Eén systeem, één Fortaco

Fortaco is dé toonaangevende, merkonafhankelijke strategische partner voor zware off-highway toepassingen en de maritieme industrie. De organisatie levert technologie, voertuigcabines, staalconstructies en voertuigmodules. Er werken 2100 mensen verspreid over vijf landen, de productiefaciliteiten bevinden zich in Estland, Finland, Hongarije, Polen en Slowakije.

Fortaco’s doel was om haar systemen te verenigen, zodat de organisatie een enkel, naadloos People & HR-beleid kon uitvoeren met een eenduidige ‘één Fortaco’ werknemerservaring. Omdat de organisatie tal van verschillende payroll en HR-systemen gebruikte voor de verschillende locaties in Europa bleek dat uiteindelijk een hele uitdaging te zijn.

De organisatie stelde drie kernvoordelen vast die het nieuwe systeem zou moeten kunnen bieden:

Een gemeenschappelijke database om rapportage in de hele organisatie te vereenvoudigen
• Universele processen om tijd te besparen voor People & HR en lokale teammanagers
• Een centraal systeem met voldoende flexibiliteit om zich aan te passen aan alle verschillende gebruikersgroepen  

Hoewel het zoeken naar een nieuw HR-systeem een lastige taak kan zijn, bleek het voor het People & HR-team van Fortaco verrassend eenvoudig. “Vanaf het begin was het duidelijk dat Sympa eigenlijk de enige aanbieder was die alle benodigde talen ondersteunde en wiens systeem flexibel genoeg was om aan al onze wensen aangepast te worden”, zegt Agnieszka Koziara, Senior Vice President People & HR bij Fortaco.

Het implementeren van een systeem dat meerdere landen overspant zou absoluut een ambitieus project worden en van alle betrokken partijen veel toewijding vergen. Met het gezamenlijke team van experts vanuit Fortaco en Sympa en de juiste techniek voor frequente online meetings bleek het project echter zeer succesvol.

“We hebben 5 verschillende databases met verschillende data tegelijk geïmplementeerd”, lacht Koziara. “Dat bleek een forse stap om in één keer te zetten. Gelukkig was de ondersteuning door Sympa bijzonder goed. De consultants waren echt gemotiveerd om te helpen en dat was goed te merken”, voegt ze eraan toe.

Het project kostte uiteindelijk veel tijd en aandacht. Het feit dat het bijna volledig online werd gerealiseerd maakt het echt een uitzonderlijk succesverhaal.

Fortaco

Vanaf het begin was het duidelijk dat Sympa eigenlijk de enige aanbieder was die alle benodigde talen ondersteunde en wiens systeem flexibel genoeg was om aan al onze wensen aangepast te worden.

Enerzijds, merkt Koziara op, heeft persoonlijk contact zeker voordelen. Sommige dingen waren vast sneller gegaan als we elkaar vaker persoonlijk hadden kunnen ontmoeten”, zegt ze.

Anderzijds heeft het beperkte aantal fysieke ontmoetingen de kosten laag gehouden. Het was makkelijker om virtuele vergaderingen te plannen wanneer ze nodig waren, er was extra ondersteuning beschikbaar en het hele proces was flexibeler. “Het was heel gemakkelijk om online meetings te kunnen plannen met mensen uit vijf verschillende landen zonder dat ze fysiek op dezelfde locatie aanwezig hoefden te zijn”, zegt ze.

Lars Hellberg, president en CEO van Fortaco, is een zeer ervaren bedrijfsleider en kent maar al te goed de mogelijke valkuilen van zo’n breed project. “Je hebt meestal te maken met hoge complexiteit, en het kan moeilijk zijn om de juiste gegevens beschikbaar te krijgen. De frustraties kunnen dan hoog oplopen,” merkt hij op, “maar gelet op de complexiteit van dit project is alles uitstekend verlopen.”

Volgens Sympa’s Customer Success manager Marianne Lumme, waren het leiderschap van Koziara en haar vastberadenheid om het project succesvol af te ronden essentiële factoren in het uiteindelijke resultaat. “Het is uitzonderlijk om dit soort toewijding te zien, vooral in een online setting”, zegt ze.

Je hebt meestal te maken met hoge complexiteit, en het kan moeilijk zijn om de juiste gegevens beschikbaar te krijgen, de frustraties kunnen dan hoog oplopen. Gelet op de complexiteit van dit project is alles uitstekend verlopen.

Een gezamenlijk Fortaco 

Het bedrijf ervaart nu al de voordelen van het nieuwe systeem. Elk van de drie gestelde doelen zijn bereikt en ze maken stuk voor stuk een verschil.

Allereerst betekent het hebben van een enkele hoofddatabase dat er maar één set gegevens moet worden bijgehouden en gecontroleerd op nauwkeurigheid, waardoor het veel eenvoudiger wordt om terugkerende rapporten op te stellen. “Ik heb gemakkelijk toegang tot alle gegevens in Fortaco”, zegt Hellberg. “Een simpele handeling als het snel opvragen hoeveel werknemers we hebben was voorheen niet mogelijk, maar duurt nu niet meer dan een paar seconden!”

Bovendien zorgt het gebruik van dezelfde set processen voor alle People & HR-activiteiten van Fortaco voor een aanzienlijk verminderde hoeveelheid papierwerk, zowel voor het People & HR-team als voor managers. Zoals Koziara zegt: “Als je in zo zoveel landen opereert, krijg je niet alleen te maken met verschillende talen, maar ook met verschillende culturen en wetten. Sympa HR ondersteunt ons perfect bij het implementeren van gemeenschappelijke processen.”

Zo zijn jaarlijkse evaluaties nu eenvoudig bij te houden – zoals wie beoordelingen heeft uitgevoerd, wie er wel een heeft gehad en wie niet – zonder op antwoord van collega’s te hoeven wachten.

Tot slot is een papierloos systeem een groot voordeel nu mensen veel meer thuiswerken. “We kunnen nu alles online afhandelen,” zegt Koziara, “wat in tijden als deze belangrijker is dan ooit. Voorheen moesten mensen vakantie aanvragen op een papieren formulier, nu kunnen ze het thuis via hun eigen computer doen.”

Deze vereenvoudiging van de belangrijkste HR-processen geeft de People & HR-professionals van Fortaco de vrijheid om te doen waar ze goed in zijn; de mensen en het talent binnen het bedrijf stimuleren. Sympa HR wordt al gebruikt voor assessments, eind september zullen tevredenheidsenquêtes worden uitgevoerd en salarisbeoordelingen en recruitment zullen binnenkort ook met het systeem worden afgehandeld.

Directeur & CEO Lars Hellberg is volledig overtuigd. “Sympa’s portfolio is geweldig, er zijn zoveel dingen om uit te kiezen.”

Wilt je meer te weten komen over Sympa HR?

Neem dan contact met ons op, wij laten je graag zien wat Sympa HR voor jouw organisatie kan betekenen!

Prijzen