Vroeg of laat zal elk bedrijf moeten gaan nadenken over hoe de HR-processen beter gestroomlijnd kunnen worden - en of een HR-systeem een goede uitkomst biedt voor het transformeren van de bedrijfsvoering. Door gebruik te maken van de kennis en expertise van zowel de HR- als de IT-afdeling, kun je vanaf het begin de juiste koers varen.
Ja, IT-systemen in het algemeen moeten kostenefficiënt zijn en directe meerwaarde bieden voor het bedrijf. Daarnaast moeten HR-systemen ook een prettige gebruikerservaring bieden en wordt er van HR-systemen verwacht dat ze een positieve bijdrage leveren aan de algehele ervaring van de werknemer. Er is geen betere manier om ervoor te zorgen dat de HR-systemen zowel de zakelijke als de menselijke doelen ondersteunen, dan een nauwe samenwerking tussen de HR- en IT-gebruikers.
Dichter bij elkaar komen
Tot iets meer dan tien jaar geleden was het aanschaffen van een HR-systeem in de meeste gevallen eigenlijk precies dat: de aankoop van een HR-systeem. In die tijd lag de focus sterk op het verkrijgen van functionele maar afzonderlijke systemen. Als er al integraties werden uitgevoerd, gebeurde dat alleen waar strikt noodzakelijk. Teams waren vooral bezig met het kopen van systemen die aansloten op hun specifieke wensen, in plaats van te kijken naar oplossingen die tegemoet zouden komen aan de behoeften van het hele bedrijf.
De tijden zijn echter veranderd. Tegenwoordig willen de meeste organisaties specifiek het puzzelstuk vinden dat precies in hun IT-ecosysteem past en dat eenvoudig te integreren is met bestaande systemen, waardoor er zoveel mogelijk uit de investering kan worden gehaald. Deze holistische aanpak leidt tot betere resultaten, maar vereist dat bedrijven traditionele praktijken ter discussie stellen, HR-processen aanpassen en ervoor zorgen dat de organisatie (of haar partners) in staat is om integraties soepel uit te voeren. Nauwe samenwerking tussen HR en IT is daarbij vaak de sleutel tot een geslaagde implementatie.
Tegenwoordig willen de meeste organisaties specifiek het puzzelstuk vinden dat precies in hun IT-ecosysteem past
Nieuwe en onvoorziene kansen
Met andere woorden, de meeste organisaties realiseren zich tegenwoordig dat het loont om de inzet van HR en IT te bundelen, ook op de lange termijn. Vanaf het begin een goedgeoliede machine plannen en bouwen betaalt zich later terug. Het leidt tot een betere ervaring voor de werknemer in het algemeen en een degelijke basisstructuur is makkelijker uit te breiden met zelfservice-functies.
Wanneer HR en IT samenwerken en het project gemeenschappelijk benaderen, stuiten ze daarbij vaak op onvoorziene mogelijkheden en voordelen. Er kunnen onverwachte voordelen ontstaan wanneer HR-masterdata zich in het HR-systeem bevindt in plaats van in het payrollsysteem. Met een HR-systeem kan databeheer bijvoorbeeld worden gedeeld, de rapportagemogelijkheden worden uitgebreid, de gebruikerservaring verbeterd en de flexibiliteit om te integreren met andere software is vaak beter dan bij een meer traditioneel payrollsysteem.
Vanuit IT-perspectief kan het integreren van de volgende interfaces of software met een HR-systeem vele nieuwe mogelijkheden opleveren:
- Identity Management Systemen -(bijvoorbeeld Active Directory en Okta). De gebruiker kan direct toegang krijgen tot het intranet, bepaalde applicaties, etc. vanaf een plaats waar de HR-gegevens altijd up-to-date zijn: het HR-systeem.
- -Klant specifieke inventarisatie van masterdata. HR-gegevens kunnen verder worden doorgegeven en kunnen ook worden verrijkt met gegevens uit andere bronnen.
- BI tools (bijvoorbeeld PowerBI, Tableau en Qlikview). Informatie kan uit verschillende bronnen worden verzameld en worden omgezet in relevante, bedrijfsvriendelijke rapporten.
- IT ticketingsystemen. Zowel voor probleemsituaties als voor apparatuur- en licentieorders voor bijvoorbeeld een nieuwe medewerker. Bij dergelijke toepassingen vermenigvuldigen de voordelen zich naarmate het aantal werknemers toeneemt.
- SSO (single sign-on). Als voor toegangscontrole gebruik wordt gemaakt van HR-masterdata, wordt deze onzichtbaar voor de eindgebruiker. Dit gebeurt omdat het niet nodig is om gebruik te maken van meerdere wachtwoorden of afzonderlijke aanmeldingen voor verschillende systemen.
De dialoog aangaan
De grootste barrière voor wie ten volste wil profiteren van de samenwerking tussen IT & HR is misschien wel het onvermogen om alle mogelijkheden te voorzien. Het vinden (en monetariseren!) van het potentieel vereist het openen van de discussielijnen tussen HR en IT en het gezamenlijk plannen van de benodigde architectuur.
HR + IT = meer dan de som der delen
Het is cruciaal om deze voordelen naar voren te kunnen brengen in de organisatie en de werkelijke besparingen te laten zien die een goed geplande architectuur kan bieden. Het voorbereiden van een gedegen business case voor de aanschaf van een HR-systeem zal je ver brengen. Het verzamelen van argumenten die de meerwaarde van alle kanten laten zien – voor HR, IT en de eindgebruiker – zal jouw zaak zeker helpen wanneer je deze voorlegt aan het management of andere belanghebbenden die het budget bewaken.
HR + IT = dus echt veel meer dan de som der delen. Daarom moedig ik je aan om het gesprek met elkaar aan te gaan en te zien wat een samenwerking tussen HR en IT kan opleveren voor jouw eigen organisatie – of je nu een HR-systeem aanschaft of anderszins nadenkt over hoe je meer uit het IT-ecosysteem kunt halen.
"Ik ben blij dat de IT afdeling vanaf het begin betrokken is geweest. Het stond ons toe om vroegtijdig veranderingen aan te brengen.”
- Patrick Thörnlund, IT Project Manager bij Sabis
