Broman Group

Esimiesten digitaalinen HR-työkalu

“Jokaisella työntekijällä on oikeus hyvään lähiesimiestyöhön. Olemme viime vuosina kouluttaneet paljon esimiehiämme, ja kantavana teemana henkilöstön kehityksessä on ollut valmentava johtaminen”, kertoo Broman Groupin henkilöstöjohtaja Mira Prinz. “Lähiesimiesten roolia on kasvatettu viime vuosina ja nyt heilläkin on mahdollisuus käyttää Sympaa aktiivisesti muun muassa kehityskeskusteluiden kirjaamiseen”, jatkaa Broman Groupin HRD-asiantuntija Hannele Salonen.

Broman Groupilla halutaan kehittää HR-raportointia ja -analytiikkaa systemaattisesti – Sympa on ollut suurena apuna datan keräämiseen liittyvissä haasteissa. Siirtyminen erilaisten Exceleiden käytöstä yhä enemmän yhteen keskitettyyn digitaaliseen ratkaisuun on mahdollistanut sen, että tarvittavat tiedot ovat aina oikeiden ihmisten saatavilla.

“Aikaisemmin tulostimme paljon eri dokumentteja. Nyt keskitämme kaiken tiedon Sympaan, josta näemme aina myös tarvittavat historiatiedot. GDPR-näkökulmastakin katsottuna on elintärkeää, että henkilötiedot ovat turvallisesti yhdessä järjestelmässä”, Hannele jatkaa. “Kaiken tiedon keskittäminen samaan paikkaan on tukenut myös prosessien kehitystä ja vapauttanut esimiesten aikaa”, Mira komppaa.

Integraatiot säästävät rahaa ja minimoivat virheiden määrän

Sympa toimii Broman Groupilla HR-datan master-järjestelmänä, josta on tehty parin viime vuoden aikana useita integraatioita muihin järjestelmiin. Tiedot kulkevat järjestelmien välillä automaattisesti ja tarvittavat henkilöstötiedot löytyvät keskitetysti Sympasta.

“Suurimmat rahalliset hyödyt olemme saaneet integraatioista, joita olemme tehneet määrällisesti todella paljon. Tällä hetkellä meneillään on palkkajärjestelmän uudistusprojekti, jossa tärkeänä osana on myös järjestelmän integrointi Sympaan. Juuri viime vuonna teimme työterveyden henkilörekisteri-integraation, joka on säästänyt paljon päälliköidemme aikaa ja turvannut rekisterin ajantasaisuuden. Yksi iso hyöty on myös AD-integraatio, jonka avulla tarvittavat tiedot kulkevat IT:lle ja muihin tarvittaviin paikkoihin, kuten intraan”, Hannele kertoo.

Sähköinen allekirjoitus vapauttaa aikaa ydintehtäviin

Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto Sympan kautta on tuonut Broman Groupille selkeitä etuja sopimustietojen sähköisessä käsittelyssä ja työnantajamielikuvatyössä, sekä säästöjä päälliköiden ajankäytössä.

“Kun mietimme sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoa, laskimme potentiaaliset säästöt kustannusten ja ajankäytön suhteen. Laskimme, että säästämme 1-1,5 tuntia työaikaa per työsopimus sähköisen allekirjoituksen avulla. Tämä vahvisti päätöstä ottaa sähköisen allekirjoituksen käyttöön”, Mira kertoo.

Broman Group on edistänyt itsenäisesti sähköisen allekirjoituksen laajentamista työsopimusten lisäksi Sympassa myös perehdytykseen. “Sähköinen allekirjoitus perehdytyksessä on meillä jo toteutettuna ja valmiina käyttöönotettavaksi kaikissa yksiköissä heti, kun olemme pilotoineet sitä ensin pienemmällä porukalla. Olemme saaneet sähköisen allekirjoituksen käytöstä todella hyvää palautetta. Prosessi on helppo ja sillä säästetään huomattavasti allekirjoituksiin tavallisesti menevää aikaa.”

Tukiportaalin ja asiakastuen kautta nopeaa apua

Sympan tukipalvelu ja asiakkaiden käytössä 24/7 oleva tukiportaali ovat toimineet matkan varrella hyvinä tietolähteinä, joiden avulla Hannele on pystynyt tekemään muutoksia järjestelmään myös täysin itsenäisesti.

“Sympan asiakastuki on toiminut aina hyvin ja nopeasti. Joka kerta olemme sieltä ratkaisun saaneet, eikä mikään ole jäänyt roikkumaan”, Hannele kertoo. “Tukiportaalin ohjeet ovat olleet myös todella hyödyllisiä. Esimerkiksi sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto perehdytyksiin onnistui ohjeiden avulla viidessä minuutissa”.

Myös yhteistyö Sympan asiakasvastaavan kanssa saa kiitosta: “Yhteistyö on toiminut todella hyvin. Asiakasvastaavamme Johanna kuuntelee meitä tarkasti ja tarttuu innokkaasti kaikkiin kehitysideoihin. Esimerkiksi työterveyden henkilörekisteri-integraation yhteydessä saimme taklattua kaikki haasteet ja projekti vietiin mallikkaasti maaliin yhdessä”, Hannele kehuu.