Byggmaxin yli 1 700 työntekijää eri puolilla Ruotsia, Norjaa ja Suomea työskentelevät tavarataloissa, joiden konsepti on yksinkertainen mutta tehokas. Byggmax on luonut itselleen vakaan maineen tarjoamalla asiakkaille kohtuuhintaisia ja laadukkaita rakennustuotteita. Vuonna 1993 perustettu yritys on kasvanut nopeasti vuosien varrella, mikä on lisännyt hyvin toimivan HR-järjestelmän tarvetta.

Manuaaliset prosessit ja järjestelmät, jotka eivät puhuneet keskenään, olivat arkea Byggmaxin HR-osastolle ennen kesäkuuta 2019. Kuten monilla muilla yrityksillä, myös Byggmaxilla oli vaikeuksia keskittää työntekijätietonsa. Byggmaxin palkanlaskenta- ja henkilöstöpäällikkö Anna-Lena Wallertz tarkentaa:

“HR-työmme keskittyi pitkään pelkästään valtavaan määrään asiakirjoja eri kansioissa. Iso osa vastuusta lankesi tavaratalojohtajillemme, joiden odotettiin pitävän järjestyksessä tärkeät asiakirjat ja työntekijöitä koskevat tiedot. Toimintatapa aiheutti monia ongelmia esimerkiksi tavaratalojohtajan vaihtuessa. Koska organisaatio kasvoi niin nopeasti kuin se kasvoi, tiesimme, että meidän on keskitettävä tiedot ja luotava tarkasti määritelty rakenne koko työntekijäpolulle.”

Haussa helposti käytettävä ja toimintavarma järjestelmä

Byggmax alkoi etsiä järjestelmää, joka auttaisi heitä hallitsemaan keskitetysti työntekijöihin vaikuttavia prosesseja. He halusivat helposti käytettävän mutta kattavan työkalun, jota he voisivat myös mukauttaa tarpeen mukaan. Harkittuaan useita järjestelmiä he päätyivät Sympaan. Työkalu on toistaiseksi toiminut odotusten mukaisesti.

“Olemme nyt rakentaneet kattavan järjestelmän, joka sisältää kaiken työntekijöihimme liittyvän datan koko työssäolon ajalta”, Anna-Lena jatkaa. “Tavaratalojohtajamme voivat Sympan avulla etsiä ja kirjata kaikenlaisia tietoja palkoista ja työntekijöiden haastatteluista työsopimuksiin ja lähtöhaastatteluihin. Näemme myös, ketkä työntekijät ovat suorittaneet sisäisen koulutuksen tai saaneet sakkoja kuorma-autolla ajaessaan.”

Sympa parantaa näkyvyyttä ja tiedonkulkua

Byggmaxille Sympa mahdollistaa kattavan yleiskuvan koko organisaatiosta ja sen työntekijöistä. Byggmaxin eniten arvostamat ominaisuudet ovat palkantarkistustoiminto ja mahdollisuus integroida Sympa eri järjestelmiin, kuten aikaraportointiin ja palkanlaskentaan. Anna-Lenan näkökulmasta järjestelmä tuottaa liiketoiminnalle monia etuja.

“Jokainen tiiminvetäjä saa nyt paljon selkeämmän kuvan yksiköstään ja osastostaan. He voivat tarkastella välitöntä tilannekuvaa henkilökunnastaan, mikä säästää sekä aikaa että resursseja. Sama rakenne ja selkeys ei yksinkertaisesti ole mahdollista manuaalisilla prosesseilla ja erillisillä järjestelmillä.”

Kansainvälisessä yrityksessä tarvitaan rajat ylittäviä prosesseja

Skaalautuvuus ja rajat ylittävät prosessit ovat tärkeitä yritykselle, jolla on työntekijöitä useissa maissa. Sympan ansiosta kaikissa maissa voidaan käyttää samaa järjestelmää, johon on tehty mukautuksia kansallisten lakien ja asetusten perusteella. Mahdollisuus jatkaa järjestelmän muokkaamista organisaation kehittyessä on tehokas ominaisuus ja keskeinen tekijä Byggmaxin tulevaisuuden menestykselle, Anna-Lena toteaa.

“Olen täysin vakuuttunut siitä, että käytämme Sympaa pitkään. Jatkamme järjestelmän laajentamista useampiin maihin ja ehkä useampiin yrityksiin. Aiomme päästä pitkälle ja uskomme, että Sympa voi auttaa meitä siinä.”