EU:n ilmiantodirektiivi ja henkilöstöhallinto: Tämä tiimisi on tiedettävä!

EU:n ilmiantodirektiivi (Whistleblower-direktiivi) on ollut virallisesti voimassa joulukuusta 2021 lähtien, ja se on tuonut merkittäviä muutoksia siihen, miten Euroopassa toimivat yritykset käsittelevät ilmiantoja. On tärkeää, että henkilöstöhallinnon tiimit paitsi ymmärtävät nämä uudet säännökset, myös toteuttavat käytännön toimia, joilla varmistetaan niiden täysimääräinen noudattaminen. Nyt pureudumme direktiiviin ja hahmottelemme joitakin toteuttamiskelpoisia toimia, joita HR-tiimisi voi toteuttaa.
   

Ketkä ovat EU:n ilmiantodirektiivin piirissä?

•  Yksityinen sektori: Kaikki yksityisen sektorin yksiköt, joilla on vähintään 50 työntekijää, ovat velvollisia noudattamaan direktiiviä kaikilla toimialoilla. 

• Julkinen sektori: Direktiivi koskee myös julkista sektoria, mutta poikkeuksena ovat kunnat, joissa on alle 10 000 asukasta tai joissa on alle 50 työntekijää. 

• Tytäryhtiöt ja toimittajat: Direktiivi voi vaikuttaa myös suurempien yritysten tytäryhtiöihin ja tavarantoimittajiin, erityisesti jos ne ovat osa velvoitetun organisaation toimitusketjua.

Kuinka HR-tiimisi voi tukea vaatimustenmukaisuutta?

Toimintaperiaatteiden kehittäminen ja tarkistaminen

Vaikka direktiivi itsessään on laaja-alainen, on järkevää räätälöidä väärinkäytösten ilmoittamista koskevat toimintaperiaatteet yrityksesi kokoon ja toimialaan sopivaksi. Varmista kuitenkin, että toimintatapasi ovat sekä direktiivin että paikallisen lainsäädännön mukaisia, ja tuo ne sitten helposti kaikkien työntekijöiden saataville.    

Vankkojen raportointikanavien luominen 

Luo yrityksen sisäisiä raportointikanavia, jotka takaavat luottamuksellisuuden ja nimettömyyden – harkitse WhitsleLinkin kaltaisten erikoistuneiden työkalujen käyttöä palautteiden raportointiin ja hallinnointiin. Lisäksi voit harkita tiedottamista siitä, miten työntekijät voivat halutessaan tehdä ilmoituksia ulkopuolisille tahoille. 
   

Laajat suojatoimenpiteet 

Tue ilmiantoja tekeviä henkilöitä määrittelemällä ja noudattamalla kostotoimia ehkäiseviä toimintatapoja. Lisäksi voit harkita tukimekanismien perustamista epäkohtien ilmiantajille, mukaan luettuna neuvontaa ja tarvittaessa jopa oikeusapua. 

Viestintä, koulutus ja tietoisuus 

Ota säännölliset sisäiset tiedotuskampanjat väärinkäytösten ilmoittamisen tärkeydestä osaksi jatkuvaa sisäistä viestintääsi. Tarjoa työntekijöille myös koulutusta siitä, miten he voivat ilmoittaa asioista, sekä koulutusta esihenkilöille näiden ilmoitusten ammattimaista käsittelyä varten.

Tietojen säilyttäminen ja tietosuoja 

Muista pitää yksityiskohtaista kirjaa kaikista vastaanotetuista raporteista, toteutetuista toimista ja niiden tuloksista ja noudata samalla GDPR:ää ja muita tietosuojasäännöksiä. 

Säännölliset tarkastukset ja jatkuva parantaminen 

Toteuta säännöllisiä auditointeja arvioidaksesi ilmiantomenettelyjesi tehokkuutta osana palautekierrettä, jolla parannat jatkuvasti ilmiantoprosessia. 

Lainsäädännön ja sääntelyn seuranta 

Pysy ajan tasalla lainsäädännön muutoksista ja ilmiantokäytäntöjen parhaista toimintamalleista - säännöllinen keskustelu oikeusasiantuntijoiden kanssa auttaa sinua varmistamaan jatkuvan vaatimustenmukaisuuden.

Lopuksi...

EU:n ilmiantodirektiivin noudattamisessa ei ole kyse vain lainsäädännön noudattamisesta, vaan myös rehellisyyden ja avoimuuden kulttuurin vaalimisesta. Euroopan henkilöstöhallinnon haasteena on toteuttaa nämä säädökset tehokkaasti tavalla, joka sopii yritysten organisaatiorakenteeseen, prosesseihin ja toimintaympäristöön. Noudattamalla näitä käytännön ohjeita yritykset voivat varmistaa vaatimustenmukaisuutensa, suojella työntekijöitään ja edistää eettisempää työympäristöä.