Läkare Utan Gränser i Norge - Hur vi byggde en stabil HR-grund

Läkare Utan Gränser (Médecins Sans Frontières) är beroende av välkoordinerade team för att kunna leverera humanitärt stöd runt om i världen. Bakom varje insats finns komplexa HR-processer som måste fungera sömlöst – från onboarding av insamlare till hantering av de medarbetare som skickas ut på internationella uppdrag. 

Innan Sympa hade MSF Norway inget dedikerat HR-system. All medarbetarinformation låg i ett ekonomiverktyg och viktiga dokument var spridda i flera olika kanaler. Som Derek Widme-Rickards, Ansvarig för HR-administration och systemstöd på MSF Norway, förklarar: 

”Kontrakt, befattningsbeskrivningar, signerade och osignerade kopior, PDF:er, Word-filer. Allt fanns på olika ställen och vi behövde en enda källa till sanning.” 

Utan självservice blev HR snabbt en flaskhals för enkla uppdateringar och förfrågningar. Det var dags för ett system som kunde skapa struktur – och frigöra tid så att organisationen kunde fokusera på sitt humanitära uppdrag. 

Vad de behövde

MSF Norway ville modernisera sina HR-processer och skapa en smidigare upplevelse för medarbetare oavsett funktion, roll eller arbetsmiljö. 

De letade efter: 

• En enda källa till sanning för all HR-masterdata 
• Ett system som fungerar för alla – såväl kontorspersonal som fält- och dialoginsamlare
• Självservice som minskar onödigt fram- och tillbaka med HR
• En partner som kan hantera avancerade behov, till exempel komplexa beräkningar av anställningstid och senioritet 

Framför allt behövde de trygghet i att systemet skulle effektivisera arbetet – utan att skapa mer komplexitet. 

Vad Sympa levererade 

Implementeringen av Sympa påbörjades i början av 2022, och Derek anslöt under den kritiska test- och byggfasen. I nära samarbete med Sympas team finjusterade MSF Norway sina datastrukturer, arbetsflöden och behörigheter – och säkerställde att systemet var redo att fullt ut stödja deras faktiska arbetsprocesser från dag ett. 

Idag fungerar Sympa som MSF Norways centrala HR-masterdatasystem, både för nationellt anställda och för medarbetare på internationella uppdrag. Informationen flödar tillförlitligt vidare till IT, lön och ekonomi, och skapar en gemensam grund för alla efterföljande processer. 

Vilken nytta Sympa skapade 

Sympa har minskat den administrativa belastningen avsevärt för HR-, ekonomi- och fundraising-teamen på MSF Norway. Genom att ersätta mejltrådar och manuella uppdateringar med självservice kan medarbetarna lägga mindre tid på administration – och mer tid på att stödja det humanitära arbetet. 

Integrationerna spelar också en viktig roll. Derek lyfter fram en funktion särskilt tydligt: 

”E-signering är min favoritfunktion. Jag vet inte hur jag skulle klara mig utan det nu.” 

Innan Sympa innebar kontraktshantering utspridda filer och långa väntetider. Nu sker allt automatiskt: dokument skickas ut, signaturer kommer tillbaka och Sympa lagrar allt utan extra handpåläggning. 

Att lösa komplexa utmaningar tillsammans 

En av MSF Norways största utmaningar var deras ovanliga modell för att beräkna anställningstid och senioritet – något som vanliga HR-system helt enkelt inte kunde hantera. I stället för en ren årsberäkning baseras deras senioritet på tidigare roller, ansvar och längd på uppdrag. 

Sympa byggde en skräddarsydd beräkningsmodell som helt och hållet anpassades efter MSF Norways modell. Det krävdes flera omgångar av gemensam testning, men resultatet blev sömlöst. Derek beskriver det så här: 

”Det fungerar. Men jag förstår fortfarande inte hur.” 

En stabil grund för framtiden 

Med förbättringar inom både UI och UX samt ännu mer finjusterade rollbaserade behörigheter ser MSF Norway stor potential i Sympas fortsatta utveckling. Framåt hoppas Derek på en bredare användning över flera länder: 

”Det är mycket enklare att lägga till nya miljöer än att köpa ett helt nytt system.” 

Tack vare Sympa har MSF Norway nu en stabil HR-grund som minskar administrationen och stärker styrningen. 

”Sympa ger oss den struktur vi behöver så att vi kan lägga vår tid, vår energi och våra insamlade medel från privatpersoner där de behövs som allra mest: på att rädda liv.”