Ennemmin tai myöhemmin jokaisen yrityksen on alettava pohtia, kuinka virtaviivaistaa HR-prosessejaan – ja auttaako HR-järjestelmän hankkiminen heitä muuttamaan käytäntöjään parempaan suuntaan. HR:n ja IT:n asiantuntemuksen yhdistäminen auttaa sinua pääsemään oikealle polulle heti lähtölaukauksesta.

HR-järjestelmän hankinta vaatii organisaatiossa sekä kovien että pehmeiden arvojen huomioimista. Järjestelmän on toimittava kustannustehokkaasti ja tuotettava liiketoiminnalle suoraviivaista lisäarvoa, mutta yhä enemmän sen on myös taattava miellyttävä käyttäjäkokemus roolista riippumatta ja vahvistettava henkilöstön työtyytyväisyyttä koko työsuhteen elinkaaren ajalta.

Liiketoiminnallisten ja inhimillisten tavoitteiden samanaikaista täyttymistä varten on tärkeää, että henkilöstöhallinto, IT ja muut avainkäyttäjät toimivat tiiviissä yhteistyössä keskenään.

Miksi yhteistyötä ei ole aina tehty?

Vielä reilu vuosikymmen sitten HR-järjestelmän hankinta oli useimmiten todellakin vain HR-järjestelmän hankinta. Tuohon aikaan keskityttiin ostamaan toki toimivia mutta toisistaan erillisiä järjestelmiä, ja integraatioita toteutettiin vain välttämättömiltä osin – jos niiltäkään.

Ajat ovat muuttuneet. Nykyään yhä useampi organisaatio haluaa hankkia ekosysteemiinsä vahvan keskiön, johon voidaan helposti integroida muita palapelin osia. Näin hankinnasta saadaan paras hyöty irti. Tämä holistinen lähestyminen HR-järjestelmän hankintaan tuottaa parempia tuloksia, mutta vaatii myös organisaatiolta kykyä haastaa perinteisiä käytäntöjä ja halua sopeuttaa HR-prosesseja. HR:n ja IT:n läheinen yhteistyö on tässä avainasemassa.

Nykyään yhä useampi organisaatio haluaa hankkia ekosysteemiinsä vahvan keskiön, johon voidaan helposti integroida muita palapelin osia.

Uusia ja ennakoimattomiakin mahdollisuuksia

Konepellin alle rakennettu, hyvin yhteen pelaava ja automatisoitu koneisto maksaa itsensä takaisin, kun työntekijäkokemus paranee, itsepalvelutoimintoja saadaan lisättyä ja yhdistettyä saumattomasti ja liiketoiminnalle keskeisten asioiden raportointi rullaa.

HR-järjestelmähankinnan kokonaisuutta rakennettaessa käy itse asiassa usein niin, että yhdessä löydetään ulottuvuuksia ja hyötyjä, joita ei alun perin osattu ennakoida. Odottamattomia hyötyjä nousee usein esiin, jos HR master data sijaitseekin palkkajärjestelmän sijaan HR-järjestelmässä. HR-järjestelmässä tietojen hallinnointia voidaan jakaa, raportointimahdollisuudet laajenevat, käyttäjäkokemus paranee ja integroitavuus on usein perinteisempää palkkajärjestelmää kehittyneempi.

IT:n kantilta katsoen keskeisiä rajapintoja ja integraatiomahdollisuuksia HR-järjestelmän kanssa löytyy usein esimerkiksi seuraavista toiminnoista:

  • Identiteetinhallintajärjestelmät (mm. Active Directory ja Okta): käyttäjälle voidaan antaa koneelle kirjautuessa pääsy sisäverkkoon, valittuihin sovelluksiin jne.
  • SSO-kertakirjautuminen
  • Asiakaskohtaiset master data -varastot: dataa voidaan raportoida eteenpäin ja myös rikastaa muista lähteistä saatavalla datalla
  • BI-työkalut (mm. PowerBI, Tableau ja Qlikview): tietoa voidaan kerätä monesta eri lähteestä ja muuntaa ne merkitykselliseen, liiketoimintaa edistävään muotoon esim. raportteina yritysjohdolle
  • API-rajapinnat
  • IT-tiketöintijärjestelmät: sekä ongelmatilanteisiin liittyen että esimerkiksi uuden työntekijän laite- ja käyttöoikeustilauksia varten. Tämäntyyppisissä toiminnoissa hyödyt kertaantuvat työntekijämäärän kasvaessa.

Keskusteluyhteyden avaus

Merkittävin este HR:n ja IT:n synergiaetujen täysimääräiselle hyödyntämiselle on kenties se, ettemme osaa kuvitella ennalta kaikkia mahdollisuuksia. Potentiaalin löytäminen ja hyödyntäminen vaatii keskustelulinjojen avaamista ja yhdessä piirrettyä HR+IT-arkkitehtuurivisiota.

HR + IT on todellakin paljon enemmän kuin osiensa summa.

Hyvän HR-järjestelmän ja fiksun IT-arkkitehtuurin mukanaan tuomien säästöjen kommunikointi on tärkeä osa hankintaprosessia. Vahvan business casen valmistelu HR-järjestelmän hankinnasta saattaa sinut pitkälle. Tarvittavien hyötyjen ja argumenttien esittäminen kaikille osapuolille mahdollistaa, että budjettia vahtiva ylin johto hahmottaa todelliset hyödyt mahdollisimman hyvin.

HR + IT on siis todellakin paljon enemmän kuin osiensa summa. Kannustankin avaamaan rohkeasti keskustelua ja katsomaan, mitä hyötyjä yhteistyö voisi tuoda mukanaan omassa organisaatiossanne – olettepa sitten hankkimassa HR-järjestelmää tai muuten vain pohtimassa, kuinka ekosysteemistänne voisi saada enemmän irti.

"Olen iloinen siitä, että IT-osasto oli mukana alusta alkaen. Se antoi meille mahdollisuuden tehdä muutoksia aikaisin. Jos olisimme olleet mukana hankkeen lopussa, se olisi ollut paljon vaikeampaa.

- Patrick Thörnlund, IT Project Manager, Sabis