INTRODUCTIE:
WORD EEN EXPERT OP HET GEBIED VAN BEOORDELINGEN DOOR HET LEZEN VAN DIT BOEK
Bedrijven slagen of falen door de werknemers – de belangrijkste hulpbron die een bedrijf tot haar beschikking heeft. Zodra je de juiste mensen gevonden en aangenomen hebt wil je er natuurlijk ook voor zorgen dat zij zo succesvol mogelijk zullen zijn.
De relatie tussen de werknemer en de manager is een van de belangrijkste factoren als het gaat om welzijn op het werk. Volgens de regelmatig gequote Gallup study is het zelfs zo dat 75% van de werknemers die zelf ontslag hebben genomen als mogelijke reden hun manager benoemden.
Beoordelingen zouden de werknemer en de manager tijd moeten bieden om een constructief gesprek te voeren. De benutte tijd is goed besteed zolang beide partijen de waarde hiervan inzien en oprecht geïnteresseerd zijn in het ontwikkelen van zichzelf en van de werkrelatie tussen beiden.
In 75% van de gevallen gaven respondenten aan dat hun manager invloed kan hebben gehad op de reden van vertrek.
HOE IS DE SITUATIE IN UW BEDRIJF?
Heeft u er een idee van hoe beoordelingen binnen uw bedrijf uitgevoerd worden? Indien u er alle vertrouwen in heeft dat alles goed gaat – goed bezig! Mocht u er toch niet helemaal zeker van zijn hoe beoordelingen binnen uw bedrijf worden uitgevoerd en of de resultaten op de juiste manier gerapporteerd worden, dan zal dit boek absoluut nuttig zijn.
Wij hebben dit eboek geschreven als handleiding voor HR personeel dat op zoek is naar goede manieren om hun managers te ondersteunen in het houden van kwalitatief betere beoordelingen. Aangezien wij het belang van goed leiderschap ook erkennen, hebben we aan dit boek tevens tips toegevoegd voor managers om hen te ondersteunen in het houden van kwalitatief goede beoordelingen. Het boek voorziet u van handige adviezen over het organiseren van beoordelingsgesprekken op zowel individueel als bedrijfsniveau. Het uiteindelijke doel is het verbeteren van het welzijn en de productiviteit van uw werknemers. Daarom zijn beoordelingengesprekken zo van belang.
HOOFDSTUK 1:
BEOORDELINGEN ALS TOOL OM MOTIVATIE TE CREËREN EN ZOWEL WERKNEMERS ALS MANAGERS TE BINDEN
Elk modern bedrijf heeft interesse in de prestaties van haar medewerkers. Vaak worden beoordelingen uitgevoerd om deze prestaties te ondersteunen en verder te ontwikkelen. Helaas is het zo dat deze boordelingen vaak maar zelden plaatsvinden. Volgens een enquête die door ‘the Society for Human Resource Management’ is uitgevoerd, worden in 72% van de gevallen beoordelingen slechts éénmaal per jaar uitgevoerd.
Uit diezelfde enquête kwam naar voren dat slechts 2% van alle werknemers het bedrijf waarbij zij werkzaam zijn de hoogst mogelijke waardering gaf als het gaat om prestatiemanagement. Over het algemeen zijn werknemers niet tevreden met de manier waarop bedrijven beoordelingen en prestatieontwikkeling uitvoeren.
Gelukkig kan die ontevredenheid aangepakt worden. Een alternatieve studie bracht namelijk aan het licht dat werknemers van wie de managers regelmatig meetings organiseerden, tot drie keer meer tevreden zijn met hun baan.
COACHING ALS HR TOOL
Om meer te leren over inspiratie, motivatie en hoe je het team samen kunt brengen, lees eens een ander ebook van ons: Coaching as an HR Tool (beschikbaar in het Engels).
BEOORDELINGEN HELPEN BIJ HET BEHOUDEN VAN EEN GEZONDE WERKNEMER-MANAGER RELATIE
De voorwaarde voor het kunnen uitvoeren van een kwalitatief goed beoordelingsgesprek is een manager die interesse toont in het welzijn van zijn/haar teamleden, in andere woorden een betrokken en vooruitblikkende manager.
Kwalitatief goede beoordelingsgesprekken helpen bij het verbeteren van de relaties tussen teamleden en managers. Zoals met alle tools is er wat tijd en oefening nodig om beoordelingen goed uit te kunnen voeren.
Het doel van een beoordeling is het houden van een open discussie tussen teamlid en manager. Beide partijen moeten zich zeker en comfortabel voelen bij het delen en in ontvangst nemen van feedback.
Het doel voor elke beoordeling is dat werknemers zich positief moeten voelen over hun ontwikkeling, bekend zijn met de gebieden waarin zij verder kunnen ontwikkelen en over genoeg duidelijkheid te beschikken om te weten welke stappen zij moeten zetten om verder te groeien in hun carrière – mochten zij dat willen.
In de praktijk zoeken veel managers naar een structuur in de discussies. Gestructureerde vragen en formulieren – die we later in meer detail zullen bespreken – kunnen bedrijven ook ondersteunen, aangezien zij veel nuttige data bevatten die nodig is om beslissingen te nemen in gebieden als strategie, training, recruitment en investeringen. Een goed HR systeem maakt het u mogelijk om gemakkelijk tussen idividueel, team- en bedrijfsniveau te schuiven om bijvoorbeeld vergelijkingen te maken van vaardigheden en ontwikkelingen tussen de verschillende teams. Daarnaast kan een goed HR systeem zelfs voorspellende analytics en strategische planning mogelijk maken.
Het verzamelen van data zou echter altijd een secundair doel moeten zijn. Het primaire doel is het creëren van een bloeiende en productieve organisatie. Dit kan worden bereikt door de relatie tussen teamleden en managers te verbeteren.
WELKE POSITIEVE IMPACT KUNT U NOG MEER VERWACHTEN NAAR AANLEIDING VAN SYSTEMATISCHE BEOORDELINGEN?
VERHOOGDE MOTIVATIE
Door vooruitblikkende beoordelingen te organiseren kunnen managers hun teamleden helpen zowel een carrièrepad op te stellen als vaardigheden en krachten te ontwikkelen om de volgende stap in hun carrière te kunnen zetten.
GEVOEL VAN VOORUITGANG
Het stellen van doelen en het op de lange termijn monitoren daarvan biedt structuur en zichtbaarheid in de carrière. De mogelijkheid om de eigen voortgang en vaardigheidsontwikkeling te volgen helpt werknemers gemotiveerd te blijven.
ORGANISATORISCHE INZICHTEN
Beoordelingen kunnen worden gebruikt om te identificeren waarom sommige teams beter presteren dan andere teams. Heeft dit bijvoorbeeld iets te maken met het gedrag of de manier waarop er wordt gewerkt en kunnen andere teams hiervan leren? Beoordelingen helpen ook bij het oordelen of uw bedrijf over de juiste vaardigheden beschikt om de gekozen zakelijke stategie tot uitvoering te brengen.
RICHTEN OP STRATEGIE
Beoordelingen zijn een fantastische kans om ervoor te zorgen dat werknemers hun werk zien in het licht van de algemene bedrijfsstrategie. Transparantie en motivatie nemen toe op het moment dat mensen leren hun eigen doelen te verbinden met de algemene doelstellingen van de organisatie.
Het is duidelijk waarom beoordelingen zo van belang zijn. Laten we dus meteen kijken naar een manier om een succesvol beoordelingsproces te organiseren!
HOOFDSTUK 2:
DE BOUWSTENEN VAN EEN KWALITATIEF GOEDE BEOORDELING
In dit korte hoofdstuk kijken naar het geheim achter een kwalitatief goede beoordeling. Het in gedachten houden van de criteria helpt bij het plannen van een proces waarin deze criteria worden behaald.
Dat was het. Laten we op basis van deze vijf punten kijken naar de manier waarop u een beoordelingsproces kunt opstellen voor uw organisatie.
HOOFDSTUK 3:
HOE ZET JE EEN SUCCESVOL BEOORDELINGSPROCES OP?
Hoewel elke beoordeling anders is hebben we de meest cruciale stappen op een rijtje gezet om u te helpen een strategisch beoordelingsproces voor uw organisatie op poten te zetten.
STAP 1: MAAK EEN ANALYSE VAN DE HUIDIGE STATUS
Voordat het beoordelingsproces opgezet of aangepast wordt is het van belang om te begrijpen wat de huidige stand van zaken is binnen de organisatie.
Er zijn een aantal manieren deze informatie te achterhalen. Indien uw organisatie een HR systeem gebruikt, zoek dan uit wat voor data hierin wordt verzameld. Mocht u geen HR systeem in gebruik hebben, ga dan in gesprek met uw managers en werknemers.
STAP 2: TROUBLE-SHOOT. HERHAAL.
Uw planning zal uiteraard afhangen van de resultaten van de analyse die u dient te voeren over de huidige stand van zaken. De belangrijste vragen die u uzelf moet stellen zijn: Hoe kan ik de relaties tussen managers en werknemers in mijn organisatie verbeteren, en wat voor ondersteuning kan ik mijn managers en werknemers bieden?
EEN AANTAL VEEL VOORKOMENDE PROBLEMEN EN EFFECTIEVE OPLOSSINGEN
DE WAARDERING VAN UW BEOORDELINGEN IS LAAG.
Indien dit het geval is moet u snel uitzoeken waarom dit het geval is. Is het te wijten aan de timing, de structuur of aan het feit dat de manager en de werknemer niet goed kunnen samenwerken? Wordt er in het huidige proces rekening gehouden met individuele verschillen tussen werknemers? Hebben werknemers voldoende te zeggen tijdens de gesprekken? Hebben zij het gevoel dat zij echt iets te zeggen hebben als het gaat om hun werk?
Vergelijk data: zijn er groepen die meer tevreden zijn dan anderen? Wat doen zij anders? Wat voor antwoorden u ook vindt, onthoud dat het belangrijk is om een follow-up te doen om te zien of uw veranderingen een effect hebben gehad.
UW MANAGERS VOEREN NIET VAAK GENOEG BEOORDELINGSGESPREKKEN.
Train uw managers en bied hen alternatieven voor lange jaarlijkse beoordelingsgesprekken. Laat hen zien wat de voordelen zijn van een goed beoordelingsgesprek: welke voordelen kunnen zij er zelf uithalen? Evalueer ook of een manager wellicht niet teveel teamleden heeft. Richt een proces in voor het sturen van herinneringen en follow-ups.
U HAALT NIET VOLDOENDE BRUIKBARE INFORMATIE UIT DE BEOORDELINGSGESPREKKEN.
Herontwerp uw beoordelingsformulier en train managers om dit op de juiste manier te gebruiken. Zorg voor een duidelijke definitie voor wat elke score precies inhoudt. Meer informatie over het beoordelingsformulier kan worden gevonden in hoofdstuk 4. Echter, als werknemers over het algemeen tevreden zijn met het beoordelingsproces, zorg er dan voor dat dit niet omgegooid wordt door een te strakke, nieuwe manier.
Nu het proces duidelijk is kunnen we gaan kijken naar de soorten data die u uit het beoordelingsproces hunt halen ter ondersteuning van het besluitvormingsproces.
HOOFDSTUK 4:
GEBRUIK BEOORDELINGSDATA OM ZOWEL MANAGERS ALS ZAKELIJKE BESLUITVORMERS TE ONDERSTEUNEN
Hoewel elke organisatie anders is laten studies zien dat de teams die het beste presteren universele kwaliteiten delen. “Op mijn werk heb ik de kans om elke dag te doen waar ik goed in ben.” Een studie door Gallup laat bijvoorbeeld zien dat teams die bestaan uit werknemers die het met het bovenstaande statement eens zijn 44% waarschijnlijker zijn om hogere klantenwaarderingscores te behalen, 50% waarschijnlijker zijn een laag personeelsverloop te hebben en 38% waarschijnlijker zijn om productiever te zijn.
Erachter komen hoe de best presterende teams en werknemers zich onderscheiden is gemakkelijker als uw beoordelingen ontworpen zijn om uniforme data te verzamelen. Er is hiervoor geen eindeloze vragenlijst nodig, drie tot zes vragen volstaan.
WAT VOOR VOORDELEN KUNT U VERWACHTEN VAN FLEXIBELE PRESTATIEBEOORDELINGEN?
