Binnenkort staat er weer een beoordelingsronde voor de deur. Het is echter al druk genoeg zonder nog extra gesprekken te hoeven voeren. Welke doelen werden er tijdens het laatste gesprek ook alweer gesteld en waar is dat beoordelingsformulier ook alweer opgeslagen? Met zoveel zaken omhanden en zo weinig beschikbare tijd is het niet verrassend dat beoordelingsgesprekken niet altijd de nodige prioriteit krijgen. Om u te helpen het meeste uit uw beoordelingsgesprekken te halen hebben wij voor u een lijst samengesteld met daarin de meest voorkomende valkuilen en natuurlijk de beste oplossingen. Op deze manier kunt u binnen de kortste keren zien wat de waarde van een kwalitatief goed beoordelingsgesprek is!
1. De manager is niet geïnteresseerd genoeg
Als een beoordelingsgesprek aanvoelt als een nutteloze taak, die bovendien alleen maar wordt uitgevoerd omdat het vanuit het management wordt opgedragen, is het gesprek al mislukt alvorens het goed en wel begonnen is. Een oprecht geïnteresseerde manager bereidt het beoordelingsgesprek goed voor, zorgt voor een ongehaaste sfeer op een rustige locatie en voldoet aan de behoeften van elke werknemer. Het is van belang om eerlijke feedback te geven en open vragen te stellen. De manager kan dan op basis van de antwoorden van de werknemer een planning voor de komende maanden maken. Een beoordelingsgesprek is hét moment om goed te luisteren, te plannen en prioriteiten voor de toekomst te stellen. Daarnaast is het voor de manager een goede kans om te leren en vaardigheden te ontwikkelen.
2. Doelstellingen worden niet duidelijk toegelicht
Het delen van feedback is echter niet voldoende. Het doel van een beoordelingsgesprek is tevens het analyseren van de prestaties van de werknemer en het ondersteunen van persoonlijke groei. Daarnaast is het cruciaal om de afgesproken doelstellingen te monitoren en vooruitgang te evalueren. Aan het einde van een succesvol beoordelingsgesprek dient de werknemer een goed beeld te hebben van welke inspanningen er nodig zijn om zijn/haar prestaties naar een nog hoger niveau te tillen.
3. De inhoud van het beoordelingsgesprek is niet goed gepland
Veel bedrijven maken organisatiebreed gebruik van een standaard beoordelingsformulier. Zolang de inhoud van dit formulier goed wordt voorbereid, is dit een handige methode. Naast het vermelden van eerdere prestaties moeten er op het formulier vragen aan bod komen die het mogelijk maken om onderwerpen zoals motivatie en benodigde trainingen te bespreken. Tevens is het van belang dat alle onderwerpen die de werknemer wil bespreken aan bod kunnen komen, ongeacht of deze onderwerpen op het formulier voorkomen of niet. Tot slot is het een goed idee om vragen naar wens aan te passen, toe te voegen of te verwijderen. Op die manier kan ervoor worden gezorgd dat de vragen goed bij de behoeften van het bedrijf passen.
Een standaard beoordelingsformulier helpt organisaties het maximale uit beoordelingsgesprekken te halen. Dit maakt het mogelijk om continu data te winnen die vervolgens ondersteuning kan bieden in het maken van strategische beslissingen. Om u te helpen hier een vliegende start mee te maken hebben wij een beoordelingssjabloon gecreëerd. Dit sjabloon kunt u gemakkelijk downloaden en binnen uw eigen organisatie in gebruik nemen. Zoals al eerder aangegeven kunt u natuurlijk waar nodig vragen aanpassen, toevoegen of verwijderen.
Een standaard beoordelingsformulier helpt organisaties het maximale uit beoordelingsgesprekken te halen.
4. Beoordelingsgesprekken worden niet regelmatig georganiseerd
Onderzoek wijst uit dat een goede relatie tussen werknemers en managers cruciaal is voor het succes van een organisatie. Daarnaast blijkt dat het regelmatig voeren van korte gesprekken deze relatie versterkt, in tegenstelling tot het houden van lange discussies die maar eens per jaar plaatsvinden. Een jaarlijks beoordelingsgesprek is niet voldoende als het gaat om motivatie, doelstellingen en tevredenheid. Op het moment dat een probleem pas naar voren komt tijdens een jaarlijks beoordelingsgesprek is het duidelijk al te laat om op een juiste manier nog te kunnen ondervangen. Als er echter naast deze jaarlijkse gesprekken ook regelmatige dagelijkse interactie plaatsvindt, kunnen problemen op tijd worden opgelost en kan team spirit nieuwe hoogtes bereiken.
5. De organisatie haalt niet voldoende uit de beschikbare data
Indien een organisatie een standaard beoordelingsformulier gebruikt, is het mogelijk om veel data te verzamelen die vervolgens met elkaar kan worden vergeleken en geanalyseerd. Een effectief HR systeem zorgt ervoor dat beoordelingsdata niet verloren gaat in notitieboekjes of Excel bestanden, zelfs als de manager het bedrijf verlaat. Een goede samenwerking tussen HR en het management zorgt ervoor dat de organisatie zoveel mogelijk uit deze beoordelingsdata kan halen.
Heeft u ons beoordelingen handboek al gelezen?
Wij willen managers graag ondersteunen in het voeren van beoordelingsgesprekken. Dat doen wij door middel van handige tips die in dit boek zijn beschreven. Het boek bevat adviezen over het houden van beoordelingsgesprekken op zowel individueel als organisatieniveau.
