Uitzonderlijke situaties worden gekenmerkt door onzekerheid en een constante behoefte aan meer informatie, ook als het gaat om het beheren van HR-data. De huidige structuren en processen worden onder de loep genomen terwijl organisaties proberen zich aan het nieuwe normaal aan te passen. Dit kan nieuwe, dringende behoeften aan het licht brengen waar HR zich zo goed mogelijk aan moet aanpassen. Als een organisatie nog geen HR-systeem in gebruik heeft wordt er in tijden van crisis al snel achter de feiten aangelopen.
De afgelopen tijd hebben veel organisaties aangegeven dat tijdelijke ontslagen door de COVID-19 pandemie een noodzaak zijn. De situatie heeft organisaties tevens in laten zien dat HR één van de belangrijkste onderdelen van de organisatie is en het essentieel is om gedurende onzekere tijden te beschikken over een betrouwbaar HRM-systeem.
Op basis van mijn eigen ervaring kan ik benadrukken dat een HR-systeem de human resources werkzaamheden gedurende de hele arbeidscyclus verbetert, zowel in tijden van groei als krimp. De voordelen van een goed HR-systeem zijn echter het duidelijkst zichtbaar in uitzonderlijke situaties.
Wanneer er snelle en soms oncontroleerbare veranderingen plaatsvinden in een organisatie is het van groot belang om te beschikken over nauwkeurige data van uw werknemers, verkoop, productie of andere zaken die gemakkelijk gerapporteerd kunnen worden.
Als een organisatie nog geen HR systeem in gebruik heeft wordt er in tijden van crisis al snel achter de feiten aangelopen.
Zonder een HR-systeem om op terug te vallen in crisistijd of in andere lastige omstandigheden kunnen zelfs de simpelste HR vragen overweldigend zijn. Denk hierbij aan vragen zoals: Hoeveel mensen hebben wij in dienst? Wat voor arbeidscontracten hebben onze werknemers? Over welke vaardigheden beschikken wij binnen de organisatie? Beschikken wij over de juiste middelen om een toenemende vraag te ondersteunen? Hoe snel zijn wij in het werven van tijdelijke arbeidskrachten? Wat gebeurt er als de vraag afneemt? Hebben wij de juiste vaardigheden in huis om te onderhandelen over tijdelijke ontslagen? Hoe zorgen wij ervoor dat wij goed zijn voorbereid op groei na de crisis?
Om de continuïteit van uw organisatie te garanderen is het noodzakelijk dat u deze simpele vragen kunt beantwoorden. Met een HR-systeem kunnen bedrijven veranderingen gemakkelijk volgen en toegevoegde waarde te creëren die het schaalvermogen van organisaties ondersteunt en de organisatie in staat stelt zich aan te passen aan veranderingen in de macro-omgeving.
Flexibiliteit en aanpassingsvermogen van HR-processen
In veranderende tijden is een systeem dat snelle besluitvorming en flexibele processen ondersteunt onmisbaar bij het creëren van nieuwe modellen voor uitzonderlijke situaties. Wanneer alle HR-processen zijn ondergebracht in één systeem waar iedereen toegang toe heeft, wordt het een stuk gemakkelijker om met verandering om te gaan, ongeacht de locatie van de werknemers.
- Het afhandelen van onderhandelingen en tijdelijke ontslagen gebeurt efficiënt en veilig: Zelfs de meest ongemakkelijke HR-processen kunnen op een prettige manier worden uitgevoerd. Kant-en-klare formulieren en elektronische bevestigingen dragen ook bij in dit proces.
- Up-to-date recruitment: Zowel het openen als sluiten van vacatures kan in een handomdraai worden gedaan. Sollicitanten worden vervolgens door het systeem meteen op de hoogte gesteld van de veranderingen.
- Een geautomatiseerd proces dat ontworpen is om werknemersdata te verzamelen op een manier die in lijn is met de AVG en lokale wetgeving zal voorzien in de juiste antwoorden en helpt u tijd, geld en mogelijke juridische kosten te besparen.
Real-time datagedreven besluitvorming
Succesvolle besluitvoring wordt ondersteund door nauwkeurige data. Wanneer u van richting verandert of lastige beslissingen moet nemen is het van belang dat u kunt rekenen op up-to-date, correcte gegevens. 
- Als aanvulling de bovengenoemde voordelen biedt nauwkeurige werknemersdata ook waardevolle informatie om de werkzaamheden van andere bedrijfseenheden te ondersteunen.
- Zo is payroll een grote kostenpost en is het beheer van cijfers van groot belang als er naar operationele kosten wordt gekeken.
Rapportage tools helpen in de groeiende vraag naar data
In snelveranderende tijden moet data duidelijk gerapporteerd worden en 24/7 beschikbaar gesteld worden aan diegenen die deze informatie nodig hebben, ongeacht hun locatie.
- In ongebruikelijke situaties hebben zowel het management als sales steeds meer behoefte aan een snelle informatievoorziening in vergelijking met normale situaties.
- Uitgebreide rapportagemogelijkheden maken operationele efficiëntie mogelijk: Met een HR-systeem kunt u op elk moment rapporten creëren op basis van de data die voor uw operaties van belang is. Zorg bijvoorbeeld dat u alle salarisdata bij de hand heeft om in real-time inkomsten en mogelijke besparingen te vergelijken met de uitgaven en cash flow.
Tools die HR ondersteuning bieden bij werken op afstand
Tools voor werken op afstand maken het dagelijks leven gemakkelijker en helpen zeker te stellen dat alle verschillende teams en werknemergroepen in alle landen betrokken worden.
- Met een HR-systeem is werken op afstand een normale zaak voor HR. Managers en werknemers hebben altijd de juiste informatie bij de hand en er is geen enkele reden om een bezoek aan kantoor te brengen voor papieren documenten of data die achter VPN muren opgesloten zit.
- Het afhandelen van ziekteverlof en ander verzuim is een kerntaak voor HR. Het is gemakkelijk om al het verzuim te volgen en de impact te berekenen. Het is een groot voordeel voor een organisatie wanneer informatie zoals ziekteverlof of ander verzuim automatisch gerapporteerd wordt aan payroll.
Talent management
Talent- en competentiemanagement helpen uw organisatie om werkzaamheden wanneer nodig aan te passen en het juiste competentieniveau ook in de toekomst te behouden. Zodra competenties, werkervaring, vergunningen en certificaten in kaart gebracht zijn kan de continuïteit van de organisatie ook verzekerd worden in het geval er mensen vervangen worden of tijdelijke ontslagen plaatsvinden.
- Direct toegang tot werknemersdata helpt managers werkzaamheden in de praktijk te organiseren.
- Het in kaart brengen van vaardigheden en benodigde certificaten zorgt ervoor dat u er klaar voor bent om snel veranderingen door te voeren in de personeelsplanning wanneer uitzonderlijke situaties zich voordoen. U kunt ook gemakkelijk vervanging vinden voor afwezige werknemers en daarmee de continuïteit van de organisatie verzekeren.
Zonder een HR systeem om op terug te vallen in crisistijd of gedurende andere uitzonderlijke omstandigheden kunnen zelfs de simpelste HR vragen overweldigend zijn.
Al deze verschillende functionaliteiten leiden naar hetzelfde doel: het juiste HR systeem ondersteunt niet alleen groei, maar zorgt ook voor continuïteit van de organisatie in lastige tijden.
Bent u benieuwd hoe een HR systeem uw organisatie kan ondersteunen?
Sympa HR biedt u de juiste ondersteuning, zowel in tijden van crisis als groei. Neem gerust contact met ons op!
