Kun katsotaan ajassa hieman taaksepäin, HR-osaston päävastuut olivat pääasiassa hallinnollisia ja henkilöstön tyytyväisyyteen liittyviä. Tänä päivänä HR:stä on kuitenkin yhä useammassa yrityksessä noussut strategiseksi voimavaraksi, joka mahdollistaa tehokkaammat prosessit ja auttaa välttämään potentiaaliset sudenkuopat, joita aiheuttavat esimerkiksi GDPR-tietosuoja-asetuksen kaltaiset lainsäädännön muutokset.

Perinteisesti HR:n rooli on ollut enimmäkseen reaktiivista yrityksen sääntöjen valvomista ja hallinnollisten tehtävien, kuten tiedonhallinnan ja palkanlaskennan, suorittamista. HR:n ei yleensä odotettu ennustavan tulevia muutoksia vaan keskittyvän työntekijöiden päivittäiseen hyvinvointiin. Sen sijaan, että HR olisi ollut vahvasti eteenpäin vievä voima, HR-päällikön tehtävä oli toteuttaa ylemmältä johdolta tulevia ohjeita.

Vaikka operatiiviset tehtävät eivät ole vuosien varrella täysin hävinneet, HR:ltä odotetaan nykyään huomattavasti enemmän. Yrityksissä on ymmärretty strateginen arvo, jonka HR voi tuottaa päätöksenteon tueksi. HR:stä on yhä useammin tullut johtoryhmän strateginen kumppani, jonka odotetaan osallistuvan yrityksen kilpailukyvyn ja liiketoiminnan kannattavuuden parantamiseen.

HR:n rooli on näin ollen kehittynyt reagoivasta proaktiiviseksi. On esimerkiksi erittäin tärkeää pystyä analysoimaan työntekijän aiempaa suoriutumista sekä ennustaa suunta, johon suorituskyky on menossa tai kehittää tapoja parantaa sitä. Fokus on yhä enemmän tulevassa: mihin yritys tähtää, millainen yrityskulttuuri ja millainen osaamisen auttavat tavoitteisiin pääsemistä, ja millaisia uhkia menestyksen tiellä saattaa olla. Toisin sanoen, HR:n odotetaan suunnittelevan ja mahdollistavan myös pidemmän aikavälin strategiaa ja tukevan yrityksen kehitystä.

Miten GDPR vaikuttaa HR:n strategiseen rooliin?

Pitkän aikavälin strategioihin kuuluu aina mahdollisten uhkien analysointi, ja GDPR on hyvä esimerkki tästä. Vaikka suosittelemmekin, että tietosuoja-asetukseen suhtaudutaan enemmänkin mahdollisuutena kuin uhkana, HR:n on valmistauduttava huolellisesti asetuksen vaatimusten täyttämiseen. Johtoa, esimiehiä ja työntekijöitä on tiedotettava muutoksista, mutta HR:n vastuulle jää varmistaa vaatimustenmukaisuus asetuksen kanssa, jotta yritys välttyy oikeudenkäynneiltä ja sakkorangaistuksilta.

Ei myöskään vielä riitä, että ainoastaan oma organisaatio noudattaa asetusta. GDPR-asetuksen myötä on tullut tärkeäksi valita HR-järjestelmäntarjoaja, joka myös täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset sataprosenttisesti ja pitää henkilötietosi varmasti turvassa. Hyvän tietoturvan lisäksi luotettava HR-järjestelmä tukee myös HR:n strategisen roolin kehittämisessä tarjoamalla mm. yrityksen toimintaa tehostavia raportteja ja analyysejä.

Paitsi että GDPR-asetuksen noudattaminen suojaa yritystäsi huonolta julkisuudelta ja mahdollisilta sakoilta, asetusta voi myös hyödyntää ponnahduslautana periaatteellisemmille keskusteluille. On tärkeää tehdä yrityksen yksityisyydensuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevat käytännöt läpinäkyväksi, eli käytännössä kysyä mitä tietoja säilytämme sekä kenellä on pääsy kyseisiin tietoihin ja miksi. Näiden liiketoimintaan suurestikin vaikuttavien asioiden esiin nostaminen on oiva esimerkki HR:n strategisesta roolista, joka korostuu GDPR:n kaltaisten asetusten äärellä.

 

Tämä on kolmas kirjoitus GDPR-blogisarjassamme, jossa käsittelemme tulevaa tietosuoja-asetusta. Löydät kaikki sarjan kirjoitukset täältä