Hoe maak je de business case voor een nieuw HR systeem?

Een business case die resultaat oplevert

U bent zich ongetwijfeld bewust van de voordelen van een goed HR-systeem. Maar heeft u er ooit weleens moeite mee gehad om anderen te overtuigen van de voordelen van digitalisering? Het komt uiteindelijk allemaal neer op een aantal simpele feiten: een goed HR-systeem laat HR professionals hun organisaties dynamischer en efficiënter inrichten en resulteert tegelijkertijd in besparingen op verschillende vlakken.

Deze extra tijd en verhoogde kostenbesparingen stellen HR in staat om hun collega’s te ondersteunen op vlakken waar HR waarde kan toevoegen. De voordelen zijn dan ook in de hele organisatie merkbaar, zoals een verbetering van de werknemerservaring en betere ondersteuning voor werknemers, teamleiders en het management.

De argumenten voor de aanschaf van een nieuw HR-systeem zijn voor u ongetwijfeld duidelijk. Maar zodra u het juiste HR systeem voor uw organisatie heeft gevonden is het ook van groot belang om de interne stakeholders te overtuigen van het nut van de investering.

Om van uw plan een realiteit te maken kunt u zich afvragen hoe u een business case kunt maken die duidelijk weergeeft wat de voordelen zijn van de aanschaf en implementatie van een nieuw HR-systeem. Deze gids helpt u deze business case te maken en ervoor te zorgen dat u uw organisatie straks gemakkelijk kunt overtuigen van de voordelen van de aankomende investering.

Waarom heeft u een business case nodig?

Elke investering in nieuwe software lijkt op het eerste oog slechts een kostenpost, omdat de voordelen van de investering voor de organisatie nog niet duidelijk zijn. Door u goed te verdiepen in de voordelen, argumenten te verzamelen en te laten zien welke return on investment (ROI) er te verwachten is kunt u duidelijk aan het management laten zien waarom de investering zo belangrijk is.

Een goed voorbereide business case helpt u:

• In kaart te brengen welke meetbare waarde het juiste HR-systeem met zich meebrengt. Een goede business case biedt duidelijkheid over de kostenvoordelen van een HR-systeem, neemt onzekerheid weg en laat de subjectieve voordelen van de investering zien.
• Steun van stakeholders te waarborgen. Zodra de aanschaf van een HR-systeem besproken wordt is het berekenen van de ROI een belangrijk middel om steun van andere stakeholders te waarborgen.
• Overige voordelen te visualiseren. Door u goed te verdiepen in de kosten en besparingen die een HR-systeem met zich zal brengen kunt u waardevolle en concrete argumenten aandragen waarmee u uw team kunt wijzen op voordelen waar zij wellicht zelf nog niet aan hadden gedacht.

Gelukkig is het verzamelen van de benodigde data gemakkelijker dan het lijkt. Binnen Sympa beschikken wij over meer dan 15 jaar ervaring in het helpen van HR professionals bij de transformatie van hun organisaties. Daarom delen wij in deze e-gids concrete voorbeelden van meetbare resultaten die onze oplossing met zich meebrengt.

Wij hopen onze tips u kunnen helpen de financiële afdeling, het management en natuurlijk uw HR collega’s te overtuigen!

Hoofdstuk 1: De voordelen van gecentraliseerde HR data

Met de juiste HR oplossing kunt u alle HR processen en data in één systeem beheren, waarmee u gemakkelijk een basis voor alle toekomstige HR operaties creëert.

Door een dergelijke oplossing in uw organisatie te implementeren behaalt u gemakkelijk belangrijke voordelen, zoals een duidelijk overzicht van alle noodzakelijke stappen in het HR proces waar het systeem u ook nog eens moeiteloos doorheen leidt. Dit verlaagt het aantal menselijke fouten en levert u tegelijkertijd kosten- en tijdsbesparingen op.

Doordat u hiermee een beter inzicht heeft in uw huidige HR operaties is het ook gemakkelijker om processen op te volgen en eventueel op- of terug te schalen.

Beheer je HR master data op een veilige manier

HR data is niet alleen cruciaal voor bedrijven, data is ook vaak gevoelig en moet als zodanig worden behandeld. Desondanks is het voor veel organisaties een grote uitdaging om te voldoen aan de AVG, helemaal zonder gebruik van een HR systeem.

Elk modern HR systeem moet aan alle AVG eisen kunnen voldoen en moet organisaties helpen voorkomen dat persoonlijke data verspreid is opgeslagen over meerdere systemen en locaties. Privacy en beveiliging moeten geen secundaire overwegingen zijn, deze moeten juist de basis vormen van al uw huidige en toekomstige HR operaties.

De AVG heeft de minimale juridische eisen gesteld voor het beheren van persoonsgegevens, maar slechts voldoen aan deze eisen is niet genoeg. Een HR systeem maakt het u veel gemakkelijker om niet alleen nu, maar ook in de toekomst te blijven voldoen aan deze eisen. Hoewel er kosten verbonden zijn aan goede beveiliging vallen die in het niet vergeleken met kosten die het resultaat zijn van niet voldoen aan de gestelde eisen; boetes, juridische stappen en reputatieschade zijn de onvermijdelijke resultaten van een datalek.

Een goed begin is het halve werk

Door een goede basis voor uw HR operaties te creëren kunt u daar later de vruchten van plukken. Naast het feit dat uw data van betere kwaliteit is, uw processen zijn verbeterd en u er zeker van kunt zijn dat al uw data goed beveiligd is heeft de centralisatie van alle data uiteindelijk ook een zichtbaar effect op andere bedrijfskritische processen

Door verschillende datastromen in een HR master data systeem met elkaar te verbinden kunt u gemakkelijk rapporten van alle beschikbare data creëren, net zo gemakkelijk als wanneer alle data in het HR master data systeem zelf zou zijn ingevoerd.

Een goed voorbeeld van denken in schaalbaarheid is uw HR-systeem vanaf het begin af aan mee te nemen in de kern van de IT infrastructuur. Op die manier stelt u het direct in verbinding met de andere systemen die in uw organisatie worden gebruikt. Een voorbeeld van de voordelen die u hieruit kunt behalen is identity management (of identity & access management). Door de kern van IdM/IAM in uw HR systeem op te nemen kunt u er zeker van zijn dat deze worden beheerd vanuit een plek waar altijd de meest recente data beschikbaar is.

Voordelen berekenen

De voordelen van een gecentraliseerd HR-systeem kunt u gemakkelijk berekenen met behulp van een aantal fundamentele vragen.

• Waar wordt uw data momenteel opgeslagen?
• Heeft u gemakkelijk toegang tot uw data?
• Hoeveel systeem heeft uw organisatie momenteel in gebruik? En hoeveel wrijving levert het werken in verschillende systemen op?
• Hoeveel tijd besteedt u momenteel aan:
  • a) het documenteren van een nieuwe werknemer en zijn/haar informatie.
  • b) het updaten van werknemersdata?
  • c) het zoeken naar informatie over een werknemer?
  • d) het verwijderen van werknemersdata?

Het is wellicht niet altijd even gemakkelijk om data te vinden over de tijd die u besteedt aan uw huidige taken, maar zodra u begint met het verzamelen van deze data heeft u al snel een beter beeld van waar u nu staat. De berekening is dan ook vrij simpel: uren besteed aan onnodige data-invoer x uw uursalaris.

Bijvoorbeeld: Indien het aanmaken van datakaart voor een nieuwe werknemer u 15 minuten per systeem kost en u gebruik maakt van drie systemen (AD, payroll en tijdsregistratie) naast uw HR systeem, dan besteedt u 3×15=45 minuten aan onnodige data-invoer per nieuwe medewerker.

Als het wijzigen van data u in elk systeem 7 minuten per verandering kost (dus de tijd besteed aan inloggen in het systeem, het invoeren van nieuwe data, het opslaan van deze wijzigingen en uitloggen uit het systeem), dan betekent het dat doorvoeren van drie wijzigingen per jaar in drie verschillende systemen u 3x7x3=63 minuten kost. 

In totaal komt het er dus op neer dat u op basis van deze voorbeeldberekeing per jaar 45+63 minuten=108 minuten kwijt bent aan het aanmaken en aanpassen van data voor slechts één werknemer.

Voeg hieraan argumenten toe zoals ‘voldoen aan de AVG’ en ‘ondersteuning voor bedrijfskritische processen’ en u beschikt direct al over concrete informatie om een sterke business case mee te maken.

» Probeer onze ROI calculator

Hoofdstuk 2: De voordelen van een soepeler HR traject

Succesvolle HR heeft niet alleen te maken met administratie, sommige HR processen moeten nu eenmaal uitgevoerd worden – het liefst zo min mogelijk handmatig. Processen verschillen van organisatie tot organisatie en een flexibel HR systeem kan aangepast worden aan uw specifieke behoeften. Toch is het een goed idee om uw processen eens goed onder de loep te nemen voordat u het digitale pad inslaat.

Door uw HR processen te digitaliseren verplaatst u de processen simpelweg van een analoog naar een digitaal formaat. Dit resulteert vaak in een verhoging van de operationele efficiëntie, wat op zich natuurlijk al een groot voordeel is. De grootste voordelen zitten echter in het digitaliseren van de HR processen; de HR processen onder de loep nemen en deze opnieuw inrichten met behulp van technologie. Hierdoor bespaart u niet alleen handenvol tijd en geld, het helpt u ook HR processen in te richten die voor de hele organisatie van belang zijn.

De voordelen van eSign

Een goede manier om besparingen te realiseren is het gebruik van eSign. Het gebruik van digitale handtekeningen is al snel de standaard aan het worden voor het ondertekenen van arbeidsontracten en door elektronische handtekeningen direct in de HR oplossing mee te nemen kunt u snel grote verbeteringen doorvoeren in uw HR proces.

eSign maakt het mogelijk om een bindend contract digitaal te versturen en te ontvangen. De overstap maken naar digitale handtekeningen kan de tijd die u besteedt aan het afhandelen van contracten verminderen tot slechts minuten.

Een mooie bijkomstigheid van eSign is het geautomatiseerde digitale contractarchief dat het met zich mee brengt. Dit maakt contractbeheer een stuk sneller, minimaliseert handmatige fouten en neemt de zorgen rondom databeveiliging weg. Kortom, het bespaart u handenvol tijd die u normaalgesproken aan administratie kwijt bent.

Een vereenvoudigd salary review proces

Een andere manier om besparingen te realiseren is de implementatie van digitale salary review rondes. Salary review is een proces dat vaak een effect heeft op de hele organisatie.

Het opzetten en voorbereiden van een salary review ronde kan een lastige taak zijn: business units en teams vereisen vaak aparte budgetten en bestanden, een proces dat op zichzelf al dagen in beslag kan nemen. Met gebruik van een tool kan het proces in minder dan een uur voltooid worden. Zonder een gecentraliseerd systeem kunnen bestanden in de organisatie verspreid raken, wat het lastig maakt om er controle over te behouden. Dit resulteert vaak in missende audit logs en een onduidelijk overzicht van het proces.

De tool berekent automatisch verschillende scenario’s en de effecten die individuele salarisverhogingen op team- of organisatieniveau hebben. Managers hebben daarnaast inzicht in een overzicht van alle voorgestelde salarissen, bijvoorbeeld vanuit een kosten- of gelijkheidsoogpunt.

Nadat alle fasen zijn doorlopen en voorstellen goedgekeurd zijn, worden de salarissen van werknemers automatisch in het HR systeem geüpdatet. Buiten duidelijke besparingen en betere databeveiliging is een salary review tool een heel goed voorbeeld van een HR proces dat volledig gedigitaliseerd is en daarmee voor sterke verbeteringen zorgt.

Voordelen berekenen

Een goed begin is het maken van een lijst die de huidige HR processen weergeeft en een inschatting te maken van de hoeveelheid tijd die er bespaard zou worden als deze processen in een handomdraai afgehandeld zouden kunnen worden. Denk hierbij aan de voordelen en tijdsbesparingen die niet alleen op HR van toepassing zijn, maar ook voor de rest van de organisatie; de managers, werknemers en het management.

• Welke processen hebben het meeste baat bij digitalisering?
• Waar ervaart u de meeste wrijving?

Probeer zo concreet mogelijk te zijn en laat zien hoe de nummers uiteindelijk op de lange termijn kloppen. Met eSign als voorbeeldproces kunt u bijvoorbeeld de volgende berekening maken:

• Uren per week besteed aan contracten per manager x het uursalaris van één manager x het aantal managers. Ervan uitgaand dat elke manager gemiddeld 30 minuten per week besteedt aan contracten, een uursalaris heeft van €30 en uw organisatie 50 managers heeft, komen de totale kosten neer op €750 per week. Ervan uitgaand dat er jaarlijks vijf vakantieweken zijn, wat zou betekenen dat uw managers 47 weken per jaar werken, komt dit neer op een jaarlijkse kostenpost van €35.250. Als hetzelfde aantal contracten in de helft van de tijd zou kunnen worden afgehandeld (een voorzichtige schatting), dan komen de jaarlijks bespaarde kosten met deze simpele berekening neer op €17.625.

» Probeer onze ROI calculator

Hoofdstuk 3: De voordelen van goede rapportage 

Rapportages zijn van groot belang voor HR. Het kan echter behoorlijk tijdrovend zijn om rapportages op te stellen, helemaal als de gebruikte formaten niet makkelijk te begrijpen zijn. Dit kan ervoor zorgen dat de informatie verkeerd, of helemaal niet begrepen wordt.

HR data verspreid over verschillende data-silo’s maakt het lastig om sales en financiële data met elkaar te combineren. Met goede HR master data en goede rapportagetools kunt u tijd besparen, beschikbaarheid van cruciale HR data garanderen en hoogwaardige, duidelijke rapportages creëren.

Van basisrapportage naar voorspellende analytics

De duidelijkste voordelen van verbeterde HR rapportagetools zijn makkelijk te herkennen: verbeterde kwaliteit en veel tijdsbesparing. Wanneer data niet langer verspreid is over verschillende Excel bestanden die tijdrovend zijn om op te stellen (en, wanneer er persoonlijke data wordt gebruikt niet bepaald voldoen aan de AVG), zijn rapportages van hogere kwaliteit en kunnen ze duidelijke en tastbare waarde creëren voor de organisatie.

Een goed HR systeem voorziet in flexibele HR rapportage tools. Met deze rapportagetools moeten zowel volledig nieuwe rapporten gecreëerd kunnen worden als rapporten op basis van bestaande sjablonen die direct beschikbaar zijn voor de juiste gebruikers. Een HR systeem zorgt er tevens voor dat de juiste gebruikers niet alleen direct toegang hebben tot de juiste rapporten maar ook tot de data die nodig is om rapporten op te stellen.

Zorg ervoor dat uw HR systeem schaalbaar is en dat nieuwe tools gemakkelijk toegevoegd kunnen worden wanneer de behoeften van de organisatie veranderen. Als uw organisatie bijvoorbeeld meer gebruik wil maken van HR analytics, dan moet het mogelijk zijn om dit aan de business intelligence tools te koppelen die u momenteel in gebruik heeft.

Maak HR initiatieven meetbaar

Het bewijzen van de strategische waarde van HR en de impact van HR beslissingen moet iets zijn dat alle HR professionals een standaard onderdeel maken van hun dagelijkse werk om integraal onderdeel uit te maken van de zakelijke strategie. Dit wordt een stuk makkelijker met toegang tot de juiste data.

HR rapportages en dashboards met HR KPI’s helpen u een duidelijker inzicht te verkrijgen in de impact van HR beslissingen in uw organisatie en maken het mogelijk om te zien of de ondernomen acties het gewenste resultaat hebben behaald.

Verbeterde rapportage vermindert niet alleen de tijd die u aan analytics besteed, het maakt het ook gemakkelijker om in de toekomst beslissingen te maken. Door goede inzichten en aanbevelingen te kunnen bieden die in de organisatie waarde creëren, kan HR daadwerkelijk als trusted business advisor optreden en de organisatie helpen te veranderen– een voordeel dat de investering absoluut waard is.

Voordelen berekenen

De voordelen van directe rapportage zijn hopelijk vrij makelijk te berekenen. U weet waarschijnlijk precies hoeveel tijd het u kost om elke week, elke maand, elk kwartaal of elk jaar nieuwe rapportages te maken. U kunt een overzicht maken van uw huidige rapportage gewoonten, denk daarbij aan: 

• Hoeveel uur kost het u om verschillende HR rapporten te creëren? Denk daarbij aan de behoeften van de organisatie en probeer om al uw verschillende typen rapporten in de berekening mee te nemen.
• Hoeveel rapporten worden er door u en uw collega’s op een wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse basis gecreëerd?
• Maak een inschatting van de tijd die u zou kunnen besparen als u gebruik zou kunnen maken van rapportsjablonen en als u directe toegang zou hebben tot alle data die u nodig heeft.

Deze vragen leiden u naar een simpele berekening: tijd bespaard per rapport x rapporten per week of per maand x 52 weken of 12 maanden = jaarlijkse besparing voor het HR team.

Goede rapporten helpen u niet alleen met uw huidige HR rapportages, ze bieden u ook nieuwe kansen om nog meer waarde te creëren binnen de organisatie.

• Bedenk wat verbeterde rapportage voor uw organisatie kan betekenen. Welke zakelijke doelstellingen zouden met verbeterde inzichten in HR data behaald kunnen worden?

» Probeer onze ROI calculator

Hoofdstuk 4: De voordelen van een betere werknemerservaring 

Het verminderen van wrijving en het verhogen van de productiviteit binnen de organisatie zijn beiden argumenten die een investering absoluut rechtvaardigen. Het kunnen bieden van een goede werknemerservaring is cruciaal in het aantrekken van de juiste werknemers, mensen zoeken nu eenmaal naar een goede werkgever. Het is van belang dat u uw mensen de tools en een werkomgeving kunt bieden waarin zij succesvol kunnen zijn.

Een HR systeem is eigenlijk als een tweede stel hersens en zorgt ervoor dat alle processen in de hele organisatie netjes met elkaar op één lijn staan. Door self-service mogelijk te maken kan het juiste HR-systeem u helpen een goed functionerende, geautomatiseerde HR-organisatie te creëren waar iedereen de vruchten van plukt.

Een goed HR systeem is er voor iedereen

Hoewel verbeterde self-service eigenlijk al een solide argument is, wil niemand meer tijd besteden aan het updaten van informatie in een IT-systeem dan strikt noodzakelijk. Team managers en management zien het liefst een oplossing die gemakkelijk toegankelijk is en die doet wat er verwacht wordt; overzicht creëren, toegang bieden tot de benodigde data ter ondersteuning van besluitvorming en tijd besparen.

Bovendien zorgt een goed systeem ervoor dat mensen minder tijd aan hun bureau’s doorbrengen en dat taken automatisch of indien gewenst zelfs op mobiele apparaten kunnen worden uitgevoerd.

Naast kosten- en tijdsbesparingen kan een HR systeem volgens bepaalde studies zorgen voor beter geïnformeerde, efficiëntere werknemers. Dit zorgt voor een verbetering van de werknemerservaring en leidt ertoe dat u minder gestreste managers zult vinden in uw organisatie.

Voordelen berekenen

Probeer een inschatting te maken van de tijd die uw organisatie kan besparen als:

• werknemers toegang hebben tot hun eigen data en deze data zelf aan kunnen passen in het systeem
• toegang tot data zou worden geregeld met gebruikersrechten en alleen voor de juiste werknemers beschikbaar zou zijn
• managers direct toegang zouden hebben tot een up-to-date overzicht van hun teamleden, hun contactinformatie en verzuimgegevens
• management direct toegang zou hebben tot HR KPI’s

U kunt de volgende formule gebruiken voor alle processen binnen uw organisatie die efficiënter ingericht zouden kunnen worden met behulp van self-service: aantal uren die per week aan proces A worden besteed x het aantal mensen dat proces A uitvoert x hun uursalaris. 

Veel andere voordelen zijn lastig uit te drukken in cijfers, toch zijn ook die voordelen voor uw organisatie van groot belang.

• Probeer in kaart te brengen welke verbeteringen in lijn zijn met uw zakelijke doelstellingen en hoe een HR systeem deze doelstellingen zou kunnen ondersteunen.

» Probeer onze ROI calculator

Conclusie

Het creëren van een business case om een investering in nieuwe technologie te ondersteunen kan soms aanvoelen als een lastig project waar geen exacte gebruiksaanwijzing voor bestaat. Sommige dingen kunnen gewoonweg alleen maar gemeten worden op basis van schattingen.

Het gemakkelijke gedeelte van het creëren van de business case is uitzoeken welke besparingen er gerealiseerd kunnen worden in processen waarvan u al over een deel van de data beschikt. Tijd die bespaard wordt door het creëren van meer efficiënte en digitale HR-processen kan worden berekend door te kijken naar de tijd die u besteed aan een reeks van taken die met een nieuw systeem geautomatiseerd kunnen worden.

Om verwachtingen beter te managen en het definiëren van doelen gemakkelijker te maken, is het altijd een aanrader om te rekenen met realistische en soms zelfs wat conservatieve cijfers. Op die manier zullen de stakeholders positief verrast worden door de resultaten in plaats van teleurgesteld zijn.

Andere voordelen van een nieuw HR systeem zijn wellicht wat lastiger weer te geven. Het is bijvoorbeeld niet altijd even gemakkelijk om de kostenbesparingen te berekenen die voortkomen uit een betere werknemerservaring. Volgens KPMG is het echter zo dat 89% van organisaties aangeeft dat hun HR van strategische waarde is binnen de organisatie, wat betekent dat juist de punten die lastig te definiëren zijn toch erkend en begrepen worden.

Door een toekomstvisie te creëren, gebruik te maken van een current state analyse en een GAP-analyse en het berekenen van de ROI die u van een nieuw HR-systeem kunt verwachten, beschikt u over de juiste hulpmiddelen om uw organisatie voorzichtig in de richting van een investering te sturen.

Het bereiken van de gestelde doelen is goed haalbaar: studies naar HR transformaties laten zien dat drie van de vier organisaties de geplande initiatieven zoals de implementatie van HR technologie succesvol hebben voltooid.

Zoals er ook wel eens wordt gezegd: ‘het is allemaal geen rocket science’ – al lijkt het in vergelijking met de digitale mogelijkheden van 30 jaar geleden alsof we tegenwoordig in het HR-equivalent van het ruimtetijdperk leven. Veel succes!