Förr eller senare måste varje företag börja fundera på hur man kan effektivisera sina HR-processer – och om ett HR-system skulle göra det enklare att åstadkomma bättre arbetsrutiner. Genom att kombinera kunnandet hos både HR- och IT-avdelningen blir det lättare att sätta rätt kurs redan från början.

Ja, IT-system i allmänhet måste vara kostnadseffektiva och tillföra värde i verksamheten. HR-system måste dessutom ge en bra användarupplevelse och bidra positivt till den övergripande medarbetarupplevelsen. Det bästa sättet att säkerställa att HR-systemen stöder både verksamheten och individens mål är därför ett nära samarbete mellan HR och IT-användare.

Närmare samarbete

Fram till för drygt tio år sedan innebar ett köp av HR-system oftast bara just det: ett köp av ett HR-system. På den tiden låg fokus på funktionella men separata system. Integrering var något som endast genomfördes om det blev nödvändigt – eller inte alls. De olika avdelningarna var mer inriktade på att skaffa system som passade deras egna behov än på lösningar som kunde tillgodose hela företagets behov.

Men tiderna har förändrats. Idag är de flesta organisationer ute efter just den pusselbit som smidigast passar in i deras IT-ekosystem och som enkelt går att integrera med befintliga system. Det gäller att få ut mesta möjliga för pengarna. En sådan helhetssyn ger bättre resultat, men kräver samtidigt att företagen utmanar sina traditionella metoder, justerar sina HR-processer och säkerställer att organisationen (eller någon partner) kan genomföra integreringen på ett smidigt sätt. Nära samarbete mellan HR och IT är ofta den avgörande faktorn för att man ska lyckas med detta.

Idag är de flesta organisationer ute efter just den pusselbit som smidigast passar in i deras IT-ekosystem och som enkelt går att integrera med befintliga system.

Nya och oförutsedda möjligheter

Numera inser de flesta organisationer att det lönar sig att betrakta HR och IT som en kombinerad resurs, även i det längre perspektivet. Att planera och bygga en väloljad maskin redan från början lönar sig på sikt. Det ger en övergripande förbättring av medarbetarupplevelsen och det är lättare att bygga självbetjäningsfunktioner på en stabil grund.

Faktum är att när HR och IT samarbetar och ser projektet som en gemensam uppgift upptäcker de ofta dimensioner och fördelar som man inte kunde se från början. Det kan uppstå oväntade fördelar när HR-masterdata finns i HR-systemet istället för i lönesystemet. Med ett HR-system kan datahanteringen delas, rapportmöjligheterna utökas, användarupplevelsen förbättras, och möjligheterna till integrering med annan programvara är ofta bättre än med ett mer traditionellt lönesystem.

Ur ett IT-perspektiv kan integrering av följande gränssnitt eller programvara med HR-systemet öppna upp många nya möjligheter:

  • Identity Management-system (t.ex. Active Directory och Okta). Användarna kan ges tillgång till intranätet, utvalda program och mycket annat direkt från den plats där HR-data garanterat alltid är uppdaterade, nämligen HR-systemet.
  • Kundspecifika masterdatakataloger. HR-data kan rapporteras vidare och även berikas med data från andra källor.
  • BI-verktyg (t.ex. PowerBI, Tableau och Qlikview). Information kan samlas in från en mängd olika källor och omvandlas till relevanta, verksamhetsvänliga rapporter.
  • Ärendehanteringssystem för IT. Både för problemsituationer och för beställning av utrustning och licenser till exempelvis en ny medarbetare. Här tenderar fördelarna att mångdubblas i takt med att antalet anställda ökar.
  • SSO (single sign-on – enkel inloggning). Om åtkomstkontrollen utnyttjar HR-masterdata blir den osynlig för slutanvändaren eftersom det inte längre finns behov av en mängd olika lösenord eller separata inloggningar för olika system.

Öppna upp för diskussion

Det kanske största hindret för att kunna få ut mesta möjliga av samarbetet mellan IT och HR är oförmågan att förutse alla möjligheter. För att kunna identifiera potentialen (och få den lönsam!) krävs det att man öppnar upp för diskussion mellan HR och IT och planerar den nödvändiga arkitekturen tillsammans.

HR + IT blir alltid större än summan av delarna.

Att kunna kommunicera dessa fördelar framåt i organisationen och påvisa de faktiska besparingarna av en välplanerad arkitektur är helt avgörande. Ett gediget business case som visar på de affärsmässiga fördelarna med inköp av ett HR-system är guld värt. Att sammanställa argument som visar värdet från alla håll – för HR, IT och slutanvändaren – är till stor hjälp när du presenterar ditt förslag för ledningen eller andra intressenter som håller i budgeten.

Så öppna upp för förutsättningslösa samtal och se vilka fördelar ett samarbete mellan HR och IT kan ge organisationen – oavsett om det gäller inköp av HR-system eller allmänna funderingar kring hur ni kan få ut mer av IT-ekosystemet.

"Jag är glad över att IT-avdelningen var med från början. Det gjorde att vi kunde anpassa systemet redan i ett tidigt skede. Om vi hade kommit in i slutet av projektet skulle det ha blivit mycket svårare.

- Patrick Thörnlund, IT Project Manager på Sabis