CTS GROUP

Voordat CTS GROUP besloot om voor Sympa HR te kiezen maakte de organisatie gebruik van een andere HR oplossing. De beperkte mogelijkheden van dat systeem zette de organisatie ertoe aan om op zoek te gaan naar een meer complete HR oplossing die zowel de benodigde ondersteuning als de gewenste functionaliteiten zou kunnen bieden.

De zoektocht naar een nieuwe oplossing was niet gemakkelijk. “Er waren veel oplossingen beschikbaar voor tijdsregistratie en salarisbeheer,” vertelt Ralph Morren, HR manager binnen CTS GROUP, “maar met geen van deze oplossingen was het mogelijk om alle benodigde HR functies in één systeem te combineren, of met de nodige andere software te integreren.’’

De organisatie besloot om met een nieuw plan van aanpak te komen. In plaats van te wachten op een oplossing die alle benodigde functies kant-en-klaar zou kunnen bieden zocht CTS naar een HR oplossing die gemakkelijk met andere software te integreren zou zijn.

“Met de API opties die Sympa HR biedt is het erg gemakkelijk om Sympa en de andere systemen die wij binnen de organisatie in gebruik hebben met elkaar te laten communiceren”, zegt Morren. “We weten dat de basis van een goede HR structuur afhankelijk is van het gelijktijdig gebruiken van meerdere systemen, aangezien het niet mogelijk is om een systeem te vinden dat aan alle eisen van een innovatieve en ambitieuze organisatie als CTS GROUP kan voldoen.”

Uiteindelijk besloten Morren en zijn collega’s dat Sympa HR de oplossing was waarnaar gezocht werd. In eerste instantie werd de interesse gewekt door de reikwijdte van de verschillende functies en het algehele gebruiksgemak van het systeem. Het werd echter snel duidelijk voor Morren dat Sympa HR veel meer was dan slechts een verzameling van gemakkelijk te gebruiken tools.

“We waren erg enthousiast over het feit dat we een cloud-gebaseerd HR systeem konden introduceren dat op een gemakkelijke manier aan onze bestaande systemen kon worden gekoppeld door middel van een simpele integratie’, voegt Morren toen. “Daarnaast kunnen we het systeem ook gemakkelijk zelf aanpassen wanneer wij dat willen.”

Het werd ook vrij snel duidelijk hoe Sympa HR heeft kunnen bijdragen aan het verbeteren van de manier waarop HR haar werk uitvoert. “Zodra er een nieuwe werknemer wordt aangenomen is het heel gemakkelijk om het hele onboarding proces met behulp van Sympa HR te organiseren,” legt Morren uit. “We kunnen er in principe met één klik in het systeem voor zorgen dat de werknemer alle benodigde tools ontvangt en dat contracten en documenten worden opgesteld. Het voorziet ons ook van een onboarding checklist en voorkomt op die manier dat wij cruciale stappen vergeten uit te voeren.’’

“Het instellen van een automatische herinnering voor elke aflopende datum en het gemak waarmee dit met de manager, werknemer of HR kan worden gedeeld is voor ons één van de beste functies. Processen zoals recruitment, onboarding, screening, training, ontwikkeling en evaluatie lopen vaak door elkaar heen, maar zijn geoptimaliseerd door het gebruik van Sympa HR.”

Als Sympa HR super user kan Morren gemakkelijk bepaalde elementen van de Sympa HR oplossing van CTS GROUP aanpassen door een goede samenwerking met zowel de interne IT afdeling als Sympa’s consultants.

“We hebben verschillende functies gecreëerd om de oplossing geheel aan onze specifieke eisen aan te kunnen passen, variërend van simpele formulieren tot de huidige ontwikkeling van een complexe recruitment tool,” vertelt Morren. Op dit moment is de IT afdeling zelfs bezig met het ontwikkelen van een tool voor tijdsregistratie met een integratie via Sympa.

Voor CTS GROUP is de mogelijkheid om nieuwe functionaliteiten zoals deze te creëren uiteindelijk één van de meest waardevolle aspecten van het systeem gebleken. Sympa HR is niet alleen een HR systeem, het verzamelt en beheert de Master HR data in elke mogelijk formaat en kan gemakkelijk verbonden worden met andere oplossingen. Op deze manier kan er echt een HR oplossing op maat worden gecreëerd die geheel aan de specifieke wensen van de organisatie voldoet.

CTS blijft in de toekomst haar HR processen met behulp van Sympa HR verder optimaliseren. Dit past ook goed binnen de LEAN filosofie die de organisatie een aantal jaren geleden heeft geïntroduceerd. Het is de bedoeling om uiteindelijk nog meer manieren te vinden om elke persoon binnen de organisatie de juiste ondersteuning te bieden. Op dit moment maakt elke werknemer al gebruik van de oplossing, voornamelijk voor het registreren van verzuim en verlof, het bekijken van urenstaten, het vergelijken van de urenstaat met de salarisstrook en het indien nodig updaten van persoonlijke gegevens. Werknemers hebben tevens toegang tot de bedrijfsvoorschriften, bedrijfsuitrusting (Persoonlijke Standaard Uitrusting) en behaalde certificaten.

“De aspecten van Sympa HR die voor ons uiteindelijk de meeste waarde creëren zijn: het feit dat we alle informatie gecentraliseerd op één plek hebben, het gebruiksgemak van het systeem en de mogelijkheid om bedrijfsspecifieke functies zelf te creëren.”

Morren blijft de nauwe samenwerking met gecertificeerde Sympa consultants voortzetten om ook in de toekomst nieuwe ideeën voor zijn bedrijf te kunnen realiseren. We zijn benieuwd wat Morren en zijn collega’s nog meer in petto hebben!