Agile management in een HR-context betekent dat prioriteit wordt gegeven aan flexibiliteit en aanpassingsvermogen, naast motivatie en betrokkenheid van werknemers. In dit artikel bespreken we wat het inhoudt om agile performance management of agile performance support te implementeren.

De agile aanpak wordt meestal geassocieerd met softwareontwikkeling, maar is nu ook bruikbaar op het gebied van HR en andere terreinen. Met de implementatie van agile performance management in de HR-praktijk kunnen HR-processen flexibeler, dynamischer en menselijker worden.

Agile management in een HR-context betekent dat prioriteit wordt gegeven aan flexibiliteit en aanpassingsvermogen, naast motivatie en betrokkenheid van werknemers. In deze blogpost bespreken we wat het inhoudt om agile performance management of agile performance support te implementeren.

Agile management leent ook aspecten van change management en creëert zo ruimte voor een combinatie van de twee benaderingen. Kort uitgelegd houdt change management zich bezig met hoe teams en organisaties reageren op veranderingen, met name veranderingen veroorzaakt door een agile-achtige aanpak. We komen hier later op terug in de sectie agile performance support.

Dus, wat onderscheidt agile performance management van, laten we zeggen, traditioneel performance management?

Om te beginnen is de agile aanpak doorgaans dynamischer dan de traditionele top-down aanpak. Agile management maakt gebruik van intern talent en richt zich op het versterken van de relaties met medewerkers.

Precies zoals agile werkt binnen softwareontwikkelingsteams, zorgt agile in de HR-context er ook voor dat teams naadloos functioneren als eenheden die de planning, analyse, uitvoering en documentatie van verschillende projecten uitvoeren. Creativiteit en nieuwe manieren van denken worden omarmd, vooral als ze leiden tot nieuwe en betere manieren van werken.

Hoe kan HR profiteren van de agile benadering?

De flexibele en dynamische aanpak van de agile methodologie kan moderne HR-teams op vele manieren ten goede komen:

Betere focus en samenwerking

De agile methode werkt op een hoog tempo wat voor een betere focus zorgt omdat teams individuele projecten krijgen toegewezen om aan te werken, van begin tot eind. Deze teamgebaseerde, niet-hiërarchische aanpak bevordert een betere efficiëntie doordat het de samenwerking tussen verschillende experts en teamleden ondersteunt.

Leidinggevenden en managers zijn meer betrokken bij een hands-on model omdat ze werken als actieve coaches en mentoren in plaats van verre supervisors en opzichters. De inbreng van teamleden worden eveneens gelijkwaardig gewaardeerd in de veronderstelling dat elke persoon iets nuttigs aan het project kan bijdragen.

Dit zorgt voor een meer samenwerkende omgeving die op zijn beurt ruimte biedt aan creatieve oplossingen, omdat teams niet vastlopen op hiërarchische verhoudingen en traditionele processen.

Open sfeer

Naast de vraag naar agile en flexibiliteit willen we teamleden die opener en eerlijker tegen elkaar kunnen zijn wat betreft regelmatige feedback. Traditionele modellen moedigen werknemers doorgaans aan om te wachten op ‘de juiste gelegenheid’ om hun zorgen uit te spreken, zoals jaarlijkse functionerings- en beoordelingsgesprekken of salarisbesprekingen.

Agile moedigt teamleden en leiders echter aan om meer open te staan voor het geven en ontvangen van feedback en kritiek voor de verbetering van het project. Dit leidt tot een gezondere werkomgeving en minder obstakels op de lange termijn.

Hierdoor kunnen teams sneller problemen en zorgen aanpakken en beter inspelen op wat het project nodig heeft. Dit zijn zaken als werkdruk, tijdlijnen, opleveringen en processen.

Systemen voor betrokkenheid boven systemen van dossiers

Een van de belangrijkste veranderingen in HR is de invoering van systemen van betrokkenheid in plaats van dossiers.

Aangezien agile de voorkeur geeft aan meer mensgerichte oplossingen, volgt hieruit dat technische oplossingen zich ook moeten richten op zaken als samenwerking en het delen van informatie.

  • Dossiersystemen: meer procesgericht en nuttig op gebieden als financiën en productie, vanwege de hoeveelheid gegevens die ze verzamelen. Dit kan ook nuttig zijn bij HR, maar het mist de component mensen die zo belangrijk is voor personeelsanalyse.
  • Systemen van betrokkenheid: meer mensgericht, ontworpen om partnerschap, interactie en productiviteit te bevorderen door belanghebbenden de juiste tools te bieden (maakt meestal gebruik van technische oplossingen zoals cloud en big data, naast sociale en mobiele oplossingen).

Kortom, systemen van betrokkenheid helpen HR om hiaten in training en management te identificeren, zodat ze deze snel en effectief kunnen aanpakken.

Beoordelingssjabloon

Traditioneel prestatiemanagement versus agile performance management

Wat is het verschil tussen traditioneel prestatiemanagement en Agile Performance Management? We geven je een samenvatting:

Gebaseerd op een hiërarchische structuur vs Gebaseerd op een colaboratiestructuur
Focus op beoordelingen vs Focus op ontwikkeling en prestaties
Jaarlijks ontwikkelingsgesprek vs Regelmatige check-ins
Gebrek aan erkenning vs Sociale erkenning
Doelen stellen aan het begin van het jaar vs Doelen die zich aanpassen
Minimale feedback vs Regelmatige feedback
Trainingen vs Coaching en just-in-time leren
Beperkt bereik vs Crowdsourcing

 

Top-down organisatiestructuur versus vlakke organisatiestructuur

Top-down organisatiestructuren worden minder populair.

Tegenwoordig kiezen moderne organisaties in plaats daarvan voor een vlakke structuur. De agile aanpak bevordert het werken in kleine teams om zo flexibel te blijven en innovatieve oplossingen te kunnen creëren. De werkelijke waarde van een organisatie ligt in haar getalenteerde medewerkers. Daarom richt agile performance management zich op het ontwikkelen van kennis, vaardigheden en prestaties in plaats van functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Een flexibel HR-systeem is een perfect hulpmiddel om HR-managers bij dit proces te helpen. Het biedt direct inzicht in de ontwikkeling van getalenteerde medewerkers en maakt centrale opslag van de nieuwste informatie mogelijk. Een HR-systeem kan altijd en overal worden geraadpleegd en stimuleert op die manier een snelle besluitvorming.

Zo implementeer je agile performance management

Bij het implementeren van een proces zoals agile performance management of agile performance support is het van het grootste belang om gebruik te maken van een quality change managementaanpak.

We hebben verschillende belangrijke acties op een rij gezet die voor, tijdens en na het proces moeten worden overwogen.

Stel krachtige doelen, of ken je doelen

Het bereiken van je doelen op een effectieve en efficiënte manier is alleen mogelijk als u een duidelijk idee hebt van waar je heen wilt. Voordat je met het implementeren van agile performance support aan de slag gaat moet je eerst jouw Key Performance Indicators (KPI’s) definiëren.

Bereid je voor en focus op personeelsontwikkeling

Bepaal welke aspecten van agile performance management je kunnen helpen jouw doelen te bereiken. Kies ze niet allemaal, het is misschien verstandig om met de betrokkenen te bespreken wat de meest geschikte opties zijn.

Nadat je een lijst hebt opgesteld, bepaal je welke teamleiders en medewerkers deze aspecten kunnen implementeren. Maak je keuze op basis van nauwkeurige gegevens; het juiste HR-systeem kan je voorzien van alle informatie die je nodig hebt.

Focus op personeelsontwikkeling:

  • Hoe kun je managers en medewerkers het beste ondersteunen om optimaal te presteren?
  • Welk type coaching en just-in-time leren bieden de beste ontwikkelingsmogelijkheden en houdt ze gemotiveerd naar de toekomst toe?
  • Wat zijn hun carrièreambities en hoe kun je hun groei in lijn laten lopen met die van de organisatie?

Zorg voor efficiënt beheer van personeelsgegevens

Nu is het tijd om jouw HR-systeem opnieuw te raadplegen en door de gegevens van jouw medewerkers en HR-statistieken te gaan. Probeer een lijst te maken van de verschillende belanghebbenden in alle teams en op alle niveaus in jouw organisatie.

Vraag jezelf af hoe je alle partijen kunt motiveren en de juiste rol voor hen kunt vinden in het implementatieproces. Voor een succesvolle implementatie moeten alle belangrijke spelers – zowel managers als medewerkers – een gelijke visie delen en werken aan dezelfde doelen.

 

Talentmanagement

Een stapsgewijze handleiding voor het implementeren van agile performance support

Welke elementen zijn cruciaal bij het starten van een proces zoals agile performance management of agile performance support? Dit zijn enkele belangrijke elementen waarmee je rekening moet houden voor, tijdens en na het proces:

1. Duidelijke communicatie is de sleutel tot succesvol change management

Bij quality change management is de steun van iedereen de kritische succesfactor.

Om de organisatie – of in ieder geval de belangrijkste spelers – aan boord te krijgen en gemotiveerd te houden, zijn duidelijke communicatie en transparante maatregelen nodig. Wanneer je de tijd neemt om uit te leggen waarom deze verandering onvermijdelijk is, helpt dit jouw organisatie om haar doelen succesvol te bereiken.

Top tip: Het communiceren van de voordelen voor jouw organisatie op korte en lange termijn zal zowel managers als medewerkers inspireren.

Nadat je het merendeel van jouw belangrijkste betrokkenen hebt overtuigd, is het tijd om de praktische zaken te bespreken. Wees precies over wat er moet gebeuren, wanneer en door wie. Het geven van duidelijke instructies effent de weg naar succes.

2. Agile performance support gebruiken om je personeel te motiveren

En dit is waar onze term ‘performance support’ van pas komt. In agile performance management treden teamleiders op als coaches in plaats van als supervisors. Je kunt deze teamleiders op hun beurt ondersteunen door trainingen aan te bieden op het gebied van het geven van feedback, het schrijven van kwaliteitsrapportages of het organiseren van regelmatige check-ins met werknemers.

3. Het belang van implementatie-nazorg, met behulp van HR-rapportage

Nadat je jouw doelen hebt bereikt, moet je een evaluatie van de implementatie uitvoeren. Ook hier kunnen jouw HR-rapportages van pas komen.

Een uitgebreide evaluatie zal eventuele problemen gladstrijken die zich kunnen voordoen tijdens huidige en toekomstige processen. Het loont de moeite om net zoveel aandacht te besteden aan de nazorg van het proces als aan de voorgaande stappen van de implementatie. Bedenk gewoon dat je door oefenen perfect wordt.

Dus, ben je er klaar voor om meer agile te worden?

Je weet nu alles wat je moet weten over agile performance management. Als je meer wilt weten over het implementeren van het bovenstaande in jouw organisatie, aarzel dan niet en neem contact met ons op.