Å bygge et solid HR-grunnlag for humanitært arbeid hos MSF Norge

Médecins Sans Frontières (MSF) er avhengig av godt koordinerte team for å levere humanitær hjelp over hele verden. Bak hver operasjon ligger komplekse HR-prosesser som må fungere sømløst – fra onboarding av fundraisere til oppfølging av ansatte som sendes ut på internasjonale oppdrag.

Før Sympa hadde ikke MSF Norge et dedikert HR-system. All medarbeiderinformasjon lå i et økonomiverktøy, og viktige dokumenter var spredt på tvers av kanaler. Som Derek Widme-Rickards, Domestic HR and Systems Administrator hos MSF Norge, forklarer:

“Kontrakter, stillingsbeskrivelser, signerte og usignerte kopier, PDFer, Word-filer. Alt lå ulike steder, og vi trengte én kilde til sannhet.”

Uten selvbetjening ble HR raskt en flaskehals for enkle forespørsler og oppdateringer. Det var på tide med et system som kunne skape struktur, og frigjøre tid slik at organisasjonen kunne fokusere på sitt humanitære oppdrag.

MSB228045(High)

Hva de trengte

MSF Norge ønsket å modernisere sine HR-prosesser og gi ansatte en smidigere opplevelse, uansett rolle eller arbeidssituasjon.

De lette etter:

Én kilde til sannhet for all HR-masterdata
Et system som fungerer for alle, både kontoransatte og feltbaserte fundraisere
Selvbetjeningsfunksjoner som reduserer unødvendig frem-og-tilbake med HR
En partner som kan håndtere skreddersydde behov, som komplekse beregninger av ansiennitet

Fremfor alt trengte de trygghet for at systemet ville effektivisere arbeidet – uten å skape mer kompleksitet.

Hva Sympa leverte

Implementeringen av Sympa startet tidlig i 2022, og Derek kom inn i den avgjørende test- og byggefasen. I tett samarbeid med Sympas team finjusterte MSF Norge datastrukturer, arbeidsflyter og tilgangsrettigheter, og sørget for at systemet ved lansering støttet deres faktiske arbeidshverdag fullt ut.

I dag fungerer Sympa som MSF Norges sentrale HR-masterdatasystem, både for ansatte i Norge og for medarbeidere som jobber på internasjonale oppdrag. Data flyter pålitelig videre til IT, lønn og økonomi, og skaper et felles og stabilt fundament for alle videre prosesser.

Slik skapte Sympa verdi

Sympa har redusert den administrative belastningen betydelig for HR-, økonomi- og fundraising-teamene i MSF Norge. Når e-posttråder og manuelle oppdateringer erstattes av selvbetjening, bruker teamene mindre tid på administrasjon, og mer tid på å støtte det humanitære arbeidet.

Også Sympas integrasjoner er sentrale. Derek trekker spesielt frem én funksjon:

“E-signering er min gullstjerne. Jeg vet ikke hvordan jeg skulle klart meg uten nå.”

Før Sympa innebar kontraktshåndtering spredte filer og lange ventetider. Nå går alt automatisk: dokumenter sendes ut, signaturer kommer inn, og Sympa lagrer alt – uten ekstra arbeid.

MSB228053(High)

Å løse komplekse utfordringer sammen

En av MSF Norges største utfordringer var deres uvanlige modell for å beregne ansiennitet – noe standard HR-systemer ikke kunne støtte. I stedet for en enkel «år-for-år»-beregning vurderer de ansiennitet basert på tidligere roller, ansvar og varighet.

Sympa utviklet derfor en skreddersydd bakgrunnsberegning tilpasset deres logikk. Det krevde flere runder med felles testing, men resultatet ble helt sømløst. Derek beskriver det slik:

“Det fungerer. Men jeg forstår fortsatt ikke hvordan.”

A foundation for the future

Fra forbedringer i UI og UX til enda mer presise rollebaserte tilganger, ser MSF Norge et stort potensial i hvordan Sympa vil utvikle seg videre. Med blikket fremover håper Derek på bredere bruk i flere land:

“Det er mye enklere å legge til nye miljøer enn å kjøpe et helt nytt system.”

Takket være Sympa har MSF Norge nå et stabilt HR-grunnlag som reduserer administrasjon og styrker styring og kontroll.

“Sympa gir oss strukturen vi trenger slik at vi kan bruke tiden, energien og våre privatinnsamlede midler der de trengs mest: til å redde liv.”

MSB228055(High)