Byggeklossene i en vellykket HR-systemimplementering

Få prosjektet i gang!

Implementering av nye IT-løsninger og bruk av ny programvare i organisasjoner kan ofte skape store problemer. Dette kan være stressende for enhver IT-spesialist, men tatt i betraktning at mange HR-profesjonelle ikke har bakgrunn fra programvareimplementering, kan det hele virke direkte skremmende. Historier om programvareprosjekter som gikk galt og forårsaket kaos i organisasjonen, er ikke så vanskelige å finne.

Den gode nyheten er at dette er mulig å unngå. De vanlige fallgruvene dukker opp igjen og igjen, noe som betyr at det også finnes gode og velprøvde strategier. Vi har samlet alle de nyttige tipsene i denne veiledningen for å hjelpe deg med å unngå de vanligste feilene og for å gjøre deg til en ekspert innen implementering av HR-løsninger.

Vi har erfaring fra over 700 implementeringer. Vi ba om eksempler fra våre egne eksperter – som prosjektledere og systemkonsulenter – og tok utgangspunkt i deres erfaringer. Erfaringen kom ikke utelukkende fra Sympa HR, men også fra implementering av annen programvare og erfaring fra andre IT-områder. Vi har samlet alle de nyttige retningslinjene samt kunnskap som de fleste konsulenter ikke vil avsløre, slik at du kan bli eksperten i organisasjonen.

Vi er stolte over å presentere en praktisk veiledning med trinn som du kan ta for å sikre at implementeringen av HR-løsningen blir vellykket. Selv om du ikke er teknisk anlagt, kan du ta kontroll og spille en aktiv rolle i å administrere prosjektet. Vi håper denne veiledningen gir deg rådene og tryggheten du trenger for å styre en smidig og rask implementeringsprosess i organisasjonen, samtidig som du legger til rette for at dere kan oppnå de resultatene dere ønsker.

Alle prosjekter trenger en startfase, midtfase og ikke minst en sluttfase

Før du kommer i gang, bør du stille følgende spørsmål til konsulenten eller gruppen som skal implementere programvaren: når kan jeg bli kvitt deg? Hvis det ikke er noe sluttpunkt i sikte, også helt i starten av prosjektet, jobber du med feil personer.

Hvis evig bruk av konsulenttjenester er programvareleverandørens egentlige mål, er det umulig å beregne sluttkostnadene, og prosjektet vil aldri kunne endelig ferdigstilles. Gode programvareselskaper ønsker å få tilbake sine beste prosjektgrupper for at de skal kunne ta hånd om nye implementeringer. Derfor ønsker de også å legge til rette for at kundene selv skal kunne administrere og utvikle systemene sine. Gode programvareleverandører tilbyr så klart utmerket kundeservice, men ingen ønsker å ringe kundestøtten hele tiden.

Det bør derfor være i begges interesse å gjennomføre implementeringen i løpet av en avtalt periode.

Du er nøkkelen til egen suksess

Implementering av en HR-løsning bør aldri være noe som bare skjer. For å oppnå en vellykket implementering må begge parter bidra med sine ferdigheter og kunnskaper. Du som kunde forstår hvor dere står og hva som må endres, og du vet også hva de spesifikke målene deres er. HR-programvareleverandøren skal ikke bare kjenne sin egen teknologi ut og inn, de må også bruke personer som kjenner til kundens fagfelt. Hos Sympa lager vi for eksempel teknologiløsninger, men vi er også oppdatert på HR. I tillegg er det et poeng for oss at vi forstår kundens drift, og vi tilbyr de beste fremgangsmåtene.

Nå som vi har gått gjennom det grunnleggende, kan vi fortsette med å avsløre de fem problemene som oftest dukker opp i prosjekter for implementering av HR-systemer, samt i nesten alle andre IT-felt. Til slutt vil vi også gi deg fem løsninger for å forebygge, eller i det minste minimere, de fem problemene som vanligvis oppstår ved implementeringer. Vi ønsker deg lykke til med implementeringsprosjektet!

1. Manglende eierskap eller styring

Jo tydeligere ansvarsfordeling og eierskapsfølelse det er for prosjektet i organisasjonen, desto bedre blir resultatene. Oppgaver som endringsstyring, gjennomgang av HR-prosesser og andre aspekter ved intern implementering krever at organisasjonen deltar aktivt. I mange tilfeller krever det også at prosjektlederen tar ledelsen.

En tilbørlig styring krever klare rammer, ledelseslinjer og ansvar. Prosjektlederen må ha et klart mandat til å foreta nødvendige beslutninger innenfor den gitte tidsrammen. Når avgjørelser må tas høyere oppe, bør toppledelsen aktivt inkluderes og oppdateres, slik at beslutningene ikke blir forsinket.

Dessuten er det veldig nyttig for kontinuiteten å beholde personene i prosjektgruppen. Hvis sentrale personer forlater prosjektgruppen i løpet av implementeringen, må nye medlemmer oppdateres om arbeidet. Noen ganger er dette så klart ikke til å unngå. I så fall må løsningsleverandøren sørge for at de nye gruppemedlemmene raskt kan steppe inn for å unngå forsinkelser.

Kort sagt: en nøye gjennomtenkt intern struktur med klart fastsatte tidsrammer, roller og ansvarsområder minimerer risikoen for forsinkelser, frustrasjon og misbrukte ressurser.

2. Utilstrekkelige interne ressurser

Noen ganger undervurderer organisasjonene hvor mye arbeid som kreves, spesielt med tanke på at det finnes ting som løsningsleverandøren ikke kan gjøre for deg. Hvis du ikke tildeler de riktige ressursene ved en implementering, settes prosjektet i fare.

Helt fra starten er det svært viktig at begge gruppene, både hos leverandøren og hos kunden, forstår nøyaktig hvilke oppgaver de må gjennomføre og hvor mye arbeid det er. For eksempel er det alltid en del hjemmearbeid og forberedelser som kunden må gå gjennom før selve implementeringen kan starte. I noen tilfeller kan det dreie seg om rensing eller import av data. Det kan også være å få full oversikt over alle behovene som programvaren skal tilfredsstille. Senere i implementeringen kan det dreie seg om testing og finjustering.

Hvis du er fullt ut engasjert, tar ansvar og fullfører forberedelsene som leverandørgruppen ber deg om, kan du minimere forsinkelser og sørge for at prosjektet gir dere alle fordelene dere ønsket.

3. Mangel på engasjement

Amazon-grunnleggeren Jeff Bezos har en leveregel som sier “hvis du er med, er du med”. Du kan være uenig med kolleger, men hvis du gir dem grønt lys for et prosjekt, må du støtte dem 100 %. Det er ingen vits i å gi grønt lys for så å håpe at ting går skeis.

Et vanlig tegn på lite engasjement er mangel på interne diskusjoner under prosjektet. Hvis du er engasjert i oppgaven, må du snakke om den og planlegge alle detaljer.

Implementeringsprosjekter har ofte oppstartsmøter, arbeidsgruppemøter (ofte gjennom hele prosessen) og et oppsummeringsmøte. Det kan være fristende å droppe ting som dette, men slike møter er nesten alltid svært verdifulle. De holder fokuset i prosjektet, og de holder gruppene samlet om, motivert for og fokusert på deres felles mål.

Organisasjonen bør også være interessert i å omdefinere HR-prosessene sine. Dette omfatter blant annet å analysere hvilke prosesser som fungerer, hvilke som bør endres og hvilke som er irrelevante eller foreldet, siden en ny HR-løsning alene ikke kan løse problemer med prosessene dine. Når dere implementerer en ny løsning, passer det samtidig bra å stille spørsmål ved ting dere tar for gitt med HR-driften samt å gjennomføre en grundig gjennomgang. Ved implementering av en HR-løsning kan dere vurdere egne prosesser og droppe de unødvendige. Dette er arbeid som betaler seg på flere måter.

4. Mangel på kommunikasjon

Man kan ikke legge alt ansvar for kommunikasjon enten på kunden eller leverandøren. Kommunikasjon er en toveisprosess. En løsningsleverandør må gjøre sitt beste for å åpne nye kanaler, lytte, svare og være tilgjengelig – uten forbehold. De beste gruppene kommuniserer fritt, også på tvers av organisatoriske linjer.

Husk at dersom ansatte i organisasjonen ikke føler at de kan stille et spørsmål fra leverandøren eller fra sin egen gruppe, er dette noe man bør se nærmere på. Det er menneskelig å ville unngå å stille “dumme spørsmål” som “hvordan fungerer det” eller “hvordan får jeg mest mulig ut av denne programvaren?” Grunnen til dette er imidlertid at man vanligvis ikke oppmuntrer til åpen kommunikasjon i organisasjoner.

Hvis man ikke kommuniserer godt nok, kan konsekvensene bli dårlig informasjon, dårlige data, et behov for å gå tilbake til deler av prosjektet senere samt uunngåelige forsinkelser.

Dere må helt fra starten være tydelig på hvem som har kunnskap om hvilke områder og kommunisere dette. Begge parter må være klar over at faktorer som kan påvirke tidsplanen, ressurstilgjengeligheten og distribusjonen av systemet, skal vurderes og kommuniseres tydelig til den andre parten.

5. Ikke vite hva dere ønsker å oppnå med prosjektet

Hvis dere ikke vet hva dere vil oppnå, er det vanskelig å komme i mål. I nesten alle prosjekter er fleksibilitet en bonus. Lag dere klare mål fra starten, og ha regelmessige kontroller for å sikre at dere er på riktig vei for å nå målene. Hvis én fremgangsmåte ikke fungerer, prøver dere en annen. Hvis én funksjon ikke gir dere det ønskede resultatet, må dere være forberedt på å revurdere og redesigne den. Har dere et klart bilde av de endelige målene og omfanget av det dere ønsker å oppnå, blir det enklere å sørge for at dere oppnår målet til slutt.

Leverandørens prosjektgruppe er der for å hjelpe deg med å nå målene, men det er bare du som kan sette målene. Det hjelper å ha en klar oversikt over prosessene. Hvis du bestemmer deg for å gjøre endringer midt i prosjektet, som noen ganger er uunngåelig, har det en innvirkning på fremdriften, og det kan føre til forsinkelser.

1. Velg en prosjektleder

Som nevnt tidligere trenger hver organisasjon noen som vil ta eierskap for prosjektet. Denne personen vil fungere som talsmann, pådriver, koordinator, leder og første kontaktpunkt for prosjektgruppen i organisasjonen.

Prosjektlederen trenger en oversikt over all aktivitet i prosjektet. For prosjektlederen er dette viktig:

• tid og evne til å lede et viktig prosjekt
• være tilgjengelig så lenge prosjektet varer
• tilstrekkelige ressurser for prosjektet og muligheten til å finne dem hvis de ikke er tilgjengelige
• være ansvarlig for at organisasjonen følger planen og sørge for at leverandøren blir informert om organisasjonens tidsfrister
• gå gjennom en plan som organisasjonen må følge for å fullføre alt til avtalt tid.
• ha myndighet, evne og vilje til å ta avgjørelser i god tid

2. Dann en gruppe av dyktige mennesker

Et implementeringsprosjekt ledet av en dyktig gruppe kan jobbe stødig mot målet på en måte som dysfunksjonelle grupper ikke klarer. Prosjektgruppen bør ikke være for stor, slik at den blir uhåndterlig. Den bør likevel omfatte representanter fra alle avdelinger som prosjektet får innvirkning på, og alle ferdigheter som trengs for å få prosjektet i havn, bør være representert. Når du setter sammen en gruppe, bør du tenke på følgende:

• Del på ansvaret, og gi oppgaver til gruppemedlemmer med de aktuelle ferdighetene.
• De viktigste beslutningstakerne/interessentene bør delta i og prioritere relevante arbeidsgruppemøter.
• Ha dedikerte ressurser for hvert område / hver innholdsgruppering.
• Bare én person bør ha hovedansvar, og vedkommende må kunne identifisere og delegere oppgaver og ha full kontroll på prosjektet.
• Personene i gruppen må stole på hverandre. Alle må være i stand til å kommunisere på en uredd og åpen måte, både med kollegene og leverandørgruppen.

3. Hold leverandøren oppdatert

Det ideelle forholdet mellom leverandøren og organisasjonen din er enkelt forklart at begge skal være fullt ut forpliktet til kundens suksess. Engasjementet bør være tydelig helt fra starten av salgsprosessen.
Jo mer leverandøren og implementeringsgruppene dine kan fremstå som én enkelt enhet, jo bedre. Dette vil være mer effektivt for å håndtere potensielle problemer. Ha disse fire tingene på sjekklisten:

• Lag en klar struktur for å gjøre samarbeidet så enkelt som mulig.
• Identifiser og løs mulige hindringer som står i veien for god kommunikasjon.
• Vær så grundig som du kan være når det gjelder å holde hverandre oppdatert.
• Sørg for at alle målene dine er godt samkjørt.

4. Ha det gøy

Det sies at hvis du gjør noe du liker, arbeider du ikke en eneste dag. Bruk den samme filosofien på gjennomføringen av prosjektet for å gi alle arbeidslyst. Det vil gjøre deg mer produktiv, mer bestemt på å holde fristene og mindre stresset. Det er verdt å tenke over hvordan du kan gjøre prosjektet morsommere.

• Entusiasme er smittsomt og verdifullt. Hvis du er begeistret for prosjektet, vil det ikke virke som arbeid, og det vil gå raskere fremover.
• Dere er alle i samme båt: dra nytte av kollegenes kunnskap, ta det som en utfordring å finne løsninger sammen og la arbeidsgruppemøtene være stimulerende og underholdende.
• Feir suksess. Hold hverandre oppe når jobben er vanskelig.

5. Vær åpen for nye ideer

Vær klar for å stille spørsmål ved alt. Bare fordi noe alltid har vært gjort på en bestemt måte, betyr ikke at det må være slik også nå. Hos Sympa oppfordrer vi alltid til å ha en fleksibel tilnærming til prosjekter. Vær forberedt på å endre kurs og prøve nye ting, spesielt hvis tilnærmingen dere opprinnelig hadde, ikke fungerer som du håpet.

Men ikke glem hva som er de endelige målene. Prosjektlederen skal sørge for at alle husker målene gjennom hele prosessen og skal prioritere slik at de viktigste oppgavene får den oppmerksomheten de krever.

• Leverandøren skaper kanskje nye muligheter etter hvert som prosjektet går fremover. Vær forberedt på å gripe mulighetene ved å endre prosessene der det er nødvendig.
• Systemet og prosessene må ofte samkjøres.
• Lær av fortiden, men fokuser på fremtiden.