoor te zorgen dat werknemers hun werk zien in het licht van de algemene bedrijfsstrategie. Transparantie en motivatie nemen toe op het moment dat mensen leren hun eigen doelen te verbinden met de algemene doelstellingen van de organisatie.

Het is duidelijk waarom beoordelingen zo van belang zijn. Laten we dus meteen kijken naar een manier om een succesvol beoordelingsproces te organiseren!

Hoofdstuk 2:
De bouwstenen van een kwalitatief goede beoordeling

In dit korte hoofdstuk kijken naar het geheim achter een kwalitatief goede beoordeling. Het in gedachten houden van de criteria helpt bij het plannen van een proces waarin deze criteria worden behaald.

Dat was het. Laten we op basis van deze vijf punten kijken naar de manier waarop u een beoordelingsproces kunt opstellen voor uw organisatie.

Chapter3

Hoofdstuk 3:
Hoe zet je een succesvol beoordelingsproces op?

Hoewel elke beoordeling anders is hebben we de meest cruciale stappen op een rijtje gezet om u te helpen een strategisch beoordelingsproces voor uw organisatie op poten te zetten.

STAP 1: Maak een analyse van de huidige status

Voordat het beoordelingsproces opgezet of aangepast wordt is het van belang om te begrijpen wat de huidige stand van zaken is binnen de organisatie.

Er zijn een aantal manieren deze informatie te achterhalen. Indien uw organisatie een HR systeem gebruikt, zoek dan uit wat voor data hierin wordt verzameld. Mocht u geen HR systeem in gebruik hebben, ga dan in gesprek met uw managers en werknemers.

STAP 2: Trouble-shoot. Herhaal.

Uw planning zal uiteraard afhangen van de resultaten van de analyse die u dient te voeren over de huidige stand van zaken. De belangrijste vragen die u uzelf moet stellen zijn: Hoe kan ik de relaties tussen managers en werknemers in mijn organisatie verbeteren, en wat voor ondersteuning kan ik mijn managers en werknemers bieden?

Een aantal veel voorkomende problemen en effectieve oplossingen

De waardering van uw beoordelingen is laag.

Indien dit het geval is moet u snel uitzoeken waarom dit het geval is. Is het te wijten aan de timing, de structuur of aan het feit dat de manager en de werknemer niet goed kunnen samenwerken? Wordt er in het huidige proces rekening gehouden met individuele verschillen tussen werknemers? Hebben werknemers voldoende te zeggen tijdens de gesprekken? Hebben zij het gevoel dat zij echt iets te zeggen hebben als het gaat om hun werk?

Vergelijk data: zijn er groepen die meer tevreden zijn dan anderen? Wat doen zij anders? Wat voor antwoorden u ook vindt, onthoud dat het belangrijk is om een follow-up te doen om te zien of uw veranderingen een effect hebben gehad.

Uw managers voeren niet vaak genoeg beoordelingsgesprekken.

Train uw managers en bied hen alternatieven voor lange jaarlijkse beoordelingsgesprekken. Laat hen zien wat de voordelen zijn van een goed beoordelingsgesprek: welke voordelen kunnen zij er zelf uithalen? Evalueer ook of een manager wellicht niet teveel teamleden heeft. Richt een proces in voor het sturen van herinneringen en follow-ups.

U haalt niet voldoende bruikbare informatie uit de beoordelingsgesprekken.

Herontwerp uw beoordelingsformulier en train managers om dit op de juiste manier te gebruiken. Zorg voor een duidelijke definitie voor wat elke score precies inhoudt. Meer informatie over het beoordelingsformulier kan worden gevonden in hoofdstuk 4. Echter, als werknemers over het algemeen tevreden zijn met het beoordelingsproces, zorg er dan voor dat dit niet omgegooid wordt door een te strakke, nieuwe manier.

Nu het proces duidelijk is kunnen we gaan kijken naar de soorten data die u uit het beoordelingsproces hunt halen ter ondersteuning van het besluitvormingsproces.

Hoofdstuk 4:
Gebruik beoordelingsdata om zowel managers als zakelijke besluitvormers te ondersteunen

Hoewel elke organisatie anders is laten studies zien dat de teams die het beste presteren universele kwaliteiten delen. “Op mijn werk heb ik de kans om elke dag te doen waar ik goed in ben.” Een studie door Gallup laat bijvoorbeeld zien dat teams die bestaan uit werknemers die het met het bovenstaande statement eens zijn 44% waarschijnlijker zijn om hogere klantenwaarderingscores te behalen, 50% waarschijnlijker zijn een laag personeelsverloop te hebben en 38% waarschijnlijker zijn om productiever te zijn.

Erachter komen hoe de best presterende teams en werknemers zich onderscheiden is gemakkelijker als uw beoordelingen ontworpen zijn om uniforme data te verzamelen. Er is hiervoor geen eindeloze vragenlijst nodig, drie tot zes vragen volstaan.

De inhoud van een formulier voor een basis beoordelingsgesprek

De sterke punten van de werknemer 

Het grootste gedeelte van de discussie zou moeten gaan over de sterke punten van de werknemer. Hoe kunnen zij in hun werkzaamheden gebruik maken van deze sterke punten? Hoe kunnen zij deze vaardigheden verder ontwikkelen? Als dit het eerste beoordelingsgesprek is is het wellicht een goed idee om te beginnen met het maken van een lijst van sterke punten.

Doelen voor de toekomst

De volgende stap is het stellen van doelen. Wat moeten werknemers binnen een bepaalde tijd proberen te bereiken? De doelen moeten tastbaar zijn: in een volgende beoordeling moet het mogelijk zijn om vast te stellen of het doel wel of niet behaald is. Verder is het een goed idee om te bespreken hoe de doelen gerelateerd zijn aan de algemene doelstellingen van de organisatie.

Actiepunten

Actiepunten moeten aan deze doelstellingen worden gekoppeld. Wat zijn de actiepunten die nodig zijn om elk doel te behalen? Wellicht heeft de persoon een project of extra training nodig? Elke doelstelling heeft meer dan waarschijnlijk verschillende actiepunten. Houd er rekening mee dat een actiepunt ook kan betekenen dat er moet worden gestopt met iets wat momenteel wordt gedaan. Wat zijn de eerste stappen?

Resultaten

Tot slot bent u ongetwijfeld benieuwd naar de resultaten. Zijn de doelstellingen behaald? Zo ja, wat zijn de resultaten? Hoe ziet succes eruit?

Onthoud dat het uiteindelijke doel is om de werknemer en de manager te betrekken bij een eerlijke en productieve discussie. Beperk dit gesprek absoluut niet met een lange, stugge vragenlijst die teamleiders verplicht wordt te volgen.

Hoe kunt u uw eigen beoordelingssjabloon ontwerpen met als doel dataverzameling?

Om een algemene analyse te kunnen vormen over uw teams, werknemers en organisatie in het algemeen, is het van belang om over gestructureerde data te beschikken die is verzameld uit meerkeuzevragen. Uiteindelijk moet u de vragen formuleren op basis van de informatie die voor de organisatie van belang is.

Hieronder een aantal uitspraken die nuttig zouden moeten zijn om de stand van zaken binnen uw organisatie vast te stellen. Zoals eerder al benadrukt is het niet noodzakelijk om al deze vragen mee te nemen. 

Dat was het. Uw beoordelingsformulier hoeft niet complexer te zijn dan dit, aangezien deze vragen meer dan genoeg informatie opleveren en het formulier het gesprek tussen manager en werknemer niet hindert. 

Het beoordelen van werknemers an sich creëert geen waarde. Uiteindelijk gaat het om het geven en in ontvangst nemen van feedback.

Hoofdstuk 5:
Het debat tussen flexibele en traditionele beoordelingen

Zoals in hoofdstuk 1 al benoemd werd, wordt er in 72% van de bedrijven maar eens per jaar een beoordelingproces uitgevoerd. Deze langetermijnsbenadering heeft zo zijn voordelen: langetermijnsplanning is gemakkelijker en het proces is duidelijk en voorspelbaar: over het algemeen worden de doelen aan het begin van het jaar gesteld en wordt de vooruitgang een jaar later geëvalueerd.

Het probleem van een jaarlijkse evaluatie is dat – zoals studies ook aangeven – mensen eigenlijk vrij onbetrouwbaar zijn als het gaat om het beoorde-len van de prestaties van anderen. Een jaarlijkse beoordeling is dan ook een (niet) verrassend onbetrouwbare bron voor het beoordelen van prestaties.

In de laatste tien jaar zijn steeds meer bedrijven overgestapt naar flexibele prestatiebeoordelingen. Een flexibele beoordeling houdt in principe in dat beoordelingen regelmatig plaatsvinden. In sommige gevallen kunnen deze zelfs op wekelijkse basis worden gevoerd, waarbij de lengte van het gesprek van veel minder lange duur is dan 30 minuten.

Na aan het denken over flexibiliteit? Begin kleinschalig: wellicht met één team en wacht af hoe dit uitpakt.

Wat voor voordelen kunt u verwachten van flexibele prestatiebeoordelingen?

Conclusie:

Gebruik beoordelingen om het begrip tussen managers en teamleden te vergroten

Om het welzijn en de prestaties van uw werknemers te maximaliseren is het van belang om na te gaan hoe beoordelingsgesprekken binnen uw bedrijf worden uitgevoerd. Dit kan worden vergeleken met andere succesvolle organisaties. De belangrijkste les die er te leren valt van grote organisatorische studies is dat hoe hechter de relatie tussen manager en teamlid, hoe beter de algemene prestatie van het bedrijf. 

Deze studies laten tevens zien dat korte, regelmatige gesprekken tussen manager en teamlid de relatie veel sneller verbeteren dan lange gesprekken die maar eens in de zoveel tijd worden gevoerd. 

Het kost tijd om een cultuur te creëren waarin managers en teamleden constant feedback met elkaar delen. Toch is dat absoluut de beste manier om werknemers gemotiveerd en betrokken te houden. 

Uiteindelijk helpen beoordelingsgesprekken niet alleen te ontdekken waar je werknemers het beste in zijn, maar ook de focus te leggen op het volledig inzetten en verbeteren van hun vaardigheden. 

Bekijk ook ons beoordelingssjabloon

We hebben tevens voor u een sjabloon ontworpen dat u kunt gebruiken bij uw beoordelingen. Dit sjabloon bevat concrete stappen en tabellen. Het kan ook ingezet worden als tool voor de gehele organisatie om het beoordelingsproces te stroomlijnen en een voorsprong te creëren op het gebied van HR analytics.

Lees verder
Delen
iso9001
iso27001
Deloitte
Microsoft Silver