MIKSI HR, DATA, SEKÄ ANALYTIIKKA OVAT YSTÄVIÄ
HR ei ole ensimmäisten asioiden joukossa, joka tulee mieleen puhuttaessa datasta. Kuitenkin dataa analysoimalla voimme saada paremman käsityksen siitä, miten organisaation työntekijöitä sekä itse organisaatiota voidaan tukea kohti kasvua.
On kiistaton tosiasia, että organisaation tärkein voimavara ovat sen työntekijät. Tästä syystä olisikin tärkeää mitata sitä, miten heillä menee – ei ainoastaan tuottavuuden, vaan myös käyttäytymisen näkökulmasta.
Tiedätkö sinä, miten työntekijöilläsi menee?
Jo parin vuosikymmenen ajan organisaatiot ovat alkaneet enemmissä määrin tukeutumaan dataan:
- Markkinoinnissa data auttaa yritystä ymmärtämään paremmin kohderyhmiään sekä luomaan tehokkaampia kampanjoita.
- Myyntitiimit pyrkivät maksimoidaan datan hyödyntämistä, jotta ne voisivat tavoittaa oikeat henkilöt juuri oikeaan aikaan.
- Tuotetiimeille kerätty data auttaa tunnistamaan tuotteiden heikkouksia ja mahdollisuuksia.
Koska henkilöhallinnossa on kyse yrityksen työntekijöiden tietojen käsittelystä, on aivan välttämätöntä, että hyödynnämme saatavilla olevaa dataa. Tarkan ja todennettavan datan avulla HR-ammattilaiset voivat tehdä älykkäämpiä ja tietoon perustuvia päätöksiä. Koskivat nämä päätökset sitten työntekijöiden palkkaamista, heidän johtamistaan tai heidän sitouttamistaan organisaatioon.
Kaiken kaikkiaan datan kerääminen on mainio tapa parantaa sijoitetun pääoman tuottoa, maksimoida tuottavuutta ja luoda kaikille parempaa työympäristöä.
Viime kädessä HR-analytiikka tehostaa dataan perustuvaa päätöksentekoa poistaen kokonaan arvailujen tai aavistusten perusteella tehdyt päätökset.
MITÄ ON HR-ANALYTIIKKA?
HR-analytiikka, jota kutsutaan myös ihmisanalytiikaksi, henkilöstöanalytiikaksi tai talenttianalytiikaksi, on menetelmä, joka kerää, kokoaa yhteen ja mittaa keskeisiä HR-indikaattoreita, jotka vaikuttavat yleiseen liiketoimintatulokseen.
Kyseessä on data-analytiikan erikoisala, jossa organisaation ”inhimilliseen pääomaan” sovelletaan tilastoja, jotta voitaisiin parantaa työntekijöiden suoriutumista, motivaatiota ja pysyvyyttä yrityksen palveluksessa. Näin voidaan saada aikaan parempia liiketoimintatuloksia ja kasvattaa sijoitetun pääoman tuottoa.
Lyhyesti sanottuna HR-analytiikkaa voidaan pitää eräänlaisena käytäntönä, jossa työntekijätietojen avulla voidaan tehdä parempia päätöksiä.
”Ihmisanalytiikka on dataan perustuva lähestymistapa ihmisten johtamiseen työssä.”
— Uri Gal, Jensen ja Stein, 2017
HR-analytiikka ei ole mikään uusi keksintö, mutta siitä on tullut valtavirtasuuntaus seuraavista syistä:
- Teknologian ansiosta HR-data on nyt helpommin saatavilla kuin koskaan aiemmin.
- Sekä koneiden että ihmisten analyyttiset ominaisuudet ovat parantuneet (parempi laskentateho ja datalukutaito).
- Massadata-analyysistä on tullut yhä suositumpaa.
- Yhteys paremman sijoitetun pääoman tuoton ja data-analytiikan käytön välillä on nyt selvempi.
- HR-tiimejä pyydetään nyt yhä useammin osoittamaan tuloksia ja perustelemaan henkilöstöhallintoon liittyviä investointeja.
HR-analytiikka on kuitenkin edelleen melko uusi ja aiemmin hyödyntämätön teknologia verrattuna analytiikan käyttöön myynnin, tuotannon ja markkinoinnin apuvälineenä. Sitä voidaankin pitää uutena hyödyllisenä ja helppokäyttöisenä työkaluna henkilöstöhallinnon työkalupakissa.
Viime kädessä HR-analytiikka tehostaa dataan perustuvaa päätöksentekoa poistaen kokonaan arvailujen tai aavistusten perusteella tehdyt päätökset.
MUUTAMA SANA TERMINOLOGIASTA
HR-ammattilaisten kesken käydään keskustelua siitä, voiko termiä ”HR-analytiikka” edes käyttää, sillä se saattaa antaa vääränlaisen kuvan: nimitys on liian epämääräinen.
Yleisesti ihmisanalytiikka-termiä käytetään HR-analytiikan sijasta yhdestä yksinkertaisesta syystä: henkilöstöhallinnossa on kyse ihmisistä.
Olemme aivan samaa mieltä.
Siksi käytämmekin tässä tekstissä tästä eteenpäin ihmisanalytiikka-termiä. Se sopii paremmin ihmiskeskeisemmän yritysviestinnän henkeen.
MIKSI HR-DATA ON NIIN TÄRKEÄÄ?
Deloitte-organisaation tekemän tutkimuksen mukaan yli 70 prosenttia organisaatioista investoi ihmisanalytiikkaratkaisuihin parantaakseen dataan perustuvaan päätöksentekoaan. Kuitenkin vain 26 prosenttia Deloitten vuonna 2021 tekemän Global Human Capital Trends -tutkimuksen vastaajista kokee hyödyntävänsä tehokkaasti teknologiaa ja analytiikkaa parantaakseen tiimiensä tehokkuutta.
Ihmisanalytiikka perustuu ensisijaisesti dataan. Sen avulla HR-ammattilaiset voivat hyödyntää dataa esimerkiksi huippuosaajien johtamisessa, rekrytoinnissa ja sitouttamisessa sekä heidän pysyvyydessään organisaation palveluksessa. Luotettavat henkilöstötiedot parantavat myös päätöksentekoa kyseisillä alueilla.
Deloitten tutkimuksesta saadut luvut osoittavat, että vaikka organisaatiot ostavatkin data-analytiikkatyökaluja, niillä kerättyjen tietojen tulkinta ja optimointi ovat kuitenkin vielä alhaisella tasolla.
Vaikka HR-osastot keräävät ohjelmistoillaan ja työkaluillaan päivittäin suuria määriä dataa, organisaatioiden suurin ongelma liittyy näiden tietojen tulkintaan ja hyödyntämiseen parhaalla mahdollisella tavalla.
Kokeile pikaharjoituksena, pystytkö vastaamaan seuraaviin kysymyksiin alle minuutissa:
- Kuinka suuri on yrityksesi henkilöstön vuosittainen vaihtuvuus?
- Kuinka suuri osa henkilöstön vuosittaisesta vaihtuvuudesta on valitettavia menetyksiä?
- Tiedätkö, mitkä työntekijät todennäköisimmin lähtevät yrityksestäsi vuoden kuluessa?
Hyödyntämällä ihmisanalytiikkaa saat selvän käsityksen edellä mainituista asioista ja paljon muusta. Ihmisanalytiikan maksimointi tuo mukanaan muun muassa seuraavia etuja:
- Parempi HR-tehokkuus: Ihmisanalytiikan avulla voidaan parantaa huomattavasti päätöksentekoa.
- Henkilöstöhallinto strategiseksi kumppaniksi yhtiön päätöksentekoon: Ihmisanalytiikassa HR-osasto on asetettu strategiseen asemaan ja sillä on merkittävä vaikutus henkilöstöasioihin. Henkilöstötietojen tarjoaman arvon vuoksi HR-osastoilla on vaikutusvaltaa, ja niitä pidetään tärkeinä tekijöinä organisaation päätöksenteossa.
- Henkilöstöpoistuman syiden tunnistaminen: Tätä voi olla vaikea osoittaa ilman todennettavissa olevia tietoja, mutta työntekijätietojen avulla HR auttaa selvittämään, millä osastoilla tapahtuu poistumaa, mitkä ovat poistumien toistuvat mallit ja sen perimmäiset syyt.
- Huippuosaajien tunnistaminen: Ihmisanalytiikka voi auttaa henkilöstöhallintoa saamaan arvokkaita näkemyksiä yrityksen henkilöstöstä, kuten tunnistamaan sen huippuosaajat.
- Organisaation kysyttyjen taitojen ja asemien tunnistaminen:
Ihmisanalytiikkatietojen avulla HR-ammattilaiset voivat määrittää tarkasti, mitkä taidot ja asemat ovat kysyttyjä organisaation sisällä.
Ihmisanalytiikan avulla HR-osastot voivat tunnistaa, mitkä ohjelmat ja koulutukset sopivat parhaiten yrityksen työntekijöille ja kollegoille.
MITEN IHMISANALYTIIKKA VOI AUTTAA HENKILÖSTÖHALLINTOA
Ihmisanalytiikka on tärkeässä osassa, kun yritys halutaan nostaa keskinkertaisesta tekijästä alan huippuosaajaksi. Mitkä ovat ihmisanalytiikan tarjoamat konkreettiset hyödyt? Lue ne alta:
- Henkilöstön kehittäminen
- Parempi työvoiman suunnittelu
- Parempi henkilöstökokemus
- Prosessien tehostaminen
- Teknologiaan perustuvat tehtävät
- Erinomainen huippuosaajien sitoutuminen
- Parempi työvoiman tehokkuus
- Maksimoitu työntekijöiden pysyvyys
Tutustutaan nyt tarkemmin muutamiin ihmisanalytiikan tarjoamiin merkittäviin etuihin:
REKRYTOINTIPÄÄTÖSTEN YHDISTÄMINEN LIIKETOIMINNAN TARPEISIIN
Ihmisanalytiikan avulla HR-osastot voivat merkittävästi edistää yrityksen menestystä, sillä ne voivat tehdä tietoon perustuvia rekrytointipäätöksiä, jotka vastaavat yrityksen liiketoiminnan tarpeisiin. Ihmisdatan käyttö voi parantaa työvoiman suunnittelua, mikä tarkoittaa, että HR voi tehdä ennakoivia rekrytointipäätöksiä jo ennen kuin tilanne on kriittinen. Näin voidaan välttää nykyisen henkilöstön äärimmäinen kuormittaminen.
Lisäksi se voi tehostaa yrityksen talenttien hankintaa, sillä se tarjoaa tietoa osaamisesta ja tehtävistä, jotka ovat ratkaisevan tärkeitä yrityksen tarpeiden kannalta rekrytointiajankohtana. Näin ollen talentteja voidaan rekrytoida aina organisaation tavoitteiden tueksi.
HENKILÖSTÖN VAIHTUVUUDEN VÄHENTÄMINEN
Henkilöstön vaihtuvuuden vähentäminen on yksi ihmisdatan käytön suurimmista eduista. Sen avulla HR voi vähentää vaihtuvuutta koskevia riskejä tunnistamalla jo varhain merkkejä, jotka voivat johtaa työntekijöiden irtisanoutumiseen.
Tällaisia syitä voivat olla esimerkiksi korvauksiin liittyvät ongelmat, poissaolot, vähentynyt tuottavuus sekä koulutus- ja kehitysmahdollisuuksien puute.
TYÖTÄ MONIMUOTOISUUDEN JA SYRJIMÄTTÖMYYDEN PUOLESTA
Työpaikoilla keskitytään nykyään luomaan entistä monimuotoisempaa ja syrjimättömämpää työympäristöä. Monimuotoisuuden ja syrjimättömyyden tunnustaminen ja edistäminen työpaikoilla on tärkeää, koska se kertoo työntekijöille ja sidosryhmille, että heidän organisaationsa arvostaa yksilöllisiä vahvuuksia ja potentiaalia.
Lisäksi syrjimätön ympäristö saa työntekijät tuntemaan olonsa turvallisemmaksi parantaen siten myös henkilöstökokemusta. Ihmisdata voi osoittautua erittäin hyödylliseksi seurattaessa rekrytointiprosessin, nykyisen työvoiman ja sisäisen liikkuvuuden monimuotoisuuden suhteita.
OSAAMISEN JOHTAMISSTRATEGIAN TUKEMINEN
Ihmisanalytiikan avulla HR-osastot voivat tunnistaa, mitkä ohjelmat ja koulutukset sopivat parhaiten yrityksen työntekijöille ja kollegoille. Tämä parantaa niin henkilöstön välisiä suhteita, henkilöstökokemusta kuin tehokkuuttakin.
Ihmisdatan avulla HR-osastot voivat myös luoda tehokkaita talenttien johtamisstrategioita, jotka auttavat henkilöstöä parantamaan omaa kilpailuetuaan.
EDISTYNEET IHMISANALYTIIKKARAPORTIT
Edistyneet ihmisanalytiikkaraportit ovat erittäin räätälöityjä raportteja, jotka antavat HR-ammattilaisille tärkeitä tilastoja ja arvokkaita tietoja, joiden avulla analysoida organisaation trendejä.
ENNAKOIVA IHMISANALYTIIKKA
Yksi edistyneen analyyttisen raportoinnin tyyppi on ennakoiva ihmisanalytiikka, jossa käytetään pääasiassa dataa, algoritmeja ja koneoppimistekniikoita tunnistamaan tai ”ennustamaan” tulevia tuloksia historiatietojen perusteella. Ennakoivan analytiikan avulla henkilöstöpäälliköt voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ja ennakoida tarpeita edistyneen raportoinnin paljastamien mallien perusteella.
TYÖNTEKIJÖIDEN MOTIVAATION JA SITOUTUMISEN MITTAAMINEN
Toinen muuttuja, jota HR voi mitata ihmisdatan kautta on työntekijöiden motivaatio ja sitoutuminen. HR-osastojen on pyrittävä pitämään työntekijöiden motivaatio- ja sitoutumistasot mahdollisimman korkealla tasolla voidakseen lisätä tuottavuutta, välttääkseen työntekijöiden nopeaa vaihtuvuutta ja parantaakseen sijoitetun pääoman tuottoa.
MITEN PÄÄSET ALKUUN IHMISANALYTIIKAN KANSSA
Seuraavassa on muutamia kysymyksiä, joiden avulla pääset alkuun ihmisanalytiikan käytössä:
MITKÄ OVAT IHMISANALYTIIKAN YLEISET TIETOLÄHTEET?
Yleisiä tietolähteitä ovat seuraavat:
- Työntekijöiden demografiset tiedot
- Palkanlaskentatiedot
- Työntekijöiden suoritustiedot (esimerkiksi 360-arvioinnit ja seuraajaohjelmat)
- Työntekijöiden sitoutumista koskevat tiedot (esimerkiksi koulutuksiin osallistumiset, itsensä kehittäminen, projektien tulokset jne.)
- Kaikki projektikohtaiset tiedot
- Ulkoiset lähteet, kuten työmarkkinatiedot, väestötiedot ja LinkedIn-tiedot
MITÄ TAITOJA IHMISANALYTIIKAN KÄYTTÖ EDELLYTTÄÄ?
Ihmisanalytiikan hyödyntämisessä edellytettäviä taitoja ovat muun muassa seuraavat:
- Yrityskonsultointitaidot, jotta kriittiset ongelmat voidaan tunnistaa
- Analyyttiset taidot, jotta tietoja voidaan tulkita tehokkaasti
- Sidosryhmien hallinta, jotta kaikki asiaankuuluvat henkilöt voidaan koota yhteen ja ihmisanalytiikkaprojekti voidaan käynnistää
- Tarinankerronta- ja visualisointitaidot, jotta viestintä ja konkreettisten tulosten jakaminen yrityksen kanssa sujuu tehokkaasti
DATAPOHJAISEEN PÄÄTÖKSENTEKOON KANNUSTAMINEN
Dataan perustuvan kulttuurin luominen henkilöstöhallinnossa voi tuntua joistakin vieraalta. Datasta voi kuitenkin olla uskomattoman paljon apua päätöksenteossa erityisesti laajemmassa mittakaavassa, kuten olemmekin jo todenneet.
On tärkeää edistää datapohjaisen päätöksenteon kulttuuria − ei ainoastaan ylemmän tason johtajien vaan myös uusien työntekijöiden keskuudessa. Mitä nopeammin analytiikkaa voidaan pitää ja arvostaa merkittävänä resurssina eikä vain jonkinlaisena epämääräisenä abstraktina konseptina, sitä nopeammin työympäristöissämme voidaan saada aikaan todellinen muutos ja virtaviivaistetut prosessit.
Avainasemassa tässä on tietojen tuominen laajalti kaikkien saataville koulutuksen avulla. Lisäksi tarvitaan oikeanlaiset työkalut tietojen keräämiseen, tulkintaan ja raportointiin.
On myös otettava huomioon, että järkevän palautejärjestelmän lisäksi johdolta ja työntekijöiltä edellytetään myös halukkuutta muutokseen. Ihmisdata on loistava strateginen työkalu, mutta se ei sovellu sellaisten organisaatioiden käyttöön, jotka ovat juuttuneet vanhoihin toimintatapoihinsa.
Datalla voidaan muuttaa totuttuja työskentelytapoja, mikä on hieno uutinen, jos tarkoituksena on parantaa organisaation työnkulkua, päätöksentekoa ja menettelyjä. Pohjimmiltaan dataan perustuva kulttuuri on sellainen, jossa henkilöstön ja johdon datalukutaito on erittäin hyvä, ja jossa ymmärretään, että dataa voidaan käyttää strategisena välineenä, joka auttaa kaikkia suoriutumaan paremmin.
Lue lisää: 2020-luvun suosituimmat HR-trendit
HR-suorituskykymittarit ovat mitattavissa olevia arvoja, joita HR-osastot käyttävät tiettyjen liiketoimintatavoitteiden seuraamiseen tai niiden edistymisen mittaamiseen.
MILLÄ SUORITUSKYKYMITTAREILLA (KPI) IHMISANALYTIIKKAA KANNATTAA SEURATA
Yksi syy siihen, miksi monet lykkäävät data-analytiikan käytön aloittamista, on kerättyjen tietojen suuri määrä.
Yhdellä silmäyksellä kaikki kerätyt tiedot voivat tuntua merkitykselliseltä, ja niistä jokaista haluttaisiin ymmärtää. Tämä ei kuitenkaan ole realistista ja se voi saada aikaan jopa loppuunpalamista ja informaatioähkyä. Jotta saatuja tietoja voidaan käyttää ja tulkita viisaasti, on huomio kiinnitettävä suorituskykymittareihin.
Suorituskykymittarit toimivat vastalääkkeenä tietoähkyyn: ne auttavat visualisoimaan tiedot ja tekemään niistä ymmärrettävämpiä, jolloin sinä voit keskittyä osastosi olennaisiin tekijöihin.
HR-suorituskykymittarit ovat mitattavissa olevia arvoja, joita HR-osastot käyttävät tiettyjen liiketoimintatavoitteiden seuraamiseen tai niiden edistymisen mittaamiseen.
Seuraavassa on joitakin suosituimmista suorituskykymittareista, joita kannattaa seurata:
- Poissaolojen määrä: Työntekijän poissaoloprosentti voidaan laskea jakamalla työntekijän poissaolopäivien määrä työpäivien kokonaismäärällä. Näin HR-osasto saa näkökulman siihen, kuinka paljon työtä ja tuottavuutta menetetään säännöllisesti sairauden ja/tai suunnittelemattomien poissaolojen takia.
- Poissaolojen kustannukset: Nämä voidaan laskea laskemalla yhteen työntekijän palkka, poissaolon hallintaan liittyvät kustannukset sekä sijaisen palkkaamiseen liittyvät kustannukset. Poissaolokustannuksilla on merkitystä niissä Euroopan maissa, joissa on vahvat ammattiliitot ja työsuhdeturva.
- Vaihtuvuusaste: Työntekijöiden vaihtuvuusaste on yksi tärkeimmistä muuttujista ja tärkeä suorituskykymittari, koska suuri vaihtuvuusaste voi käydä yritykselle hyvin kalliiksi. Muita vaihtuvuuteen liittyviä suorituskykymittareita, joita kannattaa seurata, ovat seuraavat:
- Vapaaehtoinen vaihtuvuusaste: Työntekijöiden aloitteesta tapahtuneiden irtisanomisten määrä prosentteina kaikista irtisanomisista.
- Vastentahtoinen vaihtuvuusaste: Työnantajan aloitteesta tapahtunut irtisanomisten määrä prosentteina kaikista irtisanomisista.
- Ei-toivottu vaihtuvuusaste: Lähteneiden huippuosaajien määrä kaikista työntekijöistä.
- Tyytyväisyys etuihin: Tätä suorituskykymittaria mitataan yleensä työntekijöiden sitoutumiskyselyn avulla. Selvittämällä, ovatko työntekijät tyytyväisiä etuihinsa, henkilöstöhallinto voi vähentää merkittävästi työntekijöiden vaihtuvuutta.
- Tuottavuusaste: Tätä on hieman vaikea laskea, mutta se voidaan tehdä keskittymällä työn nopeuteen tai tarkkuuteen. Tarkastelemalla työntekijöiden tuottavuutta henkilöstöhallinto saa käsityksen kasvupotentiaalista tuottavuusasteen osalta.
- Työntekijöiden tyytyväisyys: Tämä voidaan mitata työntekijöiden sitoutumiskyselyjen avulla. Tätä on tärkeää mitata, koska tyytymättömyys on yleinen syy työntekijöiden vaihtuvuuteen.
- Työntekijöiden sitoutuminen: Työntekijöiden sitoutumiskyselyjen avulla voidaan mitata myös työntekijöiden sitoutumista. Työntekijöiden korkea sitoutumisaste tarkoittaa parempaa tuottavuutta ja alhaisempaa vaihtuvuusastetta sekä monia muita myönteisiä etuja organisaatiolle.
- Rekrytoinnin laatu: Tämä tarkoittaa niiden uusien työntekijöiden prosenttiosuutta, joille on annettu korkeat arvosanat suoritusten arvioinnissa. Tämä suorituskykymittari osoittaa rekrytointi- ja valintaprosessin tehokkuuden ja auttaa henkilöstöhallintoa parantamaan palkkausstandardejaan ja -menettelyjään johdonmukaisesti.
- Koulutuksen tehokkuus: Koulutuksen painopisteistä ja tavasta riippuen HR voi mitata sitä koskevia suorituskykyilmaisimia, kuten tuottavuutta, sitoutumista, viestintää ja niin edelleen, mitatakseen koulutuksen tehokkuutta.
- 90/360-lopetusaste: Tällä tarkoitetaan sellaisten työntekijöiden määrää, jotka lähtevät kolmen kuukauden kuluessa palkkaamisestaan palkkaamisvuonna. Tämä suorituskykymittari on tärkeä, koska suuri lopetusaste (kaksinumeroinen luku) kertoo, että rekrytointimenettelyssä on jotain vialla.
- Sisäinen ylennysaste: Tätä mitataan jakamalla sisäisen ylennyksen kautta täytettyjen ylempien virkojen tai roolien lukumäärä täytettyjen virkojen kokonaismäärällä. Ihannetapauksessa sisäisiä viran täyttämisiä tulisi priorisoida, koska organisaatiossa jo työskentelevät työntekijät tuntevat työnkulut ja heillä on suuremmat mahdollisuudet pysyä yrityksen palveluksessa pidempään.
- Työvoimakustannukset: Tätä mitataan jakamalla työvoiman kokonaiskustannukset organisaation kokonaiskustannuksilla. Tästä suorituskykymittarista on hyötyä, kun kustannuksia on vähennettävä tai tietyillä aloilla on arvioitava tarvetta automaatioon tai robotisaatioon.
LUOTA OIKEANLAISEEN HR-TEKNOLOGIAAN
Kuten olemme todenneet, ihmisanalytiikalla voi olla merkittävä vaikutus organisaatiosi kasvuun. Markkinoilla on paljon hienoja työkaluja, mutta kannattaa muistaa, että datan asianmukainen tulkinta on avain datan viisaaseen hyödyntämiseen.
Työkalujen tarjoamat hyödyt riippuvat täysin työkalujen käytöstä. Useimmilla ihmisanalytiikkatyökaluilla voit tehdä seuraavia toimintoja:
- Kerätä tietoja
- Koostaa tiedot yhteen
- Tulkita tuloksia ja ryhtyä asianmukaisiin toimiin
Suuret tietomäärät hyödyttävät organisaatiotasi vain, jos kerätyt tiedot ovat tarkkoja ja loppukäyttäjien käytettävissä ymmärrettävästi ja organisoidulla tavalla. Tällainen data edistää tietoon perustuvaa kulttuuria ja voi auttaa yleisesti parantamaan liiketoimintaa.
Onneksi hyödyntääksesi ihmisdataa parhaalla mahdollisella tavalla sinun ei tarvitse ryhtyä datatieteilijäksi. Jos haluat ymmärtää paremmin ihmisanalytiikkaa, on olemassa monia eri resursseja, jotka auttavat sinua saavuttamaan yrityksesi tavoitteet.
Järjestimme esimerkiksi webinaarin HR-analytiikan onnistuneesta käytöstä, joka voi kiinnostaa sinua. Siinä kerrotaan tärkeimmät suorituskykymittarit ja annetaan ohjeita tehokkaaseen tietojen raportointiin.
Lue lisää: Dashboard HR-hallintatyökaluna
TIETOJEN INTEGROINTI HR-JÄRJESTELMÄÄN
Tietojen integrointi nykyiseen HR-järjestelmään voi helpottaa koko tiimin työskentelyä.
Vaikka se voi viedä hieman aikaa ja resursseja ja saatat tarvita hieman apua IT-osastolta, se voi tuoda mukanaan seuraavia merkittäviä etuja:
- Saat oivaltavia analytiikkatietoja työvoimastasi.
- Luot esimiehille paremmat resurssit dataan perustuvan päätöksenteon avulla.
- Tarjoat saumattomat käyttökokemukset tiimin jäsenille ja muille käyttäjille.
- Parantamalla yleisesti HR-työnkulkua teet datasta helpommin lähestyttävän ja hyödynnettävän.
- Luot tehokkaampia tietojärjestelmiä: esimerkiksi tarvittavia taitoja ja täytettäviä työtehtäviä koskevat tiedot voidaan tehdä vastaamaan ilmoituksia olemassa olevista työntekijöistä, jotka saattavat olla käytettävissä virkaan tai sisäiseen ylennykseen.
HUOMAUTUS TIETOJA KOSKEVISTA SÄÄNNÖKSISTÄ JA GDPR-VAATIMUSTENMUKAISUUDESTA
Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on Euroopan unionin tietosuoja-asetus, joka tuli voimaan 25. toukokuuta 2018.
Koska työntekijät tuottavat suuren määrän henkilötietoja, jotka HR kerää, hallinnoi ja joita se säilyttää, yleisellä tietosuoja-asetuksella on suora vaikutus HR-osastojen toimintaan. Esimerkiksi yhteystietoja sisältävien Excel-tiedostojen katsotaan olevan henkilötietoja, joihin on sovellettava yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Yleisen tietosuoja-asetuksen tavoitteena on suojata henkilötietoja tietosuojan ja tietoturvavaatimusten avulla. Yleinen tietosuoja-asetus korvaa vuonna 1995 voimaan tulleen EU:n tietosuojadirektiivin. Digitaaliaikana tehtyjen muutosten mukaisesti uudella asetuksella pyritään antamaan yksilöille paremmat mahdollisuudet valvoa omia henkilötietojaan.
Työnantajia ja HR-osastoja koskevat merkittävät muutokset ovat seuraavat:
- Yleinen tietosuoja-asetus koskee kaikkia työnantajia, joilla on työntekijöitä EU-alueella. Yritysten on noudatettava asetusta, vaikka ne eivät sijaitsisikaan EU:n alueella. EU:n ulkopuolella sijaitsevien työnantajien on noudatettava asetusta, jos ne osallistuvat EU:n alueella asuvien asukkaiden henkilötietojen käsittelyyn, säilyttämiseen tai hallintaan.
- Henkilötiedoiksi määritellään ”kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön”.
- Yleisen tietosuoja-asetuksen piiriin kuuluvat kaikki henkilötietojen käsittelijät, mukaan lukien kaikki alihankkijat, joita HR käyttää työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn.
- Työnantajan on välittömästi ilmoitettava kaikki tietoturvaloukkaukset viranomaisille 72 tunnin kuluessa. Lisäksi työnantajan on ilmoitettava tietoturvaloukkauksesta asianomaisille työntekijöille.
- Jos yritys valvoo säännöllisesti työntekijöiden henkilötietoja, sen on nimettävä tietosuojavastaava. Tämä on uusi vaatimus Saksan ulkopuolella.
- Yleisen tietosuoja-asetuksen ansiosta työntekijät voivat hallita paremmin henkilötietojaan ja niiden käyttöä. Heillä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, oikaista niitä ja pyytää niiden poistamista. He voivat myös pyytää saada tiedon siitä, miten heidän tietojaan käytetään, ja peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn.
Data voi olla tehokas strateginen työkalu, mutta organisaatioiden on myös tehtävä oma osansa tuodakseen sen henkilöstönsä saataville.
PÄÄTELMÄ
HR-analytiikka (tai ihmisanalytiikka) on epäilemättä arvokas resurssi HR-osastoille kaikilla toimialoilla.
Oikeilla työkaluilla ja asianmukaisella koulutuksella sekä johto että henkilöstö voivat ihmisdatan avulla tehdä parempia päätöksiä, parantaa tuottavuutta ja rekrytointia sekä strategisoida useita erilaisia henkilöstöön liittyviä toimintoja.
Tavoitteena on luoda johdon ja työntekijöiden keskuudessa dataan perustuva kulttuuri, joka on avoin uusille ideoille ja toimintatavoille sekä tärkeille oivalluksille.
Data voi olla tehokas strateginen työkalu, mutta organisaatioiden on myös tehtävä oma osansa tuodakseen sen henkilöstönsä saataville. Näin voimme parantaa data-analytiikan arvostusta ja saada aikaan vahvempia, tyytyväisempiä ja yhtenäisempiä työpaikkoja.