Kompetensfällan inom HR: varför era bästa medarbetare bränner ut sig

"Vill du få något gjort, ge det till en upptagen person." 

Det är ett av de vanligaste råden inom ledarskap, och på papperet fungerar det. Den upptagna personen är upptagen för att hen är duktig. Men nästa projekt, den akuta fixen och den "snabba tjänsten" hamnar också på hens skrivbord. 

Ända tills hen slutar leverera. Utbrändhet bland högpresterande börjar med ett mönster: samma få personer tar på sig mer av det kritiska arbetet, eftersom de är de säkraste korten. Den här kompetensfällan är en organisatorisk risk som gömmer sig mitt framför näsan. 

Idén kom upp i det senaste avsnittet av HR Coffee Break, med organisationspsykologen Pernille Brun och Elina Blach, vår Senior Product Manager. I ett fascinerande samtal diskuterade de fallgroparna med att inte förstå sin organisations kompetenser. 

Det viktigaste att ta med sig 

• Att vara bra på något tenderar att ge dig mer av det – tills arbetet hänger på en handfull personer. 

• Utbrändhet bland högpresterande är svårt att upptäcka eftersom överbelastade personer fortsätter leverera (ända tills de inte gör det). 

• Lösningen är att identifiera kompetenser och styrkor i organisationen och sprida ut lasten. 

• Kompetensdata visar var kritiska kompetenser är koncentrerade. Ett samtal berättar hur personen bakom dem mår. Du behöver båda. 

Vad är kompetensfällan? 

Kompetensfällan fungerar så här. Någon gör en uppgift bra och får därför mer av samma uppgift. Hen blir personen alla går till – och sedan den enda personen. Kalendern fylls av arbete hen redan behärskar, vilket lämnar mindre utrymme att lära sig något nytt. 

Som Pernille uttryckte det i podden: att vara bra på något är inte samma sak som att få energi av det. Någon kan vara utmärkt på en uppgift och ändå tömmas av att göra den varje vecka. 

För organisationen kommer kostnaden två gånger. Först riskerar du att förlora personen, antingen till utbrändhet eller till en roll någon annanstans. Sedan har arbetet hen höll uppe ingenstans att ta vägen. 

Varför utbrändhet bland högpresterande är svårt att upptäcka 

De flesta varningssystem letar efter personer som kämpar. Högpresterande i kompetensfällan är vana vid att vara överarbetade och att andra är beroende av dem, så de visar kanske inte tydliga tecken på utbrändhet. 

Några saker gör problemet lätt att missa: 

• De säger sällan nej. Att vara pålitlig är en del av deras rykte, så extra arbete absorberas snarare än ifrågasätts. 

• Ingen ser deras totala arbetsbelastning. I projektbaserade team kan en person "bara hjälpa till" i tre projekt samtidigt. Ingen utom hen ser hela bilden. 

• The fix is identifying skills and strengths within your organisation and spreading the load.

• Avstämningarna kommer för sent. Som Elina påpekade i avsnittet kan kompetenssamtal en gång om året inte hänga med i hur snabbt arbetet förändras. Det någon kunde ta på sig utan problem för sex månader sedan kanske inte håller i dag. 

Det är också värt att kolla vem extraarbetet landar på. "Kan du bara…"-förfrågningar fördelas inte alltid jämnt, och de som tar på sig mest ouppmärksammat arbete är inte alltid de som får äran för det. 

Varningstecken på kompetensfällan 

Samma namn dyker upp i varje projekt 

När ett nytt initiativ startar – skriver namnlistan sig själv? Om samma tre eller fyra personer dras in i varje akut projekt förlitar du dig på vana snarare än att titta på vem mer som skulle kunna göra arbetet. 

En kritisk kompetens finns hos en enda person 

Ställ en enkel fråga: om den här personen var borta en månad, skulle arbetet stanna? Om svaret är ja har du ett nyckelpersonsberoende – och nästan säkert också en överbelastad person. 

Deras utveckling har stannat av 

Högpresterande i fällan är upptagna med att göra det de redan är bra på. Om någons nuvarande kompetensnivå har matchat målet under lång tid har hens utveckling förmodligen bytts mot leverans. 

Deras energi har förändrats 

Personer som blomstrar kommer med idéer, utmanar status quo och förblir nyfikna. När en vanligtvis engagerad person blir tyst på möten, slutar föreslå idéer eller börjar göra minsta möjliga – se det som en signal. 

Så här balanserar du om arbetet 

Kolla kapaciteten innan du lägger till mer 

Elinas poäng från avsnittet är enkel: chefer ansvarar för att veta hur mycket någon redan bär. Att kunna göra något och att ha utrymme för det är två olika frågor. Ställ båda innan du delar ut nästa uppgift. 

Fråga om deras energinivåer 

Utöver att be om en uppgiftslista kan du lägga till några frågor i de vanliga avstämningarna: 

• Vad gav dig energi på jobbet förra veckan?

• När känner du dig som mest engagerad, och vad händer då?

• Vad är en sak jag skulle kunna ändra nästa vecka som skulle hjälpa?

Om du har märkt en förändring, säg det ärligt. Ett uppriktigt samtal tidigt är mycket lättare än ett avslutningssamtal senare. 

Sprid dina kompetenser 

Att flytta uppgifter till någon annan hjälper bara om den personen kan utföra dem. Den långsiktiga lösningen är att bygga upp en backup: para ihop experten med en kollega, sätt utvecklingsmål för andra inom samma kompetensområde och låt den högpresterande lägga en del av sin tid på att lära ut och delegera. På så sätt stannar expertisen i organisationen i stället för att sitta hos en enda person. 

Håll kompetenssamtalen korta och frekventa 

En fem sidor lång kompetensgenomgång en gång om året fångar inte kompetensfällan. Ett kort, regelbundet samtal om nuvarande kompetenser, målkompetenser och arbetsbelastning gör det. Enklare processer tenderar att faktiskt användas – och de tenderar att ge bättre resultat också. 

Hur Sympa hjälper dig att upptäcka kompetensfällan 

Enligt World Economic Forum kommer 39 % av arbetstagarnas kärnkompetenser att förändras till 2030, och 63 % av arbetsgivarna anger redan kompetensluckor som det största hindret för att transformera sin verksamhet. När kompetenser förändras så snabbt är en kritisk kompetens som bara en person behärskar en ännu större risk. Det är här kompetensdata hjälper till. 

Med Kompetenser, Sympas verktyg för kompetenshantering, bedömer HR, chefer och medarbetare kompetenser på en gemensam skala, och rapporteringsverktyget samlar bedömningarna över team. Du ser med en blick vem som behärskar varje kritisk kompetens och vem som arbetar mot den. Det gör kompetensfällan mycket lättare att upptäcka. En kritisk kompetens som bara en person i ett team behärskar dyker upp som en lucka som väntar på att hända. Ett team där ingen annan bygger den kompetensen visar var du ska fokusera utvecklingen. 

9-grid-rapporten lägger till en annan vy och kopplar nuvarande prestation mot framtida potential. Den är användbar för att identifiera högpresterande och framtida ledare. Den är också en bra kontroll på om du förlitar dig på samma få personer varje gång. 

Vad data inte kan berätta är hur någon faktiskt mår. En kompetensprofil visar vad en person kan göra. Bara ett samtal visar om hen fortfarande vill – och om hen har utrymme. Använd datan för att veta var du ska titta, och ta sedan ett enskilt samtal. 

Börja med ett team 

Du behöver inte ett kompetensprojekt för hela organisationen för att ta dig ur kompetensfällan. Börja smått: 

1. Välj ett team och lista de kompetenser som arbetet är mest beroende av.
2. Kartlägg vem som behärskar var och en och på vilken nivå.
3. Flagga varje kompetens som bara finns hos en person.
4. Prata med dem om deras arbetsbelastning, deras energi och vem de skulle kunna hjälpa att utvecklas.
   
5. Lär dig vad som fungerar, justera och ta det sedan vidare till nästa team.

Dina bästa medarbetare blev dina bästa medarbetare för att de brydde sig om att göra ett bra jobb. Att skydda deras energi är hur du ser till att dina bästa medarbetare förblir dina bästa medarbetare. 

Vill du se var dina kritiska kompetenser finns? Boka en demo.