Succesvolle beoordelingsgesprekken worden vaak gekenmerkt door een open discussie en een hoog niveau van vertrouwen. Door de persoonlijke tweerichtingsdialoog vinden deze gesprekken in de praktijk vaak face-to-face plaats. Dit roept de vraag op hoe hetzelfde resultaat kan worden behaald in een situatie waarin veel mensen thuis werken, teams over verschillende locaties zijn verspreid en gesprekken voornamelijk online worden gevoerd.
Veranderingen in onze manier van werken vergen ook een nieuwe manier van denken als het gaat om het leiden van teams. Gelukkig zijn er veel digitale tools beschikbaar die leiderschap op afstand ondersteunen. Maar is een online beoordelingsgesprek net zo waardevol als een face-to-face gesprek? Is het mogelijk om, zelfs met allerlei nieuwe technische mogelijkheden, een gesprek te voeren dat persoonlijk blijft en van net zulke hoge kwaliteit is als een face-to-face gesprek?
Het antwoord op beide vragen is ja. Het is echter wel van groot belang om ervoor te zorgen dat u de digitale tools op de juiste manier inzet. Succesvolle online beoordelingsgesprekken vereisen een goede voorbereiding. Om u op weg te helpen hebben wij vijf nuttige tips voor u op een rijtje gezet.
Veranderingen in onze manier van werken vergen ook een nieuwe manier van denken als het gaat om het leiden van teams.
1. Zorg voor een rustige en persoonlijke omgeving
De vereisten voor een goed online beoordelingsgesprek zijn niet anders dan die voor een face-to-face gesprek: beide partijen moeten zorgen voor een prettige omgeving waarin de discussie plaats kan vinden.
Kies een moment waarop niemand zich van de ene naar de andere meeting hoeft te haasten. Een rustige locatie maakt het gemakkelijker om de videoverbinding in te schakelen en zorgt ervoor dat er geen vervelende achtergrondgeluiden te horen zijn.
Veel mensen nemen deel aan online gesprekken zonder hun videoverbinding aan te zetten. Dit kan zijn omdat dit binnen de organisatie een gewoonte is, de internetverbinding niet stabiel is, of deelnemers het wellicht niet prettig vinden om hun huiskleding en ongekamde haren aan anderen te tonen. Toch is het van belang om elkaar tijdens een gesprek in de ogen te kunnen kijken, omdat dit het gesprek persoonlijker maakt. Moedig teamleden dus aan om hun videoverbinding te gebruiken.
2. Goede technische voorbereiding
Een succesvol en efficiënt beoordelingsgesprek kan alleen op een prettige manier verlopen als het door beide partijen op de juiste manier wordt voorbereid. Naast het voorbereiden van de inhoudelijke gespreksstof is het van belang om ervoor te zorgen dat ook de techniek straks geen probleem vormt.
Zorg dat u weet hoe u de belangrijke functies van uw videoconferencing tool kunt gebruiken. Werken het geluid en de videoverbinding voor beide deelnemers? Kunt u gemakkelijk uw scherm delen?
De belangrijkste focus moet op de inhoud van de discussie liggen, niet op de technische details. Dat is natuurlijk logisch, maar wordt toch vaak over het hoofd gezien: iedereen heeft wel eens deelgenomen aan een meeting waarin technische problemen de kop op staken, iets dat de focus wegleidt van de zaken die er echt toe doen en een gedeelte van de waardevolle tijd wegneemt.
Een goede technische voorbereiding is logisch, maar wordt toch vaak over het hoofd gezien: iedereen heeft wel eens deelgenomen aan een meeting waarin technische problemen de kop op staken.
3. Stuur de discussie met behulp van verschillende tools
Online tools hebben veel te bieden als het gaat om het ontwikkelen van uw beoordelingsprocessen. Door het gebruik van digitale HR tools zoals een HR oplossing is het gemakkelijk om een duidelijke en transparante structuur te creëren voor uw gesprekken en om de discussiepunten of een beoordelingsenquête samen via een gedeeld scherm te bekijken. Maak gebruik van vooraf opgestelde online enquêtes of sjablonen die u naar uw eigen wensen kunt aanpassen. Gemakkelijk toegang tot andere discussie-gerelateerde materialen die in een HR systeem opgeslagen zijn biedt u de mogelijkheid om samen ontwikkelingsdoelen te stellen op zowel individueel niveau of voor het hele team.
Het kan ook een goed idee zijn om offline elementen aan uw gesprek toe te voeren. Geniet bijvoorbeeld tijdens het gesprek van een verse kop koffie of kies een fysieke omgeving die voor beiden een gelijke context vormen. Dit geeft het gevoel dat u zich op dezelfde plek bevindt, hoewel u in werkelijkheid natuurlijk via een online verbinding met elkaar spreekt.
4. Onthoud de principes van een gelijke dialoog
Bij een succesvol online beoordelingsgesprek zijn dezelfde pricipes van belang als bij een face-to-face gesprek: een goed gesprek moet individueel, consistent, eerlijk, datagedreven en toekomstgericht zijn.
Een online discussie die logischerwijs minder afhankelijk is van tijd en plaats is gemakkelijker te plannen op basis van de wensen van de werknemer. Sommige mensen geven de voorkeur aan een gesloten en systematisch gesprek, waar anderen graag een meer natuurlijke gespreksvorm prefereren. Geef uw teamlid de mogelijkheid om het tijdstip, de lengte en de inhoud van de discussie te beïnvloeden.
Hoewel technologie nieuwe mogelijkheden biedt, is het van belang om de dynamiek van eerdere discussies te onthouden. Als uw teamlid over het algemeen tevreden is geweest over eerdere beoordelingsgesprekken, probeer dan om juist die elementen die het gesprek succesvol maakten ook online te behouden.
Let op de manier waarop de dialoog online wordt gevoerd en wie er het meeste aan het woord is. Een persoon die veel ervaring heeft in het voeren van online gesprekken kan zomaar het gesprek overnemen en de tijd van minder ervaren personen in beslag nemen. Wees er zeker van dat u de andere partij genoeg ruimte biedt om aan het gesprek bij te dragen. Aangezien het lastiger is om sociale signalen online op te vangen is het ook van belang dat u de andere partij aanmoedigt om actief deel te nemen aan het gesprek.
Let op de manier waarop de dialoog online wordt gevoerd en wie er het meeste aan het woord is.
5. Maak gebruik van nieuwe mogelijkheden
U haalt het meeste uit technologie als u het gebruikt om extra toegevoegde waarde te bieden of om u te helpen actiepunten af te handelen waar menselijke tussenkomst weinig tot niet noodzakelijk is.
U kunt bijvoorbeeld herinneringen versturen of gestelde doelen volgen, om feedback vragen in de vorm van plaatjes en emotoicons, of zelfs spelelementen aan uw gesprek toevoegen. Het online format biedt bijna ongelimiteerde mogelijkheden waarmee u uw gesprek op een passende manier naar een hoger niveau kunt tillen.
Heb plezier en zorg gaandeweg voor verbetering
Als beide partijen zich goed hebben voorbereid op de situatie en openstaan voor nieuwe mogelijkheden, kunnen online beoordelingsgesprekken erg succesvol zijn.
De beste manier om uw beoordelingsprocessen verder te ontwikkelen is om altijd naar directe feedback te vragen. Aan het einde van elk gesprek vraagt u of de werknemer tevreden is met de discussie, de afgesproken zaken en de technische uitvoering.
Aangezien online beoordelingsgesprekken waarschijnlijk minder afhankelijk zijn van plaats en tijd is het ook mogelijk om deze vaker en op een flexibelere manier te organiseren. Uiteindelijk biedt de transformatie naar online beoordelingsgesprekken u de perfecte kans om uw huidige beoordelingsprocessen eens goed onder de loep te nemen. Veel succes!
Op zoek naar meer inspiratie?
Lees ons beoordelingen handboek of maak kennis met Sympa HR. We laten u graag zien hoe ons systeem u kan helpen uw HR processen naar een hoger niveau te tillen.
