So nutzen wir Sympa
Da wir unser eigener HR-Kunde sind, möchten wir Ihnen zeigen, dass wir unsere eigene Medizin nehmen. Schauen wir uns an, wie unsere Mitarbeiter, Vorgesetzten und das HR-Team unsere Plattform in allen unseren HR-Funktionen nutzen.
Einführung: Wachstum in einem turbulenten Umfeld
Ursprünglich ein kleines Familienunternehmen mit einer starken, auf Wert, Wachstum und Zufriedenheit basierenden Unternehmenskultur, hat Sympa seine Geschäftstätigkeit in den letzten beiden Jahrzehnten erheblich ausgebaut. Dieser Erfolg führte dazu, dass Sympa im Jahr 2020 vom Private-Equity-Investor PSG gekauft wurde.
Um den Wachstumskurs fortzusetzen und neue Märkte zu erschließen, hat Sympa allein im Jahr 2021 über 70 Sympaticans rekrutiert. Für 2022 sind noch umfangreichere Neueinstellungen geplant. Bei einer so dynamischen Entwicklung ist es wichtig, die starke Unternehmenskultur zu bewahren, in der sich neue und erfahrene Mitarbeiter*innen gleichermaßen heimisch fühlen. Das ist umso wichtiger, da sich aller Voraussicht nach der Trend zu Hybridarbeit weiter verfestigen wird.
Transparenz und klare Richtlinien stellen sicher, dass die Informationen die richtigen Teile der Organisation erreichen. Und da wir unser eigener HR-Kunde sind, möchten wir Ihnen zeigen, wie unsere Konzepte bei uns selbst funktionieren. Unsere Mitarbeiter*innen, Linienmanager*innen und das HR-Team nutzen die Sympa-Plattform übergreifend für alle HR-Aufgaben.
Davon zeugt das folgende Gespräch, in dem neue und erfahrene Sympaticans schildern, wie Sympa ihre Arbeit unterstützt:
● Elizabeth Chan – Marketing Manager, Norwegen
● Jenni Heiskanen – Business Development Manager
● Santeri Hämäläinen – Customer Success Marketing Manager
KAPITEL 1: ONBOARDING - EINE HERVORRAGENDE GELEGENHEIT, DIE HERZEN UND KÖPFE ZU GEWINNEN
Das Onboarding, der erste berufliche Kontakt mit Sympa, ist eine hervorragende Gelegenheit, um einen positiven, bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Wir führen die neuen Mitarbeiter*innen in unsere Unternehmenskultur ein, vermitteln unsere Arbeitsweisen und Prozesse und geben Ratschläge für eine erfolgreiche Karriere bei Sympa.
Vertrauen schaffen
Neue Sympaticans bekommen sofort nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrages einen Link, über den sie ihre Stammdaten in unser System selbst einpflegen. Diese Aufgabe ist schnell erledigt. Dabei lernen die Neuen automatisch, wie das System funktioniert und was sie erwarten können. Neben dem Onboarding lernen sie weitere Module kennen, beispielsweise für die Kompetenzentwicklung und für Mitarbeitergespräche. Anschließend werden sie um Feedback gebeten.
Elizabeth, Santeri und Jenni nutzen Sympa zwar nicht täglich, können aber darauf vertrauen, dass sie jederzeit Zugang zu den wichtigen Informationen haben (Feedback zu Mitarbeitergesprächen, Gehaltsinformationen usw.). Der unkomplizierte Selfservice schafft Vertrauen zu uns als Organisation, da alle personenbezogenen Informationen jederzeit zugänglich und auf dem aktuellen Stand sind.
„Das erleichtert die Arbeit der Kolleginnen und Kollegen, denn die Linienmanager und die HR-Manager haben alle Informationen, die sie brauchen, um die Mitarbeiter zu unterstützen“, erklärt Elizabeth.
Santeri: „Mir gefällt vor allem, dass meine Stamm- und Arbeitsdaten zentral erfasst sind. Das erleichtert oft die Kommunikation, beispielsweise wenn ich einen Tag frei nehmen muss, weil eines meiner Kinder krank ist.“
Auf Anhieb wie zu Hause fühlen
Willkommensgeschenke sind eine schöne Tradition. Das Onboarding bildet da keine Ausnahme. Noch vor Arbeitsantritt bekommen neue Mitarbeiter*innen die Tools, die sie für die Arbeit brauchen – und einen Sympa-Hoodie. Wenn sie sich am ersten Arbeitstag bei ihrem Sympa-Konto einloggen, werden automatisch die Onboarding-Angebote angezeigt.
Santeri meint: „Die Sympa-Unternehmenskultur wird schon bei der Rekrutierung ganz klar. Ich wusste, was mich bei Sympa erwartet und dass die Kolleginnen und Kollegen sehr umgänglich sind. Und noch vor dem ersten Arbeitstag habe ich einen Hoodie bekommen.“
Hoodies, Tools, Kurzvorstellungen der Abteilung, der Unternehmenskultur, der Kommunikationskanäle und der Abläufe: Das alles gehört zum Onboarding und dient einem gemeinsamen Ziel. Die neuen Sympaticans sollen sich in der noch ungewohnten Arbeitsumgebung – egal ob Präsenz, Remote oder Hybrid – schnell zurechtfinden.
Und während sie das Onboarding erledigen, erlernen sie intuitiv die Benutzung des Sympa-Systems, wie Jenni erklärt:
„In Sympa kannst du als unerfahrener Anwender nichts kaputt machen und es liegt ganz bei dir, wie sehr du das System erkunden willst.“
KAPITEL 2:ONBOARDING, OFFBOARDING UND ALLES DAZWISCHEN
Es ist nun fast zwei Jahre her, dass sich unsere Arbeitsweise grundlegend und dauerhaft geändert hat. Die Arbeitswelt wird ihren Remote- und Hybrid-Charakter nicht mehr verlieren und die HR-Abteilung wird diese Entwicklung begleiten. Sie muss die Arbeitsabläufe rationalisieren, die Teams ermächtigen und sich selbst optimieren, um das Unternehmenswachstum zu stützen.
Neben diesen traditionellen Aufgaben wird die HR das Engagement für weitere Aufgaben hochfahren. Sie muss den Talenten die Tools, Skills, Prozesse und die Unterstützung geben, die sie brauchen, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erledigen. Vor dem Hintergrund eines Arbeitsmarkts, auf dem die Arbeitskräfte aktuell eine starke Position haben, wollen wir alles tun, um Sympaticans eine langfristige, erfüllte Karriere bei Sympa zu ermöglichen.
Ein zentralisiertes System, das Struktur schafft
Das effektive und effiziente Onboarding mit Hilfe der Sympa-Plattform ist ein exzellenter erster Schritt. Unsere Plattform kann aber weit mehr. Nach dem Onboarding verwenden wir Sympa, um wichtige Informationen zu kommunizieren und unsere Kultur an allen Standorten – auch den Remote-Arbeitsplätzen – lebendig zu halten.
Sympa soll und kann den gesamten Beschäftigungszyklus zentral steuern. Die Plattform führt unsere Mitarbeiter*innen durch alle wichtigen Karrieremomente, von der Einstellung bis zur Pensionierung. Bei Sympa soll ein strukturierter, individuell abgestimmter Beschäftigungszyklus die sinnstiftenden Elemente der Arbeit vermitteln und dazu beitragen, die Sympaticans zu motivieren.
Eine schwierige, aber lohnende Aufgabe. Wir haben uns mit Verantwortlichen getroffen, die an der Zyklusgestaltung mitwirken oder Sympaticans-Teams leiten, und wir haben sie gebeten, über ihre Erfahrungen zu berichten.
- Anna Aarnisalo – VP of People and Culture
- Jannica Lintumäki – People and culture coordinator
- Laura Järvinen – Finance and HR Manager
- Bart Stoffels – Consultant Team Lead
- Tuomas Makkonen – Director of Customer Onboarding
- Marianne Lumme – Head of Customer Success
Pre-Boarding für einen reibungslosen Start
Während des Pre-Boardings senden unsere Hiring-Manager die Arbeitsverträge an die neuen Mitarbeiter*innen. Diese unterschreiben die Verträge elektronisch und schicken sie zurück. Bei Annahme des Stellenangebots erhalten die neuen Sympaticans noch vor Arbeitsantritt einen Link mit den Zugangsdaten zum System.
„Die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können noch vor Arbeitsbeginn alle für die Lohnbuchhaltung und Personalverwaltung erforderlichen Angaben in das System eintragen. Wir sparen dadurch einen oder zwei Tage lästiger Tipparbeit und können uns auf das eigentliche Onboarding konzentrieren“, sagt Anna.
Eingewöhnung in die neuen Aufgaben
Checklisten sind ein Geschenk des Himmels. Bei Sympa haben sich gut strukturierte Checklisten als überaus nützlich erwiesen. Führungskräfte und Sympaticans nutzen sie, um ihre Aufgaben abzuarbeiten und die Fortschritte im Blick zu behalten. Diese Checklisten haben wir direkt in unser System aufgenommen.
Wenn beispielsweise das Onboarding abgeschlossen ist und sich die neuen Sympaticans langsam in die noch ungewohnten Aufgaben einfinden, schlägt die Checkliste automatisch alle sechs Monate ein Mitarbeitergespräch vor und fordert die Sympaticans auf, ihre Vorgesetzten vorab zu informieren, wenn bei den anstehenden Gesprächen bestimmte Leistungs- oder Entwicklungsbereiche gezielt erörtert werden sollen. Eine effektive Maßnahme, die wesentlich zu einem für beide Seiten produktiven Austausch beiträgt.
Linienmanagerin Marianne Lumme gefällt die Möglichkeit, neue Mitarbeiter*innen bei der Eingewöhnung zu unterstützen: „Das HR-Team hat in Sympa bereits die Prozesse eingerichtet; ich muss mich also nicht selbst einarbeiten.“
Auch Bart, seit kurzem ebenfalls Linienmanager, hat gute Erfahrungen mit Sympa gemacht. Das System hilft ihm bei der Unterstützung seines Teams.
„Alle HR-Kerndaten sind zentral zusammengefasst, leicht zugänglich, und ich kann mich besser auf die Mitarbeitergespräche und das Reporting vorbereiten. Beispielsweise kann ich nachlesen, wie frühere Entwicklungsgespräche mit einem Mitarbeiter verlaufen sind, bevor ich mich zum ersten Mal mit dem Mitarbeiter zusammensetze. Je besser ich seine Vorgeschichte kenne, desto besser kann ich ihm bei der Karriereplanung helfen“, sagt er.
Pflege der Unternehmenskultur
Sympa ist eine Anlaufstelle für alle Sympaticans. Das System ist ein wesentlicher Treiber unserer Unternehmenskultur. Ein Thema, das in unseren kulturellen Diskussionen seit kurzem eine zentrale Stellung einnimmt, ist Diversität, Gerechtigkeit und Inklusion (DEI). Unsere Plattform liefert uns die nötigen Daten für die Gestaltung eines fairen, integrativen Arbeitsumfelds.
Die Daten bilden die Grundlage für Maßnahmen beispielsweise zur Aufrechterhaltung eines ausgewogenen Geschlechterverhältnisses und zur Berücksichtigung unterschiedlicher kultureller Hintergründe in der Belegschaft sowie zur Wahrung eines einheitlichen Gehaltsniveaus (in Abhängigkeit von der konkreten Funktion und dem Arbeitsmarkt im betreffenden Land). Diese Daten bilden auch die Grundlage für das DEI-Reporting. Mit dem System legen wir das Einstiegsgehalt fest und können die durchschnittlichen Gehaltsniveaus leicht vergleichen. Die Gehaltsentwicklung ist für den betreffenden Mitarbeiter und den Manager jederzeit sichtbar und damit nachvollziehbar. Das erlaubt eine Gleichbehandlung auch auf Gehaltsebene.
Engagement und Entwicklung
Anna trägt Funktionsbeschreibungen, die zur Kontrolle der Mitarbeiter- und Kompetenzentwicklung benötigt werden, in Sympa ein. In diesen Beschreibungen sind detailliert die zentralen Aufgaben und Verantwortlichkeiten der neuen Mitarbeiter*innen festgehalten. Das hilft ihnen, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.
Als Finanz- und Personalmanagerin muss Laura die Daten immer im Blick behalten. Da Sympa sich zuverlässig in andere Systeme integriert (Lernmanagement, Lohnbuchhaltung, Personalrekrutierung usw.), findet Laura alle nötigen Daten an einer zentralen Stelle im System.
„Ich brauche diese Informationen für präzise Schätzungen und Produktberichte. Wir können uns darauf verlassen, dass die Informationen immer aktuell sind, da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Daten selbst aktualisieren, wenn sich etwas ändert,“ sagt Laura.
Erfolgreiche Mitarbeiterbindung
Jedes Unternehmen, uns eingeschlossen, muss sich von Zeit zu Zeit von Mitarbeiter*innen trennen, doch mit einer guten Bindungsstrategie lässt sich die Anzahl der Kündigungen auf ein Minimum begrenzen. Für uns sind ein gutes Betriebsklima, klar definierte Abläufe und kontinuierliche Zufriedenheitsmaßnahmen die Schlüsselfaktoren für eine niedrige Fluktuationsrate; das hat sich ganz besonders in starken Wachstumsphasen gezeigt.
Exit-Gespräche sind nicht immer angenehm, aber wichtig. In den Gesprächen können Sie in Erfahrung bringen, aus welchen Gründen sich der Mitarbeiter verabschiedet. Das kann Ihnen helfen, besorgniserregende Trends frühzeitig zu erkennen und ihre Bindungsstrategie entsprechend anzupassen.
Wenn ein Mitarbeiter kündigt, nutzt Anna eine Formularvorlage für das Kündigungsgespräch, um die Motivation für den Abschied zu ergründen. Die Erkenntnisse fließen in unternehmensinterne Abläufe ein und sollen uns als Arbeitgeber stärken.
„Kündigungsgespräche müssen offen und ehrlich sein. Solche Gespräche sind immer heikel, können uns aber auf Probleme aufmerksam machen, die uns entgangen sind. Gerade in Wachstumsphasen ist das wichtig. Wir wollen natürlich in Erfahrung bringen, wo wir uns verbessern müssen, um ein attraktiver Arbeitgeber für alle Sympaticans zu bleiben“, erklärt sie.
KAPITEL 3: SO GEHT ES WEITER - ENTWICKLUNG UNSERER KAPAZITÄTEN FÜR DAS TALENTMANAGEMENT
Kontinuierliche Entwicklung führt zu Exzellenz. Die Sympa-Plattform ist die Grundlage für unsere Personalverwaltung, und wir wollen Sympa weiterentwickeln, um unsere Mitarbeiter*innen noch besser zu unterstützen und unseren Kunden eine höhere Wertschöpfung zu bieten.
Unsere Ziele für die nächsten 12 Monate:
Verdopplung des Personalstands bis Ende 2022
Allein im Jahr 2021 haben wir über 70 Sympaticans eingestellt und bis Ende Dezember 2022 wollen wir eine Personalstärke von 225 erreichen. Auch wenn Sympa mit dem Personalwachstum problemlos klarkommt, wollen wir unser HR-Kernteam erweitern, damit wir Neueinstellungen optimal begleiten können.
„Wir planen die Einstellung eines Spezialisten oder einer Spezialistin für die Talentakquise und sind auf der ATS-Plattform von Recruitee aktiv. Die beiden Maßnahmen bieten uns die Möglichkeit, geeignete Kandidat*innen zum passenden Zeitpunkt zu finden und einzustellen. Und sobald sie an Bord sind, sorgen unsere eingespielten Onboarding-Prozesse für eine reibungslose Eingewöhnung“, erklärt Jannica.
Aufbau und Stärkung von Lernpfaden
Dem HR-Team ist klar, wie wichtig es ist, allen Sympaticans klare, unternehmensinterne Lernpfade anzubieten. Jannica erklärt: „Wer heute Fachkräfte einstellen und langfristig halten will, muss ihnen Perspektiven zur Weiterentwicklung bieten können. Wir führen gerade ein Lernmanagementsystem ein, um das Onboarding-Erlebnis für neu eingestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbessern. Wenn alles gut läuft, wollen wir auch Module für interne Stellenbesetzungen, Managementschulungen und andere Aspekte entwickeln.“
Erschließung neuer Märkte
Sympa hat bereits erste Kunden in Großbritannien gewonnen und im Frühling 2022 werden wir in Deutschland eine Präsenz eröffnen. Mit Sympaticans in Finnland, Schweden, Norwegen, Dänemark und den Niederlanden ist unser System ein wichtiges Instrument für Unternehmen, die in neue Länder expandieren wollen und die zusätzlichen Anforderungen an Compliance und Gleichstellung berücksichtigen müssen.
Transparenz, klare Richtlinien und ein einheitlicher Umgang mit den Mitarbeiter*innen sind wichtige Erfolgsfaktoren. Anna nennt ein Beispiel:
„Für die Expansion nach Deutschland müssen wir eine eigene HR-Struktur aufbauen und landesspezifische Vertragsvorlagen in das Sympa-System aufnehmen. Und die möglichen Auswirkungen nationaler Arbeitsgesetze und Marktbesonderheiten auf die Arbeit der Kolleginnen und Kollegen in anderen Ländern müssen ebenfalls im System erfasst werden.“
„Das ist gar nicht so einfach. Wir mussten Mindestanforderungen für alle Standorte festlegen und durch zusätzliche Parameter und Vereinbarungen im Einklang mit den Werten unseres Unternehmens – und natürlich auch den Erwartungen der Sympaticans – ergänzen“, erklärt sie.
FAZIT
Diese Gespräche waren auch für uns aufschlussreich. Die befragten Kolleginnen und Kollegen arbeiten mit der Sympa-Plattform und nutzen unsere HR-Prozesse. Sie wissen, wovon sie reden. Mit Hilfe der Plattform und den Prozessen konnten wir die zentralen Werte unserer Unternehmenskultur inmitten des Wandels zu einer hybriden Arbeitswelt erhalten. Wir konnten trotz des turbulenten Arbeitsmarkts mehr als 70 neue Mitarbeiter*innen integrieren und den Mitarbeiter*innen und Manager*innen helfen, sich auf ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu konzentrieren.
Aber natürlich gibt es immer Verbesserungsmöglichkeiten. Wir bleiben dran.
LADEN SIE UNSEREN REMOTE WORK CHEAT SHEET HERUNTER
Die Arbeitswelt hat sich während der Pandemie in vielerlei Hinsicht verändert. Eine der bedeutendsten Veränderungen ist die Zunahme der Fernarbeit, die sich anscheinend durchsetzen wird.
Seit 2020 verlassen sich Organisationen, die sich den Herausforderungen der Welt stellen, in hohem Maße auf Technologien, die es den Mitarbeitern ermöglichen, auch aus der Ferne zu kommunizieren und zu arbeiten. Laden Sie unseren Spickzettel zur Telearbeit herunter und finden Sie heraus, wie Sie sich erfolgreich durch das Zeitalter der Telearbeit bewegen können.