7 tapaa hyödyntää HR-analytiikkaa

Mittaa, opi, toteuta. HR-analytiikka tukee parhaimmillaan eteenpäin katsovia organisaatioita ja tukee HR:n perimmäistä tavoitetta varmistaa, että yritys tukee henkilöstöä – ja päinvastoin.

Emme saa unohtaa, että organisaatio ei ole mitään ilman siinä työskenteleviä ihmisiä. Tästä syystä ajantasainen tieto, joka ei perustu mutuiluun auttavat sinua ymmärtämään, miten voit mahdollistaa ihmisten menestymisen, yrityskulttuurin vahvistumisen ja yrityksen kasvun työntekijän elinkaaren jokaisessa vaiheessa aina palkkaamisesta eläkkeelle jäämiseen.

Miten minä todella hyödyn HR-analytiikasta?

Yksinkertaisesti sanottuna HR-analytiikka tarjoaa argumentteja, joita tarvitset sellaisten muutosten läpiviemiseksi, jotka tekevät organisaatiostasi loistavan työpaikan. Pystyt tarjoamaan tukea tietoon perustuviin päätöksiä kun olet perillä esimerkiksi työntekijöiden sitoutumisasteesta, rekrytoinnin sokeista pisteistä tai sairaudesta johtuvista poissaoloista, tarvitsetkin tätä varten mitattavissa olevaa dataa osoittaaksesi, mitä kyseisillä alueilla tapahtuu.

HR-analytiikan avulla tiedät, mikä toimii, mikä vaatii säätämistä tai mikä on rikki. Lyhyesti sanottuna HR-analytiikka johtaa parempaan päätöstentekoon.

Hyödynnä HR-analytiikkaa positiivisten muutosten aikaansaamiseksi keskittymällä seitsemään keskeiseen alueeseen

• Yhdenmukaista HR:n prosessit tukemaan strategiaa
• Kartoita työntekijöidesi vahvuudet ja heikkoudet
• Yhdistä raportointi oikeisiin tietolähteisiin
• Tunnista oikeat KPI:t
• Käytä analytiikka- ja raportointityökaluja
• Tarjoa IT-osastolle lounas
• Takaa näkyvyys keskeisiin tietoihin

Organisaatiosi on kuitenkin yhtä ainutlaatuinen kuin siinä työskentelevät ihmiset, ja tunnet sen paremmin kuin kukaan muu. Hyödynnä siis yllä mainituista ehdotuksistamme vain asioita, jotka käyvät yrityksesi kohdalla järkeen, ja ohita asiat, jotka eivät sovi tarpeisiisi.

Yhdenmukaista HR:n prosessit tukemaan strategiaa

Kysymys, jonka johtajat usein esittävät HR-osastolle muutoksen ollessa horisontissa, on jokin versio tästä:

”Onko meillä oikeat tekijät, joilla on oikeat taidot, jotka tekevät oikeita asioita oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa, jotta kaikki saadaan toimimaan?”

Liiketoimintastrategiasta ei ole hyötyä, jos yrityksessä ei ole sen toteuttamiseen tarvittavia ihmisiä.

Ensimmäinen vaihe on vastata tähän kysymykseen kehittämällä raportointia ja analytiikan hyödyntämistä organisaatiossanne, ja varmistamalla ajantasaiset tiedot kuten demografiikkatiedot, pätevyyksien ja osaamisen kartoitus, työntekijöiden sitoutuminen ja vaihtuvuuden seuranta. Ajan myötä johtajat alkavat ymmärtää HRkonsultoinnin arvoa osana päätösten tekoa.

Seuraavaksi voit siirtyä vaiheeseen 2: Analysoi henkilöstöä koskevia tietoja ennakoivasti ja korosta strategisia mahdollisuuksia ja ennakoi potentiaalisia uhkia. Parhaimmillaan HR ei ole pelkästään yhdenmukainen liiketoiminnanstrategian kanssa, vaan auttaa myös ajamaan sitä.

Kartoita työntekijöidesi vahvuudet ja heikkoudet

Kasvatettuasi ymmärrystäsi organisaatiosi strategiasta ja kuinka HR voi tukea sitä on aika ymmärtää työntekijöitäsi. Pätevyyksien kartoitus auttaa luomaan kuvan nykyisistä taidoista ja osaamisesta, jotta näet, työskentelevätkö oikeat henkilöt oikeilla alueilla, kun taas demografiikkatiedot auttavat sinua ymmärtämään henkilöstöäsi DEInäkökulmasta.

Kerättyäsi tietoja henkilöstön osaamisesta voit alkaa kehittämään osaamistenhallintastrategiaa sisällyttämällä siihen oppimispolkuja, jotka tukevat olemassa olevan henkilöstön osaamista. Kartoituksen ja strategian avulla pystyt myös pohjustamaan rekrytointipäätökset yrityksesi aitoihin tarpeisiin, sillä tiedät, ketä tarvitset juuri nyt – ja tulevaisuudessa.

Onko yrityksestä lähtenyt henkilöstöä, etsi mahdollisia trendejä. Voisiko työntekijöiden kokemus olla parempi? Löydätkö keinoja säilyttää osaavia työntekijöitä?

Yhdistä raportointi oikeisiin tietolähteisiin

Jos HR-osastoa voisi ajatella moottorina, joka vie organisaatiossa työskenteleviä eteenpäin, sinun on käytettävä dataan perustuvaa tietoa polttoaineena epäonnistumisen välttämiseksi. Organisaatiollasi on todennäköisesti omat tarpeensa, mutta on olemassa joitakin keskeisiä tietoja, joita useimpien HR-osastojen tulisi seurata.

Demografiikkatiedot, palkkatiedot, työntekijöiden suoriutumis- ja sitoutumistiedot sekä ulkoiset lähteet, kuten markkinatiedot, muodostavat vahvan perustan, jonka pohjalta voit rakentaa parempaa ymmärrystä organisaatiostasi palvelemaan juuri sinun organisaatiosi tarpeita.

Tilanneraportit ovat arvokkaita, mutta ajan myötä alat hyötyä todellisesta kullasta eli trenditiedoista, jotka osoittavat, mihin suuntaan keskeiset HR-mittarit ovat menossa. Kuukaudesta ja vuodesta toiseen ymmärryksesi syvenee ja raportointikykysi kasvavat kun jatkat raporttien seurantaa ja alat tunnistamaan syyseuraussuhteita

Tunnista oikeat KPI:t

(Lupaan, että tämä on viimeinen metafora!)

Merkityksettömiä KPI-arvoja sisältävä HR-analytiikka on kuin lääkärin lausunto, jossa kerrotaan, kuinka usein leikkaat hiuksesi – se ei kerro mitään todellisesta terveyden tilastasi. Jos haluat esimerkiksi parantaa sydämesi terveyttä, on järkevää seurata sydäntäsi, eikö niin?

Hyviä HR-toimintojen tilan KPI-mittareita ovat poissaoloasteet ja niihin liittyvät kustannukset, uuden palkatun työntekijän tuoma lisäarvo, vaihtuvuus, tuottavuus, sisäinen ylennysaste ja työntekijöiden sitoutuminen. Aloita perusasioista.

Kartoita työntekijän työsuhteen elinkaari ja tunnista keskeiset mittarit, jotka osoittavat, miten asiat vaihekohtaisesti etenevät. Kysy itseltäsi, miltä upea työsuhteen elinkaari näyttää ja mitä sinun pitäisi seurata varmistaaksesi, että asiat etenevät sujuvasti. Jos havaitset ongelman, hyvä – ei syytä paniikkiin. Olet löytänyt pullonkaulan, joka vaikuttaa henkilöstöösi, ja voit nyt ryhtyä toimiin sen korjaamiseksi.

Käytä analytiikka ja raportointityökaluja

Kaikki organisaatiot ovat digitaalisia. Tai ainakin niiden pitäisi olla. Tämä ei tarkoita, että kaikki ovat data analyytikkoja. Kyllä, monet teknologiajohtajat, talousjohtajat ja tietohallintojohtajat saattavat olla innoissaan tuhansia rivejä sisältävistä Excel-tiedostoista, mutta monet eivät sellaisesta välitä. Jos tämä ei kuvaa sinua, ei huolta, et ole yksin. On olemassa useita hyödyllisiä työkaluja.

Hyvät analytiikka- ja raportointityökalut auttavat, ensinnäkin ne automatisoivat tietojen keräämisen ja yhdistämisen ja tekevät monet tekniset toimenpiteet puolestasi. Työkalut auttavat myös keräämään keskeisiä yksityiskohtaisia tietoja, kuten työntekijöiden vaihtuvuustietoja, reaaliaikaisesti. Sinun ei tarvitse tutkia tai kaivella historiatietoja, sillä tarvitsemasi löytyy, kun sitä tarvitset.

Lisäksi työkalut visualisoivat tärkeimmät tietopisteet, kuten tavoitteet, vertailut ja edistymisen seurannan, hallintapaneeleissa, jotka ovat kaikille yritykseen kuuluville helposti ymmärrettäviä. Työkalut auttavat myös automatisoimaan sellaisten monipuolisten raporttien luomisen ja jakamisen, jotka on räätälöity eri ihmisten tarpeisiin koko organisaatiossasi.

Nyt on tilaisuutesi päästä mukaan työnteon tulevaisuuteen!

Tee yhteistyötä IT:n kanssa 

Saatat olla HR-järjestelmän superkäyttäjä ja jopa osaaikainen kehittäjä. Siitä huolimatta sinun ei itse tarvitse integroida kaikkia tarvitsemiasi järjestelmiä yhteen. Meidän ehdotuksemme? Suuntaa IT-osastolle ja tarjoa siellä työskenteleville lounasta.

He todennäköisesti hyödyntävät jo erilaisia prosesseja, API-liittymiä, turvallisuutta ja GDPR-asetusta varten. Lisäksi IT-osasto voi antaa ohjeita HR-järjestelmäarkkitehtuurin ylläpitoon, tiedon keruuseen, tiedon käsittelyyn entistä sujuvampaa analytiikan hyödyntämistä ajatellen.

IT-osasto voi myös auttaa (jos pyydät kauniisti!) järjestelmän määrittämisessä, kuten työnkulkujen luomisessa perehdytystä ja työsuhteen loppumista koskevia ilmoituksia varten sekä käyttäjien ja järjestelmänvalvojien käyttöoikeuksien määrittämisessä. Yhteistyön seurauksena on datalähtöinen HR-järjestelmä, joka tukee yritystä, ja huojennus HRammattilaiselle, joka tietää, että järjestelmä on suojattu ja GDPR-yhteensopiva.

Takaa näkyvyys keskeisiin tietoihin

HR-järjestelmäsi, tietosi ja analytiikkasi pitäisi tarjota yhtäläisesti arvoa sekä HR-osastolle, organisaatiolle ja työntekijöille. HR-osaston on pidettävä vakain käsin ratista kiinni ja tarkkailtava mittareita, mutta on tärkeää muistaa, että jokaisella uraansa aloittelevasta työntekijästä johtoryhmän jäseniin on omat tarpeensa tiedolle.

Takaaksesi HR-analytiikan arvokkuuden organisaatiollesi, sen tulisi keskittyä kahteen asiaan: läpinäkyvyyteen ja merkityksellisyyteen. Yksityiskohtaisten tietojen on oltava niitä tarvitsevien käytettävissä silloin, kun he niitä tarvitsevat, ja niiden on tarjottava käyttökelpoisia tietoja, jotka auttavat työntekijöitä tekemään työnsä paremmin.

Muista vielä lopuksi, että sinulla ei ole mitään piilotettavaa. Kun keskeiset ja yksityiskohtaiset tiedot ovat helposti käytettävissä, turhautuminen ja hämmentyminen vähenevät – ja luottamus lisääntyy.