Vahva​ HR-perusta​ humanitaariselle työlle Lääkärit Ilman Rajoja Norjalle

Lääkärit Ilman Rajoja (Médecins Sans Frontières, MSF) ​nojaa koordinoituihin​​ kansainvälisiin ​ tiimeihinsä toimittaakseen humanitaarista apua ympäri maailmaa. Jokaisen avustusoperaation taustalla on joukko monimutkaisia HR-prosesseja, joiden on toimittava saumattomasti – aina varainhankkijoiden perehdyttämisestä kansainvälisiin projekteihin lähetettyjen työntekijöiden hallinnointiin. 

Ennen Sympaa MSF Norjalla ei ollut käytössään varsinaista HR-järjestelmää. Kaikki henkilöstötiedot sijaitsivat taloushallinnon työkalussa ja tärkeät dokumentit olivat hajallaan eri kanavissa. Näin kuvaa Derek Widme-Rickards, Domestic HR and Systems Administrator: 

”Työsopimukset, tehtävänkuvat, allekirjoitetut ja allekirjoittamattomat versiot, PDF:t, Word-tiedostot. Kaikki olivat eri paikoissa ja tarvitsimme yhden luotettavan tietolähteen.” 

Ilman ​itsepalveluominaisuuksia​​ HR:stä tuli usein ​pullonkaula yksinkertaisillekin päivityksille ja pyynnöille. Oli aika ottaa käyttöön järjestelmä, joka loisi ​selkeyttä ja vapauttaisi henkilöstön aikaa keskittyä humanitaariseen työhönsä. 

Mitä Lääkärit Ilman Rajoja tarvitsivat

MSF Norja halusi modernisoida HR-toimintojaan ja tarjota sujuvamman kokemuksen kaikille työntekijöilleen roolista tai työympäristöstä riippumatta. 

He etsivät ratkaisua, joka tarjoaisi: 

• Yhden luotettavan tietolähteen kaikelle HR-tiedolle 
• Järjestelmän, joka toimii kaikille käyttäjille – niin toimistohenkilöstölle kuin varainhankinnan kenttätiimeille 
• ​​Itsepalveluominaisuuksia vähentämään turhaa edestakaista viestintää HR:n ja työntekijöiden välillä
• Kumppanin, joka pystyy toteuttamaan räätälöityjä tarpeita, kuten monimutkais​ia​​     ​ palvelusvuosien ja senioriteetin laskentamall​eja​​

Ennen kaikkea he tarvitsivat varmuuden siitä, että järjestelmä tehostaisi toimintaa ja vähentäisi monimutkaisuutta. ​     ​

Mitä Sympa toimitti 

Sympan käyttöönotto MSF Norjassa käynnistyi alkuvuodesta 2022 ja Derek liittyi mukaan ratkaisevaan testaus- ja rakennusvaiheeseen. Tiiviissä yhteistyössä Sympan tiimin kanssa MSF Norja tarkensi datamallejaan, työnkulkuja ja käyttöoikeuksien hallintaa varmistaen, että järjestelmä tukisi heidän päivittäistä toimintaansa alusta alkaen . 

Tänä päivänä Sympa toimii MSF Norjan keskeisenä HR-tiedon järjestelmänä sekä kotimaassa työskenteleville että kansainvälisillä tehtävillä oleville työntekijöille. Tieto virtaa luotettavasti IT:n, palkanlaskennan ja taloushallinnon järjestelmiin luoden yhtenäisen ja vakaan perustan HR:n jatkoprosesseille.

Miten Sympa tuotti arvoa 

Sympa on vähentänyt merkittävästi hallinnollista työmäärää MSF Norjan HR-, talous- ja varainhankintatiimeissä. Kun sähköpostiketjut ja manuaaliset päivitykset on korvattu ​itsepalvelutoiminnoilla​​​, tiimit voivat käyttää aikansa tehokkaammin ja keskittyä paremmin humanitaarisen työn tukemiseen. 

Myös Sympan integraatioilla on tärkeä rooli. Derek nostaa esiin​ etenkin​ yhden ominaisuude​n:

”Sähköinen allekirjoitus on minun ​lempiominaisuuteni​​​. En tiedä, miten enää pärjäisin ilman sitä.” 

Ennen Sympaa sopimusten allekirjoittaminen tarkoitti hajallaan olevia tiedostoja ja pitkiä odotusaikoja. Nyt kaikki etenee automaattisesti: dokumentit lähtevät, ​palaavat allekirjoitettuina ja tallentuvat Sympaan ilman lisätyötä. 

Monimutkaisten haasteiden ratkaiseminen yhdessä 

Yksi käyttöönoton suunnittelun suurimmista haasteista oli MSF Norjan poikkeuksellinen palvelusvuosien ja senioriteetin laskentamalli, jonka laskentaa tavanomaiset HR-järjestelmät eivät olleet pysty​neet ratkomaan​. Senioriteettia arvioidaan yrityksessä vuosikertymän lisäksi myös aiempien roolien, vastuiden ja tehtävien keston perusteella. 

Sympa rakensi tätä logiikkaa varten täysin räätälöidyn taustalaskennan. Ratkaisu​a​ hiottiin useiden yhteisten testikierrosten kautta, jonka kauttalopputulos on saumaton. Derek kuvaa tilannetta näin: 

”En ihan vieläkään ymmärrä miten, mutta se vain toimii.” 

Vahva perusta tulevaisuudelle 

MSF Norja näkee valtavasti potentiaalia Sympan jatkuvassa kehityksessä käyttöliittymän ja käyttökokemuksen parannuksista aina entistä tarkempiin roolipohjaisiin oikeuksiin. Derek toivoo jo nyt, että järjestelmä otetaan tulevaisuudessa käyttöön laajemmin useissa maissa: 

”On paljon helpompaa lisätä uusia ympäristöjä kuin hankkia kokonaan uusi järjestelmä.” 

Sympan ansiosta MSF Norjalla on nyt vakaa HR-perusta, joka vähentää hallinnollista työtä ja vahvistaa hallittavuutta. 

”Sympa on luonut meille perustan, jotta voimme käyttää aikamme ja energiamme siihen​​ ​missä​​ niitä tarvitaan eniten: ihmishenkien pelastamiseen.”