Die Rolle der HR-Stammdaten im Wandel der Zeit

Die Rolle von HR-Stammdaten können mit den zentralen Funktionen eines Körpers verglichen werden. Abteilungen, Teams und Beschäftigte stellen die einzelnen Glieder des Unternehmens dar. Stammdaten, automatisierte Berichte und Analysen stehen für die wichtigsten Funktionen, ohne die Sie – ähnlich wie ein Körper ohne Augen und zentrales Nervensystem – viele Dinge nicht wahrnehmen können.

Um eine große Sache überschaubarer zu machen, zerlegt man es in einzelne Teile. Aus diesem Grund untergliedern sich Unternehmen in einzelne Geschäftsbereiche. Innerhalb dieser Bereiche bilden sich spezialisierte Teams, die Expert*innen auf ihrem Gebiet sind und durch ihre Fachkenntnis das Unternehmen voranbringen. Wir alle wissen jedoch nur zu gut, dass dies oft auch zu isoliert arbeitenden Einheiten führt, die voneinander abgekapselt sind und keinen ganzheitlichen Überblick mehr zulassen. 

Ein Unternehmen und seine Abteilungen bestehen vor allem aus den Menschen, die darin arbeiten. Eine gut funktionierende HR-Abteilung sorgt für individuelle Unterstützung und bildet zugleich ein umfassendes Bild von den Bedürfnissen, Fähigkeiten und der Struktur der Belegschaft ab, um die Leistung zu verbessern. Die Herausforderung, diese Aufgaben in Einklang zu bringen, wird in Zeiten von Veränderungen, die immer häufiger auftreten, besonders deutlich. Um das Fortbestehen des Geschäftsbetriebs zu gewährleisten, müssen HR-Abteilungen über eine solide Grundlage verfügen, auf der sie aufbauen können. Dieses Fundament sind die HR-Stammdaten. 

Die HR-Abteilung kann dazu beitragen, indem sie dem Unternehmen einen Überblick über sein wichtigstes Kapital gibt - seine Mitarbeiter.

 

MITARBEITENDE EINSETZEN UND ENTLOHNEN 

In Zeiten des Wandels, sei es durch Wachstum, organisatorische Umstrukturierung oder Personalabbau, müssen Unternehmen den Prozess effizient und sicher gestalten. 

Personalabteilungen mit soliden und verlässlichen Stammdaten haben einen entscheidenden Vorteil bei der Gestaltung von Ein- und Austrittsprozessen. Sie nehmen ihre Daten als Grundlage und verstehen, worauf es bei einer erfolgreichen Beschäftigung ankommt. Außerdem verwenden sie Stammdaten, um das Personalmanagement und die damit verbundenen Prozesse zu organisieren. Sie sind in der Lage, auf intelligentere Weise über digitale Kanäle zu rekrutieren und rechtzeitig Nachfolgepläne zu erstellen, sodass den Abteilungen nie das benötigte Personal fehlt. Außerdem können Personalabteilungen, die effizient mit ihren HR-Stammdaten arbeiten, wertvolle Hinweise geben, wenn Umstrukturierungen oder Stellenkürzungen erforderlich sind.

Wichtige Daten über Ihre Mitarbeitenden beinhalten auch kritische Informationen, die andere Geschäftsbereichsfunktionen unterstützen. Löhne und Gehälter beispielsweise sind ein großer Kostenfaktor für Unternehmen. Wenn es also darum geht, die Kosten eines Unternehmens zu bewerten und Entscheidungen zu treffen, muss ein aktueller Überblick über die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorhanden sein. 

Wenn Sie die Hintergründe dieser Zahlen kennen, können Sie bei der Planung und Organisation Ihres Personals die richtigen Entscheidungen treffen.

 

Abwesenheiten, Urlaube und Remote-Arbeitszeiten müssen unbedingt verfolgt werden, um den Überblick zu behalten. Ein solider HR-Stammdatensatz trägt nicht nur zu einer besseren Talentplanung und Personalbeschaffung bei, sondern hilft auch bei der Interpretation von Trends und ermöglicht bessere Prognosen. 

 

UNTERSTÜTZUNG FÜR IHRE MITARBEITENDEN 

Heute ist es wichtiger denn je, digitale Prozesse zu etablieren, um mit Mitarbeitenden in Kontakt zu treten. Stellen Sie so schnell wie möglich auf digitale Kanäle um, damit Sie einen genauen Überblick behalten. Die Unterstützung des Geschäftsbetriebs und der Geschäftskontinuität ist ein offensichtlicher Vorteil digitaler HR-Funktionen und genauer HR-Stammdaten, aber sie helfen Ihnen auch, Ihre Mitarbeiter zu unterstützen, wenn sich ihre Aufgaben, Funktionen und Verantwortungen weiterentwickeln. 

Veränderungen machen auch eine Anpassung von Geschäftsstrategien notwendig. Mit den richtigen digitalen Funktionen können Sie Daten sammeln, effektiv kommunizieren, Änderungen umsetzen, Mitarbeiter richtig führen und zugleich Fortschritte dokumentieren sowie Anpassungen vornehmen. Digitale HR-Prozesse, wie z. B. die elektronische Unterschrift oder digitale Beurteilungsinstrumente machen die HR-Arbeit nicht nur effizienter – sie unterstützen auch hybrides Arbeiten sowie unternehmerische Widerstandsfähigkeit. 

Aus praktischer Sicht können fundierte HR-Entscheidungen und -empfehlungen nur dann getroffen beziehungsweise ausgesprochen werden, wenn Sie ein vollständiges Bild Ihrer Mitarbeitenden und klare strategische Ziele haben.

 

HR-Stammdaten sollten Ihnen Einblicke in alle relevanten HR-Prozesse und Abläufe geben. Ein HR-Stammdatensatz, der auf den richtigen KPIs basiert, enthält umfassende Informationen: Sie erhalten ein besseres kollektives Verständnis von Bereichen, die das Personal als Ganzes betreffen. Aber auch Bereiche wie persönliche Entwicklung und individuelle Motivation werden dadurch abgedeckt. Wenn Sie sich vorrangig auf die Kompetenzzuordnung konzentrieren und die Festlegung individueller Ziele vernachlässigen, besteht die Gefahr, dass Sie Ihre Mitarbeitenden demotivieren, indem Sie sie für eine Entwicklung einplanen, die zwar die Unternehmensstrategie unterstützt, ihre persönlichen Ziele aber zu wenig einbezieht. 

Richtig strukturierte HR-Stammdaten können auch einen Einblick in die Unternehmenskultur geben, selbst auf globaler Ebene. Es kann schwierig sein zu erkennen, ob Geschäftseinheiten und verschiedene Standorte unternehmensweite Kulturpunkte übernommen haben oder ob zentral gesteuerte HR-Initiativen die richtigen Auswirkungen haben. Ein standardisiertes, automatisiertes Verfahren für die Datenerfassung ermöglicht es, einen detaillierten Überblick über Teams und Standorte zu bekommen. So gewinnen Sie ein landes- und unternehmensweites Verständnis für den tatsächlichen Fortschritt. 

Mit den richtigen HR-Daten und KPIs bewahren und pflegen Sie das, was Ihr Unternehmen einzigartig macht Ihre Kultur. 

 

DIE ROLLE DES HR-ROI

Einblicke wie diese helfen HR-Fachleuten, den ROI für ihre Kampagnen zu ermitteln. Der Zugriff auf zuverlässige HR-Stammdaten ermöglicht erst eine fundierte Entscheidungsfindung. 

Als kurze Übung können Sie diese Fragen beantworten: 

  • Wie viele Menschen arbeiten für uns? 
  • Gibt es ein aktuelles Organigramm? 
  • Wo sind die Kontaktinformationen unserer Mitarbeitenden gespeichert? 
  • Wie viele Beschäftigte sind aktuell krankgeschrieben oder arbeiten von zu Hause aus? 

Wenn Sie diese Fragen nicht direkt beantworten können, ist das ein Hinweis darauf, dass Sie automatisierte Prozesse benötigen. Ein modernes HR-System ermöglicht es Ihnen, Mitarbeitendendaten arbeitsrechts- und datenschutzkonform zu erfassen und zu verarbeiten. So erhalten Sie in kürzester Zeit Antworten auf diese wichtigen Fragen und sparen zugleich Zeit, Geld und potenzielle zukünftige Rechtskosten. 

So haben beispielsweise HR-Abteilungen, die vollständig digitale Prozesse zur Vertragserstellung eingeführt haben, Effizienzverbesserungen von 50-75 % erzielt. Digitale HR-Tools sparen einer Organisation enorm viel Zeit – eine kritische Ressource, die gerade bei Entscheidungen eine wichtige Rolle spielt. 

 

Fazit

Den perfekten HR-Stammdatensatz gibt es nicht, und die Geschwindigkeit, mit der sich diese Daten ändern, nimmt immer mehr zu. Deshalb lautet unser Vorschlag an Sie: Bauen Sie sich eine solide, automatisierte und administrative Basis auf, die Ihnen als Grundlage für Entscheidungen dient. Definieren Sie KPIs, die Ihnen einen aktuellen Überblick über das wichtigste Kapital Ihres Unternehmens liefern: Ihre Mitarbeitenden. Messen Sie die Erfolge Ihrer getroffenen Maßnahmen und lernen Sie alles über Ihr Unternehmen. So sind Sie auch in Zeiten großer Veränderungen bestens für die Zukunft gerüstet. 

SIND SIE BEREIT, IHRE DATEN RICHTIG ZU NUTZEN?

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