DU ET HR-SYSTEM – FIND DET BEDSTE MATCH TIL JERES VIRKSOMHED

FORORD VED VORES CEO

Vigtigheden og kompleksiteten af HR er stigende. Derfor søger flere og flere HR-ledere efter teknologiske løsninger, som kan automatisere rutineopgaver, for at få mere tid til at støtte deres kolleger på de områder, hvor deres ekspertise tilfører mest værdi.

For at få mest ud af teknologien i HR-feltet, bør du vælge det bedste HR-system til jer – og den bedste systemleverandør. Som en hjælp til dig har vi derfor udarbejdet denne brugbare guide. Den er baseret på alle de erfaringer, som vi har opnået inden for det sidste årti, hvor vi har leveret banebrydende HR-teknologi til vores kunder.

I denne e-bog kigger vi nærmere på, hvorfor et banebrydende HR-system er nødvendigt i moderne HR, giver dig råd til hvordan du finder den rigtige løsning til din virksomhed, og giver dig en forklaring på, hvad du kan forvente af dit nye system det første år.

Vi mener, at HR er af lokal karakter, og ingen virksomheder er fuldstændig ens. Derfor bør en god leverandør ikke sælge dig et system, som ikke passer til din virksomhed. Vi håber, at du vil vælge Sympa, fordi det matcher jeres behov bedste. Hvis du ikke gør, er vi stadig overbevist om, at denne guide vil være brugbar for dig.

Vi ønsker dig fremtidig succes,
Keijo Karjalainen, CEO og grundlægger

KAPITEL 1:
10 GRUNDE TIL AT DU HAR BRUG FOR ET HR-SYSTEM

Lad os komme i gang! Nu er du kommet så langt, at vi er sikre på, at du allerede ved, hvordan din organisation kan have gavn af at digitalisere jeres HR med det rigtige system. Men ved du helt præcist, hvad et moderne HR-system kan gøre for dig?

Implementeringen af et HR-system bør ikke kun handle om at overføre nuværende processer og om digitalisere dem. Den bør også udfordre dig til at tænke ud af boksen og omstrukturere den måde, du arbejder på.

Når du overvejer at anskaffe et HR-system, er det en god idé at træde et skridt tilbage og afdække fordelene ved en moderne HR-løsning – og i særdeleshed hvordan din organisation kan drage nytte af den.
Her giver vi dig ti gode grunde, der kan være med til at sætte skub i ændringen. Mange af disse stammer fra vores HR in the Nordics survey (2018).

1. TEKNOLOGI UNDERSTØTTER STØRRE ÆNDRINGER I HR

HR-medarbejdernes roller har været under forandring i årtier, og der er ingen tegn på opbremsning. Teknologi er kernen i overgangen til den næste bølge af HR, hvor HR bliver endnu vigtigere for virksomhederne og får mere plads i direktionslokalet.

HRs rolle giver mere og mere forretningsmæssig succes. HR-medarbejdere er ikke længere kun “folkets folket”. I stedet tager de plads i direktionslokalet. Denne ændring bliver ofte understøttet af evnen til at vise effekten af HR-arbejdet både på bundlinjen og på organisationens effektivitet.

Derfor ændrer HR-systemerne sig også. Et moderne HR-system skal ikke kun være et enkelt program, hvis formål er at reducere mængden af HR-rutineopgaverne. I stedet bør det være en dedikeret teknologisk løsning, der understøtter alle HR-aktiviteter.

Som HR-medarbejder får du nu bedre redskaber end nogensinde før, så du kan bruge din ekspertise bedst muligt og i sidste ende bidrage til organisationens succes.

2. DET RIGTIGE SYSTEM GIVER DIG TID AT UDFØRE DET ARBEJDE, DU BRÆNDER FOR

Ifølge en undersøgelse gennemført af Center for Effective Organizations på University of California, bliver kun en fjerdedel af HR-medarbejdernes tid brugt på værdiskabende opgaver, som kompetence- og karriereudvikling samt på at opfylde deres rolle som en strategisk partner i virksomheden.

Uden et HR-system er dine nuværende processer årsagen til, at du bruger mere tid på rutineopgaver, end du egentlig har lyst til, og ikke nok tid til det værdiskabende arbejde, hvor HR-medarbejdere virkelig viser deres værd.

3. VÆR FRONTLØBER – IKKE ALLE ER I MÅL ENDNU

Nogle HR-afdelinger udnytter ikke teknologien nok. De kan have en række forskellige programmer til at lave specifikke opgaver – som for eksempel lønadministration eller håndtering af ansættelser. Softwaresystemerne taler måske ikke sammen, og det skaber forhindringer i flowet og datakvaliteten.

En undersøgelse, vi gennemførte i 2018, afdækkede, at kun lidt over 74% af de adspurgte organisationer i Norden havde en omfattende løsning på plads. Om disse løsninger er fremtidssikrede, kan der stilles spørgsmålstegn ved, da 2/3 af de adspurgte havde til hensigt at øge automatiseringen af deres HR-dataadministration inden for de næste to år.

4. DU HAR BRUG FOR DE RIGTIGE VÆRKTØJER TIL AT TRÆFFE DATADREVNE BESLUTNINGER

I vores moderne verden har vi en overflod af data. Ændringen fra instinktbaseret beslutninger til databrevet beslutninger kræver, at HR-medarbejdere har de kompetencer og den teknologi, der får data til at give mening. Ellers står vi tilbage med en konstant højere høstak med data, hvor vi leder efter nålen.

Denne overflod af data rejser også andre spørgsmål. Da der er data om næsten alt og alle i arbejdsstyrken, stiger det presserende behov for datatransparens og datasikkerhed. Ved at have en HR-datastrategi, der overholder den gældende databeskyttelseslovgivning, er det nødvendigt, at HR-medarbejderne har værktøjerne til at påtage sig ejerskabet af deres data. Det er et af de mest grundlæggende argumenter for at have et velfungerende HR-system på plads.

5. ANALYSER ER IKKE KUN TAL

Når du har dine data på plads, er næste skridt at få dine HR-analyseprocesser på plads. Ifølge vores undersøgelse er “HR analytics” stadig ensbetydende med “rapportering” for de fleste HR-medarbejdere. Det er et område, hvor tilliden er relativt lav (1.93). Tilliden er endnu lavere, når det kommer til forudsigende analyser (1.59). Det er indlysende, at man taler meget mere om begge ting, end man rent faktisk bruger dem.

Det er indlysende, at der ikke er nogen analyser uden data. Indsamling af dine medarbejderdata i et samlet HR-system er første skridt til opbygningen af HR-analysekompetencer og til at drage nytte af alt det, systemet har at tilbyde.

6. FORUDSIGENDE ANALYSER KAN GIVE EN BEDRE FORSTÅELSE

Kun få organisationer får mest muligt ud af HR-analyser, og endnu færre gennemfører forudsigende analyser. Når man udarbejder forudsigende analyser baseret på gode data og korrekt brug af data, kan de afdække årsagssammenhænge mellem forskellige hændelser – såsom flytning og fastholdelse af arbejdspladser.

Hvis man identificerer årsagerne til medarbejderopsigelser, kan man reducere antallet af medarbejderopsigelser, hvilket typisk sparer hele virksomheden for penge.

7. DET RIGTIGE HR-SYSTEM UNDERSTØTTER UDVIKLINGSINITIATIVER, SOM EKSEMPELVIS KOMPETENCESTYRING

Paradigmeskiftet inden for HR betyder, at den anvendte teknologi skal understøtte forskellige udviklingsinitiativer og –processer – ikke kun administrativt arbejde. Vores undersøgelse viser, at kompetencestyring er et af de vigtigste områder for HR-medarbejdere i Norden. Kompetencestyring er et vigtigt emne, da det det spiller en rolle i analysen af kvalifikationskløfter, kontinuitetsplanlægning samt kompetenceanalyse og profilering.

Når det kommer til kompetenceafdækning (det vil sige, når man matcher kompetencer med jobstillinger og forretningsstrategi), er den gennemsnitlige rating på to eller derunder. Det indebærer, at hovedparten af respondenterne mener, at de kæmper for at kunne løse udfordringen, selvom det er et af de mest almindelige prioriteringsområder blandt de adspurgte.

8. VÆRKTØJER TIL FORANDRINGSLEDELSE OG OVERBLIK

Et andet område, som vores undersøgelse afdækkede som problematisk for mange HR-medarbejdere, er overblik og manglen på værktøjer til at understøtte det. 95% af de adspurgte mente, at der var plads til forbedringer, når det gælder styring af processer og gennemsigtighed.

På samme måde er processer og værktøjer for teamledere også klar til forbedring – navnlig dem til styring af forandringer. Forandringsledelse er et yderst vigtigt punkt i mange organisationer, og HR forventes i stigende grad at føre an eller spille en aktiv rolle i den.

9. BLIV MOBIL

Mobile enheder styrer vores liv. Alligevel brugte kun cirka en ud af tre respondenter af vores HR-system i Norden de HR-værktøjer, der er til rådighed på mobile enheder. Når man tager højde for den nuværende teknologi og måden vi lever og arbejder på, er det essentielt at kunne tilgå HR-nøgleværktøjer, hvor som helst og når som helst. Derfor bør al moderne HR-software indeholde effektive mobile værktøjer.

10. FIND DEN RIGTIGE TEKNOLOGI OG TRÆF EKSPERTBESLUTNINGER

For at opsummere er den rigtige teknologi nødvendig for at administrere og udvikle HR-processer. Mennesker kan simpelthen ikke behandle så mange data effektivt. Med den information og analyse, der leveres af et godt system, kan HR-medarbejdere gøre det, som computere ikke kan – nemlig træffe ekspertbeslutninger.

Men der er tydeligvis en hel del overvejelser, som man bør tage stilling til, når man ønsker at vælge det rigtige system. At implementere et HR-system er hverken en nem eller hurtig opgave. Både anskaffelsen, den efterfølgende implementering og forandringsledelse er processer, der skal udføres med absolut pålidelighed og sikkerhed.

Derfor ser vi nu på de spørgsmål, du skal stille leverandørerne, for at sikre at du får de værktøjer, som du har brug for.

KAPITEL 2:
TRIN I KØBSPROCESSEN

Første trin er at tænke på din organisation og jeres behov. Du kan reflektere over nogle af disse ting:

• Organisationens størrelse
• Hvad kendetegner HR-aktiviteterne
• Hvad er dine must-haves i et system?
• Hvad er de hurtige gevinster, som du kan opnå med et nyt system? Hvad kan vente?

Det er en god idé at starte med de små ting, da implementeringen er et stort projekt.

SKRIV EN FORELØBIG LISTE MED TEKNISKE SYSTEMKRAV

Det er bestemt umagen værd at lave en liste med kravene til et HR-system. Vi har gjort arbejdet lidt lettere ved at tilføje små øvelser i denne guide, som kan hjælpe dig med at fastlægge en plan for dine systemkrav.

LÆS PÅ LEKTIEN OG BLIV FORTROLIG MED DE FORSKELLIGE MULIGHEDER

Der findes en masse brugbare guides og materialer online, som du kan læse. Vi anbefaler, at du også taler med dit netværk, får anbefalinger og deltager i arrangementer.

KONTAKT SYSTEMLEVERANDØREN OG AFTAL ET DEMOMØDE

Når du har en mere klar idé om, hvad du vil have, er det tid til at dykke ned i detaljerne og så småt blive fortrolig med de forskellige systemer. Test af en demo kan altid være nyttig, men det er fornuftigt at gøre sit hjemmearbejde, før tingene prøves af.

DISKUTÉR LØBENDE DINE BEHOV MED SYSTEMLEVERANDØREN

Husk at have en aktiv dialog med leverandøren i god tid og på alle stadier i processen.

• Dit udgangspunkt og der hvor du faktisk ender kan se forskellige ud, og du skal måske genoverveje dine processer. Kast dig ud i idéudvekslinger med din leverandør og vær åben over for ideer.
• Hvis din organisation er stor og kun har begrænset kendskab til implementeringsprojekter, kan det være en fordel at hyre en ekstern konsulent, som kan hjælpe dig med forandringsledelsen.

INVOLVÉR DE RELEVANTE MENNESKER INTERNT

Hvem træffer beslutningerne? Hvis det ikke kun er dig, skal du involvere dem tidligt og sørge for at opbygge argumenter/et forretningsgrundlag for dit køb.

• Sørg for at have klarhed over budgettet.
• Hvem er interessenterne? Tag en snak med IT, CEO, CFO og andre berørte interessenter.
• Involvér ledere og andre systembrugere for at gøre implementeringen og forandringsprocessen nemmere, når systemet er købt.

KAPITEL 3:
SÅDAN VÆLGER DU DET RIGTIGE HR-SYSTEM OG DEN RIGTIGE SYSTEMLEVERANDØR

Ingen gider hænge på det forkerte system eller den forkerte systemleverandør. Dit valg af HR-system kan dybest set koges ned til to ting:

1. systemkrav
2. relationen til systemleverandøren.

Lad os se nærmere på systemkravene først. En af de vigtigste opgaver for et HR-system er at lagre, validere og opdatere dine data.

Du skal med andre ord have dine stamdata på plads for at skabe værdiskabende processer, der er bakket op af teknologi. Du skal også kunne stole på, at dine data altid vil være sikre og automatisk opdateret.

Hold fast i dine prioriteringer og lad dig ikke distrahere af alle de spændende, men irrelevante, muligheder som et nyt HR-system kan tilbyde. Sørg for at systemet har gode værktøjer, der understøtter de vigtigste processer, som du skal administrere. Fokusér på det essentielle.

Du skal også holde øje med fremtiden. Vælg et system, der ikke kun kan klare nutidens udfordringer, men også vil understøtte dig i de kommende år. Systemet bør udvikle sig i takt med, at din organisation også udvikler sig – både hvad angår antal medarbejdere og udviklingen af organisationens HR-processer.

BESVAR DISSE FEM SPØRGSMÅL, NÅR DU VÆLGER HR-SYSTEM:

1. Hvordan sikrer systemet, at de vigtigste HR-data altid er tilgængelige for de rette mennesker på dette rette tidspunkt?
   Dit system skal understøtte indlejring af analyser i næsten alle dele af HR. Data skal kunne indsamles, behandles og gøres tilgængelige i systemet i et dynamisk format i realtid. En god mulighed, der er værd at kigge på, er muligheden for at præsentere data i et dashboard for at sikre, at de vigtigste nøgletal er tilgængelige for de rette mennesker.
2. Understøtter systemet udformningen af HR-processer, som har medarbejderen i centrum?
   Virksomhederne fokuserer i stigende grad på medarbejderoplevelsen. I et kapløb om de bedste talenter er en høj løn alene ikke tilstrækkeligt. Organisationerne skal se på deres aktiviteter fra et medarbejderperspektiv, og det skal dit HR-system understøtte.
3. Understøtter systemet en fleksibel medarbejderkultur?
   Først pressede arbejdsgiverne på for større fleksibilitet, nu forventer medarbejderne også fleksibilitet. Mennesker kommer og går, andre arbejder sæsonmæssigt, nogle arbejder hjemmefra og andre er freelancer. Alt det kræver en god administration.
4. Kan systemet vokse med din virksomhed?
   Alle HR-systemer skal understøtte din virksomheds skiftende behov. Derfor er fleksibel kompetenceafdækning og -opbygning nøgleelementer i et godt HR-system. Du vil vel gerne ligge i toppen af kompetencekurven og ikke i bunden, vel?
5. Bliver systemet udviklet løbende ved hjælp af agile metoder?
   Hold øje med løsninger, der bliver udviklet løbende. Du skal have et HR-system, som er nemt at tilpasse efterhånden som omstændigheder, lovændringer og teknologien udvikler sig. Nøgleordet er fleksibilitet. Kig efter en anden løsning, hvis hver eneste lille tilpasning og ændring kræver, at en hær af konsulenter og teknikere skal hidkaldes.

Som køber bør du have styr på jeres krav til jeres fremtidige system. Men det er lige så vigtigt at overveje systemleverandørens egenskaber og pålidelighed. Overvej disse krav, når du vælger en systemleverandør:

1. ÅBENHED.

Du bør vælge en leverandør, som altid handler åbent. Din leverandør skal vise fordelene ved deres løsning specifikt tilpasset til din virksomhed – både økonomisk og med hensyn til den værdi løsningen tilfører.

2. DE FORSTÅR DIT BUDGET.

Leverandøren vil hjælpe dig med at finde den mest effektive løsning inden for dit budget og andre begrænsninger. Hvis der er kompromiser, skal du have hjælp til at afdække, hvilke valg der giver de største fordele.

3. DE FORSTÅR DIN FORRETNING.

Du ønsker en leverandør, som forstår din forretning, dine prioriteter og dine behov.

4. DE HAR EN STRATEGISK FORSTÅELSE FOR VIRKSOMHEDENS FREMTID.

Du vil drage nytte af din leverandørs ekspertise og deres teknologi. Samarbejd med nogen, som kan sætte sig selv i dit sted, og som kan vise bedre måder at arbejde på, bedre processer, nye muligheder og ideer, der kan bidrage til, at du når dine mål.

5. DE ØNSKER DIG DET BEDSTE.

Frem for alt ønsker du at arbejde sammen med en leverandør, som er villig til at sige nej til at sælge dig et uegnet system. Det samme system passer ikke til alle.

Dygtige softwareudviklere trives godt med anbefalingerne fra tilfredse kunder. Det gavner ingen at sælge et uegnet system. Hvis du er køber, bør du sætte dig nok ind i HR-systemer til at kunne vurdere, om en leverandørs salgsargumenter er troværdige.

En leverandør kan vælge enten at udnytte kundens manglende viden eller sætte sig i købers sted. Alt handler om tillid og leverandørens evne til at se hvordan (og om) løsningen vil være det rigtige match for kunden.

KAPITEL 4:
KUNNE SYMPA VÆRE DET PERFEKTE VALG FOR DIG?

Sympa har lige fra starten haft et mål om at udvikle software, der gør arbejdslivet for HR-medarbejdere lettere. Vores løsning, Sympa, klarer de daglige rutineopgaver og hjælper HR-medarbejderne med at bruge deres ekspertise til at hjælpe deres kolleger, udvikle deres karrierer og hjælpe virksomhederne med at nå strategiske mål.

Sympa er bevidst designet til at være meget tilpasningsvenlig; i løbet af implementeringsprojektet arbejder vi sammen med dig for at tilpasse vores løsning til lige netop jeres processer. Når vi holder møde med en kunde for at planlægge deres nye løsning, forsøger vi at holde alle muligheder åbne. Processen vil ofte få vores kunder til at genoverveje deres aktiviteter og tilpasse dem for at udnytte mulighederne fra den nye teknologi, fordi de får øjnene op for endnu mere effektive måder at arbejde på.

Efter implementeringsprojektet oplever vores kunder oftest en drastisk stigning i tilfredsheden med hensyn til HR-processer. Ofte oplever de også, at de har fået frigjort timer eller endda dage, som de kan bruge på mere værdiskabende opgaver.

Læs videre nedenfor, hvis du ønsker at opnå et bedre indblik i, hvilke typer resultater vi opnår.

HVAD SKER DER, NÅR SYMPA BLIVER IMPLEMENTERET?

Vi er stolte af, hvor tilfreds Sympa kan gøre dig.

En undersøgelse, gennemført af Gartner, viste at der var en øjeblikkelig og drastisk stigning i tilfredsheden på næsten alle områder, der blev håndteret af Sympa. Yderligere forbedringer viste sig også et år efter implementeringen.

Sympa sparede mange arbejdstimer. Særligt administrative medarbejdere udtrykte, at de havde stor nytte af systemet, og at de sparede tre timer om ugen eller næsten to hele arbejdsdage om måneden på rutineopgaver.

Tallene stammer fra vores undersøgelse udført af Gartner i 2014/2015

KONKLUSION:
HVAD SKER DER I FREMTIDEN?

Argumentationerne for en moderne HR-løsning er stærke – ikke mindst fordi investeringsafkastet viser sig meget hurtigt. En bekymring er implementeringen. Hvad nu, hvis det hele går grueligt galt?

Ja, implementeringer kan være risikable, dyre og tidskrævende. I ikke-fleksible systemer, der kræver en lille hær af konsulenter – noget der er meget almindeligt med ældre systemer – kan konsekvenserne af en mislykket softwareimplementering være fatale.

Men risiko kan håndteres. De fleste problemer kan undgås ved at være opmærksom på faldgruber og sørge for god planlægning. Næsten alle uforudsete problemer kan løses sammen med den rigtige samarbejdspartner. En vellykket implementering kræver et godt teamwork, kommunikation og engagement i kundens succes.

Nøglen til et mere effektivt implementeringsprojekt:

• Tydeligt ejerskab af projektet
• Transparente mål
• Allokering af de nødvendige ressourcer
• Kommunikation og samarbejde med leverandøren.

SKAL VI HJÆLPE JER MED AT GØRE JERES HR-REJSE LET SOM EN LEG?

Vi hjælper dig gerne med at forberede dig til implementeringsprocessen – også inden du har valgt et system. Vores guide om byggestenene i en vellykket implementeringsproces vil forhåbentlig hjælpe dig i gang.