Slik kjøper du et HR-system – Finn det rette systemet for din virksomhet

Forord fra Sympas adm.dir.

HR blir et stadig viktigere og mer komplekst område. Derfor er det mange HR-ledere i dag som benytter teknologiske løsninger for å automatisere rutineoppgaver, og dermed får de mer tid til å støtte medarbeidere på områder hvor det virkelig er behov for kompetansen deres.

For å få fullt utbytte av dagens HR-teknologi må du velge riktig HR-system og riktig systemleverandør. Derfor har vi laget denne praktiske guiden, som vi tror du vil ha stor nytte av. Guiden er et sammendrag av erfaringer vi har høstet de siste ti årene, gjennom å levere moderne HR-teknologi til kundene våre.

I denne guiden får du vite hvorfor moderne HR krever banebrytende løsninger, og du får råd om hvordan du kan velge riktig system for din virksomhet. Du får også et innblikk i hva du kan forvente av det nye systemet det første året.

Vi tror at HR alltid er lokalt forankret, og at ingen organisasjoner er like. Derfor skal du alltid forvente at en god leverandør tilbyr deg den løsningen som er riktig for nettopp din organisasjon. Vi håper du velger Sympa HR fordi vårt system kan best oppfylle dine behov. Men uansett hva du velger, tror vi du vil ha nytte av guiden.

Med de beste ønsker for fremtiden,
Keijo Karjalainen, adm.dir. og grunnlegger

Kapittel 1:
10 gode grunner til å kjøpe et HR-system

La oss komme i gang! Siden du har kommet så langt, vet du nok allerede at din organisasjon kan ha nytte av å digitalisere HR med det rette systemet. Men har du tenkt over hva et moderne HR-system faktisk kan utrette?

Implementering av et HR-system bør ikke utelukkende handle om å overføre nåværende prosesser og digitalisere dem; det bør også utfordre deg til å tenke nytt og endre arbeidsmåtene dine.

Når du vurderer å kjøpe et HR-system, kan det være lurt å ta et steg tilbake og se på fordelene med en moderne HR-løsning og hvordan en slik løsning kan være til nytte for nettopp din organisasjon.

Her er 10 gode grunner til å kjøpe et HR-system og høste fordelene av en moderne HR-løsning. Mange av dem er basert på vår undersøkelse HR in the Nordics (2018).

1. Technology supports bigger changes in HR

HR-eksperters rolle har vært i endring i flere tiår, og det er ikke noe som tyder på at endringene kommer til å ta slutt. Teknologi er kjernen i overgangen til den nye HR-hverdagen, der menneskelige ressurser en gang for alle viser at de har en sentral plass i organisasjonen.

HRs rolle går i stadig større grad mot å levere gode resultater. HR-avdelingen er ikke lenger bare «de som tar seg av personalsaker». Den er tvert imot med på å ta de viktigste beslutningene i organisasjonen. Denne endringen understrekes ofte av evnen til å vise hvilken effekt HR-arbeidet har på både bunnlinjen og organisasjonens effektivitet.

Som følge av dette endres også HR-systemene. Et moderne HR-system skal ikke bare redusere det rutinemessige arbeidet. Det skal snarere være en dedikert teknologisk løsning som støtter alle HR-aktiviteter fullt ut.

Du som jobber med HR, har i dag bedre verktøy enn noensinne til å utnytte kompetansen din fullt ut og bidra til at organisasjonen lykkes.

2. En god HR-løsning frigjør tid som kan brukes på det du er god til

Ifølge en studie som er utført av Center for Effective Organizations ved University of California, bruker HR-ledere bare en fjerdedel av tiden sin på oppgaver som skaper merverdi, for eksempel kompetanse- og karriereutvikling, samt på å oppfylle sin rolle som strategisk partner i organisasjonen.

Uten et HR-system vil du bruke for mye tid på rutineoppgaver og for lite tid på faglig arbeid som skaper merverdi – arbeid der HR-ledere virkelig får utnyttet sitt potensiale fullt ut.

I noen HR-avdelinger brukes det fortsatt svært lite teknologi. De har kanskje en motstridende samling av programvare til å utføre spesifikke oppgaver, som håndtering av lønn eller rekruttering. Programvaresystemene er ofte uforenlige og skaper problemer når det gjelder flyt, håndtering og datakvalitet.

En undersøkelse vi gjennomførte i 2018, viste at litt over 74 % av de undersøkte organisasjonene i Norden hadde en omfattende HR-løsning på plass. Det er et åpent spørsmål om disse løsningene er fremtidssikre, siden to tredjedeler av organisasjonene hadde til hensikt å øke automatiseringen av HR-data i løpet av de neste to årene.

4. For å ta datastyrte beslutninger må du ha det rette verktøyet

I dagens samfunn har vi en overflod av data. For å kunne gå fra instinktstyrte til datastyrte beslutninger må HR-avdelingen ha kompetanse og teknologi til å tolke dataene riktig. Ellers får vi en stadig større høystakk av data, der vi må lete etter den berømmelige nålen.

Den store datamengden reiser også andre spørsmål. Med data om nesten alt og alle blant de ansatte blir det større behov for åpenhet og personvern. For å skape en strategi for HR-data som er i tråd med moderne personvernregler, må HR-avdelingen få verktøy som gjør den i stand til å ta eierskap over dataene sine. Dette er et av de mest grunnleggende argumentene for å implementere et velfungerende HR-system.

5. Analyse – ikke bare tall

Når dataene er på plass, er neste steg å få orden på prosessene for HR-analyse. Ifølge vår undersøkelse betyr «HR-analyse» fortsatt «rapportering» for de fleste HR-ledere, et område som mange føler seg noenlunde trygge på (1.93). Tryggheten blir mindre når det gjelder prediktiv analyse (1.59). Det er tydelig at begge deler blir snakket om langt mer enn det faktisk blir brukt.

Det er åpenbart at uten data blir det heller ingen analyse. Å samle inn ansattdata i et enhetlig HR-system er første steg i å bygge kompetanse innen HR-analyse og dra nytte av alt systemet har å tilby.

6. Predictive analytics is an opportunity to be grasped

Få organisasjoner utnytter HR-analyse fullt ut, og enda færre benytter seg av prediktiv analyse. Prediktiv analyse kombinert med gode data og riktig bruk kan avdekke årsakssammenhenger mellom ulike hendelser, som å omplassere eller beholde ansatte.

Ved å finne årsakene til at ansatte slutter kan du redusere gjennomtrekken, noe som vil spare kostnader for hele organisasjonen.

7. En god HR-løsning støtter utviklingstiltak som kompetansestyring

Paradigmeskiftet innen HR innebærer at teknologien som benyttes, må støtte ulike utviklingstiltak og -prosesser, ikke bare administrativt arbeid. Vår undersøkelse avdekket at kompetansestyring er et av de områdene som HR-ledere i Norden er mest opptatt av. Kompetansestyring er et hett tema, siden det innebærer analyse av kompetansegap, etterfølgerplanlegging, kompetanseanalyse og profilering.

Når det gjelder å håndtere kompetansekart og knytte kompetanse til arbeidsroller og forretningsstrategi, er den gjennomsnittlige poengsummen to eller lavere. Det betyr at de fleste respondentene sliter med å takle utfordringen, til tross for at det er et av de vanligste prioriteringsområdene blant de spurte.

8. Verktøy for endringsstyring og tilsyn

Et annet område som undersøkelsen identifiserte som problematisk for mange HR-ledere, var tilsyn og mangel på verktøy som støtter dette. 95 % av de spurte mente det var rom for forbedring når det gjaldt håndtering av prosesser og åpenhet.

På samme måte kan prosesser og verktøy for teamledere forbedres, særlig når det gjelder endringsstyring. Endringsstyring er noe mange organisasjoner er opptatt av, og det forventes i stadig større grad at HR spiller en aktiv rolle i forbindelse med dette.

9. Sats mobilt

Mobilenheter styrer livet vårt. Likevel benyttet kun én av tre respondenter HR-verktøy på mobilenheter i vår undersøkelse «HR in the Nordics». Med tanke på hvor langt teknologien har kommet, og hvordan vi lever og arbeider i dag, er det avgjørende å ha tilgang til viktige HR-verktøy overalt, hele tiden. Derfor bør enhver moderne HR-programvare tilby gode mobile verktøy.

10. Riktig teknologi frigjør tid til å ta faglige beslutninger

For å oppsummere så krever håndtering og utvikling av HR-prosesser riktig teknologi. Det er rett og slett ikke mulig for mennesker å behandle slike datamengder på en effektiv måte. Ikke desto mindre kan HR-ledere, ved hjelp av informasjon og analyse fra et godt system, på en enda mer effektiv måte gjøre det datamaskiner ikke kan – nemlig å ta faglige beslutninger.

Det er imidlertid åpenbart en del usikkerhet knyttet til hvordan det rette systemet skal velges. Det er ingen enkel (eller rask) oppgave å implementere et HR-system. Selve kjøpsprosessen samt implementeringen og endringsstyringen som følger, er prosesser du først bør gjennomføre når du føler deg trygg og informert.

Derfor skal vi nå se på spørsmål du bør stille leverandøren for å være sikker på at du får det verktøyet du trenger og fortjener.

Kapittel 2:
Trinnene i kjøpsprosessen

1. Tenk på organisasjonens behov

Dette er noe av det du kan reflektere over:

• Hvor stor er organisasjonen?
• Hva er HR-avdelingens egenskaper?
• Hva mener du er absolutt nødvendig for et system?
• Hvilke raske gevinster kan du oppnå med et nytt system? Hvilke kan vente?

Det er lurt å starte med de små tingene, siden implementering er et stort prosjekt.

2. Lag en midlertidig liste over tekniske systemkrav

Det er absolutt bryet verdt å lage en liste over alle kravene til et HR-system. Vi har gjort det litt lettere ved å legge til små oppgaver i guiden, som kan være til hjelp når du skal lage en plan for systemkravene dine.

3. Undersøk og gjør deg kjent med de tilgjengelige alternativene

Det er mange nyttige guider og materialer på nettet som du kan lese. Vi anbefaler også at du snakker med personer i nettverket ditt, får anbefalinger og besøker arrangementer for å bli kjent med forskjellige systemer og systemleverandører på forhånd.

4. Kontakt systemleverandøren og avtal et demomøte

Når du vet mer om hva du er ute etter, kan du gå nærmere inn på detaljene og gjøre deg kjent med de ulike systemene. Det kan alltid være nyttig å teste ut en demoversjon, men du bør ha gjort hjemmeleksen din først.

5. Ha en løpende dialog med leverandøren om organisasjonens behov

Ha en aktiv dialog med leverandøren på forhånd, og i alle faser av prosessen. Utgangspunktet ditt og det du ender opp med, kan være forskjellig, og du må kanskje revurdere prosessene dine. Luft ideer med leverandøren og vær åpen for forslag.

Hvis organisasjonen er stor og har liten erfaring med implementeringsprosjekter, kan det være lurt å leie inn en ekstern konsulent som kan bistå med endringsstyringen.

6. Involver relevante personer i organisasjonen

Hvem tar beslutninger? Er det flere enn deg, bør du involvere dem tidlig og sørge for å bygge opp argumenter eller en prosjektbegrunnelse for kjøpet av HR-systemet.

• Forsikre deg om at du har kontroll over budsjettet.
• Hvem er berørt? Snakk med IT, adm.dir., økonomisjefen og eventuelt andre berørte parter.
• Involver ledere og andre systembrukere, slik at implementeringen og endringsstyringen blir lettere når systemet er kjøpt.

Kapittel 3:
Slik velger du riktig HR-system og systemleverandør

Ingen ønsker å bli sittende med et ubrukelig system eller feil systemleverandør. Ditt valg av HR-system koker i hovedsak ned til to ting:

1. systemkrav
2. relasjonen til systemleverandøren

La oss se på systemkravene først. En av de viktigste oppgavene til HR-systemet er å lagre, validere og oppdatere data.

For å oppnå verdiskapende prosesser støttet av teknologi må du med andre ord ha masterdataene på plass. Du må også kunne stole på at dataene alltid er trygge og oppdateres automatisk.

Ikke mist prioriteringer av syne eller la deg distrahere av alle de spennende, men irrelevante mulighetene et nytt HR-system tilbyr. Pass på at systemet har gode verktøy som støtter de viktigste prosessene du skal håndtere.

Du bør dessuten tenke fremover. Velg et system som ikke bare takler dagens utfordringer, men som også vil støtte deg i årene som kommer. Systemet bør vokse i takt med organisasjonen, både når det gjelder antall ansatte og utviklingen av organisasjonens HR-prosesser.

Svar på disse fem spørsmålene når du skal velge HR-system:

1. På hvilken måte sørger systemet for at de viktigste HR-dataene alltid er tilgjengelige for relevante personer på riktig tidspunkt?
   Systemet bør støtte integrering av analyse i nesten alle aspekter av HR. Systemet må kunne samle inn, behandle og gjøre tilgjengelig data i et praktisk format i sanntid. Et godt alternativ er å se på muligheten for å presentere data i et dashboard, for å sikre at de viktigste analysene er tilgjengelige for relevante personer.
2. Støtter systemet utforming av HR-prosesser rundt de ansatte?
   Organisasjoner fokuserer i økende grad på medarbeideropplevelse. I den tøffe kampen om de beste medarbeiderne er det ikke nok å tilby høy lønn. Organisasjonen må se på virksomheten gjennom de ansattes øyne, og den bør ha et HR-system som støtter dette.
3. Fremmer systemet en fleksibel ansettelseskultur?
   Først begynte arbeidsgiverne å kreve større fleksibilitet; nå forventer de ansatte det samme. Ansatte kommer og går, noen er sesongarbeidere, noen har hjemmekontor og noen er innleid. Alt dette krever riktig håndtering.
   
4. Kan systemet vokse i takt med bedriften?
   Ethvert HR-system bør støtte organisasjonens skiftende behov. Derfor er fleksibel kompetansesporing og -bygging viktige egenskaper ved et godt HR-system. For hvem vil vel ikke være i forkant når det gjelder ferdigheter og kompetanse?
   
5. Utvikles systemet fortløpende, ved hjelp av fleksible metoder?
   Se etter løsninger som utvikles fortløpende. Du trenger et HR-system som lett kan tilpasses, etter hvert som omstendigheter og lovverk endres, og ny teknologi utvikles. Stikkordet er fleksibilitet. Hvis hver minste tilpasning eller endring krever at en hær av konsulenter og teknikere fraktes inn med helikopter, bør du finne en annen løsning.

Som kjøper bør du ha oversikt over systemkravene. Men det er minst like viktig å vurdere systemleverandørens egenskaper og troverdighet. Vurder dette når du velger systemleverandør:

1. Leverandøren opptrer åpent
   

   Du trenger en leverandør som er åpen og ærlig til enhver tid. Leverandøren bør kunne vise de konkrete fordelene med løsningen for nettopp din virksomhet, når det gjelder både økonomi og merverdi.

2. Leverandøren tar hensyn til budsjettet ditt
   

   Leverandøren tilbyr den mest effektive løsningen som er tilgjengelig ut fra ditt budsjett og andre begrensninger. Hvis du må inngå kompromisser, vil du ha hjelp til å finne ut hva som er de beste alternativene.

3. Leverandøren forstår virksomheten din
   

   Du trenger en leverandør som forstår organisasjonens virksomhet, prioriteringer og behov.

4. Leverandøren har en strategisk forståelse av din fremtid
   

   Du bør kunne dra nytte av leverandørens fagkunnskap og teknologi. Velg en samarbeidspartner som kan sette seg inn i din situasjon og vise deg bedre arbeidsmåter, bedre prosesser, nye muligheter og nye ideer som kan bidra til at du når målene dine.

5. Leverandøren handler ut fra ditt beste
   

   Fremfor alt bør du samarbeide med en leverandør som nekter å selge deg en uegnet løsning. Ett system passer ikke for alle. Hver eneste organisasjon er forskjellig og trenger et system som kan tilpasses til deres spesifikke behov.

Gode programvareutviklere blomstrer når de får anbefalinger fra fornøyde kunder. Det er ikke i noens interesse å selge en uegnet løsning. Som kjøper bør du vite nok om HR-systemer til å kunne vurdere om leverandørens salgspåstander er troverdige.

En leverandør kan velge å utnytte kundens uvitenhet eller å sette seg inn i vedkommendes situasjon. Til sjuende og sist handler det om tillit, og om leverandørens evne til å se hvordan løsningen er riktig for kunden.

Kapittel 4:
Kan Sympa HR være løsningen du trenger?

Helt fra starten har Sympa hatt som mål å skape en programvare som forenkler hverdagen til mennesker som jobber med HR. Vår løsning, Sympa HR, tar hånd om trivielle arbeidsoppgaver og støtter HR-avdelingen, slik at den kan bruke sin fagkunnskap til å hjelpe medarbeidere, utvikle karrierer og bidra til at organisasjonen når strategiske mål.

En av de største fordelene med Sympa HR er at systemet er så fleksibelt: under implementeringen samarbeider vi med deg for å tilpasse løsningen til dine prosesser. Når vi setter oss ned sammen med kundene for å planlegge en ny løsning, forsøker vi å ta hensyn til alle forslag. Ofte får prosessen kundene til å revurdere virksomheten og tilpasse den for å kunne utnytte alle mulighetene den nye teknologien gir, og/eller så innser de at det finnes mer effektive arbeidsmåter.

Etter implementeringsprosjektet opplever mange av kundene våre en kraftig økning i tilfredsheten med ulike HR-prosesser. Ofte får de også frigjort både timer og dager som de kan bruke på mer verdiskapende oppgaver.

Les videre hvis du vil vite mer om hvilke resultater du kan oppnå ved å bruke Sympa HR.

Hva skjer etter at Sympa HR er implementert?

Vi er stolte over at kundene våre er så fornøyde med Sympa HR.

Ifølge en studie utført av Gartner var det en umiddelbar og kraftig økning i tilfredshet på nesten alle områder som ble håndtert av Sympa HR. Ett år etter implementeringen så man ytterligere forbedringer.

Sympa HR sparte timevis med arbeid. Ledere hadde ekstra stor nytte av løsningen, ettersom de sparte rundt tre timer i uken, eller nesten to hele arbeidsdager i måneden, på rutineoppgaver. Blant HR-ledere økte tilfredsheten med prosesser for behandling av personopplysninger med 26 prosent, mens positive tilbakemeldinger på kompetansesporing økte med 17 prosent.

Tall fra vår studie utført av Gartner i 2014/2015

Konklusjon:
Hva skjer videre?

Det er altså gode grunner til å kjøpe en moderne HR-løsning – ikke minst fordi du får avkastning på investeringen nesten med det samme. Et usikkerhetsmoment er implementeringen. Hva om noe går fryktelig galt?

Ja, implementering kan potensielt være risikabelt, kostbart og tidkrevende. I mindre fleksible systemer som krever en hel hær av konsulenter – noe som er vanlig i forbindelse med eldre systemer – kan konsekvensene av feilslåtte programvareimplementeringer være katastrofale.

Men i realiteten kan risiko styres. Er du bevisst på fallgruvene og planlegger nøye, kan de fleste problemer unngås. Med den rette samarbeidspartneren kan du nesten alltid løse uforutsette problemer. En vellykket implementering krever godt samarbeid, kommunikasjon og ønske om at kunden skal lykkes.

Stikkord for et mer effektivt implementeringsprosjekt:

• Tydelig eierskap til prosjektet
• Tydelige mål
• Tildeling av nødvendige ressurser
• Kommunikasjon og samarbeid med leverandøren

Uansett hvilke spørsmål du måtte ha, er du alltid velkommen til å kontakte oss i Sympa. Og når du er klar for å ta i bruk revolusjonerende HR-teknologi, kan vi vise deg nøyaktig hva Sympa kan utrette med dine egne data – og gi deg en smakebit på hvordan systemet fungerer i virkeligheten.