3 Dinge, Die HR-Führungskräfte über Workforce Analytics wissen sollten

Workforce Analytics hat in zahlreichen Diskussionen und Trendberichten, darunter auch unsere neueste HR-Trendanalyse, einen prominenten Platz eingenommen. Allerdings fehlt bisher ein einfacher Einstieg in die Thematik.

In diesem Artikel beschreiben wir die Grundlagen von Workforce Analytics (WA). Wir beschreiben die drei wichtigsten Aspekte, die HR-Führungskräfte kennen sollten, um dieses wertvolle Tool sinnvoll einzusetzen.

WAS IST WORKFORCE ANALYTICS?

Workforce Analytics gibt HR-Abteilungen und Führungskräften analytischen Zugriff auf Metriken, die für das Personalmanagement relevant sind:

• Rekrutierung
• Training und Entwicklung
• Personalausstattung
• Personal
• Vergütung
• Leistungen
• Zeit bis zur Einstellung
• Kosten pro Rekrutierung
• Bindungsrate
• Fluktuationsrate
• Zeit bis Start
• Angebotsannahmerate
  
  

Das sind nur einige Metriken, die mit Hilfe von Workforce Analytics (WA) untersucht werden können. Genau genommen, handelt es sich bei WA um eine Zusammenstellung von analytischen Tools und Metriken für die Personalplanung, das Personalmonitoring, das Leistungsmanagement und für die Verbesserung der Gesamtstrategie.

Intelligent genutzte Erkenntnisse aus Personalanalysen helfen Führungskräften, datengesteuerte Personalentscheidungen zu treffen, wertvolle Erkenntnisse aus historischen Daten zu ziehen und diese für die Personalplanung zu nutzen.

Workforce Analytics gehört zur Personalanalytik. Das Verfahren wird zur effektiven Überwachung und Untersuchung der Mitarbeiterproduktivität eingesetzt und hilft bei der Workflow-Verbesserung. Es stützt sich auf ausgewählte HR-Metriken und erlaubt Personalabteilungen, ihre Rekrutierungs-, Schulungs- und Bindungsprozesse zu optimieren.

Nützlich ist Workforce Analytics auch für folgende Aufgaben:

• Messung des Mitarbeiterengagements
• Bewertung der Mitarbeitererfahrung
• Analyse der Organisationsstruktur
• Identifizierung geeigneter Fachkräfte für Führungspositionen
• Identifizierung zentraler Faktoren für die Mitarbeiterzufriedenheit
• Untersuchung aktueller Trends
• Prognose künftiger Trends auf Grundlage historischer Daten

 

WORKFORCE ANALYTICS UND HR-ANALYTIK: WAS IST DER UNTERSCHIED?

Beide Verfahren werden häufig gleichgesetzt, obwohl es einen Unterschied gibt:

• Workforce Analytics konzentriert sich ausdrücklich auf die Analyse von Personaldaten und Aspekte des Talent-Managements. Analysesoftware, die bei den Mitarbeiterdaten ansetzt, ist ebenfalls enger mit Workforce Analytics verknüpft.
• Dagegen beschäftigt sich die HR-Analytik stärker mit allgemeinen Organisationsfragen, beispielsweise mit HR-Prozessen, dem Workflow- und Verfahrensmanagement und der strategischen Planung.

WARUM IST WORKFORCE ANALYTICS WICHTIG?

Workforce Analytics sucht in großen Datenbeständen nach Erkenntnissen, mit denen Personalverantwortliche die Management-, Rekrutierungs-, Bindungs- und Einstellungsprozesse verbessern können. Auf Grundlage von WA-Erkenntnissen können Schwachstellen lokalisiert, Verbesserungsstrategien entwickelt, Stärken identifiziert und die vorhandenen Prozesse gestärkt werden.

Die folgenden drei Aspekte sollte jede HR-Fachkraft kennen, die Workforce Analytics einsetzen will.

1. WORKFORCE ANALYTICS NUTZT PERSONALDATEN, UM GESCHÄFTSPHÄNOMENE ZU BESCHREIBEN

Beginnen wir mit einem verbreiteten Missverständnis: Workforce Analytics gehört nicht zu den üblichen retrospektiven oder juristisch motivierten HR-Berichtstools, die Sie beispielsweise direkt in Ihrem Gehaltsabrechnungssystem finden.

WA wertet Datenquellen aus, um Geschäftsphänomene zu beschreiben. Das Verfahren spürt Kausalitäten und Muster auf. Es bestimmt deren Entwicklung und Ausmaß mit Hilfe statistischer Verfahren.

WA analysiert die Triebkräfte hinter den Kausalitäten und Mustern und erstellt Handlungsempfehlungen für die Geschäftsführung. Diese wird so in die Lage versetzt, bei ihren Entscheidungen auch Personaldaten zu berücksichtigen, die nicht offensichtlich sind.

2. WORKFORCE ANALYTICS LIEFERT KONKRETE MESSWERTE UND EMPFEHLUNGEN

In der Regel visualisiert WA die aus Personaldaten gewonnenen Erkenntnisse und präsentiert sie als Story. Im letzten Schritt bewertet das Verfahren die geschäftlichen Auswirkungen der Empfehlungen – und liefert damit die ultimativen Projekt-KPIs. Wenn die Empfehlungen nachweislich Geschäftswerte schaffen, kann das Projekt als erfolgreich gelten.

Workforce Analytics nutzt die vorhandenen Daten und kann auf verbesserungswürdige Datenbereiche aufmerksam machen. Und wenn Sie über die erforderliche Erfahrung verfügen (ein eigenes HR- oder Analyseteam haben), können Sie Prognosen erstellen, die der Geschäftsleitung bei der Vorausplanung helfen.

Eine Vorausplanung ist in vielen Situationen hilfreich, beispielsweise bei der Konzeption des Grundgehaltsbudgets, wo die Software konkrete Szenarien durchrechnen kann: Was passiert, wenn wir das Gehalt aller Beschäftigten um 2% erhöhen?

„Wenn die Empfehlungen nachweislich Geschäftswerte schaffen, kann das Projekt als erfolgreich gelten.“

3. WORKFORCE ANALYTICS UNTERSTÜTZT DIE AGILE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

Herkömmliche HR-Berichte halten mit den geschäftlichen Anforderungen nicht immer Schritt, da sie meist auf Daten aus der Vergangenheit basieren. (Wie viele Angestellte hatten wir vor einem Jahr? Wie viele Krankheitstage hatten wir letztes Jahr?) Doch Märkte ändern sich schnell und Unternehmen brauchen zukunftsfeste Erkenntnisse. Hier kann Workforce Analytics seine Stärken ausspielen.

Unternehmen benötigen agile Methoden zum Erfassen, Verwalten und Analysieren von Personaldaten – eine klare Domäne von Workforce Analytics. Das Verfahren setzt sich gerade auf breiter Front durch und Sie sollten sich die Frage stellen, wie Sie es in Ihrem Unternehmen am besten nutzen können.

WA kann schnelle Ergebnisse generieren (Warum gibt es wiederkehrende Muster saisonaler Abwesenheiten?), aber auch langfristige Strategien entwickeln (beispielsweise einen Plan, um Fachkräfte zu gewinnen und zu halten).

WIE KÖNNEN UNTERNEHMEN VON WA PROFITIEREN?

Mit Workforce Analytics können Sie Chancen in der Personalverwaltung identifizieren und Schwachstellen gezielt angehen. Einige Möglichkeiten sind:

REAKTION AUF ORGANISATORISCHE BEDÜRFNISSE

Workforce Analytics kann der Personalabteilung helfen, Bewerber*innen effektiv zu identifizieren, die am besten zu den Bedürfnissen und zur Arbeitskultur passen. Talente mit Führungspotenzial lassen sich zuverlässiger identifizieren, so dass HR-Führungskräfte die Ressourcen für die Entwicklungsförderung gezielter einsetzen können.

Workforce Analytics kann historische Daten analysieren, um organisatorische Bedürfnisse zu antizipieren und proaktiv die richtigen Talente für diese Bedürfnisse zu finden.

Beim Mitarbeiterengagement kann WA helfen, Schlüsselindikatoren für Engagement und Zufriedenheit zu bestimmen. Das bietet HR die Chance, genau die dafür erforderlichen Schulungen und Anreize zu bieten.

NUTZUNG HILFREICHER ALGORITHMEN FÜR DAS TALENT-MANAGEMENT

Die meisten WA-Algorithmen können auf wichtige Bereiche des Talentmanagements angewendet werden (Rekrutierung, Bindung, Mitarbeitermanagement). Die Leichtigkeit, mit der HR-Teams bisher mühsame und zeitaufwändige Aufgaben erledigen können, zeugt vom Verbesserungspotenzial für die meisten Talentmanagementprozesse.

Einige Aufgaben, für die sich WA eignet:

Rekrutierung

• Automatische Zusammenstellung von Kandidaten-Shortlists
• Hintergrund- und Social-Media-Prüfung der Persönlichkeit von Bewerber*innen und Identifizierung positiver wie negativer Charakterzüge
• Automatische Prüfung von Lebensläufen und Identifizierung relevanter Bewerberangaben (statt einer einfachen Stichwortsuche)
• Suchläufe ohne die geschlechtsspezifischen Vorurteile, die der menschlichen Entscheidungsfindung inhärent sind
• Suche nach Kandidat*innen, deren Fertigkeiten und Profile denen von Spitzenfachkräften in der Organisation ähneln

Bindung

• Monitoring der Mitarbeiterproduktivität
• Sicherheitsmotiviertes Monitoring des Mitarbeiterverhaltens
• Monitoring von Overperformern und Anpassung der Vergütung für unterbezahlte oder bislang nicht ausreichend gewürdigte Angestellte
• Monitoring und Kennzeichnung von Mitarbeiterverhalten, das auf Kündigungsabsichten hindeuten könnte

Mitarbeitermanagement

• Identifizierung von Schulungs- und Qualifikationslücken, um angemessene Fortbildungs- und Unterstützungsmaßnahmen anbieten zu können
• Monitoring von Highperformern, um angemessenes Training zur Vorbereitung der Nachfolgeplanung anbieten zu können
• Festlegung von Leistungsbenchmarks und Messung der Mitarbeiterleistung anhand dieser Benchmarks, um den zusätzlichen Schulungs- und Unterstützungsbedarf zu ermitteln

 

VERBESSERUNG DER UNTERNEHMENSKULTUR

Workforce Analytics kann auch eine Reihe von Schlüsselkennzahlen verbessern (Mitarbeiterengagement, Mitarbeitererfahrung, Mitarbeiterleistung) und dadurch zu einer besseren Unternehmenskultur beitragen. Durch Auswertung umfangreicher Datenbestände können hochmotivierte Beschäftigte zu Höchstleistungen befähigt werden, indem ihnen die Gewissheit vermittelt wird, vom Unternehmen konsequent unterstützt zu werden.

Eine hohe Produktivität, kombiniert mit überzeugenden Anreizen, kann eine attraktive Unternehmenskultur schaffen, doch Analysen können auch negative oder nachteilige Praktiken aufzeigen, die sich negativ auf die Produktivität oder Mitarbeiterzufriedenheit auswirken. Das gibt Führungskräften die Möglichkeit, Richtlinien zu überdenken, die möglicherweise ineffektiv oder unwirtschaftlich sind.

UNTERSTÜTZUNG ANDERER ABTEILUNGEN

Die Möglichkeit, funktionsspezifische Echtzeitdaten nach Abteilung, Team oder selbstdefinierten Organisationsgrößen aufzubereiten und zu analysieren, verschafft HR-Teams und Organisationsleitern einen Wettbewerbsvorsprung. Aufgrund der Spezifität der bereitgestellten Daten kann WA auch Führungskräften außerhalb der Personalabteilung hilfreiche Einblicke in Verhalten, Produktivität und Zufriedenheit ihrer Teams geben und damit die Grundlagen für HR-datengesteuerte, objektive Entscheidungen legen.

SO IMPLEMENTIEREN SIE WORKFORCE ANALYTICS

Daten allein sind relativ nutzlos. Nur wenn sie korrekt interpretiert und analysiert werden, lassen sich wirklich hilfreiche Erkenntnisse gewinnen. Die folgenden Hinweise helfen Ihnen bei der effektiven Implementierung von Workforce Analytics in Ihrer Organisation.

1. STARTEN SIE MIT EINEM PRAXISPROBLEM

Beginnen Sie mit einer realen HR-Frage, die Sie klären wollen oder müssen: Steigt die Mitarbeiterleistung, wenn wir Qualifikationslücken schließen? Können wir Highperformer besser im Unternehmen halten, wenn wir ihnen mehr zahlen?

2. UNTERMAUERN SIE IHRE VORSCHLÄGE MIT DATEN

Veränderungen lassen sich leichter durchsetzen, wenn auch die Führungskräfte außerhalb der HR-Abteilung die Personalprobleme nachvollziehen können. Bauen Sie deshalb die (in Schritt 1 identifizierten) problemrelevanten HR-Metriken in Ihren Analysen ein. Einige Beispiele:

Problem: Wird sich die Mitarbeiterleistung verbessern, wenn wir Qualifikationslücken schließen?

• Dafür brauchen Sie relevante Daten zur Mitarbeiterleistung und Mitarbeiterbeurteilung vor und nach den Qualifikationsmaßnahmen.

Problem: Können wir Highperformer besser im Unternehmen halten, wenn wir ihnen mehr zahlen?

• Dazu müssen Sie wissen, wie zufrieden die Angestellten mit dem Prämien- und Anreizsystem sind. Diese Erkenntnis können Sie durch Mitarbeiterumfragen gewinnen.

3. LEGEN SIE EINEN BENCHMARK FEST

Legen Sie ein Ziel oder einen Benchmark fest, mit dem Sie die erfassten Daten vergleichen können. Das Ziel kann aus historischen Daten oder Standardbenchmarks abgeleitet werden. Hilfreiche Benchmarks könnten sein:

Problem: Wird sich die Mitarbeiterleistung verbessern, wenn wir Qualifikationslücken schließen?

• Der Benchmark kann ein bestimmtes Kriterium sein (Verkaufszahlen, Arbeitsqualität, Arbeitsleistung). Verbessert es sich nach Qualifikationsmaßnahmen?

Problem: Können wir Highperformer besser im Unternehmen halten, wenn wir ihnen mehr zahlen?

• Der Benchmark kann die (erfragte) Mitarbeiterzufriedenheit oder die (gemessene) Mitarbeiterbindung sein. Ändern sich diese Werte nach einer besseren Bezahlung?

4. LEGEN SIE FEST, WELCHE METRIKEN ANALYSIERT UND BERICHTET WERDEN SOLLEN

Legen Sie fest, welche Metriken, Ebenen oder Beziehungen analysiert und berichtet werden sollten. Typische Metriken sind Trainingsergebnisse, Abteilungsbenchmarks, Mitarbeiterbefragungen und Selbsteinschätzungen. Stellen Sie bei der Analyse und Berichterstattung gezielte Fragen. (Zum Beispiel: Sind Beschäftigte, die Zusatzqualifikationen erworben haben, zufriedener als Beschäftigte ohne diese Zusatzqualifikationen?) So gewinnen Sie konkrete Erkenntnisse und können bessere Geschäftsentscheidungen treffen.

LITERATUREMPFEHLUNG

Wir empfehlen Ihnen The Power of People von Nigel Guenole, Jonathan Ferrar und Sheri Feinzig.

Das Buch beschreibt, wie sich in einer Arbeitswelt, die im Wandel begriffen ist, mit Daten greifbare Geschäftswerte schaffen lassen die Personalabteilung bei ihren Initiativen mehr Überzeugungskraft gewinnen kann. Es enthält konkrete Beispiele und praktische Empfehlungen. Viele unserer Empfehlungen basieren auf diesem Buch.

FAZIT

Workforce Analytics ist eine mächtige Ressource für HR und andere Unternehmensabteilungen. Wie bei alle datengesteuerten Verfahren kommt es dabei auf die richtige Interpretation und Nutzung der Daten an.

Unternehmen sollten Daten auf jeden Fall ihren Angestellten und Führungskräften zugänglich machen, um Spekulation zu vermeiden, insbesondere bei wichtigen Geschäftsentscheidungen und zeitkritischen Prozessen. Für jedes Team, das den Effekt seiner Einstellungs-, Bindungs- und Schulungsbemühungen maximieren und die Unternehmensziele unterstützen möchte, ist Workforce Analytics ein Schritt in die richtige Richtung.

Ein letzter Tipp: Wenn Sie gerade erst mit Workforce Analytics beginnen, sollten Sie vorher unser Blog-Posting Die ersten Schritte mit Workforce Analytics lesen.

 

Bei Fragen oder Anmerkungen können Sie uns gern kontaktieren.