Nextlane: Skaalautuva​n​ HR-järjestelmä​n käyttöönotto​ 11 ​maassa

Nextlane on Euroopan johtava autoalan vähittäiskaupan alusta. Se tarjoaa jälleenmyyjille, laitevalmistajille (OEM) ja jälleenmyyjäryhmille pilvipohjaisen ohjelmiston, joka kokoaa autoalan vähittäiskaupan keskeiset toiminnot myynnistä jälkimarkkinointiin ja taustatoimintoihin. 

Useilla Euroopan markkinoilla toimiva Nextlane kokoaa tuhannet autoliikkeet yhdelle avoimelle, turvalliselle ja älykkäälle alustalle. Sen ratkaisut poistavat toimintojen pirstaleisuutta yhtenäistämällä järjestelmiä, dataa ja työnkulkuja. Tämä mahdollistaa johdonmukaiset toimintatavat, vaatimustenmukaisuuden ja skaalautuvan kasvun eri maiden välillä. 

Tiimien kasvaessa ja HR-prosessien monimutkaistuessa Nextlane tarvitsi HR-järjestelmän, joka skaalautuisi toiminnan laajuuden ja kyspyyden mukaan. 

Ennen Sympaa organisaatio käytti työkalua, joka oli suunniteltu ensisijaisesti työajanhallintaan. Se kattoi perustarpeet, mutta ei tarjonnut Nextlanen tarvitsemia laajempia HR-toiminnallisuuksia. Suorituksen johtaminen, tavoitteiden asettaminen, palkitsemiskierrokset ja keskeiset HR-prosessit hoidettiin Excel-taulukoissa. Henkilöstötiedon hallinta konsernitasolla tarkoitti manuaalisia työnkulkuja ja maakohtaisia eroja ​erityisesti Ranskassa ja Espanjassa tapahtuneen yritysjärjestelyn jälkeen. 

Malin Holmgrenille, Nextlanen Pohjoismaiden HR Leadille, suunta oli selvä: tarvittiin joustava HR-järjestelmä, joka yhdistäisi prosessit maiden välillä ja tukisi HR-toiminnan kehittymistä koko organisaation laajuisesti. 

Haaste

Nextlanen nopea kasvu tarkoitti, että monet HR-toimintojen perusprosessit olivat yhä hajallaan tai manuaalisesti hoidettuja. Aiempi järjestelmä tarjosi vain rajalliset HR-ominaisuudet, ja kahden eri taustaisen yrityksen yhdistyessä HR-prosessit vaihtelivat merkittävästi eri maiden välillä. 

Samaan aikaan Nextlane vei eteenpäin toista ​suurta​​​ hanketta: uuden työajanhallintajärjestelmän käyttöönottoa Espanjassa. Tämä lisäsi painetta HR-tiimille valita ja ottaa käyttöön uusi HR-järjestelmä tehokkaasti.

​​Keskeisiä haasteita​​ olivat: 

• ​​Hajallaan oleva data ja Excel-pohjaiset prosessit 

• Puutteellinen järjestelmätuki tavoitteille, suorituksen arvioinnille ja palkitsemiselle

• Tarve yhtenäistää HR-toimintamallit useissa maissa

• Kahden järjestelmäkäyttöönoton hallinta samanaikaisesti

• Varmistaa, että uusi ratkaisu on skaalautuva ja ​soveltuva pitkän aikavälin käyttöön

Ennen kaikkea Nextlane tarvitsi tavan korvata pirstaleiset työnkulut moderneilla, toisiinsa kytkeytyvillä HR-prosesseilla, jotka ​pysyisivät organisaation​​ ​kasvun tahdissa.

Miksi Sympa 

Nextlane arvioi noin kymmentä HR-järjestelmää eri puolilta Eurooppaa ennen kuin valinta kohdistui Sympaan. Jo ensimmäisessä demossa, jonka piti Sympan myyntikonsultti Björn Sandberg, Nextlanen tiimi näki järjestelmän, joka vastasi nykyisiin tarpeisiin ja tuki tulevaisuuden tavoitteita. 

Björn esitteli, kuinka Sympa yhdistää tavoitteiden asettamisen, suoriutumisen arvioinnit ja palkankorotukset yhdeksi saumattomaksi prosessiksi. Organisaatiolle, joka oli tottunut työskentelemään pääasiassa taulukkolaskentaohjelmilla, muutos oli mullistava. Kuten Malin totesi: ” Kun näimme, miten prosessi eteni sujuvasti moduulien välillä, tiesimme olevamme oikealla tiellä. Vihdoin saimme nähdä nykyaikaisen lähestymistavan tärkeimpiin HR-prosesseihimme.” 

Näin käyttöönotto tuotti arvoa 

Tiiviissä yhteistyössä Sympan perehdytyskonsultti Lilly-Karoliina Bergströmin kanssa Nextlane rakensi uuden HR-järjestelmänsä perustan nopeasti ja luottavaisin mielin. Lilly-Karoliinan kyky selittää eri vaihtoehtojen hyötyjä, haittoja ja parhaita käytäntöjä nousi projektin onnistumisen kulmakiveksi. 

Käyttöönoton hetkellä järjestelmä kattoi Nextlanen HR-toimintojen perustan: henkilötiedot, organisaatiorakenteet, prosessit ja vaatimustenmukaisuuden yhdentoista maan laajuisesti. 

Tänä päivänä Nextlane tekee tiivistä yhteistyötä Sympan tukitiimin kanssa ja nostaa esiin erityisesti heidän nopean reagointikykynsä ja selkeän viestintänsä. Kysymyksiin vastataan nopeasti, vastaukset ovat ymmärrettäviä ja myös monimutkaiset, useita maita koskevat asiat hoidetaan varmalla otteella. 

Katse ​tulevaan​​

Perustan ollessa kunnossa Nextlane laajentaa nyt Sympan käyttöä syvemmälle – erityisesti suorituksen arviointiin, tavoitteiden asettamiseen ja palkitsemisprosesseihin. Tavoitteena on luoda täysin yhtenäinen HR-kokonaisuus tavoitteista kehitykseen ja palkitsemiseen, joka tukee sekä esihenkilöitä että työntekijöitä koko konsernissa. 

Nextlane näkee suhteensa Sympaan pitkäjänteisenä kumppanuutena. Tiimi on innostunut hyödyntämään uusia toiminnallisuuksia, tutkimaan integraatiomahdollisuuksia ja kehittämään prosessejaan yhdessä edelleen. 

”Haluamme tiivistä yhteistyötä”, Malin sanoo. ”Haluamme tietää, mitä on tulossa, miten voimme kehittyä ja miten saamme järjestelmästä parhaan mahdollisen hyödyn​ irti​.”

Ihmisiin perustuva kumppanuus 

​​Järjestelmän ohella ​yksi teema nousi toistuvasti esiin: ihmiset. ​Aina myynnistä käyttöönottoon ja tukeen​, jokainen kohtaaminen vaikutti kokonaiskokemukseen.vaikutti kokonaiskokemukseen. 

”​Positiivisin​​ yllätys olivat ehdottomasti ihmiset”, Malin kertoo. ”Sympa antoi meille skaalautuvan HR-perustan​ –​ ja ihmiset, joihin voimme luottaa kasvaessamme useissa maissa.”

Nextlanelle Sympa on keskeinen osa HR-infrastruktuuria, joka tukee yrityksen jatkuvaa kasvua eri puolilla Eurooppaa.