Kompetencefælden i HR: hvorfor dine bedste medarbejdere brænder ud

"Hvis du vil have noget gjort, så giv det til en travl person." 

Det er et af de mest udbredte råd inden for ledelse, og på papiret virker det. Den travle person er travl, fordi vedkommende er dygtig. Men det næste projekt, den akutte løsning og den "hurtige tjeneste" ender også på skrivebordet. 

Indtil de holder op med at levere. Udbrændthed blandt højtydende begynder med et mønster: de samme få personer påtager sig mere af det kritiske arbejde, fordi de er de sikreste hænder. Denne kompetencefælde er en organisatorisk risiko, der gemmer sig lige for næsen af os. 

Ideen kom op i det seneste afsnit af HR Coffee Break med organisationspsykolog Pernille Brun og Elina Blach, vores Senior Product Manager. I en fascinerende samtale diskuterede de faldgruberne ved ikke at forstå sin organisations kompetencer. 

Det vigtigste at tage med 

• At være god til noget giver dig tendens til at få mere af det – indtil arbejdet afhænger af en håndfuld personer.

• Udbrændthed blandt højtydende er svært at se, fordi overbelastede personer bliver ved med at levere (indtil de ikke gør).

• Løsningen er at identificere kompetencer og styrker i din organisation og sprede byrden.

• Kompetencedata viser, hvor kritiske kompetencer er koncentreret. En samtale fortæller, hvordan personen bag dem har det. Du har brug for begge. 

Hvad er kompetencefælden?

Kompetencefælden fungerer sådan. Nogen løser en opgave godt og får derfor flere af den slags opgaver. De bliver personen, alle går til og derefter den eneste person. Deres kalender fyldes med arbejde, de allerede mestrer, hvilket efterlader mindre plads til at lære noget nyt. 

Som Pernille formulerede det i podcasten: at være god til noget er ikke det samme som at få energi af det. Nogen kan være fremragende til en opgave og stadig blive tømt af at udføre den hver uge. 

For organisationen kommer prisen to gange. Først risikerer du at miste personen, enten til udbrændthed eller til en stilling et andet sted. Derefter har det arbejde, de holdt oppe, ingen steder at gå hen. 

Hvorfor udbrændthed blandt højtydende er svært at få øje på

De fleste advarselssystemer leder efter personer, der kæmper. Højtydende i kompetencefælden er vant til at være overarbejdede og til, at andre er afhængige af dem, så de viser måske ikke tydelige tegn på udbrændthed. 

Et par ting gør problemet let at overse:

• De siger sjældent nej. At være pålidelig er en del af deres ry, så ekstra arbejde bliver absorberet snarere end sat spørgsmålstegn ved.

• Ingen ser deres samlede arbejdsbyrde. I projektbaserede teams kan én person "bare hjælpe til" på tre projekter på én gang. Ingen ud over dem selv ser det fulde billede.

• Opfølgningerne kommer for sent. Som Elina bemærkede i afsnittet, kan kompetencesamtaler én gang om året ikke følge med, hvor hurtigt arbejdet ændrer sig. Det, nogen kunne påtage sig for seks måneder siden, holder måske ikke i dag. 

   

Det er også værd at tjekke, hvem ekstraarbejdet lander på. "Kan du lige…"-anmodninger fordeles ikke altid jævnt, og de personer, der påtager sig mest uanerkendt arbejde, er ikke altid dem, der får æren for det. 

Advarselstegn på kompetencefælden

De samme navne dukker op i hvert projekt 

Når et nyt initiativ starter - skriver shortlisten sig selv? Hvis de samme tre eller fire personer trækkes ind i hvert akut projekt, læner du dig op ad kendskab i stedet for at se på, hvem andre der kunne løse opgaven. 

En kritisk kompetence findes kun hos én person

Stil et enkelt spørgsmål: hvis denne person var væk i en måned, ville arbejdet så gå i stå? Hvis svaret er ja, har du en nøglepersonafhængighed – og næsten helt sikkert også en overbelastet person. 

Deres udvikling er gået i stå 

Højtydende i fælden har travlt med at gøre det, de allerede er gode til. Hvis nogens nuværende kompetenceniveau længe har matchet målet, er deres udvikling sandsynligvis blevet byttet for output. 

Deres energi har ændret sig

Personer, der trives, bringer idéer til bordet, udfordrer status quo og forbliver nysgerrige. Når en normalt engageret person bliver stille på møder, holder op med at byde ind med idéer eller begynder at gøre det mindste, så tag det som et signal. 

Sådan genbalancerer du arbejdet 

Tjek kapaciteten, før du lægger mere til

Elinas pointe fra afsnittet er enkel: ledere er ansvarlige for at vide, hvor meget nogen allerede bærer. At kunne løse en opgave og at have plads til den er to forskellige spørgsmål. Stil begge, før du tildeler den næste opgave. 

Spørg til deres energiniveau

Ud over at bede om en opgaveliste kan du tilføje et par spørgsmål til de faste opfølgninger:

• Hvad gav dig energi på arbejdet i sidste uge? 

• Hvornår føler du dig mest engageret, og hvad sker der så? 

• Hvad er én ting, jeg kunne ændre i næste uge, som ville hjælpe? 

   

Hvis du har bemærket en forandring, så sig det ærligt. En åben samtale tidligt er langt lettere end en afsluttende samtale senere. 

Spred dine kompetencer 

At flytte opgaver til en anden hjælper kun, hvis den person kan løse dem. Den langsigtede løsning er at bygge backup op: sæt eksperten sammen med en kollega, sæt udviklingsmål for andre inden for samme kompetenceområde, og lad den højtydende bruge en del af sin tid på at undervise og delegere. På den måde bliver ekspertisen i organisationen i stedet for at sidde hos én person.

Hold kompetencesamtalerne korte og hyppige

En kompetencegennemgang på fem sider én gang om året fanger ikke kompetencefælden. En kort, regelmæssig samtale om nuværende kompetencer, målkompetencer og arbejdsbyrde gør. Enklere processer bliver oftere brugt - og de giver også oftere bedre resultater. 

Hvordan Sympa hjælper dig med at få øje på kompetencefælden 

Ifølge World Economic Forum vil 39 % af medarbejdernes kernekompetencer ændre sig inden 2030, og 63 % af arbejdsgiverne peger allerede på kompetencegab som den største barriere for at transformere deres forretning. Når kompetencer ændrer sig så hurtigt, er en kritisk kompetence, der kun findes hos én person, en endnu større risiko. Det er her, kompetencedata hjælper. 

Med Færdigheder, Sympas værktøj til kompetencestyring, vurderer HR, ledere og medarbejdere kompetencer på en fælles skala, og rapporteringsværktøjet samler vurderingerne på tværs af teams. Du kan med ét blik se, hvem der besidder hver kritisk kompetence, og hvem der arbejder hen imod den. Det gør kompetencefælden meget lettere at få øje på. En kritisk kompetence, der kun findes hos én person i ét team, dukker op som et hul, der venter på at ske. Et team, hvor ingen andre bygger den kompetence op, viser dig, hvor du skal sætte ind med udvikling. 

9-grid-rapporten tilføjer endnu et perspektiv og kortlægger nuværende performance mod fremtidigt potentiale. Den er nyttig til at identificere højtydende og fremtidige ledere. Den er også et nyttigt tjek på, om du læner dig op ad de samme få personer hver gang. 

Det, data ikke kan fortælle dig, er, hvordan nogen faktisk har det. En kompetenceprofil viser, hvad en person kan. Kun en samtale viser, om de stadig vil - og om de har plads til at udvikle sig. Brug dataene til at vide, hvor du skal kigge, og tag derefter en en-til-en-samtale. 

Start med ét team 

Du behøver ikke et kompetenceprojekt for hele organisationen for at komme ud af kompetencefælden. Start i det små:

1. Vælg ét team, og list de kompetencer, dets arbejde afhænger mest af.

2. Kortlæg, hvem der besidder hver enkelt, og på hvilket niveau. 

3. Markér enhver kompetence, der kun findes hos én person. 

4. Tal med dem om deres arbejdsbyrde, deres energi og hvem de kunne hjælpe med at udvikle. 

5. Lær, hvad der virker, juster, og tag det derefter videre til det næste team. 

Dine bedste medarbejdere blev dine bedste medarbejdere, fordi de gik op i at gøre et godt stykke arbejde. At beskytte deres energi er måden at sikre, at dine bedste medarbejdere forbliver dine bedste medarbejdere. 

Vil du se, hvor dine kritiske kompetencer ligger? Book en demo.