Ikano Bostad är ett bostadsbolag med 480 medarbetare som ägs av familjen Kamprad. Företaget har ca 1500 bostäder i produktion, 300 vårdplatser och 5800 hyresrätter som bidrar till hållbara stadsdelar. Alltså en samhällsviktig verksamhet som kräver förstklassiga processer.

Smidigt sedan 2017

2017 implementeras Sympa under ledning av Pirjo Unnerstad, Head of HR på Ikano Bostad. 2019 vann man utmärkelsen Årets HR-systemprojekt. Juryn lyfte då fram att en stor del av projektets framgång berodde på det tighta partnerskapet och nära samarbetet mellan Ikano Bostad och Sympa. Pirjo berättar med egna ord.

”Jag tror vi vann delvis för att vi hade en väldigt tydlig kravspec, rätt personer med i projektet och en realistisk tidsplan. Och att vi involverade IT tidigt i processen för att säkerställa att integrationer och säkerhetsaspekter fanns på plats. Då undviker man otrevliga överraskningar senare i processen. Jag har själv implementerat två system tidigare, och där gjorde vi ett antal misstag som vi lärde oss av. Det resulterade i att vi inför denna implementering gjorde väldigt få fel.”

Kvalitetssäkring på kravlistan

Tidigare hade Ikano Bostad betydligt mer begränsade system som innebar en hel del manuellt arbete. Det blev mycket extra handpåläggning och tog onödigt med tid. Att ta fram en rapport innebar att klippa och klistra. Nu är rådata som exempelvis personuppgifter och anställningsinformation strukturerad, lättillgänglig och säker ur ett GDPR-perspektiv.

”Vi ville kvalitetssäkra vår data och ha ett system där vi kunde samla alla våra HR-processer på sikt. Vi ville kunna bygga rapporter och få ut statistik. I samma veva som vi bytte till Sympa valde vi också att integrera det med lönesystemet Agda.”

Lyhörd leverantör att lita på

Ikano Bostad och Sympa har alltid jobbat mot samma mål och med samma drivkraft. Det har varit ett personligt samarbete med nära kommunikation, enligt Pirjo.

”Sympa som företag är väldigt lyhörda för utveckling och involverar oss. Vi har till exempel varit med och tagit fram lönerevisionsmodulen tillsammans med Sympas utvecklare.”

"Jag tror vi vann delvis för att vi hade en väldigt tydlig kravspec, rätt personer med i projektet och en realistisk tidsplan."

Hårt arbete även efter utmärkelsen

Sedan vinsten Årets HR-systemprojekt 2019 har arbetet med att addera moduler, utveckla funktioner och involvera verksamheten fortsatt. Implementation av måluppföljning för medarbetare och successionsplaneringen är det senaste tillskottet. Möjligheten att självständigt kunna skala upp systemet i takt med att verksamheten växer och utvecklas lyfter Pirjo som en stor fördel.

”Man får själv bestämma takten och ta det successivt. Jag tycker det är viktigt för att man måste jobba med verksamheten först och säkerställa att den är redo innan man kan implementera massa moduler och processer.”

Pirjo avslutar med lovord om framtiden med Sympa.

”Jag tycker de är jätteduktiga, de har hjärtat i företaget och ser sina kunder. Jag ser absolut ett långsiktigt samarbete med Sympa framför mig. Vi har ett fantastiskt samarbete och jag är övertygad om att vi kommer jobba ihop framöver.

Pirjos 3 tips för att lyckas med projektet

1. Ta med IT tidigt
2. Ha en realistisk tidsplan och sätt rätt förväntningar
3. Ha med rätt roller/personer i projektgruppen