Innledning – de viktigste prinsippene for kompetansestyring

Kompetansestyring er en prosess som benyttes av de fleste HR-avdelinger i dag. Likevel mangler de ofte en god strategi, og det kan være vanskelig å implementere en praksis som utnytter alle mulighetene.

De ansatte – kompetansen – er organisasjonens mest verdifulle ressurs, som gjør at den skiller seg ut fra konkurrentene. Når du har laget en solid strategi, kan du etablere prosesser som sikrer deg relevant kompetanse – nå og i fremtiden.

Organisasjoner som ikke har utviklet en god nok strategi for kompetansestyring, får ofte problemer med å rekruttere de beste kandidatene, og de opplever mer gjennomtrekk og mindre produktivitet.

De ansatte – kompetansen – er organisasjonens mest verdifulle ressurs, som gjør at den skiller seg ut fra konkurrentene.

Enten du vil ha mer igjen for rekrutteringsarbeidet eller nye ideer til hvordan du kan utvikle dine ansattes kompetanse, kan denne guiden gi deg en god strategi for kompetansestyring. Les gjennom hele guiden, gå direkte til det emnet du er interessert i eller la deg inspirere til å gjøre undersøkelser på egen hånd. Vi håper uansett at du vil ha nytte av guiden!

1. Hva er kompetansestyring?

Kompetansestyring er et overordnet begrep som dekker alle ansattrelaterte aktiviteter i en organisasjon, og kan brukes til å kartlegge kompetanse, utvikle ferdigheter og øke produktiviteten. Det kan sees som et omfattende rammeverk og en strategisk forpliktelse som rommer et bredt spekter av prosesser, løsninger og praksiser innen HR. Kort fortalt er det en kontinuerlig prosess som krever konstant oppmerksomhet og utvikling.

Kompetansestyring består av fire viktige deler: tiltrekke, utvikle, motivere og beholde kompetanse. Det handler med andre ord om å investere i å rekruttere og beholde de beste kandidatene. De er nøkkelen til å nå organisasjonens strategiske mål – enten det er produktivitet, kundetilfredshet, vekst eller samtlige av disse.

Alle i organisasjonen er involvert i prosessen, men ledere og HR har en viktig funksjon ved å legge til rette for velfungerende kompetansestyringsprosesser. De opprettholder de ansattes motivasjon og engasjement i organisasjonen ved å aktivt diskutere og utvikle strategien for kompetansestyring.

Kompetansestyring i et nøtteskall
Tiltrekke, utvikle, motivere og beholde de beste kandidatene for å
øke virksomhetens prestasjoner.

Noen av utfordringene som HR-avdelingen sliter med, kan enkelt løses ved hjelp av en god strategi. Hva bør vi gjøre for å tiltrekke oss de beste kandidatene? Hvordan skaper vi den beste kandidatopplevelsen? Hvordan motiverer vi kandidater vi har ansatt? Hvordan opprettholder vi de ansattes engasjement for egen utvikling, samt utviklingen for deres team og hele organisasjonen? Dette er noen av utfordringene som kan løses med kompetansestyring.

Brukt systematisk kan en god strategi bidra til at de ansatte når sitt fulle potensial – noe som i sin tur bidrar til at også organisasjonen når sitt fulle potensial.

2. En rask titt på terminologi

Som vi har nevnt, er kompetansestyring en omfattende strategi som rommer alle prosesser og systemer knyttet til å rekruttere, utvikle og beholde ansatte. Som samlebetegnelse er det ofte knyttet til mange sammenvevde begreper somkompetanseutvikling, prestasjonsstyring og kvalifikasjonsstyring.

Alt vi har nevnt over, handler om menneskene i organisasjonen din, men representerer litt ulike deler av spekteret. Så hvordan passer det hele sammen?

Forskjellen mellom kompetansestyring og kompetanseutvikling

Begrepene kompetansestyring og kompetanseutvikling brukes ofte om hverandre, selv om kompetansestyring er et bredere begrep som omfatter kompetanseutvikling.

Kompetanseutvikling er en strategi som fokuserer spesifikt på å utvikle de ansattes ferdigheter og kvalifikasjoner. Det består av kontinuerlige læringsmuligheter – ikke bare gjennom formelle kurs, men også ved å lære av kolleger på arbeidsplassen.

Hensikten med å ha en god prosess for kompetanseutvikling som er i tråd med din overordnede strategi for kompetansestyring, er å øke produktiviteten og effektiviteten i organisasjonen. Å sørge for at de ansatte har de rette kvalifikasjonene til å gjøre jobben sin betyr at hele organisasjonen i det lange løp drar nytte av fordelene som oppnås. De ansatte vil også oppleve mer motivasjon og engasjement, fordi de får mulighet til å utvikle seg i tråd med sine egne faglige mål.

Kompetanseutvikling i et nøtteskall
Kontinuerlig læring, kurs og muligheter til faglig utvikling.

De fleste oppgir muligheter til personlig utvikling, læring og karriereutvikling som sin fremste motivasjonsfaktor på jobben. Når du skaper et arbeidsmiljø som oppmuntrer til læring og hjelper dine ansatte å utnytte sitt fulle potensial, opprettholder du tilfredsheten og engasjementet i organisasjonen, og kompetanseutvikling er derfor en viktig del av kompetansestyring.

Hva med prestasjonsstyring?

Prestasjonsstyring er en annen viktig del av kompetansestyring, og består av systematisk måling og utvikling av prestasjoner i hele ansettelsesforholdet. Velfungerende systemer for prestasjonsstyring gir de ansatte klarhet i hva som forventes av dem, og hvordan de kan fortsette å utvikle prestasjonene sine.

Prestasjonsstyring i et nøtteskall
Måle og utvikle prestasjoner på en systematisk måte i løpet av hele ansettelsesforholdet.

Vanlige metoder for å måle de ansattes prestasjoner er blant annet utviklingssamtaler, egenvurderinger og andre tilbakemeldingsprosesser, samt måleverktøy og -skjemaer.

Prestasjonsstyring er mer enn summen av enkeltdelene. For å lykkes med prestasjonsstyring kreves det systematisk overvåking og forbedring av de ansattes prestasjoner, samtidig som du skaper et arbeidsmiljø der de ansatte kan utvikle seg gjennom kontinuerlig læring.

I tillegg til fordelen med å støtte den enkeltes prestasjoner, er det også lettere å beholde ansatte med en velstrukturert prosess for prestasjonsstyring.

Hva er så kvalifikasjonsstyring?

Kvalifikasjonsstyring er også en del av kompetansestyring, og betyr å identifisere og optimalisere de kvalifikasjonene som kreves for at en organisasjon skal nå målene sine. Det er i praksis en prosess som går ut på å kartlegge, administrere og utvikle de ansattes ferdigheter og skape en kompetansearkitektur. Kvalifikasjonsstyring betyr i bunn og grunn å sørge for at du har de rette personene med de rette kvalifikasjonene for enhver relevant arbeidsoppgave.

Definisjon av kvalifikasjonsstyring 
Identifisere og optimalisere ferdighetene som kreves for at en
organisasjon skal nå målene sine.

Kvalifikasjonsstyring gir en tydelig forståelse av hvilke kvalifikasjoner det er behov for i organisasjonen. I motsetning til kompetanseutvikling og prestasjonsstyring, som i hovedsak går ut på å beholde ansatte, omfatter kvalifikasjonsstyring også rekruttering og ansettelse.

Det er blant annet et hjelpemiddel for å lage relevante stillingsbeskrivelser og -annonser, og bidrar til å visualisere nøkkelkvalifikasjoner som organisasjonen trenger for å lykkes nå og i fremtiden.

3. Betydningen av kompetansestyring i en organisasjon

Hvor viktig er kompetansestyring egentlig? Om du jobber innenfor HR er du utvilsomt klar over hvilken positiv innvirkning kompetansestyring kan ha, eller allerede har, på organisasjonen din. Vi har laget en liste over de største fordelene med å bruke litt ekstra tid på kompetansestyring, slik at det blir lettere for HR-ansvarlige å iverksette tiltak i organisasjonen og overbevise andre om hvor viktig det er.

De viktigste grunnene til å ha en strategi for kompetansestyring

Bedre rekruttering og mer attraktiv arbeidsgiver

  • De fleste jobbsøkere vil se nærmere på organisasjonens omdømme før de søker. En god strategi og effektive prosesser har en positiv innvirkning på organisasjonens merkevare som arbeidsgiver og kan tiltrekke seg de mest ettertraktede kandidatene.
  • En gjennomtenkt strategi har også positive ringvirkninger når det gjelder kommunikasjonen med kandidatene i rekrutteringsprosessen, og vil skape et godt inntrykk hele veien.
  • Ved å kommunisere strategien din hjelper du kandidatene å se mulighetene til faglig utvikling i organisasjonen.
  • Det gjør rekrutteringsprosessen enklere – enten det er snakk om nyansatte eller personer som er rekruttert internt fra organisasjonen.

Raskere og smidigere onboarding

  • En relevant praksis gjør det lettere for kandidater å tre inn i nye roller, og sørger for at de følger organisasjonens mål og strategier.
  • Med smidig onboarding tar det kortere tid før nyansatte er fullt produktive medlemmer av teamet.
  • Velfungerende onboardingprogrammer gjør det enklere å beholde ansatte og forbedre prestasjonene deres generelt.

Fornøyde ansatte og mindre gjennomtrekk

  • En god strategi for kompetansestyring øker åpenheten, samarbeidet og produktiviteten i organisasjonen, og bidrar til å bygge en støttende og inkluderende bedriftskultur.
  • Utviklingsmuligheter er en sterk motivasjonsfaktor – og skaper ofte sterke bånd til arbeidsplassen. Det bidrar til at mennesker vokser og reduserer gjennomtrekken.
  • Utviklingsprogrammer gjør det mulig for ansatte å bygge en karriere i organisasjonen, og for organisasjonen selv er det et virkemiddel for å identifisere de beste interne kandidatene til å fylle ledige stillinger eller opprette nye ved behov.
  • Det skaper motivasjon og styrker de ansattes bånd til organisasjonen. Fornøyde ansatte føler større engasjement for arbeidsplassen sin og sprer motivasjon og glede rundt seg.

4. Lag en effektiv strategi for kompetansestyring

Med den rette strategien for kompetansestyring presterer de ansatte bedre og er mer fornøyde, noe som i sin tur bidrar til at organisasjonen når målene sine. Høres enkelt ut, ikke sant? For å lykkes med kompetansestyring trenger du imidlertid en solid strategi for arbeidet du legger ned, som sørger for at kompetansestyringen er i tråd med organisasjonens overordnede strategi og mål, definerer lederskapskriterier og skaper vekst.

En strategi behøver ikke være altfor komplisert. Det er en handlingsplan for å sette prosessene dine ut i livet, og den gjør det mulig for HR og teamledere å jobbe konsekvent mot effektiv kompetansestyring. Så lenge strategien din for kompetansestyring er i tråd med organisasjonens overordnede strategi, har du allerede kommet et godt stykke på veien. Iblant kan det være nok å svare på disse tre spørsmålene: hvem skal jeg rekruttere, hvordan skal jeg rekruttere dem og hvordan skal jeg utvikle og beholde dem i organisasjonen?

Lag og implementer en strategi for kompetansestyring

Det er ikke noe som er rett eller galt når du skal utforme en strategi. Men du har større sjanse for å lykkes hvis du følger rådene under i løpet av startfasen.

  • Bestem deg for hvilke områder du vil fokusere på. Å prioritere er avgjørende.
  • Velg relevante verktøy og metoder for kompetansestyringen.
  • Kartlegg hvilke ferdigheter som er nødvendige for å implementere strategien din.
  • Finn ut hva som er konkurransefortrinnene dine som arbeidsgiver – som skiller organisasjonen din ut fra konkurrentene.
  • Identifiser og sett deg konkrete mål, så du får oversikt over hvor vellykket strategien din er.
  • Evaluer og gjør forbedringer basert på hva du finner ut. Å velge riktig HR-system er avgjørende for å vurdere hvor godt du lykkes med strategien for kompetansestyring.

Når du lager en strategi, bør du involvere teamledere og ansatte, slik at du kan få tilbakemeldinger i en tidlig fase og senere vise dem hvordan de skal følge strategien. Da blir det lettere for dem å engasjere seg i planene dine. Se på strategien din som et levende verktøy og husk å vurdere både suksess og nederlag.

Som et hjelpemiddel for å sette strategien din ut i livet kan du visualisere den i form av lysbilder eller en plakat, som angir de viktigste verktøyene eller aktivitetene i hver fase av ansettelsesforholdet. Det gjør det enklere for deg å implementere strategien for kompetansestyring i hele organisasjonen, fordi det skaper et felles språk for smidig og effektiv kommunikasjon mellom berørte parter.

5. Sett strategien ut i livet: etabler prosesser for kompetansestyring

Å ha en strategi på plass er fint det, men du må også sørge for at den settes ut i livet. Hva er oppskriften på en strategi for kompetansestyring som praktiseres konsekvent?

Kompetansestyringsmodellen

Kompetansestyringsmodellen er en oppskrift på hvordan kompetansestyring kan praktiseres konsekvent i hele organisasjonen. Hver person og hver organisasjon er unik, så du bør finne og utvikle den modellen som fungerer best for nettopp deg – din egen mal for å sikre at organisasjonen din er på rett vei.

Når det er sagt, så inneholder de fleste velfungerende kompetansestyringsmodeller visse nøkkelområder.

Fire eksempler på områder i en kompetansestyringsmodell

Identifisere: tiltrekke og velge ut relevante kandidater
Beholde: engasjere, motivere og kompensere
Utvikle: gjøre kompetansen stadig mer verdifull
Vurdere: måle og spore KPI-er og beregninger

For hvert steg må du angi alle de konkrete aktivitetene organisasjonen bør gjennomføre. Hva bør vi gjøre for å tiltrekke oss de beste kandidatene? Hvordan skaper vi den beste kandidatopplevelsen? Hvordan motiverer vi kandidater vi har ansatt? Hvordan opprettholder vi de ansattes engasjement for egen utvikling, samt utviklingen for deres team og hele organisasjonen? Dette er noen av spørsmålene modellen stiller.

Kompetansestyringsprosessen steg for steg

I likhet med kompetansestyringsmodellen er kompetansestyringsprosessen forskjellig fra organisasjon til organisasjon. Alle må finne prosesser som passer for nettopp deres strategi. Med dette i bakhodet gir vi deg noen konkrete eksempler på prosesser du bør ta med i strategien din for kompetansestyring.

Din merkevarestrategi som arbeidsgiver. Du ønsker å være en attraktiv arbeidsgiver. Alle de neste stegene tar utgangspunkt i dette. En sterk merkevare tiltrekker seg de beste kandidatene og gjør det mulig for organisasjonen din å vokse og skille seg ut fra konkurrentene.

Identifisere stillingskriterier. Vurder nøye hvilke nøkkelkvalifikasjoner hver enkelt stilling krever for å støtte den overordnede strategien. Kvalifikasjonsstyring er nyttig for å kartlegge, administrere og utvikle de ansattes ferdigheter. Kvalifikasjonsstyring gir god oversikt over hvilke ferdigheter som kreves i organisasjonen din, slik at du har de rette personene på rett sted.

Tiltrekke kandidater. Velg egnede kanaler for stillingsannonsen og sørg for at det er riktig tidspunkt for den stillingen du vil fylle. Rent bortsett fra å tiltrekke seg kandidater omfatter dette steget også talentspeiding eller headhunting, som betyr å aktivt hente kandidater til organisasjonen ved å kontakte potensielle ansatte som ikke nødvendigvis ser etter nye jobbmuligheter.

Velg den rette kandidaten. Intervjuer, tester, evalueringer, referansesjekker – mulighetene er mange. Husk å bruke tilgjengelige HR-data for å ta beslutninger som støtter organisasjonens aktuelle strategi for kvalifikasjonsstyring.

Onboardingprogram. Steg-for-steg-programmer sørger for effektiv onboarding og formidling av organisasjonens mål til nyansatte, slik at de blir produktive teammedlemmer så fort som mulig. Effektive onboardingprogrammer får dessuten nyansatte til å føle seg mer velkomne, noe som øker engasjementet og motivasjonen deres, og ikke minst sjansen for å beholde dem lenger.

Læring og utvikling. Læring gjør at de ansatte presterer bedre og bidrar til at organisasjonen når målene sine, samtidig som motivasjonen blant de ansatte blir større. Invester i kontinuerlige opplærings- og utviklingsprogrammer som omfatter både formelle kurs og læring på arbeidsplassen.

Lønn. En viktig del av å oppmuntre de ansatte til å prestere og engasjere seg i organisasjonen. Riktig lønnsnivå og goder er fortsatt en av de største motivasjonsfaktorene for ansatte. Med utgangspunkt i organisasjonens lønnspraksis kan du utarbeide en åpen og tydelig lønnsmodell.

Engasjement og kulturbygging. Bedriftskultur er vanskelig å beskrive og enda vanskeligere å bygge. Gå foran med et godt eksempel og legg vekt på rutiner som bringer deg nærmere en produktiv og myndiggjørende bedriftskultur.

Måle prestasjoner. Prestasjonsstyring tar sikte på å måle og forbedre de ansattes prestasjoner for å gjøre dem så verdifulle som mulig. Prestasjonsstyring gir de ansatte relevante verktøy i hele ansettelsesforholdet, slik at de kan utvikle ferdighetene sine og nå sitt fulle potensial.

Forfremmelse og etterfølgerplanlegging. Det er viktig å identifisere og støtte ansatte som vil bli en ekstra ressurs når de får mer ansvar. Etterfølgerplanlegging er en del av dette. Du trenger ansatte som er klare for å påta seg nøkkelroller om og når det blir nødvendig.

Beholde ansatte. Når det gjøres riktig, er dette summen av alle de andre stegene. Prognoser om gjennomtrekk og andre statistiske modeller har også vist seg å være effektive. Ha alltid oversikt over gjennomtrekken av ansatte for å forstå hva som får folk til å slutte og iverksette tiltak for å beholde flere.

Ta lærdom av oppsigelser. Noen oppsigelser er uønsket, andre er best for alle parter. Det som er sikkert, er at det vil skje. Ta lærdom av oppsigelser ved hjelp av sluttintervjuer, slik at du kan forbedre deg i fremtiden. Å lære av oppsigelser er viktig for å beholde ansatte.

Konklusjon

De ansatte er ryggraden i organisasjonen, og kompetansestyring er det viktigste verktøyet for å rekruttere og beholde de beste kandidatene. Vi håper denne guiden vil hjelpe deg å komme i gang med en strategi for kompetansestyring eller forstå hvilke deler av den nåværende strategien din som bør utvikles.

Med velfungerende kompetansestyringsprosesser vil dine ansatte blomstre og være mer produktive i en fremtid der det blir viktigere enn noen gang å sikre seg den beste kompetansen. Lykke til!