Näin onnistut HR-järjestelmän käyttöönotossa

Polkaistaan projekti käyntiin!

Uusien IT-ratkaisujen ja ohjelmistojen käyttöönotto organisaatiossa aiheuttaa usein unettomia öitä ja ylimääräistä stressiä tietotekniikan ammattilaisille – saati sitten HR-asiantuntijoille, joille ohjelmistojen maailma on vieraampi. Tarinat pieleen menneistä ja organisaation kaaokseen ajaneista ohjelmistoprojekteista ovat liiankin tuttuja.

Sudenkuopat voidaan kuitenkin välttää. Olemme koonneet tähän oppaaseen hyödyllisiä, hyväksi havaittuja ja käytännönläheisiä ohjeita, joiden avulla organisaatiosi voi ylittää tavallisimmat kompastuskivet tyylillä. Tavoitteena on, että tekniseen puoleen perehtymätönkin henkilö pystyy hallitsemaan projektia ja osallistumaan aktiivisesti sen ohjaukseen. Näin HR ratkaisun käyttöönotto sujuu ammattilaisen ottein alusta loppuun.

Olemme olleet mukana jo yli 700:ssä henkilöstöhallintoratkaisun käyttöönotossa, joten tiedämme, mistä puhumme. Laadimme tämän oppaan projektipäälliköidemme ja järjestelmäasiantuntijoidemme kokemuksien pohjalta. Asiantuntijoidemme osaaminen ei rajoitu pelkästään Sympan HR-ratkaisuihin, vaan heillä on kokemusta myös useista muista ohjelmistoista ja IT-sovelluksista. Toivomme, että nämä hyödylliset käytännön ohjeet ja asiantuntijoiden vinkit siivittävät organisaatiosi käyttöönottoprojektin parhaaseen mahdolliseen alkuun.

Ennen käyttöönottoprojektin alkua on syytä kysyä konsultilta tai projektitiimiltä, milloin projekti on valmis. Jos projektin alussa ei ole mitään tietoa sen päättymisestä, sinulla on ehkä väärä kumppani. Projektin kustannuksia ja kestoa ei voi hallita, jos ohjelmistotoimittajan tavoitteena on vain jatkaa konsultointisuhdetta mahdollisimman pitkään.

Yleensä ohjelmistoyritykset haluavat hoitaa projektit nopeasti valmiiksi, jotta tiimi pääsee siirtymään seuraaviin asiakasprojekteihin. Tämä onnistuu silloin, kun asiakas oppii käyttämään ja kehittämään järjestelmiä itsenäisesti eteenpäin. Ei ole viisasta jäädä täysin riippuvaiseksi ohjelmistoyritysten tukipalveluista, vaikka ne usein tarpeellisia ovatkin.

Molemmat osapuolet voittavat, kun käyttöönottoprojekti onnistuu ja pysyy yhdessä sovitussa aikataulussa.

HR-ratkaisun, kuten muidenkin IT-järjestelmien, käyttöönottoon on tärkeää panostaa riittävästi aikaa. Tämä vaatii sekä organisaation että IT-toimittajan sitoutumista heti projektin suunnitteluvaiheesta alkaen. Organisaation on ymmärrettävä omat lähtökohtansa ja muutostarpeensa sekä projektin tavoitteet. HR ohjelmiston toimittajan puolestaan tulee tuntea oma teknologiansa perinpohjaisesti ja ymmärtää asiakkaan toimialan yksilölliset vaatimukset.

Me Sympalla tunnemme henkilöstöhallinnon tarpeet. Tutustumme huolella asiakkaidemme liiketoimintaan ja hyödynnämme alan parhaita käytäntöjä. Siksi ratkaisumme toimivat, ja saamme poikkeuksetta kiitosta asiakkailtamme myös käyttöönottoprojekteista.

Seuraavaksi esittelemme HR-järjestelmien käyttöönottoprojektien viisi yleisintä haastetta. Lopuksi paljastamme viisi ratkaisua, joiden avulla ongelmia voidaan välttää tai ainakin vähentää.

1. Vastuun tai johtamisen puute

Mitä selvemmin projektin vastuut ja tehtävät on määritelty organisaatiossasi, sitä parempia ovat myös tulokset. Organisaation on osallistuttava aktiivisesti muutoksenhallintaan, HR-prosessien arviointiin ja muihin käyttöönoton vaatimiin sisäisiin tehtäviin. Useimmiten projektin johtovastuu ja -valtuudet kannattaakin antaa organisaation omalle projektipäällikölle.

Hyvä projektijohtaminen vaatii selkeät toimintamallit, hallintorakenteet ja vastuualueet. Projektipäällikkö tarvitsee valtuudet ja vapauden tehdä tärkeät päätökset ripeästi. Jos päätös kuitenkin vaatii johdon hyväksynnän, sen tulee osallistua päätöksentekoon aktiivisesti. Projekti ei jää polkemaan paikalleen, kun kaikki tarvittava tieto on johdon saatavilla.

Jatkuvuus projektitiimissä helpottaa sekin käyttöönottoprojektin sujumista. Jos tiimin avainhenkilöt vaihtuvat projektin aikana, tiimin uudet jäsenet on perehdytettävä asianmukaisesti. Henkilövaihdoksilta ei tietenkään aina voida välttyä. Siksi HR-ratkaisun toimittajan pitää pystyä varmistamaan, että tiimin uudet jäsenet täyttävät nopeasti edeltäjiensä saappaat.

Aikataulut, roolit ja vastuut organisaation sisällä on hyvä määritellä mahdollisimman selkeästi. Näin vältytään viivästyksiltä, turhautumiselta ja resurssien tuhlaamiselta.

2. Riittämättömät sisäiset resurssit

Joskus organisaatiot aliarvioivat tarvittavan työmäärän, sillä IT-ratkaisun toimittaja ei voi tehdä kaikkea organisaation puolesta. Huonosti suunnitellut tai liian vähäiset sisäiset resurssit vaarantavat käyttöönottoprojektin onnistumisen.

Toimittajan ja asiakkaan tiimien pitää alusta asti ymmärtää, miten käyttöönottoprojektiin on valmistauduttava ja mitä projekti vaatii eri vaiheissa. Asiakkaan on lähes aina tehtävä erilaisia arviointeja ja valmisteluita ennen projektin käynnistämistä, esimerkiksi siivottava tietokantoja tai siirrettävä tietoja. Tulevan ohjelmiston käyttötarpeet on kerrottava mahdollisimman selkeästi. Projektin loppuvaiheessa asiakkaan täytyy vielä testata ja hienosäätää ratkaisua tarpeiden mukaan.

Kun asiakas sitoutuu projektiin, ottaa vastuuta projektin etenemisestä ja hoitaa toimittajan pyytämät valmistelut huolellisesti, ehkäistään samalla viivästyksiä ja varmistetaan, että lopputulos vastaa odotuksia.

3. Riittämätön sitoutuminen

Amazonin perustaja Jeff Bezosin mukaan kaikkeen tulisi sitoutua 100 prosenttisesti. Kollegoiden kanssa voi olla välillä eri mieltä, mutta jo hyväksyttyä projektia täytyy tukea ja sen tavoitteisiin pyrkiä loppuun asti. Hyväksytyn projektin epäonnistumista ei kannata toivoa – ei avoimesti eikä hiljaa mielessään.

Sitoutuneessa organisaatiossa projektin yksityiskohdista puhutaan innokkaasti. Riittämätön sitoutuminen taas näkyy projektiin liittyvien sisäisten keskustelujen puutteena.

Käyttöönottoprojekteihin sisältyy aloituskokouksia, useita työpajoja ja päätöskokous. Nämä tilaisuudet saattavat jäädä turhankin helposti pitämättä, vaikka ne ovat äärimmäisen tärkeitä. Niiden avulla projekti pysyy raiteillaan, tiimit hitsautuvat yhteen ja motivaatio yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi pysyy korkealla.

Samalla on hyvä pohtia myös organisaation omia HR-prosesseja. Projektin aikana kannattaa analysoida, mitkä niistä toimivat, mitkä ovat tarpeettomia tai vanhentuneita. Paraskaan HR-ratkaisu ei ratkaise vanhojen prosessien ongelmia. Ratkaisun käyttöönotto on loistava tilaisuus kyseenalaistaa itsestäänselvyytenä pidettyjä toimintatapoja ja tehdä niihin muutoksia. Lopulta nämä muutokset maksavat itsensä moninkertaisesti takaisin: sujuvammat prosessit säästävät aikaa ja samalla minimoidaan turhan työn määrä.

4. Puutteellinen viestintä

Vastuuta viestinnästä ei voi sälyttää vain asiakkaalle tai ratkaisutoimittajalle. Viestinnän on toimittava molempiin suuntiin. Ratkaisutoimittajan täytyy kuunnella, vastata kysymyksiin, olla asiakkaan tavoitettavissa sekä tarjota riittävät viestintäkanavat. Parhaat tiimit viestivät avoimesti – myös organisaatiorajojen yli.

Joskus organisaation työntekijät eivät uskalla kysyä ratkaisun toimittajalta tai omalta tiimiltään, miten joku asia toimii tai miten ohjelmistosta saa kaikki hyödyt irti. Tällaiseen tilanteeseen kannattaa puuttua nopeasti ja kannustaa tiimejä avoimeen viestintään alusta saakka. Kuten tiedämme, tyhmiä kysymyksiä ei ole!

Jos viestintää ei saada toimimaan, seuraukset voivat olla vakavia: päätöksiä tehdään puutteellisten tai virheellisten tietojen perusteella. Lopulta joku projektin osa-alue on pakko tehdä kokonaan uudestaan, mistä seuraa väistämättä viivästyksiä.

Projektin osallistujien on tiedettävä alusta alkaen, kuka vastaa mistäkin osa-alueesta. Sekä asiakkaan että toimittajan tulee ymmärtää, mitkä asiat vaikuttavat aikatauluun, resursseihin ja järjestelmän käyttöönottoon. Näistä on myös kerrottava selkeästi toiselle osapuolelle.

5. Projektin tavoite on epäselvä

On vaikea löytää perille tuntemattomaan määränpäähän. Määritä siis heti aluksi selkeät tavoitteet ja seuraa säännöllisesti, että projekti etenee haluttuun suuntaan. Joustavuus on toki eduksi lähes kaikissa projekteissa, ja jos jossain vaiheessa joudut umpikujaan, kokeile toista reittiä. Mikäli jokin ominaisuus ei toimikaan halutulla tavalla, palaa suunnittelupöydän ääreen. Selkeä ymmärrys lopullisista tavoitteista ja niiden laajuudesta vie projektin onnistuneesti määränpäähän, vaikka matkalla olisikin mutkia.

Toimittajan projektitiimi auttaa saavuttamaan tavoitteet mutta ei voi päättää niitä puolestasi. Selkeä yleiskuva prosesseista helpottaa käyttöönottoprojektia. Projektin aikana tehdyt (joskus välttämättömät) muutokset vaikuttavat projektin etenemiseen ja voivat aiheuttaa viivästyksiä.

1. Valitse sitoutunut projektipäällikkö

Projekti tarvitsee aina vastuuhenkilön organisaation sisältä. Hän toimii projektin puolestapuhujana, koordinaattorina, johtajana ja yhteyshenkilönä projektitiimin ja organisaation välillä.

Projektipäälliköllä tulee olla yleiskuva kaikista projektin vaiheista ja lisäksi

• aikaa ja osaamista projektin johtamiseen
• mahdollisuus osallistua projektiin alusta loppuun
• riittävät resurssit ja valtuudet hankkia niitä lisää
• vastuu toimittajan pitämisestä ajan tasalla
• vastuu sovittujen aikataulujen noudattamisesta organisaation sisällä
• vastuu siitä, että organisaation aikataulu on realistinen
• valtuudet, kyky ja halu tehdä päätökset ajallaan.

2. Kokoa toimiva tiimi

Hyvän tiimin tuella käyttöönottoprojekti etenee sujuvasti. Jos projektitiimi on liian suuri, sen ohjaaminen on hankalaa. Tiimissä tulee silti olla jäseniä kaikilta osastoilta, joita käyttöönotto koskettaa. Tiimi tarvitsee myös riittävästi osaamista, jotta projekti saadaan kunnialla valmiiksi. Huomioi seuraavat asiat tiimiä kootessasi:

• Anna tiimin jäsenille vastuita ja tehtäviä, joissa he voivat käyttää osaamistaan.
• Tärkeimpien päätöksentekijöiden tulisi osallistua asiaankuuluviin työpajoihin muista työkiireistä riippumatta.
• Määritä kullekin osa-alueelle ja sisällölle omat resurssit.
• Kokonaisvastuun tulisi olla yhdellä henkilöllä, joka osaa tunnistaa ja delegoida projektin vaatimat tehtävät.
• Tiimin jäsenten on voitava luottaa toisiinsa ja viestiä avoimesti niin kollegoidensa kuin ratkaisun toimittajan kanssa.

3. Pidä ratkaisun toimittaja ajan tasalla

Toimittajan ja organisaation suhde toimii parhaiten, kun molemmat pyrkivät parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Tähän tulisi sitoutua jo heti myyntiprosessissa. Mitä tiiviimmin toimittaja ja käyttöönottotiimi toimivat yhdessä, sitä helpommin pulmat saadaan ratkaistua. Pidä seuraavat asiat mielessä:

• Luo selkeät rakenteet sujuvan yhteistyön varmistamiseksi.
• Tunnista ja ratkaise ongelmat, jotka hidastavat mutkatonta viestintää.
• Pyri pitämään kaikki tiimien jäsenet ajan tasalla.
• Varmista, että tavoitteet eivät ole ristiriidassa keskenään.

4. Nauti

Kun työstään nauttii, sitä tekee mielellään. Tämä pätee myös käyttöönottoprojekteihin. Motivoituneet projektitiimit ovat tuottavampia, vähemmän stressaantuneita sekä pysyvät paremmin aikataulussa. Kannattaa siis miettiä, millaisessa projektissa kaikkien on mukava työskennellä.

• Innostus tarttuu, tekee projektista hauskemman ja saa sen etenemään vauhdikkaammin.
• Tämä on tiimityötä – iloitse kollegoiden taidoista, nauti ongelmien ratkaisemisesta ja tee työpajoista innostavia ja mukavia.
• Juhlistakaa onnistumisia ja kannustakaa toisianne, kun törmäätte haasteisiin.

5. Ole ennakkoluuloton

Älä pidä mitään itsestäänselvyytenä. Vaikka asiat olisi aina tehty tietyllä tavalla, se ei tarkoita, että näin tulisi tehdä tulevaisuudessakin. Me Sympalla kannustamme suhtautumaan projekteihin joustavasti. Vaihda lähestymistapaa ja kokeile rohkeasti uusia polkuja, jos alkuperäinen suunnitelma ei toimi.

Älä kuitenkaan unohda projektin tavoitteita. Projektipäällikön tulisi muistuttaa tavoitteista projektin aikana ja varmistaa, että tärkeimpiin tehtäviin riittää tarpeeksi resursseja.

• Toimittaja voi tarjota uusia vaihtoehtoja projektin aikana. Tartu niihin ennakkoluulottomasti ja muuta tarvittaessa prosesseja.
• Järjestelmää ja prosesseja täytyy usein muokata yhdessä.
• Ota opiksi menneestä, mutta keskity tulevaan.

Tilaa uutiskirjeemme niin saat aina ensimmäisenä tiedon uusista sisällöistämme!