Napatech

Een internationale omgeving

De wereldwijde aard van Napatech’s operaties betekent dat er naast het Deense hoofdkantoor nog meerdere kleine teams verspreid zijn over de Verenigde Staten en Taiwan. Dit zorgt niet alleen voor uitdagingen voor de HR afdeling, maar ook voor interessante nieuwe kansen.

“Aangezien onze werknemers verspreid zijn over meerdere rechtsgebieden, zochten wij een systeem dat zou voldoen aan alle eisen van de verschillende wettelijke en culturele omgevingen,” vertelt Heidi Thisgaard, HR Director binnen Napatech. Dat is waarom de organisatie in 2018 voor Sympa koos. Om ervoor te zorgen dat de HR processen volledig ondersteund konden worden op een manier die lokale kennis en het internationale expertise combineert.

Veiligheid voor alles

Naast alle internationale eisen zocht Napatech naar een oplossing die het gemakkelijk zou maken om de HR master data te structureren en vervolgens beschikbaar te stellen aan de verschillende gebruikersgroepen.

“Mensen moeten het gevoel hebben dat de processen en de data die daarin gebruikt wordt geheel veilig zijn, vanuit welk land zijn ook werken. Onze keuze is uiteindelijk gevallen op Sympa HR, omdat alles veilig binnen het systeem is opgeslagen en het gemakkelijk is om te definiëren wie er toegang tot welke data heeft.”

Wanneer HR processen of wetten binnen één van de internationale rechtsgebieden veranderen, moet Napatech in staat zijn om de veranderingen snel te implementeren. Sympa HR maakt het gemakkelijk om processen aan te passen en digitaal af te stemmen.

“Het is gelukkig niet nodig om constant de klantenservice te bellen,” zegt Heidi. Ze waardeert de flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid van Sympa HR. “Het is gemakkelijk om veranderingen direct zelf in het HR systeem door te voeren,” voegt ze toe.

Nieuwe vriendschappen smeden

Verder heeft Heidi veel waardering voor de persoonlijke connectie die zij met het Sympa team heeft opgebouwd. “Ik kon erg goed opschieten met onze implementatieconsultant binnen Sympa. Zij bracht een schat aan ervaring omtrent HR en salarisadministratie met zich mee en kon daarnaast gemakkelijk voorspellen wat de mogelijke uitdagingen zouden worden, zelfs nog voordat deze daadwerkelijk naar voren kwamen,” omschrijft Heidi.

Het implementatieproject, inclusief een integratie met het salarissysteem ProLøn, was een groot succes. Dit was grotendeels te danken aan de fantastische werkrelatie binnen het implementatieteam. “Ik vond het vooral fijn om te ervaren dat onze consultant zo enthousiast was en haar ervaringen en kennis over HR en systeemimplementaties graag met ons deelde.”

De weg naar succes

De implementatie van Sympa HR was voor Heidi niet de eerste HR-systeem implementatie die zij heeft meegemaakt. “Door de jaren heen heb ik dezelfde belangrijke factoren moeten afwegen om ervoor te zorgen dat een project op een goede manier wordt afgehandeld. Ik ben erg tevreden over het eindresultaat: ons systeem, het implementatieproces én hoe gemakkelijk het is om Sympa HR aan onze wensen aan te passen.”

Top Tips van Heidi

Hier zijn een aantal nuttige adviezen van Heidi, speciaal voor andere HR professionals die binnenkort een systeem gaan implementeren.

1. Zorg ervoor dat belangrijke toekomstige gebruikers betrokken worden in de implementatie en uitrol van de oplossing.
   “Ik heb zelf twee belangrijke mensen bij het project betrokken. Allereerst een manager van een van onze grootste business units, omdat hij het systeem als manager zou gaan gebruiken. Daarnaast een specialist omtrent salarisadministratie, omdat zij een goed beeld had van de voor ons belangrijkste data.”
2. Zorg ervoor dat je een handleiding voor gebruikers creëert en interne training organiseert om ervoor te zorgen dat iedereen goed weet hoe het systeem werkt. 
   “Zolang het systeem werkt en gebruiksvriendelijk is, maakt het de gebruikers verder allemaal niet zoveel uit.”
3. Verdeel het project in tastbare en beheersbare stukken. 
   “Wij zijn begonnen met de implementatie van het systeem voor Deense gebruikers, daarna hebben we de Verenigde Staten als een apart project behandeld. Het was uiteindelijk een goede beslissing om het project stap voor stap uit te voeren.”