Att skapa ett business case som ger resultat

Du känner säkert till fördelarna med ett bra HR-system men har du någon gång behövt övertyga dina kollegor och andra intressenter om fördelarna med digitalisering? Med ett bra HR-system kan HR-avdelningen göra organisationen mer effektiv och dynamisk – och det leder till viktiga besparingar.

Genom att spara resurser får HR-avdelningen mer tid att stödja sina medarbetare inom områden där deras expertis ger mest värde. Fördelarna sipprar ner i organisationen och ger sig till känna i medarbetarupplevelsen och det stöd medarbetaren, chefen och ledningen får.

Argumenten för att skaffa ett nytt HR-system kan tyckas uppenbara, men när du väl har undersökt och hittat rätt system kan du också behöva övertyga andra i organisationen om att det är en bra investering. Så hur sätter du ihop ett starkt business case för att investera i ett nytt HR-system?

I den här guiden har vi samlat det du behöver veta för att formulera värdet och bygga ett business case för din kommande investering.

Varför ska du ta fram ett business case?

Alla investeringar i ny teknik kan till en början verka kostsamma eftersom värdet på investeringen ännu inte har visualiserats. Genom att gå igenom siffrorna, samla argument och visa på avkastningen på investeringen (ROIn) får du ett starkt underlag som får ledningen positiva på direkten.

Ett genomarbetat business case hjälper dig:

  • Tillhandahålla mätbart värde för HR-systemet. Ett bra underlag tydliggör kostnads- och intäktsberäkningarna och på så vis tar bort frågetecken och synliggör subjektiva fördelar.
  • Skapa medhåll från berörda parter. Om du tar fram och visar på avkastningen av ett HR-system förser du dina intressenter med den information de behöver för att antingen godkänna eller avvisa förslaget.
  • Synliggöra ytterligare fördelar. Genom att räkna på investeringen av HR-systemet kan du se andra – kanske nya – värdefulla och konkreta argument som kan användas för att lyfta fram fördelarna.

Den data du behöver är ofta lättare att samla in än du tror. Med 15 års erfarenhet av att hjälpa HR-avdelningar att forma om sina organisationer kan vi i den här eGuiden erbjuda konkreta exempel av hur vårt HR-system levererat mätbara resultat.

Vi hoppas att våra tips hjälper dig att vinna förtroende hos din ekonomiavdelning, styrelsen eller dina HR-kollegor. I bästa fall hos alla. Nu börjar vi.

Tips

Kom ihåg att sätta ett startdatum.

Att veta totalkostnaden (TCOn) för HR-verksamheten sätter dig i en bra sits för att göra viktiga jämförelser med potentiella alternativ.

Läs blogginlägget
Hur du skapar ett business case för ett nytt HR-system

Del 1: Fördelarna med centraliserad HR-data

Med rätt HR-lösning kan du samla alla processer och HR-data i ett centralt HR-system, så att du får en bra grund för alla HR-verksamhet i organisationen.

Den stora fördelen med en sådan lösning är att den guidar dig genom uppgifterna och ger en översikt över alla viktiga steg i HR-processerna, så att det blir betydligt färre mänskliga fel och du sparar både tid och pengar.

Ökad översikt ger dig också bättre kontroll över alla HR-processer, vilket gör det lättare att spåra aktiviteter och det går snabbare att skala upp och ner efter organisationens förändrade behov.

Vi behövde ett lätthanterligt system som inte bara hjälper ledningen utan även stöttar medarbetarna på alla våra olika avdelningar med rätt information på daglig basis.

Hantera dina HR-masterdata säkert

HR-data är både företagskritisk och mycket personlig – och bör behandlas därefter. För många organisationer är det en utmaning att följa GDPR, särskilt utan ett kompatibelt HR-system.

Ett modernt HR-system bör vara kompatibelt med alla GDPR-krav, så att organisationen inte behöver lagra personlig information i många olika system. Sekretess och säkerhet borde inte vara en andrahandsprioritering utan snarare den grund som HR-verksamheten byggs på.

GDPR fastställer kanske det lagliga minimikravet för behandling av personuppgifter, men det slutar inte där. Ett HR-system gör det mycket lättare att uppfylla GDPR-kraven. Och även om hög säkerhet kostar pengar kan eventuella säkerhetsbrister bli ännu dyrare: böter, stämningar och skadat rykte är direkt kopplade till ett potentiellt dataintrång.

Informationen i HR-systemet är inte bara data - det är ytterst känsliga personuppgifter.

Det handlar om fundamentet

Att bygga en stabil grund för organisationens HR-verksamhet lönar sig på lång sikt. Förutom bättre datakvalitet, förbättrade processer och garanterad datasäkerhet kommer fördelarna med att samla all data på ett ställe till nytta för andra affärskritiska processer.

Genom att ansluta olika dataflöden till ett masterdatasystem samlar du allt på ett ställe och får all HR-data du behöver från samma system. Detta gör att du kan hämta HR-rapporter baserat på tillgänglig data från alla system lika enkelt som om den hade registrerats i själva HR-systemet.

Att jobba i ett centraliserat HR-system gjorde att vi kunde spara en heltidstjänst (FTE) i HR-teamet. Så många timmar tillbringade vi alltså i olika system.

Ikano bostad
Läs om projektet

Ett bra exempel på skalbarhet är att sätta ihop HR-systemet med organisationens viktigaste IT-infrastruktur från början och ansluta det till andra system. Identitetshantering (IdM/IAM), även kallat åtkomsthantering, är ett bra exempel. Genom att lagra och hantera den centralt i HR-systemet har du alltid den senaste informationen om medarbetarna framför dig.

 

Räkna på fördelarna

Att beräkna nyttan med ett centraliserat HR-system beror på några grundläggande frågor.

  • Var lagrar du data idag?
  • Har du enkel tillgång till data?
  • Hur många system använder du för närvarande? Hur mycket friktion skapas av att arbeta i flera system?
  • Hur lång tid tar det idag att
    • a) mata in information om en ny medarbetare i befintliga system?
    • b) uppdatera medarbetares information?
    • c) leta fram information om en medarbetare?
    • d) radera information om en medarbetare?

Data om hur mycket tid som spenderas på rutinuppgifter kanske inte alltid är tillgängligt omedelbart, men när du börjar samla in data och får en bättre överblick över var du står är beräkningen ganska enkel: timmar spenderade på onödig dataregistrering x timlön.

Om det till exempel vid en nyanställning tar 15 minuter att skapa ett ny användare i varje system, och du använder tre system förutom HR-systemet, exempelvis AD, lön och tidshantering, spenderar du 3 x 15 = 45 minuter på onödig dataregistrering per nyanställd.

Om det tar 7 minuter per ändring att ändra data i varje system (inklusive inloggning, inmatning av ny data, spara ändringarna och utloggning), motsvarar tre ändringar per år i tre system 3 x 7 x 3 = 63 minuter.

Totalt är mängden onödig dataregistrering 45 + 63 = 108 minuter (knappt två timmar) per år med denna provberäkning – och det är bara registrering och uppdatering av data för en medarbetare.

Om du inkluderar argument såsom GDPR och fördelar för andra affärskritiska processer har du redan ett gediget business case att jobba vidare med.

» Testa vår ROI-räknare

Tips

I tider av förändring är det extra viktigt att kunna anpassa arbetsuppgifter och data.

Om du har koll på din HR-masterdata blir det lättare att ta sig igenom utmanande perioder.

Läs blogginlägget
Hur du skapar ett business case för ett nytt HR-system

Del 2: Fördelarna med smidigare HR-processer

Bra HR handlar inte bara om administration men vissa HR-processer måste bara göras – helst med minsta möjliga manuella ansträngning. Processerna varierar från organisation till organisation och ett flexibelt HR-system kan anpassas efter din verksamhet. Du bör dock utvärdera själva processerna när du väl fått fart på den digitala resan.

När du digitaliserar HR-processer flyttar du dem helt enkelt från ett analogt till ett digitalt format. Det kommer att leda till att den dagliga verksamheten effektiviseras vilket naturligtvis är positivt i sig. Men det verkliga värdet ligger i digitaliseringen av HR – att omvärdera HR-processerna och forma om dem med hjälp av teknik. Med digitalisering sparar du inte bara tid och pengar, du kan också utveckla HR-verksamheten som faktiskt skapar värde för organisationen.

Jag kan utan överdrift säga att vi inte klarar oss utan vårt HR-system. Det ligger till grund för all annan utveckling.

Fördelarna med e-signering

Ett bra exempel på resursbesparing är e-signering, en funktion som snabbt blivit den nya standarden för signering av anställningsavtal. Genom att använda en elektronisk signatur i HR-systemet kan du uppnå stora förbättringar i HR-processerna.

Med e-signering får du tillgång till ett digitalt alternativ till den traditionella signaturen, det vill säga, du får ett bindande kontrakt som kan skickas och returneras digitalt. Genom att använda en elektronisk signatur kan du spara så mycket som 45-75% av tiden som används på dokumenthantering och få ner tiden som används för att hantera kontrakt avsevärt.

Digital signering har också ett automatiskt digitalt arkiv för avtalen. Det gör kontrakthanteringen snabbare och minimerar manuella fel kopplade till datasäkerhet. Du sparar väldigt mycket tid på administration, helt enkelt.

 

En förenklad lönerevision

Med digitala verktyg kan du också spara resurser på andra sätt, till exempel genom att genomföra lönerevisionen digitalt. Lönerevision är en process som ofta involverar hela organisationen.

Ett digitalt verktyg förbättrar alla delar av lönerevisionen. Att organisera och förbereda en lönerevision är ofta mycket arbete; avdelningar och team kräver separata budgetar och filer, och bara den processen kan ta flera dagar. Med ett verktyg kan processen ta mindre än en timme. Utan ett centraliserat system är filerna också spridda runt om i organisationen och kan vara svåra att ha koll på när det inte finns någon logg eller tydlig översikt över processen.

Verktyget beräknar olika scenarios och vilken effekt individuella löneökningar har på ett team, en enhet eller avdelning. Löneökningar kan anges som ett belopp eller en procentsats per medarbetare, eller för flera medarbetare samtidigt. Chefer får också en övergripande översikt över alla föreslagna löner, till exempel ur ett kostnads- eller jämställdhetsperspektiv.

Efter att processen har gått igenom alla faser och godkänts uppdateras medarbetarnas löner automatiskt i HR-systemet. Förutom tydliga besparingar när det gäller tids-, penga- och datasäkerhetsfrågor är ett digitalt verktyg för lönerevision ett utmärkt exempel på en helt digital HR-process som förbättrar användarupplevelsen för alla inblandade parter.

 

Räkna på fördelarna

En bra utgångspunkt är att skapa en lista eller tankekarta där du beskriver dina nuvarande HR-processer och uppskattar hur mycket tid du sparar om dessa processer hanteras snabbare. Kom ihåg att fördelarna och tidsbesparingarna inte bara gynnar HR-avdelningen utan också resten av organisationen: chefer, medarbetare och ledning.

  • Vilka processer gynnas mest av att digitaliseras?
  • Var upplever du mest friktion?

Du kan till exempel använda e-signering som ett exempel och testa följande beräkning:

Antal timmar spenderat på kontraktshantering per chef per vecka x en chefs timlön x antal chefer. Till exempel, om varje chef spenderar i genomsnitt 30 minuter per vecka på kontrakt, har en timlön på 300 kr och organisationen har 50 chefer, är den totala kostnaden 7 500 kr per vecka. Om du börjar med fem veckors semester varje år, det vill säga att organisationens ledare arbetar 47 veckor per år, blir det en årskostnad på 352 500 kr. Om processen kunde hanteras på halva den tiden (en rimlig uppskattning) skulle du spara ett årligt belopp på 352 500 / 2 = 176 250 kr.

» Testa vår ROI-räknare

Tips

Vill du ta del av fler tankar om digital HR?

Ta del av våra inspelade webbinar för mer inspiration.

Webbinar on-demand
Hur du skapar ett business case för ett nytt HR-system

Del 3: Fördelarna med bättre rapportering

Rapportering är en viktig del av HR. Den kan dock vara tidskrävande att förbereda, och ännu värre, om den inte levereras i ett lättsmält format förblir den antingen oläst eller missförstådd.

När HR-data är utspridd i olika delar av organisationen blir den svår att kombinera med data från till andra system, exempel sälj- eller ekonomiavdelningen. Med bra HR-masterdata och ett tryggt rapporteringsverktyg kan du spara tid, göra kritisk HR-data lättillgänglig och se till att dina rapporter faktiskt blir lästa.

 

Från grundläggande rapportering till prediktiv analys

Det är inte svårt att se de uppenbara fördelarna med bättre verktyg för HR-rapportering: ökad kvalitet och sparade arbetstimmar. När data inte längre distribueras i olika Excel-filer som är tidskrävande att förbereda (och som troligtvis inte är i linje med GDPR) får du högre kvalitet i rapporterna.

Vi använde en mängd excel-blad för HR-rapportering. Att bara samla in data från olika system, kontrollera och sammanställa den tog minst ett par timmar varje månad. Med Sympa HR tar det ett par minuter.

Ikano Bostad
Läs om projektet

Ett bra HR-system har flexibla rapporteringsverktyg som förbereder rapporter, antingen från grunden eller från färdiga mallar, och som dessutom är lättillgängliga för relevanta användare. Ett bra HR-system ger också användarna tillgång till relevanta rapporter och data för att förbereda egna rapporter.

Se till att ditt HR-system är skalbart och att det är enkelt att lägga till nya verktyg när din organisations behov förändras. Till exempel, om din organisation i allt större utsträckning använder HR-analys bör du kunna länka den till alla andra BI-system som används.

 

Mätbara HR-initiativ

Alla HR-avdelningar bör sträva efter att bli mer integrerade i organisationens företagsstrategi genom att dagligen visa på HR-strategins värde och resultatet av HR-beslut. Detta blir mycket lättare när du har tillgång till rätt siffror.

HR-rapporter och dashboards med KPIer ger dig bra koll på resultatet av HR-beslut i organisationen så att du kan se om de genomförda åtgärderna har haft önskad effekt.

Bättre rapportering minskar inte bara tiden för att analysera det förflutna, det gör det också lättare att fatta beslut om framtiden. Genom att bistå med insikter och rekommendationer som skapar konkret affärsvärde kan HR fortsätta positionera sig som en pålitlig rådgivare och förändra hela organisationen till det bättre – en fördel som det verkligen lönar sig att investera i.

 

Räkna på fördelarna

Fördelarna med HR-analys i realtid  kan vara lättare att beräkna. Du vet förmodligen exakt hur lång tid det tar att hämta vecko-, månads- och kvartalsvisa samt årliga HR-rapporter. Kartlägg dina nuvarande rapporteringsrutiner och överväg följande:

  • Hur många timmar tar det att förbereda olika HR-rapporter? Bedöm organisationens behov och försök att reflektera över de olika rapporterna du förbereder idag.
  • Hur många rapporter förbereder du och dina kollegor i genomsnitt varje vecka, varje månad eller varje år?
  • Tänk på hur mycket tid du sparar om du har rapportmallar och enkel åtkomst till all information du behöver från början.

Detta ger följande beräkning: tidsbesparing per rapport x rapporter per vecka eller månad x 52 veckor eller 12 månader = årliga besparingar för HR.

Tillgång till bra rapporter är inte bara användbart för HR-rapportering, det ger dig också nya möjligheter att skapa ökat affärsvärde.

  • Tänk på vad förbättrad rapportering kan göra för organisationen. Vilka affärsmål kan uppnås med bättre insikt från HR-data?

» Testa vår ROI-räknare

Tips

HR-analys är varken ett okänt koncept eller en ny trend, men det betyder inte att de flesta organisationer använder analys effektivt.

Vår eGuide “HR-trender 2020” ger dig mer inblick i ämnet.

Läs guiden
Hur du skapar ett business case för ett nytt HR-system

Del 4: Fördelarna med en bättre medarbetarupplevelse

Mindre friktion och ökad produktivitet i hela organisationen är väl saker som är värda att investera i. En bra medarbetarupplevelse är avgörande för att attrahera rätta kandidater, individer som alltid överväger fler arbetsgivare. Du måste kunna erbjuda dina medarbetare rätt verktyg och miljö för att de ska trivas och göra ett bra jobb.

Vårt HR-system ger oss de verktyg vi behöver för att skapa en öppen arbetskultur baserad på förtroende.

Ett HR-system fungerar som en extra hjärna som håller ihop alla processer i organisationen, team och länder. Med self-service, det vill säga att medarbetarna äger och uppdaterar sin information själv, kan ett HR-system hjälpa dig att utveckla ett välfungerande, automatiserat HR-ekosystem som gynnar hela organisationen, inte bara HR.

 

Ett välfungerande HR-system gynnar alla

Även om self-service är ett starkt argument vill ingen spendera mer tid på sina IT-system än nödvändigt. Både teamledare och ledning ska ha tillgång till ett HR-system som gör jobbet åt dem: ger en översikt, ger all information de behöver för att fatta bättre beslut, förenklar arbetsflödet och sparar tid.

Dessutom leder ett bra system till mindre skrivbordsarbete med automatiserade uppgifter och möjlighet att arbeta via andra enheter om så önskas.

Förutom tids- och kostnadsbesparingar kan ett HR-system, enligt studier, göra medarbetarna mer effektiva, mer informerade och bättre på att synliggöra det mervärde de skapar till verksamheten. Detta ger en bättre medarbetarupplevelse och förhoppningsvis färre stressade chefer på olika nivåer i organisationen.

Våra chefer är oftast praktiska personer, inte administratörer, så vi måste göra det enkelt för dem att hantera de administrativa uppgifterna.

Räkna på fördelarna

Försök att beräkna tidsbesparingarna i organisationen om:

  • medarbetarna kunde komma åt och uppdatera sin egen information i systemet
  • data kunde hanteras via användarrättigheter och var tillgängligt för relevanta personer
  • chefer hade en bra översikt över sitt teams information, liksom deras kontaktinformation och frånvaro
  • ledningen hade omedelbar tillgång till viktiga HR-KPIer

Använd följande beräkning för de HR-processer som kan effektiviseras: timmar som spenderas per vecka på process A x antal personer som utför process A x timlön.

Andra aspekter av en bättre medarbetarupplevelse kan vara svårare att beräkna. Abstrakta fördelar är dock också viktiga för ditt business case så försök att kartlägga vilka förbättringar som är i linje med organisationens affärsmål och lyft fram hur ett HR-system kan vara ett steg i rätt riktning.

» Testa vår ROI-räknare

Tips

Gartner tittade på resultaten Sympas kunder uppnådde det första året de använde systemet och fann att chefer sparade cirka tre timmar varje vecka.

Läs rapporten
Hur du skapar ett business case för ett nytt HR-system

Slutsats

Att förbereda ett business case som motiverar en investering i ett nytt HR-system kan ibland kännas skevt. För visst är det så, vissa saker är väldigt svåra att mäta.

Den enkla delen är att räkna ut besparingarna för processer som du redan har data om. I den här guiden har vi tittat på tiden som spenderas på ett antal givna uppgifter och saker som kan automatiseras i ett nytt system. Efter beräkningar får vi fram de besparingar som kan göras av att använda mer effektiva och digitala HR-processer.

Jag satte ihop ett business case till vår CFO och CEO där jag räknade ut de totala kostnaderna för alla våra system som kunde ersättas av Sympa HR. Det gjorde susen.

För att göra det lättare att hantera förväntningar och definiera mål är det alltid meningsfullt att använda realistiska, eller till och med måttliga, siffror. Då blir intressenterna positivt överraskade istället för att bli besvikna över resultaten.

Andra fördelar med ett nytt HR-system kan vara mer abstrakta. Det kommer till exempel att vara svårt att beräkna kostnaderna och fördelarna med en generellt förbättrad medarbetarupplevelse. Enligt KPGM rapporterar dock 89% av organisationerna att deras HR-funktion tillför organisationen strategiskt värde, vilket innebär att denna abstrakta dimension är allmänt erkänd och förstådd.

Min dröm är att slippa de administrativa uppgifterna och istället vara tillgänglig för öppna och ärliga samtal med medarbetarna så att de kan utvecklas mer och hela tiden bli bättre på sina jobb.

Genom att skapa en vision för framtiden och göra en nuläge- och GAP-analys av hur målet ska uppnås och vilken avkastning som kan förväntas av ett nytt HR-system bör du ha relevanta verktyg för att övertyga organisationen om investeringsbeslutet. Det är inte heller en omöjlighet att uppnå de beräknade resultaten, tvärtom, studier visar att tre av fyra organisationer lyckas med implementationen av digitala HR-verktyg.

På engelska säger man ‘it’s not rocket science’ – men jämfört med de digitala möjligheter som fanns för 30 år sedan lever vi i en tid när HR snart landar på Mars. Lycka till med ditt ‘mission’!

Vi hjälper dig gärna

Vi hjälper dig gärna

Tveka inte att höra av dig om du vill ha hjälp med att ta fram ett starkt business case.

Tillsammans tittar vi på besparingar i din organisation och hur Sympa HR kan hjälpa dig.