AI-strategi är en personalstrategi: dags att tänka om kring AI och HR år 2026

Året är 1848. Man har hittat guld i Kalifornien. Tusentals människor hugger sig fram genom djungler, seglar jorden runt och riskerar att dö i kolera – allt i jakten på drömmen om att bli rika. De flesta blir tomhänta. 

Enligt Sympas Chief Product Officer, Thijs Stalenhoef, är AI bara ännu en guldrush. Historien upprepar sig: hype, krasch, återhämtning, produktivitet. AI följer samma kurva, och HR befinner sig mitt i den. 

Sympas nya verktyg, Focus AI, är byggt för att undvika de vanliga fallgroparna. I stället för att lanseras i all hast har det utvecklats med eftertanke för att omvandla vardagliga HR-frågor till konkreta åtgärder direkt i ert HR-system. 

Vi satte oss ned med Thijs för att prata om hype-cykler, strategisk planering och vad HR-ledare bör göra för att förbereda sina organisationer. 

Hur ser du på AI-boomen just nu?

Thijs: Precis som varje teknisk innovation före den, från järnvägen till it-bubblan, är detta ännu en hype-cykel. AI slog igenom, förväntningarna sköt i höjden och plötsligt förväntade sig varje organisation att det skulle förändra allt. Vd:ar pressar ledare att börja använda AI och "lägga AI på allt". Leverantörer lovar mirakelverktyg. Vi är på toppen av cykeln, och det är just då vi behöver vara som mest försiktiga. 

Men efter varje topp kommer kraschen: desillusionen, misslyckandena, och kurskorrigeringen. Konsten är att veta var vi befinner oss i cykeln och planera därefter. Det är så man kommer ut starkare på andra sidan. 

Vilka typer av misstag ser du att företag gör?

Thijs: Att kasta sig in i det utan minsta eftertanke. En del företag varslar folk för att de antar att AI kan ersätta dem. Andra köper verktyg utan ett tydligt syfte eller någon plan för hur de ska implementeras. Ofta är de här verktygen bara tunna lager ovanpå en AI-modell utan någon verklig integration. 

För HR-team i synnerhet är sådana misstag kostsamma. Här handlar det om människors jobb och välbefinnande. Man har inte råd att göra fel bara för att man känt sig pressad att agera för snabbt. 

Du har sagt att AI inte kan fixa dumhet. Vad menar du med det?

Thijs: AI är helt beroende av det man matar in i den. Om datan är rörig eller processerna bristfälliga kan AI bara nå en viss nivå. Den kan inte lösa de underliggande problemen. 

För att AI ska ge bra resultat krävs ren, strukturerad och konsekvent data. Det kräver arbete. Det är den dolda kostnaden i allt det här. Hoppar man över den delen är det stor risk att AI-projektet misslyckas.

Var bör HR-team börja om de vill göra det här på rätt sätt?

Thijs: Börja med det som redan fungerar. Försök inte laga en trasig process med AI. Hitta ett område som presterar bra och undersök om AI kan göra det mer effektivt. 

Gör sedan ett pilotprojekt. Sätt tydliga och mätbara mål. Utgå inte från att ni kommer att spara 80 procent. Ni kanske sparar 20 procent, och det är ändå betydelsefullt om det är verkligt. Men mät allt. Fungerar det, bygg vidare därifrån. Fungerar det inte, har ni ändå lärt er något viktigt. 

I praktiken handlar det ofta om väldigt enkla startpunkter: vardagliga HR-frågor som  i dag besvaras genom tidskrävande manuella processer. Vem berörs av det här? Vem saknar utbildning? Vems kontrakt löper ut snart? Vilka chefer har de största teamen? 

Detsamma gäller kompetenser. Det kan till exempel handla om att identifiera personer med en viss kompetens, eller att förstå hur deras kompetenser har utvecklats över tid, vilket är avgörande för personalplanering. 

Inom vilka områden ger AI redan mätbara resultat?

Thijs: Det finns gott om områden där vi redan ser ett verkligt värde. Ett av de mest uppenbara är kundsupport. Om man har bra processer och data på plats kan AI avleda en stor del av ärendena, ibland upp till 70 procent. Det betyder inte att systemet ersätter människor, men det kan minska de återkommande frågorna så att teamet kan fokusera på mer komplexa ärenden. 

Ett annat område är kodgenerering. I organisationer med en stark ingenjörskultur ser team produktivitetsökningar på mellan 10 och 50 procent. Det är enormt om man vill röra sig snabbt framåt utan att behöva öka antalet anställda. 

Inom marknadsföring ser vi betydande besparingar på innehållsproduktionen, framför allt när det gäller att återanvända befintligt material eller anpassa ton och budskap för olika marknader. För många företag handlar det lätt om besparingar i miljonklassen. 

Till sist: intern kunskapsdelning. AI-agenter som hjälper medarbetare att hitta korrekt och aktuell information inom företaget kan driva riktigt stor effektivitet, upp till 80 procent, om det görs på rätt sätt. Det är också vad Focus AI är byggt för. Det hjälper HR att gå från att leta upp information till att generera listor, rapporter och planer. 

När man väl har ett lyckat pilotprojekt, vad händer sedan? 

Thijs: Då behöver man fatta ett strategiskt beslut: handlar det här om att höja kvaliteten eller om att kontrollera kostnaderna? Det påverkar allt: hur man kommunicerar det, hur man mäter framgång och hur planeringen för personalstyrkan ser ut. 

Om man väljer kvalitetsvägen kanske AI används för att beta av eftersläpningar eller förbättra kundnöjdheten. Om målet i stället är kostnadsbesparingar kanske man minskar nyrekryteringar eller omstrukturerar vissa funktioner. Oavsett vilket måste strategin komma först. 

Vad skulle du säga till HR-ledare som känner sig överväldigade eller osäkra på var de ska börja?

Thijs: Man behöver inte vara teknikexpert för att ställa bra frågor. Börja med: Vad är det vi försöker lösa? Vilket resultat vill vi uppnå? Hur ska vi mäta framgång? Vilka är riskerna? 

Försök att inte dras med i magiskt tänkande. Om något låter för bra för att vara sant, som att "AI lär sig av sig självt", så ifrågasätt det. Fråga hur, och på vilka grunder. Man skulle inte acceptera vaga löften från en leverantör av HR-system. Håll AI till samma standard. 

Detsamma gäller hur AI används i det dagliga arbetet. Det ska inte ligga utanför HR-processerna som ett separat verktyg. Det ska arbeta med datan, inom systemet och stödja verkliga mänskliga beslut. Det är den approach vi tagit med Focus AI.

Om du skulle lämna HR-ledare med ett enda råd, vad skulle det vara?

Thijs: Var en del av förändringen. Börja i liten skala, behåll nyfikenheten och kom ihåg: de som jagade guld förlorade ofta allt. De som lyckades agerade med eftertanke och byggde till slut något som faktiskt var användbart. 

Det är där Focus AI kommer in. Det är utformat för att ta de där välbekanta, ofta röriga HR-frågorna och ge tillbaka strukturerade resultat som ni kan granska, förfina och agera på direkt i Sympas HR-system. 

Läs mer här